Thuyết trình về sự kiện bán tour du lịch

Giới thiệu quảng bá tour du lịch online, Chương trình tổ chức giới thiệu tour du lịch thường diễn ra vào nhiều khoảng thời gian khác nhau nhưng chủ yếu là vào thời vụ du lịch ví dụ như vào gần các dịp nghỉ hè (tháng 58) hoặc gần các ngày lễ lớn trong năm. Do tính chất đây là sự kiện online nên sẽ không bị ảnh hưởng bởi thời tiết vì sự kiện diễn ra trong nhà

MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU Sau thời gian học tập nghiên cứu với việc trải nghiệm thực tế môn học kiện trường Chúng em có nhiều kiến thức hiểu biết kinh nghiệm thực tế môn học Đây hành trang ban đầu cho chúng em sau trường, giúp chúng em bước đầu định hướng thân tương lai Tổ chức kiện giúp chúng em thấy rõ nội dung chương trình, tinh thần kiện…nhờ có tổ chức kiện mà chương trình diễn cách tuần tự, logic, khoa học, thể ý nghĩa kiện muốn tổ chức Trong báo cáo nhóm chúng em muốn tổ chức kiện online dựa tinh thần sáng tạo, lạ thể tinh thần kiện Sự kiện nhóm em giới thiệu tour du lịch Hành trình di sản Đà Nẵng – Bà Nà – Hội An công ty du lịch Saigontourist Chúng em xin gửi lời cảm ơn tới nhà trường, thầy giáo cô giáo khoa du lịch, đặc biệt Nguyễn Bình Minh - giảng viên môn tổ chức kiện người trực tiếp hướng dẫn chúng em môn học tạo môi trường, điều kiện truyền đạt kiến thức để chúng em hồn thành tốt hoạt động môn học Bài báo cáo ngồi phần mở đầu, mục lục, trang bìa, trang phụ bìa gồm có phần chính: Phần 1: Hoạt động chuẩn bị trước kiên Phần 2: Các hoạt động kiện Phần 3: Các hoạt động sau kiện Do hiểu biết hạn chế kinh nghiệm non nớt, chưa trải nghiệm thực tế nhiều Vì vậy, báo cáo khơng thể tránh sai sót, chúng em mong nhận góp ý từ thầy để hồn thành tốt báo cáo tổ chức kiện Chúng em xin chân thành cảm ơn PHẦN HOẠT ĐỘNG CHUẨN BỊ TRƯỚC SỰ KIỆN 1.1 Các nhân tố liên quan đến kiện Các yếu tố nhà đầu tư kiện Nhà đầu tư kiện kiện giới thiệu tour du lịch cơng ty du lịch đơn vị mà muốn giới thiệu tour du lịch đến với nhiều người Các yếu tố tự nhiên • Thời tiết Chương trình tổ chức giới thiệu tour du lịch thường diễn vào nhiều khoảng thời gian khác chủ yếu vào thời vụ du lịch ví dụ vào gần dịp nghỉ hè (tháng 5-8) gần ngày lễ lớn năm Do tính chất kiện online nên khơng bị ảnh hưởng thời tiết kiện diễn nhà • Các yếu tố trị Chương trình kiện để quảng bá địa điểm hoạt động thu hút khách du lịch phù hợp với Luật pháp Khơng có hình ảnh đồi trụy trái phong mỹ tục phép • Các yếu tố kinh tế Điều kiện kinh tế chủ lực nhà giới thiệu sản phẩm du lịch đon vị muốn đưa sản phẩm du lịch đến với khách hàng Một số nhà hợp tác đầu tư chủ khu du lịch, quyền địa phương, Một số đối tác hợp tác công ty vận chuyển, khu lưu trú • Các yếu tố khác ảnh hưởng Như thời điểm tình hình dịch bệnh diễn ngày phức tạp nên ngành du lịch bị ảnh hưởng nhiều khơng có dịch Covid kiện tổ chức trực tiếp thu hút đông đảo người tham gia Nếu tổ chức online địi hỏi nhà tổ chức cần phải đặc biệt ý vào nội dung để thu hút người xem, chuẩn bị điều kiện phương tiện truyền thông cho thật nét, không bị giật lag trình diễn ra, mạng phải ổn định tránh trường hợp bị ngắt trừng Yếu tố chủ quan: yếu tố nằm tầm kiểm soát Nguồn lực nhà tổ chức kiện: nguồn nhân lực, sở vật chất kỹ thuật, kinh nghiệm tổ chức kiện Các thức tổ chức tổ chức online sân khấu hạn hẹp nói trực tiếp với máy quay thay nói với người Địa điểm tổ chức: zoom ban tổ chức Các kỹ sảo hiệu ứng đặc biệt, ứng dụng để tổ chức online: ứng dụng zoom 1.2 Chủ đề kiện: “Giới thiệu quảng bá tour du lịch online” Hình 1.1 Background chương trình Chương trình giới thiệu quảng bá tour du lịch nhằm để đưa tour du lịch công ty du lịch đến với nhiều người thu hút khách du lịch Do tình hình dịch bệnh bên nhà tổ chức tổ chức kiện đông người thay vào việc quảng cáo chay thu hút nên tổ chức buổi kiện online qua cách hợp tác với số kênh quảng cáo lớn shopee, facebook qua việc quảng cáo đưa khách đến với hình ảnh video thực tế khu du lịch Chương trình