Sáng kiến kinh nghiệm được hoàn thành với mục tiêu nhằm tìm hiểu và nghiên cứu đề ra những giải pháp thúc đẩy để công việc được hoàn thành tốt và phát huy hiệu quả của nó.
SKKN: Một số giải pháp công tác quản lý chứng từ, sổ sách kế toán năm học 2019-2020 trường Mầm Non 3-TPVL I. TÊN SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM: MỘT SỐ GIẢI PHÁP VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ CHỨNG TỪ, SỔ SÁCH KẾ TOÁN NĂM HỌC 2019-2020 TẠI TRƯỜNG MẦM NON 3-TPVL II LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI VÀ MÔ TẢ NỘI DUNG Lý chọn đề tài Chứng từ sổ sách kế tốn thành phần khơng thể thiếu q trình tốn, tốn, làm sở để chứng minh cho việc thu - chi tài đơn vị, nhìn vào chứng từ, sổ sách kế toán ta biết thực trạng hoạt động đơn vị yếu tố tác động đến trình thu – chi đơn vị, góp phần định hiệu khách quan trung thực đơn vị, điều kiện thiết yếu người làm cơng tác kế tốn đơn vị, phương tiện, điều kiện làm sở để tính tiền lương khoản phụ cấp, khoản toán cho cá nhân tập thể hoạt động mua sắm, sửa chữa, nâng cấp tài sản, sở vật chất phục vụ cho công tác chuyên môn đầy đủ kịp thời qui định Chứng từ sổ sách kế toán chứng để chứng minh cho việc thu - chi tài đơn vị Đồng thời cịn góp phần thúc đẩy cho hoạt động đơn vị quản lý Nhà nước giáo dục đào tạo địa phương Từ thực tiển cho thấy việc quản lý chứng từ, sổ sách kế toán lâu dài quan trọng, chứng từ minh bạch cho việc thu - chi tài đơn vị cho thân kế tốn Do việc bảo quản chứng từ, sổ sách kế toán phải bảo quản lâu dài từ 15 năm trở lên, đồng thời góp phần nâng cao phát triển nghiệp giáo dục địa phương theo yêu cầu nhà nước đề Nhưng nhà trường chưa có kho lưu trữ chứng từ riêng cho phận kế toán mà lưu trữ chung với phịng làm việc kế tốn, phịng làm việc nhỏ hẹp, sở vật chất thiết bị để phục vụ cho lưu trữ hồ sơ chứng từ, sổ sách cịn thơ sơ, nên việc quản lý lưu trữ chứng từ, sổ sách kế tốn gặp khó khăn, khơng đáp ứng nhu cầu phát triển cao quản lý chứng từ, sổ sách kế tốn Từ nhiều mặt chưa đại đạt hiệu cao Qua nhiều năm thực tế làm công tác kế toán trường Mầm Non 3-phường 3, việc bảo quản chứng từ, sổ sách kế toán đơn vị tơi nhận thấy chứng từ, sổ sách kế tốn vấn đề mà thân quan tâm tìm hiểu nghiên cứu đề giải pháp thúc đẩy để cơng việc hồn thành tốt phát huy hiệu Từ suy nghĩ thân định chọn đề tài: “Một số giải pháp công tác quản lý chứng từ, sổ sách kế toán năm học 2019-2020 trường Mầm Non 3-TPVL” Mô tả nội dung: Để nâng cao cơng tác quản lý hồ sơ kế tốn mang lại hiệu cao vấn đề nan giải, mà muốn quản lý xếp hồ sơ tốt cần phải có biện pháp thiết thực hiểu hồ sơ sổ sách gì? ý nghĩa tác dụng cơng tác xếp quản lý hồ sơ kế toán tốt nào? + Khái niệm hồ sơ sổ sách kế toán: Lê Thị Ngọc Ngân – Trường Mầm non 3- Phường 3- Thành phố Vĩnh Long Trang SKKN: Một số giải pháp công tác quản lý chứng từ, sổ sách kế toán