Một số giải pháp về công tác quản lý vật tư tại tổng công ty giấy việt nam

Trước những yêu cầu thực tế trên, để góp phần làm giảm lãng phí trong sử dụng nguyên vật liệu, nâng cao hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp, nhất là các doanh nghiệp nhà nước, tác giả l

TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA HÀ NỘI

TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA HÀ NỘI

MỤC LỤC

LỜI CẢM ƠN 1

LỜI CAM ĐOAN 2

DANH MỤC CÁC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ 3

LỜI MỞ ĐẦU 5

1 Lý do chọn đề tài 5

2 Mục đích nghiên cứu của đề tài 6

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 6

4 Phương pháp nghiên cứu 6

5 Kết cấu luận văn 6

Chương I: Cơ sở lý thuyết chung về quản lý vật tư trong các doanh nghiệp 7

1.1 Khái niệm và phân loại vật tư trong doanh nghiệp 7

1.1.1 Khái niệm vật tư 7

1.1.2 Phân loại vật tư 7

1.2 Mục tiêu quản lý vật tư tại các doanh nghiệp 9

1.2.1 Khái niệm về quản lý vật tư 9

1.2.2 Vai trò của công tác quản lý vật tư 9

1.3 Nội dung của công tác quản lý vật tư 10

1.3.1 Xây dựng định mức tiêu hao nguyên vật liệu 11

1.3.1.1 Các phương pháp xây dựng định mức tiêu hao vật tư, nguyên liệu 11

1.3.2 Lập kế hoạch mua sắm vật tư 12

1.3.3 Tổ chức tiếp nhận vật tư 14

1.3.4 Tổ chức dự trữ vật tư 15

1.3.4.1 Khái niệm về dự trữ, vai trò của dự trữ vật tư 15

1.3.4.2 Hệ thống quản lý dự trữ 16

1.3.5 Tổ chức cấp phát vật tư 22

1.3.6 Tổ chức kiểm tra tình hình sử dụng vật tư 23

1.4 Mô hình tối ưu về dự trữ vật tư hàng hóa (mô hình Wilson) 25

1.5 Một số phương hướng nhằm hoàn thiện về quản lý vật tư tại các doanh nghiệp 27

KẾT LUẬN CHƯƠNG I 29

Chương II: Phân tích thực trạng công tác quản lí vật tư tại Tổng công ty giấy Việt Nam 30

2.1 Giới thiệu Tổng công ty giấy Việt Nam 30

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển 30

2.1.2 Ngành nghề kinh doanh : 32

2.1.3 Năng lực sản xuất kinh doanh của Tổng công ty giấy Việt Nam 33

2.1.4 Bộ máy tổ chức của Tổng công ty giấy Việt Nam 34

2.1.4.1 Sơ đồ bộ máy tổ chức 35

2.1.4.2 Chức năng nhiệm vụ của các bộ phận 35

2.1.5 Đặc điểm tổ chức sản xuất 40

2.1.5.1 Đặc điểm tổ chức sản xuất : 40

2.1.5.2 Quy trình sản xuất giấy : 42

2.2 Phân tích tổng quan về công tác quản lý vật tư tại Tổng công ty giấy Việt Nam 45

2.2.1 Cơ cấu và tính chất của nguyên vật liệu chính 45

2.2.2 Công tác xây dựng kế hoạch cung ứng nguyên vật liệu 46

2.2.2.2 Quy trình mua sắm vật tư 49

2.2.3 Công tác xây dựng định mức và thực hiện định mức nguyên vật liệu tại Tổng công ty 57

2.2.4 Công tác cung ứng nguyên vật liệu tại Tổng công ty giấy Việt Nam 58

2.2.5 Công tác quản lý dự trữ 62

2.2.5.1 Phương thức dự trữ công ty đang áp dụng 63

2.2.5.2 Mức dự trữ và kiểm tra dự trữ 64

2.2.6 Phân tích tình hình cấp phát vật tư và sử dụng vật tư 66

2.2.6.1 Tình hình công tác cấp phát vật tư 66

2.2.6.2 Tình hình sử dụng vật tư 69

2.3 Phân tích các nhân tố ảnh hưởng tới công tác quản lý vật tư tại Tổng công ty giấy Việt Nam 71

2.3.1 Các nhân tố chủ quan 71

2.3.2 Các nhân tố khách quan 77

2.4 Đánh giá các ưu và nhược điểm trong công tác quản lý vật tư tại Tổng công ty giấy Việt Nam 80