quảng cáo diễn khơng khí vui nhộn với nhiều trị chơi may mắn khách hàng nhận voucher giảm giá công ty du lịch Mà việc tổ chức kiện online có nhiều người biết đến tổ chức trực tiếp họ khơng biết Nhưng với thời đại cơng nghiệp hóa, đại hóa cơng nghệ 4.0 người ta sử dụng mạng nhiều nên dễ tiếp cận đến khách hàng Đặc biệt với kiện online đảm bảo sức khỏe phòng tránh dịch bệnh, tránh việc tập trung đông người mà thu hút đông đảo người xem 1.3 Lập chương trình kiện 1.3.1 Thời gian – địa điểm 8h ngày 25/5/2021 phòng họp zoom ban tổ chức 1.3.2 Thành phần tham dự + Ban tổ chức kiện: MC: Hữu Thành Ban kỹ thuật & quay phim: Nguyễn Minh Nghĩa Ban hậu cần: Vũ Công Việt – Nguyễn Thị Hiệp + Về phía cơng ty: CEO & founder Saigontourist group : Bà Nguyễn Thị Thương + Khách tham dự online 1.3.3 Nội dung chương trình Bảng 1.1 Nội dung chương trình Thời gian Nội dung 8h – 8h15 Khai mạc kiện - Ổn định khách mời online 8h15 – 8h30 Chơi game nhỏ trước kiện 8h30 – 8h40 Giới thiệu cơng ty Du Lịch Sài Gịn TNHH MTV 8h40 – 9h Giới thiệu tour du lịch Đà Nẵng – Bà Nà – Hội An 9h – 9h10 Giải đáp thắc mắc khách 9h10 – 9h20 Tung voucher tri ân khách hàng 9h30 Kết thúc kiện 1.3.4 Kịch chương trình – lời dẫn MC Khai mạc kiện - Ổn định khách mời online: phát video giới thiệu công ty Vâng trước buổi lễ diễn mc xin phép tắt mic bật cam để buổi lễ diễn sau phút nữa! Xin trân thành cảm ơn MC: - Lời cho phép MC Hữu Thành xin gửi tới tất quý vị khách q, anh chị phóng viên tồn thể người tham gia buổi live trực tiếp qua hình ứng dụng ZOOM lời chúc sức khỏe lời chào trân trọng nhất! Đồng hành khoảng 90 phút chương trình mắt sản phẩm du lịch mang tên “Hành Trình Di Sản Đà Nẵng- Bà Nà- Hội An” ngày hôm nay, xin trân trọng giới thiệu CEO & founder Saigontourist group bà Nguyễn Thương.Xin trân trọng kính chào bà! - Như quý vị biết trước tình hình diễn biến phức tạp dịch bệnh Covid 19, nhằm đảm bảo sức khỏe cho khách hàng toàn người tham gia buổi họp báo Ban tổ chức tiến hành buổi lễ qua hình thức họp trực tuyến ứng dụng Zoom Vì khách mời ban tổ chức gửi thư mời qua email Trong thư mời ban tổ chức gửi cho khách hàng tài khoản phịng họp mật Qúa trình ổn định phòng họp bắt đầu người kiểm duyệt xác định đầy đủ tên, hình, ảnh số lượng người tham gia - Vâng trước bắt đầu hành trình khám phá tour du lịch mà người vơ mong chờ ngày hơm MC Hữu Thành muốn biết tất quý vị khách mời nấp đầy vị trị phòng họp ngày hơm chưa ạ? Mọi người chat lên Box chat cụm từ “We are Ready” để Hữu Thành biết người sẵn sàng cho buổi giới thiệu sản phẩm ngày hôm không ạ? - Sau ban tổ chức xin kính mời CEO & founder Saigontourist group bà Nguyễn Thị Thương tuyên bố lí để buổi họp báo bắt đầu Xin trân trọng kính mời bà! Đại diện cơng ty Nhân dịp Saigontourist group chào đón sinh nhật lần thứ (30/5/2015 – 30/5/2021), hịa khơng khí sôi động hè 2021, Saigontourist group tổ chức họp báo, thức tung chương trình khuyến mại với hàng ngàn tour hấp dẫn nhiều ưu đãi “khủng” từ trước đến Nhằm tri ân hàng nghìn khách hàng tin tưởng, đồng hành phát triển thành công Công ty Saigontourist group, xin trân trọng giới thiệu tour du lịch Đà Nẵng Hội An ngày đêm – Khám phá thành phố đáng sống Việt Nam tận hưởng cảnh đẹp du lịch Đà Nẵng Hội An mang đến du khách kỳ nghỉ vơ đáng nhớ Cịn tuyệt vời đặt chân đến khu du lịch Bà Nà Hills, thỏa thích ngăm bãi biển Mỹ Khê xinh đẹp với bãi cát trải dài, nước xanh Đặc biệt, q khách cịn có hội thưởng thức ẩm thực miền Trung phong phú với ngon đặc trưng văn hóa vùng miền Lịch trình tour du lịch Đà Nẵng ngày đêm cụ thể sau: NGÀY 1: ĐÀ NẴNG- CẦU RỒNG- HÀN GIANG- TƯỢNG QUAN THẾ ÂMLÀNG NGHỀ ĐIÊU KHẮC ĐÁ- PHỐ CỔ- CHÙA CẦU NHẬT BẢN- NHÀ CỔHỘI QUÁN PHƯỚC KIẾN (Ăn trưa, tối) NGÀY 2: ĐÀ NẴNG- BÀ NÀ HILL - CHÙA LINH ỨNG- CẦU VÀNG- KHU VUI CHƠI FANTASY PARK- BÁN ĐẢO SƠN TRÀ- ĐỈNH BÀN CƠ (Ăn sáng, trưa, tối) NGÀY 3: ĐÀ NẴNG- BẢO TÀNG NGHỆ THUẬT CHAMPA - SÔNG HÀN - CẦU HÀN- TIỄN KHÁCH: (Ăn sáng, trưa) MC- Vâng xin cảm