năm học 2019-2020 trường Mầm Non 3-TPVL - Hồ sơ: Là tập hợp văn bản, chứng từ, tài liệu có liên quan với nhằm phản ánh vấn đề, việc, đối tượng cụ thể Được hình thành trình giải cơng việc, nghiệp vụ tốn, tổng hợp, báo cáo nhằm thực tốt luật ngân sách Nhà nước - Sổ sách: Là văn tài liệu tập hợp nghiệp vụ chứng từ xử lý, toán, báo cáo, ghi sổ lưu trữ Hồ sơ sổ sách kế toán nhà trường phải ghi sổ phản ánh rõ ràng đầy đủ, xác, đẹp khoa học lưu trữ bảo quản theo quy định chung Nhà nước + Ý nghĩa tác dụng công tác xếp quản lý hồ sơ kế toán tốt: - Lập hồ sơ kế toán khâu quan trọng - Lập hồ sơ tốt giúp cho hiệu trưởng cấp quản lý tài tốt - Lập hồ sơ tốt lưu trữ đầy đủ xác văn bản, chứng từ sử lý việc giúp cho việc nghiên cứu thực luật ngân sách Nhà nước chủ trương đường lối sách Đảng Nhà nước - Lập hồ sơ lưu trữ bảo quản tốt giúp cho việc kế thừa kinh nghiệm hay, cách làm sáng tạo khắc phục tránh sai sót khơng đáng có, từ nâng cao chất lượng hiệu công tác 2.1 Khảo sát thực tế Chứng từ, sổ sách kế toán loại giấy có giá trị tiền, số liệu phản ánh ghi lại trình thu - Chi đơn vị, chứng để lưu trữ hàng chục năm sau phản ánh tồn hoạt động đơn vị như: Tiền lương cho cán bộ, giáo viên, nhân viên, chi mua sắm tài sản cố định trang thiết bị phục vụ cho dạy học, chi đầu tư xây dựng bản, chi sửa chữa nâng cấp sở vật chất, chi mua văn phịng phẩm, chi phí nghiệp vụ chun mơn ngành khoản cơng tác phí để tốn với quan tài Hồ sơ lúc đánh giá lộn xộn, lưu trữ chưa khoa học Bàn làm việc lúc đầy ấp loại giấy tờ, chưa xếp gọn gàng 2.2 Nguyên nhân - Thuận lợi: Lê Thị Ngọc Ngân – Trường Mầm non 3- Phường 3- Thành phố Vĩnh Long Trang SKKN: Một số giải pháp công tác quản lý chứng từ, sổ sách kế toán năm học 2019-2020 trường Mầm Non 3-TPVL Được quan tâm Lãnh đạo Phòng Giáo dục đào tạo TPVL, BGH trường Mầm non trang bị cho kế tốn máy móc, thiết bị tủ đựng chứng từ, sổ sách kế toán riêng Đồng thời có trang bị số đồ dùng văn phòng phẩm cho việc quản lý sử dụng chứng từ, sổ sách kế toán đạt hiệu cao Qua giúp cho kế tốn có điều kiện thuận lợi cho việc xếp, bố trí, lưu trữ chứng từ, sổ sách kế tốn có khoa học hơn, đem lại hiệu cao - Khó khăn: Hồ sơ chứng từ kế toán qua nhiều năm có nhiều, tủ đựng hồ sơ ngày đầy Nhưng diện tích trường nhỏ hẹp nên khơng thể bố trí thêm tủ đựng hồ sơ 2.3 Đề giải pháp: - Tuyên truyền cho cán bộ, giáo viên, nhân viên biết, làm tốt cơng tác phối hợp với phận có liên quan nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho phận kế toán - Kế toán phải biết phân loại, xếp chứng từ - Vệ sinh bảo quản hồ sơ, sổ sách 2.4 Những nội dung cần đạt: - Cần nắm rõ tầm quan trọng việc xếp kho học hồ sơ chứng từ kế toán - Những lợi ích việc quản lý chứng từ, sổ sách kế toán mang lại III GIẢI PHÁP THỰC HIỆN “SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM” Với thực trạng vấn đề nâng cao