2.4.1 Ưu điểm………79

2.4.2 Những mặt tồn tại 82

KẾT LUẬN CHƯƠNG II 84

Chương III: Đề xuất một số giải pháp về quản lý vật tư tại Tổng công ty giấy Việt Nam 85

3.1 Một số phương hướng phát triển của Tổng công ty giấy Việt Nam trong thời gian tới 85

3.1.1 Mục tiêu tổng quát 85

3.1.2 Mục tiêu phát triển Tổng công ty giấy Việt Nam đến năm 2020 85

3.1.3 Các biện pháp để thực hiện các mục tiêu trên của Tổng công ty giấy Việt Nam 87

3.2 Đề xuất một số giải pháp hoàn thiện quản lý vật tư tại Tổng công ty giấy Việt Nam 88

3.2.1Giải pháp hoàn thiện về công tác quản lý dự trữ vật tư theo phương pháp phân loại vật tư theo ABC 88

3.2.2 Giải pháp về hoàn thiện hoạt động mua của Tổng công ty giấy Việt Nam 91

3.2.3 Giải pháp về hoàn thiện hoạt định mức tiêu hao vật tư ở Tổng công ty

giấy Việt Nam 95

3.2.4 Giải pháp nhằm nâng cao trình độ quản lý và tạo động lực sử dụng tiết kiệm nguyên vật liệu 98

3.2.5 Một số giải pháp khác và kiến nghị 100

KẾT LUẬN 102

TÀI LIỆU THAM KHẢO……… 102

LỜI CẢM ƠN

Để hoàn thành luận văn tốt nghiệp “Một số giải pháp về công tác quản

lý vật tư tại Tổng công ty giấy Việt Nam” bên cạnh nỗ lực của bản thân, tôi

nhận được rất nhiều sự giúp đỡ nhiệt tình của quý thầy cô trường Đại học Bách Khoa Hà Nội, sự động viên từ thầy cô giáo, bạn bè, đồng nghiệp Tôi xin chân thành gửi lời cảm ơn tới những người đã động viên, khích lệ, giúp đỡ tôi trong suốt thời gian qua

Tôi xin gửi lời biết ơn sâu sắc tới TS Trần Sỹ Lâm, người đã tận tình hướng dẫn, dìu dắt tôi trong quá trình thực hiện luận văn

Nhân đây, tôi cũng xin chân thành cảm ơn ban lãnh đạo, các cán bộ công nhân viên các phòng ban trong Tổng công ty giấy Việt Nam đã nhiệt tình giúp

đỡ, cung cấp thông tin cho tôi suốt quá trình nghiên cứu đề tài này

Mặc dù tôi có nhiều cố gắng hoàn thiện luận văn, song với kiến thức và thời gian có hạn nên luận văn không tránh khỏi những hạn chế nhất định Vì vậy tôi rất mong nhận được nhiều ý kiến đóng góp để luận văn được hoàn thiện hơn

Hà Nội, ngày 20 tháng 09 năm 2013

Học viên

Nguyễn Văn Dũng

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan bản luận văn này là công trình nghiên cứu khoa học, độc lập của tôi Các số liệu, kết quả nêu trong luận văn là trung thực và có nguồn gốc rõ ràng