ơn bà, sau lời chia sẻ vô chi tiết khái quát bà dường người phần hiểu tour du lịch mà công ty Saigontourist đem tới Với đầy đủ dịch vụ cung ứng để khách hàng tới với cơng ty có trải nhiệm tốt Giao lưu trò chơi trước kiện MC: Vâng Hữu Thành nghĩ số người tò mò, địa điểm du lịch mà người trải nhiệm tới có điều thú vị không ạ? Để giải đáp cho thắc mắc xin mời người tham gia mini game nhỏ để khuấy động khơng khí phịng họp với trò chơi mang tên “Discovery” Với thể lệ chơi sau: Khách mời trả lời câu hỏi nhận voucher trị giá triệu VNĐ riêng câu 2,5 giá trị voucher triệu VNĐ Qua số câu hỏi vừa mà ban tổ chức chuẩn bị người hiểu rõ “ Hành trình di sản Đà Nẵng- Bà Nà- Hội An” Qua câu hỏi, video hình ảnh chân thực địa điểm hẳn người có cảm thấy nơn nóng muốn đặt chân tới khơng Nếu có hãnh đồng hành SaiGonTourist suốt chương trình giới thiệu sản phẩm du lịch ngày hôm Vàbiết đâu bạn người may mắn nhận voucher du lịch đến địa điểm qua phần chơi random – tìm người may mắn cuối chương trình để giành vé du lịch miễn phí ngày – đêm “ hành trình di sản Đà Nẵng – Bà Nà- Hội An” ban tổ chức Mọi người nhớ xem đến hết chương trình cịn nhiều điều thú vị chờ người Giao lưu tọa đàm đại diện công ty MC- Một lần xin giới thiệu đến bạn người đặc biệt đồng hành suốt buổi họp báo, CEO & founder Saigontourist group bà Nguyễn Thị Thương Vâng chào bà! Đại diện công ty Vâng xin kính chào quý vị theo dõi buổi live ngày hôm MC: Bà Thương thân mến, chị chia sẻ chút cong ty Saigonrourist để người hiểu thêm công ty không Đại diện công ty Công ty TNHH Saigontourist thành lập năm 1999 với tụ sở thành phố Hồ Chí Minh, có 20 chi nhánh toàn đất nước Việt Nam Đến năm 2003, cơng ty trực tiếp kí kết và phục vụ khách thị trường quốc tế Chúng vươn tầm khu vực giới đóng vai trị thành viên thức nhiều tổ chức du lịch có uy tín Hiệp hội Du lịch Châu Á - Thái Bình Dương (PATA), Hiệp hội Du lịch Nhật Bản (JATA), Hiệp hội Du lịch Hoa Kỳ (USTOA),… MC: Cơng ty hoạt động với tầm nhìn, sứ mệnh giá trị cốt lõi ạ? Đại diện công ty TRong năm hoạt động vừa qua, cơng ty ln hoặt động theo: Tầm nhìn; Trở thành thương hiệu du lịch hàng đầu Việt Nam khu vực lĩnh vực lưu trú - ẩm thực - lữ hành - giải trí - đào tạo dịch vụ du lịch khác Sứ mệnh: Mang lại trải nghiệm, hạnh phúc đến cho khách hàng, đối tác, người lao động, chủ sở hữu cộng đồng thông qua sản phẩm dịch vụ du lịch Với biểu tượng mai vàng cánh bao quanh địa cầu, Saigontourist Group tượng trưng cho sứ mệnh nâng tầm vị du lịch Việt Nam, mang hình ảnh Việt Nam đến khắp năm châu thông qua việc cung cấp trải nghiệm, sản phẩm, dịch vụ độc đáo, chứa đựng giá trị văn hóa tinh thần với chất lượng quốc tế Giá trị cốt lõi mà thân nhà quản lí viên cơng ty hướng tới: Chính trực Hợp lực Sáng tạo Hiếu khách MC: Trong năm gần cơng ty đạt thành tựu gì? Đại diện công ty Saigontourist Group đơn vị thành viên Nhà nước, Chính phủ, Bộ Văn hóa - Thể thao & Du lịch, Tổng cục Du lịch, Hiệp hội Du lịch Việt Nam, Thành phố Hồ Chí Minh tổ chức uy tín nước quốc tế trao tặng hàng vạn danh hiệu, giải thưởng cao quý Tiêu biểu như: - Tập thể Anh hùng Lao động - Huân chương Độc Lập hạng Nhất, Nhì, Ba - Huân chương Lao động hạng Nhất, Nhì, Ba - Cờ thi đua, khen Thủ tướng Chính phủ - Cờ truyền thống, khen UBND Thành phố Hồ Chí Minh - Các giải thưởng Top ten Du lịch Việt Nam quốc tế; Giải thưởng ASEAN Award… MC: Tinh thần làm việc công ty gì, liệu cơng ty có làm việc hồn tồn lợi nhuận? Đại diện công ty Saigontourist chọn hài lòng đối tác, khách hàng làm mục đích định hướng cho sản phẩm, dịch vụ Mỗi nhân viên trân trọng đặt đối tác, khách hàng vị trí trung tâm nguyên tắc ứng xử, rèn luyện thường xuyên để trở thành thói quen nghề nghiệp Cơng ty ln Hướng đến người lao động: Nhân lực tài sản quý giá Saigontourist Chăm lo đời sống vật chất, tinh thần cán nhân viên nằm nhiệm vụ trọng tâm Dù trải qua thời kỳ khó khăn, Saigontourist ln cố gắng đảm bảo công ăn việc làm, thu nhập cho người lao