chất lượng bảo quản chứng từ, sổ sách kế toán trường Mầm Non thực số nội dung phương pháp sau: 1/ Trước hết phải làm tốt công tác tuyên truyền cho cán bộ, giáo viên, nhân viên biết, làm tốt công tác phối hợp với phận có liên quan nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho phận kế toán việc quản lý chứng từ, sổ sách kế toán phù hợp hiệu Kế toán phải xây dựng kế hoạch bảo quản chứng từ, sổ sách kế toán đơn vị để người phối hợp thực Đồng thời kế toán phải người động, sáng tạo có tinh thần trách nhiệm cao, có tinh thần kỹ luật cao, có lề lối làm việc khoa học người cẩn trọng vấn đề để đáp ứng nhu cầu đặt ra, ý thức trước cơng việc 2/ Phân loại chứng từ: Muốn làm tốt công tác bảo quản chứng từ, sổ sách kế tốn trước hết kế tốn phải xếp chứng từ cho khoa học gọn gàng, thẳng, ngăn nắp, đánh số thứ tự, kí hiệu, danh mục logic đóng lại thành tập theo hệ thống danh mục, mục lục ngân sách Nhà nước cho vào sơ mi niêm phong theo thứ tự tháng, q, năm ngồi bìa sơ mi, ghi mã nguồn, chương, loại, khoản, hạng để dể phân biệt tiện lợi ta cần thiết đến chứng từ ta dể dàng lấy nhanh chóng xác kịp thời khơng thời gian Đồng thời ta lưu trữ danh mục, ký hiệu theo dõi hệ thống máy tính Lê Thị Ngọc Ngân – Trường Mầm non 3- Phường 3- Thành phố Vĩnh Long Trang SKKN: Một số giải pháp công tác quản lý chứng từ, sổ sách kế toán năm học 2019-2020 trường Mầm Non 3-TPVL Để tổng hợp phân tích tình hình sử dụng kinh phí ngân sách Nhà nước cung cấp thông tin kế tốn tài cần thiết thuận lợi cho vịêc kiểm tra, kiểm soát khoản thu – chi quản lý tài đơn vị tốt cần đảm bảo kịp thời đầy đủ xác khoa học - Chẳng hạn ta tổng hợp chứng từ để báo cáo tốn q, ngồi việc cập nhật ghi chép vào sổ có liên quan cần xác định rõ nội dung mục chi để tổng hợp mục chi có nhiều nghiệp vụ tốn khác phải theo luật ngân sách Nhà nước cụ thể mục 6900 chi phí sữa chưa, tu tài sản phục vụ công tác chuyên môn chi tiết sau: Mục 6900: chi phí sửa chữa, tu tài sản phục vụ công tác chuyên môn 6907: Chi sửa chữa nhà cửa 6912: Sửa chữa thiết bị công nghệ thông tin 6913: Sửa chữa thiết bị văn phịng 6921: Đường điện, cấp nước 6949: Các tài sản cơng trình hạ tầng sở khác Khi xác định rõ nội dung mục chi ta tách tiểu mục dùng nôtet kẹp phần đầu góc trái chứng từ mục chi tổng hợp Làm giúp kiểm tra đối chiếu ghi vào sổ lên biểu mẫu báo cáo tốn khơng bị bỏ sót chứng từ, sau báo cáo toán duyệt ta dùng sơ mi nút kẹp lại theo quý, năm Tủ hồ sơ cần có ngăn, phân loại, xếp theo thứ tự hàng quý, hàng năm gọn gàng, ngăn nắp dùng ký hiệu cho ngăn tủ hồ sơ để nhìn vào dễ nhận biết, nhanh chóng lấy hồ sơ cần tìm, giúp cho việc kiểm tra dễ dàng, thuận lợi, không thời gian tìm kiếm Qua tơi học cách xếp phân loại chứng từ cách khoa học, không sợ thất lạc chứng từ Khi cần tìm lấy có 3/ Cơng tác vệ sinh bảo quản hồ sơ kế toán: Trên thực tế việc bảo quản