Bảng 1.7. Khách mời dự kiến STT Họ và tên Giới tính 1 Hà Diệu Linh Nữ 2 Tạ Ngọc Trâm Nữ 3 Dương Thị Huệ Nữ
4 Nguyễn Thị Thu Huyền Nữ
5 Vương Trung Kiên Nam
6 Trần Trung Đạt Nam
7 Nguyễn Thị Anh Nữ
8 Nguyễn Thị Quỳnh Anh Nữ
9 Nguyễn Thị Thanh Nữ
10 Nguyễn Thị Hiệp Nữ
11 Nguyễn Thị Thu Nữ
12 Vũ Công Minh Nam
113 Nguyễn Minh Nghĩa Nam
14 Nguyễn Hữu Đức Nam
15 Bùi Thị Thanh Nhàn Nữ
16 Trần Thị Kim Oanh Nữ
17 Trần Thu Trang Nữ
18 Bùi Linh Phương Nữ
19 Tăng Thanh Thùy Nữ
1.5.4 Địa điểm, công nghệ và nền tảng kỹ thuật trong sự kiện
• Địa điểm: Tổ trức trực tuyến thơng qua ứng dụng Zoom
• Giới thiệu, giải đáp thắc mắc, trao đổi với bên khách hàng về tour du lịch • Công nghệ và nền tảng kĩ thuật: Ứng dụng Zoom, nền tảng Youtube
• Yêu cầu: biết sử dụng kỹ thuật trình chiếu, ghi hình trong ứng dụng Zomm, có các video tư liệu, video hoạt động trên nền tảng youtube
1.5.5 Nhân sự tổ chức sự kiện Lên kế hoạch tổ chức sự kiện Lên kế hoạch tổ chức sự kiện
Hiền phụ trách phần công việc nghiên cứu những hoạt động trước sự kiện, lên kế
hoạch và những việc cần phải làm để chuẩn bị tốt nhất cho sự kiện của tour du lịch.
Hiệp dựa vào phần nghiên cứu về sự kiện của Thương rồi sau đó lập chương trình cho
sự kiện và đưa ra dự tốn chi tiêu dự vào nguồn ngân sách của cả nhóm để phù hợp tổ chức một sự kiện online.
Quỳnh Anh và Nghĩa phụ trách phần việc lập kế hoạc tổ chức sự kiện online, chốt lại
nững phương án, chương trình đã được Hiệp và Thương lập ra. Sau đó sẽ hồn thành các mục cần có trong sự kiện để cả nhóm hồn thành một sự kiện giới thiệu tour một cách hoàn hảo nhất.
Quỳnh Anh từ bản kế hoạch được lập ra thì sẽ bắt đầu thực hiện công tác chuẩn bị cho
sự kiện. Khi đã bắt đầu sự kiện, kiểm soát các hoạt động diễn ra trong sự kiện sẽ do bạn Thành và bạn Việt phụ trách bao gồm từ khi sự kiện bắt đầu, trong lúc diễn ra và khi kết thúc.
Hiền sẽ phụ trách phần việc diễn ra khi sự kiện kết thúc và sau khi kết thúc sự kiện để
đảm bảo được tính hồn hảo từ khi bắt đâu đến khi kết thúc sự kiện của cả nhóm.
1.5.6 Quản trị hậu cần sự kiện
Tổ chức giới thiệu các khách mời qua phần mềm hỗ trợ tổ chức sự kiện online
Thực hiện truyền thông trước sự kiện: Truyền thông qua phương tiện thông tin mạng và internet: bao gồm gửi thiếp mời online qua internet, trang web và mail của công ty, các page của công ty. Lên bài quảng cáo sự kiện của công ty
Truyền thông bằng cách gửi thiếp mời tới các nhà tài trợ và các ban ngành trong công ty.