động; đồng thời quan tâm đến công tác tuyển dụng, đào tạo sử dụng lao động Với cộng đồng, công ty hướng đến cộng đồng, xã hội Trách nhiệm cộng đồng, xã hội Saigontourist đặt lên hàng đầu thông qua việc trọng đầu tư sản phẩm, dịch vụ nhằm tôn vinh không ảnh hưởng tiêu cực đến thiên nhiên, văn hóa địa, di sản, chuẩn mực xã hội …; đồng thời góp phần đóng góp cho kinh tế đời sống người dân địa phương MC: Thưa bà, công ty kinh doanh lĩnh vực du lịch, chị nói cụ thể để khan giả hiểu hơn! Đại diện công ty Vâng, công ty TNNH Saigontourist Tự hào tập đoàn du lịch đa dịch vụ hàng đầu Việt Nam, Saigontourist Group không khẳng định vị thế, tầm ảnh hưởng phạm vi hoạt động rộng khắp thị trường du lịch nước Hoạt động kinh doanh Saigontourist Group bao gồm 04 lĩnh vực cốt lõi Luu trú, lữ hành, giải trí, đào tạo MC: Theo tơi biết cơng ty mạnh lớn lĩnh vực lữ hành, có lẽ nhiều vị khán giả cịn thắc mắc lữ hành phải khơng ạ, chị chia sẻ thêm lĩnh vực công ty không Đại diện công ty: Công ty Lữ hành Saigontourist đơn vị thành viên hệ thống Saigontourist Group, đơn vị lữ hành hàng đầu Việt Nam kinh doanh hiệu lĩnh vực du lịch quốc tế, du lịch nước ngoài, du lịch nước Lữ hành Saigontourist có trụ sở TP.HCM 20 chi nhánh trải dài khắp Việt Nam Vị thế, uy tín thương hiệu Lữ hành Saigontourist thị trường du lịch Việt Nam vinh danh nhiều giải thưởng, danh hiệu cao quý từ Bộ Văn hóa - Thể thao & Du lịch, Tổng cục Du lịch, Hiệp hội du lịch Việt Nam nhiều tổ chức du lịch quốc tế uy tín khác Tại Lữ hành Saigontourist, du lịch quốc tế lĩnh vực kinh doanh trọng tâm, dịch vụ du lịch tàu biển cao cấp khách hàng quan tâm nhiều Với ưu vượt trội kinh nghiệm phục vụ đoàn tàu biển lớn đa dạng tour tuyến, dịch vụ đội ngũ nhân đào tạo chuyên nghiệp, du lịch tàu biển góp phần phát triển đồng lĩnh vực du lịch quốc tế Lữ hành Saigontourist Du lịch tàu biển kênh thu hút lượng lớn du khách quốc tế Lữ hành Saigontourist, với hàng trăm ngàn du khách đa quốc tịch đến Việt Nam năm Phát Video giới thiệu tour MC: Có lẽ sau khoảng 20 phút giao lưu với người đại diện cơng ty Saigontourist q vị hiểu rõ lịch sử hình thành phương hướng phát triển công ty Saigonturist đặt chất lượng dịch vụ uy tín lên hàng đầu với mong muốn phục vụ khách hàng với số lượng chất lượng tốt Với mục tiêu đem sứ mệnh phát triển Du Lịch Việt Nam đẳng cấp mang tầm giới - Sau Hữu Thành người xem đoạn video mà công ty chuẩn bị sẵn để review địa điểm mà người trải nhiệm tour du lịch lần - Xem xong video: Vâng thông qua đoạn video ngắn người khám phá phần đôi nét vẻ đẹp hút địa điểm du lịch 10 9h-10h30 11h-13h 13h-16h 16h30 tàng nghệ thuật Chămpa Tham quan tìm hiểu bào tàng nghệ thuật Champa vơ đặc biệt Ăn trưa, nghỉ ngơi Di chuyển đến sông Hàn trải nghiệm ngắm thành phố biển Đà Nẵng cầu Sông Hàn thơ mộng Đưa khách trở lại sân bay quốc tế Đà Nẵng Kết thúc hành trình 1.5.2 Chuẩn bị thủ tục hành cho kiện       Bản Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh Đơn xin cấp phép tổ chức kiện (Hành trình di sản Đà Nẵng-Hội An-Huế) Hợp đồng tổ chức kiện kí khách hàng công ty Saigon tourist Kịch nội dung kiện Giấy ủy quyền trường cho đơn vị tổ chức kiện Hợp đồng thuê địa điểm tổ chức kiện 26 1.5.3 Công việc liên quan đến khách mời Bảng 1.6 Khách mời cố định Stt Ông/ Bà Số điện thoại Xác nhận tham dự Nguyễn Thị Thương 0849300552 CEO and founder saigontourist group Trần Trung Đức 0749300289 Trưởng phận marketing Vương Trung Hiếu 0376962628 Trưởng phận nhân Nguyễn Thị Linh 0652366964 Trưởng đoàn du lịch Nguyễn Ngọc Anh 0456839565 Đại diện khách hàng Hình 1.2 Thư mời chương trình 27 Danh sách khách mời dự kiến tham gia kiện: 20 người Bảng 1.7 Khách mời dự kiến STT 10 11 12 113 14 15 16 17 18 19 20 Họ tên Hà Diệu Linh Tạ Ngọc Trâm Dương Thị Huệ Nguyễn Thị Thu Huyền Vương Trung Kiên Trần Trung Đạt Nguyễn Thị Anh Nguyễn Thị Quỳnh Anh Nguyễn Thị Thanh Nguyễn Thị Hiệp Nguyễn Thị Thu Vũ Công Minh Nguyễn Minh Nghĩa Nguyễn Hữu Đức Bùi Thị Thanh