TÁC GIẢ LUẬN VĂN

NGUYỄN VĂN DŨNG

DANH MỤC CÁC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ

Bảng 2.1 Năng lực sản xuất kinh doanh của Tổng công ty giấy Việt Nam năm

2013 33

Bảng 2.2 Kế hoạch sản xuất kinh doanh năm 2013 47

Bảng 2.3 Kế hoạch mua vật tư năm 2012 49

Bảng 2.4 Danh sách một số nhà cung ứng vật tư được duyệt năm 2012 54

Bảng 2.5 Bảng so sánh giá thu mua gỗ nguyên liệu giữa Tổng công ty giấy và các đơn vị bên ngoài tháng 3/2013 55

Bảng 2.6 Định mức tiêu hao các sản phẩm năm 2011;2012 57

Bảng 2.7 Bảng so sánh giữa kế hoạch cung ứng vật tư nguyên liệu và thực hiện năm2012 59

Bảng 2.8 Tiến độ giao hàng vật tư bột đá trong tháng 6 năm 2012 61

Bảng 2.9 Thống kê xuất- nhập - tồn các loại vật tư chính năm 2012 64

Bảng 2.10 Mức dự trữ tối đa, tối thiểu cho các loại vật tư chính năm 2012 65

Bảng 2.11 Tổng hợp vật tư tiêu hao theo định mức đối với bột giấy 70

tẩy trắng 84-86%ISO năm 2012 70

Bảng 2.12 Bảng cân đối kế toán giữa các năm 2009-2012 73

Bảng 2.13 Tỷ trọng nguồn lao động Tổng công ty giấy năm 2008;2012 76

Bảng 3.1 Các chỉ tiêu chủ yếu của Tổng công ty giấy Việt Nam đến năm 2020 86

Bảng 3.2 Phân loại vật tư theo giá trị tồn kho năm 2012 90

Bảng 3.3 Xếp hạng ABC cho các mặt hàng vật tư 91

Bảng 3.4 Xây dựng tiêu chuẩn đánh giá nhà cung cấp vật tư 94

Biểu BiÓu mÉu 1.1 Phiếu đánh giá nhà cung ứng 53

Biểu mẫu 2.1 Phiếu xuất kho 68

Sơ đồ

Sơ đồ 1.1: Sơ đồ tổ chức của Tổng công ty giấy Việt Nam 35

Sơ đồ 1.2: Quá trình sản xuất giấy 43

Hình vẽ Hình 1.1 Hệ thống dự trữ nhiều cấp 17

Hình 1.2 Hệ thống mua sắm vật tư theo điểm đặt hàng mức dự trữ 19

Hình 1.3 Hệ thống mua sắm vật tư theo chu kỳ cố định mức dự trữ 21

H×nh 1.4 §å thÞ cña m« h×nh Wilson 25

Hình 1.5 Quy trình mua sắm hàng hóa của Tổng công ty giấy Việt Nam 51

LỜI MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Trong những năm gần đây, có rất nhiều doanh nghiệp phá sản, do việc cạnh tranh trên thị trường là quá khắc nghiệt Từ khi Việt Nam tham gia vào Tổ chức thương mại thế giới WTO đã tạo ra nhiều cơ hội, nhưng đồng thời cũng tạo