hồ sơ kế tốn phần lớn cơng nghệ khoa học đại song không hẳn vẹn toàn phải thường xuyên diệt virus để khơng phá huỷ hồ sơ…Cơng tác cần thiết bỏ qua công tác vệ sinh bảo quản hồ sơ kế toán thủ công Nếu xếp quản lý hồ sơ tốt khơng chưa đủ mà cần phải giữ gìn cho hồ sơ ln mới, sạch, khoa học ta phải thường xuyên vệ sinh hồ sơ như: Lau chùi bụi bẩn sẽ, chứng từ quý sau báo cáo toán duyệt cho vào sơ mi kẹp lại theo quý, năm Ngoài tháng, quý phải xịt thuốc mối, kiến, dán để hồ sơ không bị hư, mục nát Nếu có báo cáo với Lãnh đạo để có biện pháp xử lý kịp thời Nếu khơng niêm phong lại bỏ vào tủ cất lại cũ Qua việc thực giải pháp trên, làm tốt việc bảo quản chứng từ, sổ sách kế tốn đem lại hiệu cao lưu trữ lâu dài, đồng thời tạo niềm tin cho cấp Lãnh đạo Sau thực giải pháp hồ sơ sổ sách bảo quản sẽ, gọn gàng Cịn hồ sơ máy vi tính lưu trữ mail cá nhân, USB cần dùng có Lê Thị Ngọc Ngân – Trường Mầm non 3- Phường 3- Thành phố Vĩnh Long Trang SKKN: Một số giải pháp công tác quản lý chứng từ, sổ sách kế toán năm học 2019-2020 trường Mầm Non 3-TPVL IV KẾT QUẢ THU ĐƯỢC TỪ SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM: Trên số giải pháp mà thân đúc kết từ thực tế công tác nhiều năm qua nghiên cứu tài liệu mà tập hợp lại để trao đổi với đồng nghiệp, chuẩn mực tuyệt đối song tơi nghĩ việc làm thiết thực thân nói riêng người làm kế tốn nói chung tơi áp dụng biện pháp thân thu hiệu tối ưu, thân ln hình thành cho thói quen ngăn nắp, tỉ mỉ, sử lý cơng việc nhanh, gọn, hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ giao Trước ứng dụng cấp kiểm tra hồ sơ xếp không ngăn nắp, khoa học cho nên hồ sơ đạt: Loại Sau ứng dụng, hồ sơ xếp khoa học, ngăn nắp đảm bảo độ xác, đầy đủ kịp thời báo cáo giữ hồ sơ không bị thất lạc hay rách nát giúp cho việc kiểm tra thuận lợi, quản lý tài chặt chẽ Chính mà cơng tác quản lý hồ sơ kế tốn tơi trường, cấp kiểm tra đạt loại: Tốt Bản thân tơi bớt vất vả việc tìm kiếm lãnh đạo cần chứng từ kế toán để tra cứu việc chi hoạt động năm năm khác, hay cán giáo viên thắc mắc vấn đề lương năm V KHẢ NĂNG NHÂN RỘNG: Với phát triển mạnh mẽ khoa học công nghệ thông tin tác động đến lĩnh vực xã hội Song sáng kiến áp dụng rộng rãi thiết thực không tốn kém, không sợ virus phá huỷ Tôi trao đổi kinh nghiệm với môt số trường Mầm non 4, Huỳnh Kim Phụng…cũng áp dụng vào thực tiễn đạt kết cao VI KẾT LUẬN, Ý KIẾN ĐỀ XUẤT: Kết luận: Từ thực tiễn công tác quản lý chứng từ, sổ sách kế tốn mà thân tơi qua nhiều năm làm cơng tác kế tốn tơi rút kinh nghiệm sau: Một là: kế toán phải nắm rõ thực trạng đơn vị, xác định tầm quan trọng chứng từ, sổ sách kế tốn từ đề chương trình hoạt động bảo quản cho phù hợp đề biện pháp quản lý chứng từ, sổ sách kế tốn mang tính khả thi Hai là: Kế tốn phải nắm vững văn pháp qui nhà nước, ngành xem cẩm nang cho hoạt động Ba là: Kế tốn phải phối hợp