Nhàn Trần Thị Kim Oanh Trần Thu Trang Bùi Linh Phương Tăng Thanh Thùy Đặng Ánh Tuyết 28 Giới tính Nữ Nữ Nữ Nữ Nam Nam Nữ Nữ Nữ Nữ Nữ Nam Nam Nam Nữ Nữ Nữ Nữ Nữ Nữ 1.5.4 Địa điểm, công nghệ tảng kỹ thuật kiện • • • • Địa điểm: Tổ trức trực tuyến thông qua ứng dụng Zoom Giới thiệu, giải đáp thắc mắc, trao đổi với bên khách hàng tour du lịch Công nghệ tảng kĩ thuật: Ứng dụng Zoom, tảng Youtube Yêu cầu: biết sử dụng kỹ thuật trình chiếu, ghi hình ứng dụng Zomm, có video tư liệu, video hoạt động tảng youtube 1.5.5 Nhân tổ chức kiện Lên kế hoạch tổ chức kiện Hiền phụ trách phần công việc nghiên cứu hoạt động trước kiện, lên kế hoạch việc cần phải làm để chuẩn bị tốt cho kiện tour du lịch Hiệp dựa vào phần nghiên cứu kiện Thương sau lập chương trình cho kiện đưa dự toán chi tiêu dự vào nguồn ngân sách nhóm để phù hợp tổ chức kiện online Quỳnh Anh Nghĩa phụ trách phần việc lập kế hoạc tổ chức kiện online, chốt lại nững phương án, chương trình Hiệp Thương lập Sau hồn thành mục cần có kiện để nhóm hồn thành kiện giới thiệu tour cách hoàn hảo Quỳnh Anh từ kế hoạch lập bắt đầu thực công tác chuẩn bị cho kiện Khi bắt đầu kiện, kiểm soát hoạt động diễn kiện bạn Thành bạn Việt phụ trách bao gồm từ kiện bắt đầu, lúc diễn kết thúc Hiền phụ trách phần việc diễn kiện kết thúc sau kết thúc kiện để đảm bảo tính hồn hảo từ bắt đâu đến kết thúc kiện nhóm 1.5.6 Quản trị hậu cần kiện Tổ chức giới thiệu khách mời qua phần mềm hỗ trợ tổ chức kiện online Thực truyền thông trước kiện: Truyền thông qua phương tiện thông tin mạng internet: bao gồm gửi thiếp mời online qua internet, trang web mail công ty, page công ty Lên quảng cáo kiện công ty Truyền thông cách gửi thiếp mời tới nhà tài trợ ban ngành công ty 1.5.7 Các rủi ro kiện Đường truyền mạng không ổn định 29 Trải nghiệm kiện trực tuyến khách hàng bị hứng thú đường truyền mạng không ổn định: Đây rủi ro phá hủy hồn tồn kiện bạn Dù cho công tác truyền thông chuẩn bị cho kiện tốt đến đâu việc kết nối kiện bị đứt quãng tạo trải nghiệm dịch vụ tồi tệ cho người tham dự Trong tình nhà tổ chức linh động chuẩn bị nhiều phương án dự phòng mạng khác Tuy nhiên có rủi ro đến từ bên ngồi khơng thể kiểm sốt Đặc biệt với kiện có lượng người tham dự lớn truy cập lúc Đôi cố xảy hạ tầng viễn thông nhà mạng hay đường truyền cáp quang bị đứt đột ngột, … Thời lượng họp bị đứt quãng Một kiện thường diễn tầm từ 90 đến 120 phút mà thời lượng Zoom có 45p gây hứng thú cho người nghe kiện nhóm, thuê tài khoản zoom để kiện liền mạch Lỗi phần mềm zoom Người dùng truy cập vào ứng dụng zoom không nghe thấy âm thanh, hình ảnh zoom mạng từ phía người dùng, thoát phần mềm vào lại sử dụng mạng khác, đảm bảo webcam mic bạn bật Những kết nối đứt gãy … Mặc dù ứng dụng tảng kiện trực tuyến ngày đầu tư phát triển nhiều tính đáp ứng nhu cầu người dùng Tuy nhiên, tương tác kết nối hình thức tổ chức hiệu so với cách thức tổ chức kiện truyền thống Sự mở rộng khơng gian quy mơ kiện ưu điểm lớn kiện trực tuyến Nhưng vơ hình chung tạo nên liên kết đứt gãy người với người, làm tính kết nối kiện 1.5.8 Chuẩn bị yếu tố trình diễn kiện online 1.Thiết lập mục tiêu kiện Đối với việc giới thiệu bán tour du lịch Đà Nẵng - Huế - Hội An, nhóm có mục tiêu giúp cho người nghe hiểu biết hết điểm du lịch sức hấp dẫn tour du lịch Thành lập đội ngũ tổ chức kiện bao gồm thành viên nhóm, người có phần việc phân chia khác ln có liên kết chặt chẽ với để tạo lên kiện online nhóm hồn hảo Xác định thời gian, địa điểm thành phần tham gia tổ chức kiện Thời gian: Địa điểm: tổ chức qua lớp học zoom Thành phần tham dự: cô giáo bạn, khách mời 30 Lập kế hoạch tổng thể cho kiện: Đây bước quan trọng nhất, dựa thơng tin có để lên kế hoạch chi tiết cho toàn hoạt động trước, sau kiện Kế hoạch phải đảm bảo tất khía cạnh kiện Kiểm soát điều chỉnh kế hoạch tổ chức kiện: Kiểm soát thời gian giao nhiệm vụ thời gian hoàn thành nhiệm vụ thành viên nhóm, cần hồn thành thời gian u cầu giao Kiểm soát thời gian bắt đầu, lúc diễn kết thúc kiện để đảm bảo thời hạn kiện online Thành lập ngân sách cho kiện: Các thành viên lên kế hoạch vạch phương án với giá thành trả cho cơng cụ, vật dụng cần có cho kiện online nhóm phơng bạt in background, trang phục MC, hệ thống âm ánh sáng Dự đoán khoản chi phí phát sinh đưa phương án dự phòng 6.