ra nhiều khó khăn thách thức cho các doanh nghiệp trên đấu trường quốc tế Thực tế cho thấy, trong năm 2012 đã có hơn khoảng 55.000 doanh nghiệp giải thể, môi trường kinh doanh ngày càng khó khăn, những ảnh hưởng của bối cảnh kinh tế chung của toàn cầu tác động đến tất cả các doanh nghiệp trên thế giới, không riêng gì Việt Nam Do vậy, những doanh nghiệp nào muốn tồn tại và phát triển thì giá thành sản phẩm rẻ hơn các đối thủ cạnh tranh, trong khi chất lượng sản phẩm lại không thua kém gì các sản phẩm của các hãng khác sẽ tạo sự thu hút của khách hàng, tạo ra sự tin tưởng của khách hàng với sản phẩm Tuy nhiên, việc giảm giá thành sản phẩm đối với các doanh nghiệp sản xuất được tính trên chi phí vật tư, nguyên liệu đầu vào Để tạo ra được các sản phẩm tốt đòi hỏi nguồn nguyên vật liệu đảm bảo chất lượng Giá thành sản phẩm cao hay thấp đòi hỏi vào nhiều chi phí trong quá trình tạo ra sản phẩm, công tác quản lý vật tư chặt chẽ, tránh lãng phí ở từng giai đoạn từ thu mua tới sản xuất, góp phần rất lớn để giảm giá thành và nâng cao khả năng cạnh tranh sản phẩm của doanh nghiệp Công tác quản lý vật tư hiệu quả không chỉ đáp ứng được đầy đủ kịp thời nguyên vật liệu cho sản xuất, mà còn giảm lãng phí, tránh thất thoát trong công tác từ khâu mua sắm, tới dự trữ và đưa vào sử dụng hợp lý

Tổng công ty giấy Việt Nam là một trong những con chim đầu đàn về sản xuất giấy và bột giấy trong nước, chiếm phần lớn thị phần so với các đối thủ cạnh tranh trong nước Hiện nay ngày càng có nhiều công ty lớn của nước ngoài nhảy vào ngành giấy với công nghệ sản xuất hiện đại, để cạnh tranh tồn tại, các doanh nghiệp trong nước không thể không nhanh chóng tăng cường đầu tư vào

dây chuyền sản xuất để tiết giảm chi phí và nâng cao chất lượng sản phẩm Trước những yêu cầu thực tế trên, để góp phần làm giảm lãng phí trong sử dụng nguyên vật liệu, nâng cao hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp, nhất là các

doanh nghiệp nhà nước, tác giả lựa chọn và nghiên cứu đề tài : “Một số giải

pháp về công tác quản lý vật tư tại Tổng công ty giấy Việt Nam” Tác giả

mong muốn qua đề tài nghiên cứu này sẽ tìm ra được một số điểm hạn chế trong công tác quản lý vật tư, từ đó đưa ra một số giải pháp hiệu quả đối với hoạt động của Tổng công ty

2 Mục đích nghiên cứu của đề tài

Đề xuât một số giải pháp để nâng cao hiệu quả công tác quản lý vật tư cho Tổng công ty giấy Việt Nam

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu: Công tác quản lý vật tư và những vấn đề có liên quan tại Tổng công ty giấy Việt Nam

Phạm vi nghiên cứu : Thực tiễn công tác quản lý dự trữ tại Tổng công ty giấy Việt Nam từ 2010 đến nay

4 Phương pháp nghiên cứu

Đề tài sử dụng phương pháp phân tích so sánh, phân tích hệ thống và phân tích theo các số liệu thống kêcủa Tổng công ty giấy Việt Nam

5 Kết cấu luận văn

Ngoài phần mở đầu, kết luận và các danh mục tài liệu tham khảo, các bảng biểu, các hình vẽ, đề tài nghiên cứu gồm 3 chương:

Chương I : Cơ sở lý thuyết chung về quản lý vật tư

Chương II : Phân tích thực trạng công tác quản lý vật tư tại Tổng công ty giấy Việt Nam

Chương III : Đề xuất một số giải pháp về quản lý vật tư tại Tổng công ty

Chương I : Cơ sở lý thuyết chung về quản lý vật tư

trong các doanh nghiệp

1.1 Khái niệm và phân loại vật tư trong doanh nghiệp

1.1 1 Khái niệm vật tư

Để tiến hành quá trình sản xuất kinh doanh, doanh nghiệp cần có nhiều yếu tố như sức lao động, đối tượng lao động và tư liệu lao động Dưới tác dụng của người lao động và các công cụ lao động mà các loại hàng hóa được tạo ra trên thị trường Tuy nhiên để có thể sản xuất kinh doanh được ổn định, có nhiều yếu tố liên quan tới quá trình sản xuất, trong đó đáp ứng đủ nguyên vật liệu, có chất lượng chiếm vai trò hết sức quan trọng, là điều kiện tất yếu cho quy trình sản xuất sản phẩm