1.5.7 Các rủi ro trong sự kiện
Trải nghiệm sự kiện trực tuyến khách hàng có thể bị mất hứng thú do đường truyền mạng không ổn định: Đây cũng là một trong những rủi ro có thể phá hủy hồn tồn sự kiện của bạn. Dù cho cơng tác truyền thông và chuẩn bị cho sự kiện tốt đến đâu đi chăng nữa thì việc kết nối trong sự kiện bị đứt quãng sẽ tạo ra trải nghiệm dịch vụ tồi tệ cho người tham dự. Trong tình huống này nhà tổ chức có thể linh động chuẩn bị nhiều phương án dự phịng các mạng khác. Tuy nhiên vẫn có những rủi ro đến từ bên ngồi khơng thể kiểm sốt được. Đặc biệt với các sự kiện có lượng người tham dự lớn và truy cập cùng lúc. Đôi khi sự cố xảy ra do hạ tầng viễn thông của nhà mạng hay đường truyền cáp quang bị đứt đột ngột, …
Thời lượng cuộc họp bị đứt quãng
Một sự kiện thường diễn ra trong tầm từ 90 đến 120 phút mà thời lượng Zoom chỉ có 45p có thể gây mất hứng thú cho người nghe về sự kiện của nhóm, do đó sẽ thuê tài khoản zoom để sự kiện được liền mạch.
Lỗi phần mềm zoom
Người dùng không thể truy cập vào ứng dụng zoom hoặc khơng nghe thấy âm thanh, hình ảnh trong zoom thì có thể là do mạng kém từ phía người dùng, có thể thốt phần mềm ra vào lại hoặc sử dụng các mạng khác, đảm bảo webcam và mic của bạn đã được bật.
Những kết nối đứt gãy … Mặc dù các ứng dụng và nền tảng sự kiện trực tuyến ngày càng được đầu tư và phát triển nhiều tính năng mới đáp ứng nhu cầu của người dùng. Tuy nhiên, sự tương tác và kết nối của hình thức tổ chức này vẫn kém hiệu quả so với cách thức tổ chức sự kiện truyền thống. Sự mở rộng cả về không gian và quy mơ sự kiện có thể là một trong những ưu điểm lớn nhất của sự kiện trực tuyến. Nhưng vơ hình chung nó cũng đang tạo nên những liên kết đứt gãy giữa người với người, làm mất đi tính kết nối trong các sự kiện.
1.5.8 Chuẩn bị các yếu tố cơ bản trong trình diễn sự kiện online
1.Thiết lập mục tiêu của sự kiện
Đối với việc giới thiệu và bán tour du lịch về Đà Nẵng - Huế - Hội An, nhóm có mục tiêu giúp cho người nghe có thể hiểu biết hết về những điểm du lịch này và sức hấp dẫn của tour du lịch này. Thành lập được đội ngũ tổ chức sự kiện bao gồm các thành viên của nhóm, mỗi người sẽ có những phần việc được phân chia khác nhau nhưng ln có sự liên kết chặt chẽ với nhau để tạo lên được một sự kiện online của nhóm được hồn hảo nhất.
2. Xác định được thời gian, địa điểm và thành phần tham gia tổ chức sự kiện. Thời gian: Địa điểm: tổ chức qua lớp học zoom Thành phần tham dự: cô giáo và các bạn, cùng các khách mời.
3. Lập kế hoạch tổng thể cho sự kiện: Đây là một trong những bước quan trọng nhất, dựa trên những thơng tin đã có để lên kế hoạch chi tiết cho toàn bộ các hoạt động trước, trong và sau sự kiện. Kế hoạch này phải đảm bảo tất cả các khía cạnh của sự kiện.
4. Kiểm soát và điều chỉnh kế hoạch khi tổ chức sự kiện: Kiểm soát thời gian khi giao nhiệm vụ và thời gian hoàn thành nhiệm vụ của từng thành viên trong nhóm, cần hồn thành đúng thời gian yêu cầu được giao. Kiểm soát được thời gian bắt đầu, trong lúc diễn ra và khi kết thúc sự kiện để đảm bảo đúng thời hạn của một sự kiện online. 5. Thành lập ngân sách cho sự kiện: Các thành viên lên kế hoạch và vạch ra những phương án cùng với giá thành phải chi trả cho từng cơng cụ, vật dụng cần có cho sự kiện online của nhóm như phơng bạt in background, trang phục MC, hệ thống âm thanh ánh sáng... Dự đốn các khoản chi phí phát sinh và đưa ra phương án dự phòng. 6.Đánh giá rút kinh nghiệm sau sự kiện: Lần đầu nhóm tổ chức sự kiện online dù đã cố gắng nhưng vẫn có thể xảy ra một vài sự cố từ đó cho cả nhóm thêm kinh nghiệm để làm những sự kiện lần sau cũng như trau dồi thêm sự hiểu biết về quá trình làm sự kiện online.
1.5.9 Chuẩn bị các yếu tố khác cho sự kiện