Đánh giá rút kinh nghiệm sau kiện: Lần đầu nhóm tổ chức kiện online dù cố gắng xảy vài cố từ cho nhóm thêm kinh nghiệm để làm kiện lần sau trau dồi thêm hiểu biết trình làm kiện online 1.5.9 Chuẩn bị yếu tố khác cho kiện Chuẩn bị phương án thay có trục trặc hệ thống âm tuyền tải qua mạng lưới internet: thành viên nhóm có cứng trường hợp mạng nhà MC có trục trặc khơng thể tiếp tục dẫn dắt chương trình có phương án thay bạn khác nhóm Các phương án dự trù có chương trình diễn nhanh khơng đủ thời lượng thêm phương ân dự trù vào để đảm bảo đủ số lượng mặt thời gian 1.6 Thực công tác chuẩn bị cho kiện - Đầu tiên xây dựng kiện giống chương trình nên định thêm yếu tố liên quan đến kiện phần chơi random để lựa vị khán giả may mắn nhận voucher BTC - Xây dựng ý tưởng kiện đưa câu hỏi giới thiệu hết địa điểm có đáp án, thời gian có hạn nên khơng giới thiệu hết địa điểm - Tổ chức kiện tảng ứng dụng Zoom - Đã hoàn thành chương trình kiện đầy đủ thời lượng có tiết nên rút ngắn chương trình vài phút 31 - Về dự toán ngân sách kiện trực tuyến zoom nên ban đầu dự tính dùng miễn phí tảng bị ngắt quãng nên nhóm thêm kinh phí để th phần mềm zoom khơng bị ngắt quãng - Ban tổ chức kiện thành viên nhóm - Về khách mời bạn học ca chiều thứ môn tổ chức kiện Vì tổ chức online nên mời bạn qua tin nhắn Facebook, zalo - Về nhân tổ chức kiện dịch bệnh nên khơng thể mời ca sĩ, nên phát video ca sĩ hát tải từ youtube PHẦN CÁC HOẠT ĐỘNG TRONG SỰ KIỆN 2.1 Tổ chức ổn định khai mạc kiện Ổn định tổ chức Trước tình hình diễn biến phức tạp dịch bệnh Covid 19, nhằm đảm bảo sức khỏe cho khách hàng toàn người tham gia buổi họp báo Ban tổ chức tiến hành buổi lễ qua hình thức họp trực tuyến ứng dụng Zoom Vì khách mời ban tổ chức gửi giấy mời qua email thư mời qua đường bưu điện Trong thư mời ban tổ chức gửi cho khách hàng tài khoản phòng họp mật gửi trước họp 30 phút Q trình ổn định phịng họp bắt đầu người kiểm duyệt xác định đầy đủ tên, hình, ảnh số lượng người tham gia để phận kiểm duyệt thông báo với ban tổ chức để buổi họp báo diễn (Nguyễn Thị Hiệp phụ trách gửi thiệp mời) Khai mạc kiện - Ổn định vị trí thành viên, khách mời tham gia kiện - Tiến hành khai mạc buổi lễ theo kế hoạch - Xử lí tình phát sinh Tuyên bố lí Nhân dịp Saigontourist group chào đón sinh nhật lần thứ (30/5/2015 – 30/5/2021), hịa khơng khí sơi động mùa Hè 2021, Saigontourist group tổ chức họp báo, thức tung chương trình khuyến mại “Hè Rực Rỡ” với hàng ngàn tour hấp dẫn nhiều ưu đãi “khủng” từ trước đến Nhằm tri ân hàng nghìn khách hàng ln tin tưởng, đồng hành phát triển thành công Công ty Saigontourist group, xin trân trọng giới thiệu tour du lịch Đà Nẵng Hội An ngày đêm – 32 Khám phá thành phố đáng sống Việt Nam tận hưởng cảnh đẹp du lịch Đà Nẵng Hội An mang đến du khách kỳ nghỉ vơ đáng nhớ Cịn tuyệt vời đặt chân đến khu du lịch Bà Nà Hills, thỏa thích ngăm bãi biển Mỹ Khê xinh đẹp với bãi cát trải dài, nước xanh Đặc biệt, q khách cịn có hội thưởng thức ẩm thực miền Trung phong phú với ngon đặc trưng văn hóa vùng miền Lịch trình tour du lịch Đà Nẵng ngày đêm cụ thể sau: NGÀY 1: ĐÀ NẴNG - CẦU RỒNG - HÀN GIANG - TƯỢNG QUAN THẾ ÂM LÀNG NGHỀ ĐIÊU KHẮC ĐÁ - PHỐ CỔ - CHÙA CẦU NHẬT BẢN - NHÀ CỔ HỘI QUÁN PHƯỚC KIẾN (Ăn trưa, tối) NGÀY 2: ĐÀ NẴNG - BÀ NÀ HILL - CHÙA LINH ỨNG - CẦU VÀNG - KHU VUI CHƠI FANTASY PARK - BÁN ĐẢO SƠN TRÀ - ĐỈNH BÀN CƠ (Ăn sáng, trưa, tối) NGÀY 3: ĐÀ NẴNG- BẢO TÀNG NGHỆ THUẬT CHAMPA- SÔNG HÀN- CẦU HÀN- TIỄN KHÁCH: (Ăn sáng, trưa) 2.2 Điều hành kiện - Quản lí điều hành sân khấu: Nguyễn Thị Quỳnh Anh + Kiểm tra, hồn tất cơng tác chuẩn bị có liên quan đến sân khấu + Set up sân