Vật tư là những đối tượng được dự trữ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, hay nói cách khác vật tư là cái mà người lao động dùng sức lao động và công cụ lao động của mình tác động vào và biến chúng thành những sản phẩm hữu ích cho xã hội

1.1.2 Phân loại vật tư

Vật tư bao gồm nhiều loại khác nhau, để có thể quản lý một cách chặt chẽ người ta phân loại vật tư thành 3 loại :

+ Nguyên vật liệu chính : Là đối tượng lao động chủ yếu cấu thành nên thực thể chính của sản phẩm

+ Nguyên vật liệu phụ : Cũng là đối tượng lao động nhưng chỉ có tác dụng phụ trong quá trình sản xuất được sử dụng cùng với nguyên vật liệu chính

để làm thay đổi một số tính chất lí hoá của nguyên vật liệu chính

+ Nhiên liệu : Bao gồm các loại nguyên vật liệu cho nhiệt lượng ở thể lỏng, khí, rắn như xăng dầu, than, hơi đốt phục vụ cho công nghệ sản xuất sản phẩm, cho các phương tiện máy móc thiết bị hoạt động trong quá trình sản xuất kinh doanh

+ Phụ tùng thay thế : Bao gồm các phụ tùng, chi tiết dùng thay thế khi sửa chữa máy móc, thiết bị sản xuất, phương tiện vận tải

+ Thiết bị và vật liệu xây dựng cơ bản : Bao gồm các loại thiết bị phương tiện lắp đặt vào các công trình xây dựng cơ bản của doanh nghiệp hiện đang dự trữ tại doanh nghiệp

+ Phế liệu : Là các loại vật liệu bị loại ra trong quá trình sản xuất sản phẩm như phế liệu thu hồi khi thanh lý tài sản cố định

+ Vật liệu khác : là các loại vật liệu phát sinh trong quá trình sản xuất sản phẩm ngoài các loại kể trên

Công cụ dụng cụ là những tư liệu lao động hoặc có giá trị nhỏ hoặc có thời gian sử dụng ngắn được mua vào để phục vụ cho quá trình sản xuất kinh doanh như dụng cụ lao động, đồ dùng làm việc, hay đồ dùng bảo hộ lao động cho công nhân…

Hàng hóa : Khác với nguyên vật liệu, hàng hóa là những đối tượng mua vào với mục đích để bán ra và không qua chế biến công nghiệp Hàng hóa bao gồm nhiều loại và được phân theo :

+ Giá trị của hàng hóa

+ Căn cứ vào đặc điểm của hàng hóa lưu kho có thể phân loại theo các tiêu chí khác nhau như hình dáng, kích thước, tính dễ vỡ hay không….để phân

1.2 Mục tiêu quản lý vật tư tại các doanh nghiệp

1.2.1 Khái niệm về quản lý vật tư

Quản lý là quá trình thực hiện các tác động của chủ thể quản lý lên các đối tượng quản lý để phối hợp hoạt động nhằm đạt được các mục tiêu đề ra của

tổ chức

Quản lý vật tư là quá trình theo dõi, hướng dẫn, điều chỉnh, kiểm tra sự cung ứng, dự trữ và sử dụng nguyên vật liệu phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh

Quản lý vật tư bao gồm các công tác như lập kế hoạch, mua sắm, bảo quản, cấp phát và sử dụng vật tư

Nhiệm vụ chính của công tác quản lý vật tư trong doanh nghiệp là đảm bảo việc cung ứng vật tư đúng yêu cầu của sản xuất, giám sát chặt chẽ việc sứ dụng vật tư, chấp hành tốt chế độ quản lý vật tư, triệt để thực hành tiết kiệm vật