tốt với phận Phòng Giáo dục & Đào tạo nhằm thúc đẩy cho cơng việc hồn thành sớm có hiệu cao Bốn là: Kế tốn phải có kế hoạch hoạt đồng từ đầu năm, qua nắm lộ trình hoạt động mà thực thi cơng việc tốt nhiệm vụ giao Tóm lại: Quản lý chứng từ, sổ sách kế toán quan đơn vị quan trọng người kế toán nhằm tạo điều kiện thiết yếu cho việc lập kế hoạch thu - Chi tài có hiệu quả, tiết kiệm, khơng lãng phí, tạo điều kiện cho quan đơn vị thực tốt nhiệm vụ mà cấp giao phó Đề xuất Lê Thị Ngọc Ngân – Trường Mầm non 3- Phường 3- Thành phố Vĩnh Long Trang SKKN: Một số giải pháp công tác quản lý chứng từ, sổ sách kế toán năm học 2019-2020 trường Mầm Non 3-TPVL Kính mong ban giám hiệu cấp lãnh đạo, tạo điều kiện mở lớp bồi dưỡng kế tốn để nâng cao trình độ hiểu rõ chế độ sách Đảng Nhà nước cơng tác kế tốn; tham mưu với Ban lãnh đạo hỗ trợ kinh phí trang bị thêm tủ hồ sơ để thực công tác ngày tốt Đề tài chắn khơng tránh khơi thiếu sót, mong hội đồng khoa học cấp đồng nghiệp góp ý trao đổi để thân tơi có thêm nhiều kinh nghiệm tốt việc lưu trữ hồ sơ kế tốn Tơi xin chân thành cảm ơn! Phường 3, ngày 06 tháng 06 năm 2020 Người viết Lê Thị Ngọc Ngân NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ HỘI ĐỒNG KHOA HỌC CẤP TRƯỜNG Đề tài “ Một số giải pháp công tác quản lý chứng từ, sổ sách kế toán năm học 2019-2020 trường Mầm non 3” Bà Lê Thị Ngọc Ngân Chức vụ: Kế toán SKKN áp dụng nhà trường đạt hiệu cao thông qua Hội đồng khoa học trường Mầm Non đánh giá vào ngày 09/6/2020 Đạt ………điểm; Xếp loại:…… TM HỘI ĐỒNG KHOA HỌC CẤP TRƯỜNG HIỆU TRƯỞNG NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ CỦA HĐKH TP VĨNH LONG (Phòng GD&ĐT) SKKN “Một số giải pháp cơng tác quản lý chứng từ, sổ sách kế tốn năm học 20192020 trường Mầm non 3” Của Bà Lê Thị Ngọc Ngân thông qua Hội đồng khoa học Phòng GD&ĐT TP Vĩnh Long :………… đánh giá vào ngày …/… /2020 Đạt ………điểm; Xếp loại:……… TM HỘI ĐỒNG KHOA HỌC PHÒNG GD&ĐT Lê Thị Ngọc Ngân – Trường Mầm non 3- Phường 3- Thành phố Vĩnh Long Trang SKKN: Một số giải pháp công tác quản lý chứng từ, sổ sách kế toán năm học 2019-2020 trường Mầm Non 3-TPVL TRƯỞNG PHỊNG Ngơ Thanh Sơn Lê Thị Ngọc Ngân – Trường Mầm non 3- Phường 3- Thành phố Vĩnh Long Trang ... KHOA HỌC PHÒNG GD&ĐT Lê Thị Ngọc Ngân – Trường Mầm non 3- Phường 3- Thành phố Vĩnh Long Trang SKKN: Một số giải pháp công tác quản lý chứng từ, sổ sách kế toán năm học 2019-2020 trường Mầm Non 3-TPVL... Lê Thị Ngọc Ngân – Trường Mầm non 3- Phường 3- Thành phố Vĩnh Long Trang SKKN: Một số giải pháp công tác quản lý chứng từ, sổ sách kế toán năm học 2019-2020 trường Mầm Non 3-TPVL Kính mong ban... Trang SKKN: Một số giải pháp công tác quản lý chứng từ, sổ sách kế toán năm học 2019-2020 trường Mầm Non 3-TPVL IV KẾT QUẢ THU ĐƯỢC TỪ SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM: Trên số giải pháp mà thân đúc kết từ thực