khấu trước từ ngày 24/5 + Danh mục cần kiểm tra: Check list + Theo dõi diễn biến kiện + Phối hợp xử lí cố phát sinh, lập báo cáo - Quản lí điều hành khách mời: Nguyễn Thị Hiệp + Hướng dẫn khách mời tham gia vào chương trình trị chơi + Điều phối khán giả, hoạt náo + Giải đáp thắc mắc khách mời - Quản lí hệ thống âm thanh, kỹ thuật: Nguyễn Minh Nghĩa + Đảm bảo chương trình chạy mượt mà, khơng bị vấp + Điều hành âm thanh, hình ảnh, video quảng bá tour, video âm nhạc, video giới thiệu công ty Các câu hỏi trò chơi: 33 Câu 1: Một thành phố trực thuộc Trung ương nằm vùng Duyên Hải Nam Trung Bộ thành phố trung tâm lớn khu vực miền trung Tây Nguyên A, Cần Thơ B, Đà Nẵng C, Hải Phòng D, Sài Gòn  B, Đà Nẵng thành phố trực thuộc trung ương, nằm vùng Duyên hải Nam Trung Bộ Việt Nam, thành phố trung tâm lớn khu vực miền Trung - Tây Nguyên Thành phố Đà Nẵng thành phố tổng hợp đa ngành, đa lĩnh vực; trung tâm trị - kinh tế - xã hội với vai trị trung tâm cơng nghiệp, tài chính, du lịch, dịch vụ, văn hóa, giáo dục - đào tạo, y tế chất lượng cao, khoa học - công nghệ, khởi nghiệp, đổi sáng tạo khu vực Miền Trung - Tây Nguyên nước; trung tâm tổ chức kiện tầm khu vực quốc tế Thành phố Đà Nẵng đóng vai trị hạt nhân, quan trọng Vùng kinh tế trọng điểm miền Trung, đồng thời thành phố trực thuộc Trung ương Việt Nam, đô thị loại I, trung tâm cấp quốc gia, với Hải Phòng Cần Thơ Câu 2: Chọn đáp án đúng: thành phố nằm bên bở sông Thu Bồn , với tên gọi Faifo ? A : Đà Lạt B : Huế C : Hội An  C : Faifo – Hội An theo nghĩa không gian hẹp với Hồi (phơ) phố, Hội (An) phố… theo cách gọi dân gian hay văn nhà nước: Faifo phố/“Ville de Faifo” thời thuộc Pháp; hay Phố cổ Hội An, Đô thị cổ Hội An, Khu phố cổ Hội An… theo cách gọi nhà lịch sử, kiến trúc, bảo tồn di sản văn hóa… khơng gian địa lý phần nhỏ Faifo – Hội An với hàm nghĩa Đô thị – thương cảng hay phố cảng quốc tế Tức phần trung tâm phố/thị gắn với chợ, nơi bán buôn, tương ứng với khu phố cổ Hội An Hội An thành phố trực thuộc tỉnh Quảng Nam, Việt Nam Phố cổ Hội An thương cảng quốc tế sầm uất, gồm di sản kiến trúc có từ hàng trăm năm trước, UNESCO công nhận di sản văn hóa giới từ năm 1999 Câu 3: “ Đường lên tiên cảnh “ câu nói miêu tả địa danh Việt Nam ? 34 A: Bà Nà Hill B: chùa Linh Ứng C: chùa Bái Đính  A: Bà Nà Hill Câu 4: “ Dragon Bridge” tên cầu ? A : Cầu Vàng B : Cầu Rồng C : Cầu Mây  B : Cầu Rồng cầu bắc qua sơng Hàn Vì cầu có hình dáng giống rồng nên gọi Cầu Rồng Cầu Rồng dài 568 m rộng 37,5 m với xe chạy Cầu khởi công xây dựng vào ngày 19/7/2009 thức thơng xe ngày 29 tháng năm 2013, kinh phí xây cầu gần 1,5 nghìn tỷ đồng Cầu thiết kế Ammann & Whitney Consulting Engineers với tập đoàn Louis Berger Việc xây dựng thực Tổng cơng ty xây dựng cơng trình giao thông Cây cầu đại bắc qua sơng Hàn bùng binh Lê Đình Dương/Bạch Đằng, tạo đường ngắn từ sân bay quốc tế Đà Nẵng tới đường thành phố Đà Nẵng, tuyến đường trực tiếp đến bãi biển Mỹ Khê bãi biển Non Nước rìa phía đơng thành phố Cầu thiết kế xây dựng với hình dạng rồng có khả phun lửa phun nước Hiện tại, thời gian phun lửa phun nước bắt đầu vào lúc 21 ngày thứ bảy, Chủ nhật hàng tuần ngày lễ lớn Câu : Có cầu bắc qua sông Hàn - Đà Nẵng: A, B, C,  B, cầu bao gồm: Cầu sông Hàn, Cầu Thuận Phước, Cầu Trần Thị Lý, Cầu Rồng, Cầu Nguyễn Văn Trỗi, Cầu Tiên Sơn 35 Bảng 2.8 Check - list Nội dung Số lượng Phụ trách Hệ thống Loa, âm li âm thanh, Máy chiếu ánh sáng Micro không dây Ghi Nguyễn Minh Nghĩa USB nhạc biểu diễn Trang trí Background sân khấu Nhân 1m*2m Lọ hoa MC Quay phim Quà tặng Phiếu 10% Trang phục MC: áo sơmi Thuê zoom 2.3 Nguyễn Thị Quỳnh Anh Nguyễn Minh Nghĩa dicount 10 Nguyễn Thị Thu Hiền Kết thúc kiện - Kiểm tra, hồn tất cơng tác chuẩn bị cho bế mạc - Chuẩn bị tài liệu báo cáo kiện cho bế mạc: báo cáo tổng kết - Tổ chức triển khai bế mạc: Phối hợp với ban tổ chức, tặng quà lưu niệm,và phiếu discount - Cảm ơn khách chào tạm biệt khách 36 PHẦN CÁC HOẠT ĐỘNG SAU SỰ KIỆN 