- Chủ động đảm bảo vật tư cho sản xuất, khai thác triệt để mọi khả năng vật tư sẵn có trong nội bộ doanh nghiệp, địa phương, trong nước, tích cực sử dụng vật tư thay thế những vật tư khan hiếm hoặc phải nhập khẩu

- Đáp ứng đầy đủ nhu cầu của sản xuất đồng thời phải đảm bảo hiệu quả kinh tế của sản xuất và thực hành tốt chế độ hạch toán kinh tế

1.2.2 Vai trò của công tác quản lý vật tư

+ Vai trò của vật tư

Như chúng ta đã biết, vật tư là một bộ phận quan trọng của tư liệu sản xuất Vậy, vật tư cũng là một bộ phận quan trọng trong doanh nghiệp sản xuất

- Vật tư là tư liệu cần quan trọng để sản xuất ra sản phẩm hàng hóa

- Chất lượng của vật tư có ảnh hưởng sâu sắc tới chất lượng của sản phẩm

sẽ sản xuất ra Đây là một yếu tố khiến các nhà quản lý vật tư phải tính toán, xem xét cẩn thận khi xác định nguồn hàng cho mình

- Vai trò của quản lý vật tư :

- Đối với doanh nghiệp sản xuất hiểu được tầm quan trọng của vật tư rồi nhưng làm thế nào để luôn đảm bảo về số lượng, chủng loại vật tư đúng thời hạn, đảm bảo chất lượng cho cả quá trình sản xuất lại là một bài toán khó đối với các nhà quản lý Do đó, quản lý vật tư cũng có vai trò hết sức quan trọng:

- Quản lý vật tư tốt, đảm bảo cho quá trình họat động sản xuất kinh doanh được liên tục, không bị gián đoạn trong quá trình hoạt động là một yếu tố quan trọng, giúp tăng hiệu quả sử dụng máy móc thiết bị, tăng năng suất lao động

- Làm tốt công tác quản lý vật tư là góp phần nâng cao chất lượng sản phẩm hàng hóa

- Quản lý vật tư còn là một công tác có tính chiến lược về hạ giá thành sản phẩm

- Không nằm ngoài vai trò của công tác quản lý nói chung, nhưng quản lý vật tư có tính “cục bộ” hơn Nó chỉ nhắm vào một khâu trong quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Nhưng nó là khâu quan trọng, không thể thiếu đối với bất kỳ doanh nghiệp sản xuất nào

1.3 Nội dung của công tác quản lý vật tư

Nội dung của công tác quản lý vật tư bao gồm các công tác như : Xây dựng định mức tiêu hao nguyên vật liệu, lập kế hoạch mua sắm vật tư, tổ chức tiếp nhận, tổ chức dữ trữ và lưu kho, tổ chức cấp phát nguyên vật liệu và tổ chức

1.3.1 Xây dựng định mức tiêu hao nguyên vật liệu

Mức tiêu dùng nguyên vật liệu là lượng nguyên vật liệu tiêu dùng lớn nhất cho phép để sản xuất một đơn vị sản phẩm hoặc để hoàn thiện một công việc nào đó trong điều kiện tổ chức và điều kiện kỹ thuật nhất định

Việc xây dựng định mức tiêu dùng vật liệu chính xác và đưa mức đó vào

áp dụng trong sản xuất là biện pháp quan trọng nhất để thực hiện tiết kiệm vật liệu có cơ sở quản lý chặt chẽ việc sử dụng nguyên vật liệu Mức tiêu dùng nguyên vật liệu còn là căn cứ để tiến hành kế hoạch hoá cung ứng và sử dụng vật liệu tạo điều kiện cho hạch toán kinh tế và thúc đẩy phong trào thi đua và thực hành tiết kiệm trong doanh nghiệp

1.3.1.1 Các phương pháp xây dựng định mức tiêu hao vật tư, nguyên liệu

* Phương pháp định mức theo thống kê kinh nghiệm:

Là phương pháp dựa vào 2 căn cứ: các số liệu thống kê về mức tiêu dùng nguyên vật liệu của kỳ báo cáo những kinh nghiệm của những công nhân tiên tiến rổi dùng phương pháp bình quân gia quyền để xác định, định mức

Ưu điểm: Đơn giản dễ vận dụng có thể tiến hành nhanh chóng, phục vụ kịp thời cho sản xuất

Nhược điểm: Ít tính khoa học và tính chính xác

* Phương pháp thực nghiệm:

Là phương pháp dựa trên kết quả của phòng thí nghiệm kết hợp với những điều kiện sản xuất nhất định để kiểm tra sửa đổi và kết quả đã tính toán để tiến hành sản xuất thử nhằm xác định mức cho kế hoạch

Ưu điểm: Có tính chính xác và khoa học hơn phương pháp thống kê Nhược điểm: Chưa phân tích toàn bộ các yếu tố ảnh hưởng đến định mức và còn phụ thuộc vào phòng thí nghiệm, có thể không phù hợp với điều kiện sản xuất

* Phương pháp phân tích: Là kết hợp việc tính toán về kinh tế kĩ thuật với việc phân tích các nhân tố ảnh hưởng tới việc tiêu hao nguyên vật liệu, chính vì thế nó được tiến hành theo hai bước :

Bước 1: Thu thập và nghiên cứu các tài liệu đến mức đặc biệt là về thiết

kế sản phẩm, đặc tính của nguyên vật liệu, chất lượng máy móc thiết bị, trình độ tay nghề công nhân

Bước 2: Phân tích từng thành phần trong cơ cấu định mức, tính hệ số sử dụng và đề ra biện pháp phấn đấu giảm mức trong kì kế hoạch

Ưu điểm: Có tính khoa học và tính chính xác cao, đưa ra một mức tiêu dùng hợp lý nhất Hơn nữa khi sử dụng phương pháp này định mức tiêu dùng luôn nằm trong trạng thái được cải tiến

Nhược điểm: Nó đòi hỏi một lượng thông tin tương đối lớn toàn diện và chính xác, điều này có nghĩa là công tác thông tin trong doanh nghiệp phải tổ chức tốt Một điều dễ thấy đó là một lượng thông tin như vậy đòi hỏi phải có đội ngũ xử lý thông tin có trình độ và năng lực cao nhưng dù thế nào đi nữa thì đây cũng là phương pháp tiên tiến nhất

1.3.2 Lập kế hoạch mua sắm vật tư

Việc lập kế hoạch mua sắm vật tư là khâu quan trọng trong của kế hoạch sản xuất và chủ động về mặt tài chính của doanh nghiệp Xây dựng kế hoạch kịp thời và có chất lượng đảm bảo được các yếu tố sản xuất hiệu quả, tránh lãng phí

và ứ đọng vốn trong quá trình mua sắm vật tư phục vụ sản xuất

Tuỳ thuộc vào lĩnh vực hoạt động nên cần phải xây dựng cho mình một

kế hoạch mua sắm để tránh sự biến động đột ngột của nguyên vật liệu trong hiện tại và trong tương lai

Trong hiện tại: Phải xây dựng một kế hoạch chặt chẽ, cần tìm hiểu kỹ thị trường từ đó dưa ra việc xây dựng kế hoạch mua sắm nguyên vật liệu là: cần mua những gì, cần mua ở đâu

Trong tương lai: Dựa vào khả năng dựa vào kế hoạch trong tương lai doanh nghiệp phải xây dựng cho mình những kế hoạch chặt chẽ cụ thể để khi thi công các công trình sản xuất không xảy ra những trường hợp thiếu nguyên vật

Xác định số lượng nguyên vật liệu cần cung ứng : Mỗi một loại nguyên vật liệu cần mua sắm kỳ kế hoạch thường bao gồm 3 bộ phận : nhu cầu nguyên vật liệu cho sản xuất, nhu cầu nguyên vật liệu bị hư hỏng, mất mát trong quá trình lưu kho, nhu cầu nguyên vật liệu cần dự trữ để phòng sự biến động của thị trường

