Thuê zoom 1
2.3 Kết thúc sự kiện
- Kiểm tra, hồn tất cơng tác chuẩn bị cho bế mạc
- Chuẩn bị các tài liệu báo cáo về sự kiện cho bế mạc: báo cáo tổng kết
- Tổ chức triển khai bế mạc: Phối hợp với ban tổ chức, tặng quà lưu niệm,và phiếu discount
PHẦN 3.CÁC HOẠT ĐỘNG SAU SỰ KIỆN3.1 Thanh quyết toán sự kiện 3.1 Thanh quyết toán sự kiện
Phụ trách: Nguyễn Thị Thu Hiền
- Tổng hợp các khoản chi phí phát sinh thực tế trong sự kiện
- Thanh toán với chủ đầu tư sự kiện: Tập hợp đầy đủ các hóa đơn, chứng từ, giấy xác nhận sử dụng dịch vụ có liên quan...
- Thương lượng giải quyết các khoản chi phí chưa thống nhất/ hoặc các khoản chi phí phát sinh ngồi dự tốn ngân sách
- Thanh tốn với các nhà cung ứng dịch vụ bổ trợ cho sự kiện và các đối tác khác tham gia tổ chức sự kiện. Bảng 3.9. Chi phí tổ chức sự kiện ST T Khoản mục Số Lượng Thành tiền (VND) Ghi chú 1 Máy tính 2 0 Có sẵn 2 Mạng Wifi 1 0 Có sẵn 3 USB 1 0 Có sẵn 4 Background 1 150.000
5 Địa điểm 1 0 Tại nhà
6 Lọ hoa 1 50.000 7 Khăn trải bàn 1 50.000 8 Dây điện 1 0 Có sẵn 9 Đèn nháy 2 0 Có sẵn 10 Thuê MC 1 200.000 Thành viên BTC 11 Nước uống 2 20.000 12 Trang phục MC 1 0 Tự chuẩn bị 13 Thuê zoom 1 50.000 14 Bộ đàm 5 300.000 Tổng chi phí: 720.000 VND
3.2 Chăm sóc khách hàng
Phụ trách: Nguyễn Thị Thương
- Xin ý kiến của hách hàng để nhận biết được các vấn đề còn tồn đọng sau sự kiện và
sự mong đợi của hách hàng để có thể đưa ra các giải pháp khắc phục hợp lý có cơ sở. - Tạo form ý kiến khách hàng và gửi cho khách hàng tham gia đánh giá,lấy ý kiến và rút kinh nghiệm cho sự kiện khác
- Cố gắng hiểu và tìm mọi cách để đáp ứng mong đợi của khách hàng, đảm bảo khách hàng và đối tác hài lòng.
3.3 Lập các báo cáo và tổng kết về công tác tổ chức sự kiện
Phụ trách: Nguyễn Thị Quỳnh Anh
- Lập các báo cáo về sự kiện theo yêu cầu của hợp đồng tổ chức sự kiện/ của nhà đầu tư sự kiện:
- Lập các báo cáo về sự kiện để gửi cho cơ quan quản lý nhà nước các cơ quan truyền thơng, báo chí:
- Lập các báo cáo nội bộ
- Hồn tất các mẫu báo cáo cá nhân. - Tổng kết công tác tổ chức sự kiện.
3.4 Bài học kinh nghiệm rút ra sau khi tổ chức sự kiện online
Hiện nay do tình hình dịch covid hiện tại đang khó khăn lên chúng ta chỉ có thể tổ chức sự kiện online đây cũng là một hình thức sự kiện mới với chúng em nên cịn gặp nhiều khó khăn. Tuy nhiên cũng cho bọn em được trải nghiệm hình thức mới để có thêm kiến thức về sự kiện online đang phát triển. Một sự kiện diễn ra thành cơng thì các khâu chuẩn bị đều phải diễn ra hoàn hảo, ăn khớp với nhau, mỗi người đều phải chịu trách nhiệm với công việc của mình và cơng việc của chung nên sau mỗi sự kiện thì chúng em đều biết cách chia cơng việc phù hợp với thế mạnh của các thành viên và phối hợp ăn ý với nhau, đoàn kết với nhau để tạo ra một sự kiện thành công. Bởi vậy bài học mà chúng em học được sau khi tổ chức sự kiện online là đoàn kết, phối hợp với nhau ăn ý hơn dù chỉ được làm việc online mà không thể tổ chức gặp mặt, mỗi người lại ở một nơi, chúng em cũng gặp phải những sự cố từ sự kiện và rút kinh nghiệm tìm cách khắc phục cho những sự kiện lần sau được tốt hơn.
KẾT LUẬN
Sự kiện “Hành trình di sản Đà Nẵng – Bà Nà – Hội An” mà nhóm em muốn mang đến cho cơ và các bạn là sự mới mẻ, sáng tạo, đầy nhiệt huyết của chúng em, bọn em muốn mang đến cho mọi người những khung cảnh rất đẹp của du lịch Việt, những di sản của Việt Nam. Tuy sự kiện có xảy ra các vấn đề phát sinh như bị cháy chương trình, và một số vẫn đề kỹ thuật mà bọn em phải hoàn thành gấp nên sự kiện chưa thực sự là hoàn hảo như bọn mong muốn truyền tải đến mọi người nhưng cũng giúp chúng em có thêm được nhiều bài học kinh nghiệm quý báu khi tổ chức sự kiện online, kết nối mọi người trong nhóm hơn.
Do thời gian và hiểu biết của bọn em còn hạn chế nên rất mong nhận được sự góp ý từ thầy cơ và các bạn để giúp chúng em hồn thiện bài thảo luận này. Một lần nữa, chúng em xin chân thành cảm ơn cơ Nguyễn Bình Minh đã trực tiếp giảng dạy và hướng dẫn bọn em hoàn thành học phần tổ chức sự kiện này.
TÀI LIỆU THAM KHẢO[1]https://www.brandsvietnam.com/congdong/topic/24549-To-Chuc-Su-Kien-Truc- [1]https://www.brandsvietnam.com/congdong/topic/24549-To-Chuc-Su-Kien-Truc- Tuyen-Virtual-Event-Thanh-Cong-Bi-Quyet-Va-Cong-Cu [2]https://zoom.org.vn/huong-dan-su-dung/huong-dan-su-dung-zoom-webinar-zoom- webinar-la-gi/ [3] https://www.saigontourist.com.vn/ [4] https://www.saigontourist.net/ [5] https://www.youtube.com/watch?v=Snnx5j6YDl0&t=40s [6] https://www.youtube.com/watch?v=7L6SOR5Shmo