3.1 Thanh toán kiện Phụ trách: Nguyễn Thị Thu Hiền - Tổng hợp khoản chi phí phát sinh thực tế kiện - Thanh toán với chủ đầu tư kiện: Tập hợp đầy đủ hóa đơn, chứng từ, giấy xác nhận sử dụng dịch vụ có liên quan - Thương lượng giải khoản chi phí chưa thống nhất/ khoản chi phí phát sinh ngồi dự tốn ngân sách - Thanh tốn với nhà cung ứng dịch vụ bổ trợ cho kiện đối tác khác tham gia tổ chức kiện Bảng 3.9 Chi phí tổ chức kiện ST T Khoản mục Số Lượng Thành (VND) Máy tính Có sẵn Mạng Wifi Có sẵn USB Có sẵn Background 150.000 Địa điểm Lọ hoa 50.000 Khăn trải bàn 50.000 Dây điện Có sẵn Đèn nháy Có sẵn 10 Thuê MC 200.000 Thành viên BTC 11 Nước uống 20.000 12 Trang phục MC 13 Thuê zoom 50.000 14 Bộ đàm 300.000 Tổng chi phí: 720.000 VND 37 tiền Ghi Tại nhà Tự chuẩn bị 3.2 Chăm sóc khách hàng Phụ trách: Nguyễn Thị Thương - Xin ý kiến hách hàng để nhận biết vấn đề tồn đọng sau kiện mong đợi hách hàng để đưa giải pháp khắc phục hợp lý có sở - Tạo form ý kiến khách hàng gửi cho khách hàng tham gia đánh giá,lấy ý kiến rút kinh nghiệm cho kiện khác - Cố gắng hiểu tìm cách để đáp ứng mong đợi khách hàng, đảm bảo khách hàng đối tác hài lòng 3.3 Lập báo cáo tổng kết công tác tổ chức kiện Phụ trách: Nguyễn Thị Quỳnh Anh - Lập báo cáo kiện theo yêu cầu hợp đồng tổ chức kiện/ nhà đầu tư kiện: - Lập báo cáo kiện để gửi cho quan quản lý nhà nước quan truyền thơng, báo chí: - Lập báo cáo nội - Hoàn tất mẫu báo cáo cá nhân - Tổng kết công tác tổ chức kiện 3.4 Bài học kinh nghiệm rút sau tổ chức kiện online Hiện tình hình dịch covid khó khăn lên tổ chức kiện online hình thức kiện với chúng em nên cịn gặp nhiều khó khăn Tuy nhiên cho bọn em trải nghiệm hình thức để có thêm kiến thức kiện online phát triển Một kiện diễn thành cơng khâu chuẩn bị phải diễn hoàn hảo, ăn khớp với nhau, người phải chịu trách nhiệm với cơng việc cơng việc chung nên sau kiện chúng em biết cách chia công việc phù hợp với mạnh thành viên phối hợp ăn ý với nhau, đoàn kết với để tạo kiện thành công Bởi học mà chúng em học sau tổ chức kiện online đoàn kết, phối hợp với ăn ý dù làm việc online mà tổ chức gặp mặt, người lại nơi, chúng em gặp phải cố từ kiện rút kinh nghiệm tìm cách khắc phục cho kiện lần sau tốt 38 KẾT LUẬN Sự kiện “Hành trình di sản Đà Nẵng – Bà Nà – Hội An” mà nhóm em muốn mang đến cho bạn mẻ, sáng tạo, đầy nhiệt huyết chúng em, bọn em muốn mang đến cho người khung cảnh đẹp du lịch Việt, di sản Việt Nam Tuy kiện có xảy vấn đề phát sinh bị cháy chương trình, số đề kỹ thuật mà bọn em phải hoàn thành gấp nên kiện chưa thực hoàn hảo bọn mong muốn truyền tải đến người giúp chúng em có thêm nhiều học kinh nghiệm quý báu tổ chức kiện online, kết nối người nhóm Do thời gian hiểu biết bọn em hạn chế nên mong nhận góp ý từ thầy bạn để giúp chúng em hoàn thiện thảo luận Một lần nữa, chúng em xin chân thành cảm ơn cô Nguyễn Bình Minh trực tiếp giảng dạy hướng dẫn bọn em hoàn thành học phần tổ chức kiện 39 TÀI LIỆU THAM KHẢO [1]https://www.brandsvietnam.com/congdong/topic/24549-To-Chuc-Su-Kien-TrucTuyen-Virtual-Event-Thanh-Cong-Bi-Quyet-Va-Cong-Cu [2]https://zoom.org.vn/huong-dan-su-dung/huong-dan-su-dung-zoom-webinar-zoomwebinar-la-gi/ [3] https://www.saigontourist.com.vn/ [4] https://www.saigontourist.net/ [5] https://www.youtube.com/watch?v=Snnx5j6YDl0&t=40s [6] https://www.youtube.com/watch?v=7L6SOR5Shmo 40 ... tốt báo cáo tổ chức kiện Chúng em xin chân thành cảm ơn PHẦN HOẠT ĐỘNG CHUẨN BỊ TRƯỚC SỰ KIỆN 1.1 Các nhân tố liên quan đến kiện Các yếu tố nhà đầu tư kiện Nhà đầu tư kiện kiện giới thiệu tour... cáo kiện theo yêu cầu hợp đồng tổ chức kiện/ nhà đầu tư kiện: - Lập báo cáo kiện để gửi cho quan quản lý nhà nước quan truyền thơng, báo chí: - Lập báo cáo nội - Hoàn tất mẫu báo cáo cá nhân - Tổng. .. khách 36 PHẦN CÁC HOẠT ĐỘNG SAU SỰ KIỆN 3.1 Thanh toán kiện Phụ trách: Nguyễn Thị Thu Hiền - Tổng hợp khoản chi phí phát sinh thực tế kiện - Thanh toán với chủ đầu tư kiện: Tập hợp đầy đủ hóa đơn,