Trong quá trình lập kế hoạch, người lập kế hoạch phải nắm vững các thông tin về tình hình sản xuất trong doanh nghiệp cụ thể là :

Kế hoạch tiêu thụ sản phẩm

Kế hoạch sửa chữa máy móc thiết bị

Kế hoạch phát triển đổi mới công nghệ sản xuất

Định mức tiêu hao cho từng loại vật tư nguyên liệu

Số lượng vật tư tồn kho thực tế tại thời điểm lập kế hoạch

Lượng vật tư dự trữ cuối kỳ cho từng loại vật tư

Sau khi kế hoạch cung ứng vật tư được lập, doanh nghiệp cần xác định nhu cầu vật tư cho kế hoạch

Tính nhu cầu vật tư theo phương pháp này phải căn cứ vào định mức sử dụng Vật tư cho một đơn vị sản phẩm và sản lượng sản phẩm, hoặc khối lương chi tiết sản phẩm và mức tiêu dùng vật tư cho một chi tiết sản phẩm

i

i m Q

1

Trong đó:

Nsx: Nhu cầu vật tư dùng để sản xuất sản phẩm năm (kỳ)

Qi: Sản phẩm loại i sản xuất trong kỳ kế hoạch hoặc khối lượng chi tiết sản phẩm sản xuất trong kỳ kế hoạch

mi: Mức sử dụng vật tư cho đơn vị sản phẩm loại i hoặc cho chi tiết sản phẩm loại i

n: Số loại sản phẩm hoặc số chi tiết sản phẩm

Tùy thuộc vào cách phân tích thực tế sản xuất cụ thể mà doanh nghiệp áp dụng phương pháp tính theo mức sản phẩm này theo mức sử dụng bình quân của sản phẩm hay theo hệ số biến động

i

sx Q m

N

1Trong đó:

m : mức sử dụng bình quân của sản phẩm

1.3.3 Tổ chức tiếp nhận vật tư

Tiếp nhận nguyên vật liệu là một khâu quan trọng và là khâu mở đầu của việc quản lý Nó là bước chuyển giao trách nhiệm trực tiếp bảo quản và đưa vật liệu vào sản xuất giữa đơn vị cung ứng và đơn vị tiêu dùng Đồng thời nó là ranh giới giữa bên bán và bên mua, là cơ sở hạch toán chính xác chi phí lưu thông và giá cả nguyên vật liệu của mỗi bên Việc thực hiện tốt khâu này sẽ tạo điều kiện cho người quản lý nắm chắc số lượng, chất lượng và chủng loại, theo dõi kịp thời tình trạng của nguyên vật liệu trong kho từ đo làm giảm những thiệt hại đáng kể cho hỏng hóc đổ vỡ, hoặc biến chất của nguyên vật liệu Do tính cấp thiết như vậy, tổ chức tiếp nhận nguyên vật liệu phải thực hiện tốt hai nhiệm vụ:

Một là, tiếp nhận một cách chính xác về chất lượng, số lượng, chủng loại nguyên vật liệu theo đúng nội dung, điều khoản đã ký kết trong hợp đồng kinh

tế, trong hoá đơn, phiếu giao hàng, phiếu vận chuyển

Hai là, phải vận chuyển một cách nhanh chóng nhất để đưa nguyên vật liệu từ địa điểm tiếp nhận vào kho của doanh nghiệp tránh hư hỏng, mất mát và

Để thực hiện tốt hai nhiệm vụ này công tác tiếp nhận phải tuân thủ những yêu cầu sau:

- Nguyên vật liệu khi tiếp nhận phải có đầy đủ giấy tờ hợp lệ tuỳ theo nguồn tiếp nhận khác nhau trong ngành, ngoài ngành hay trong nội bộ doanh nghiệp

- Nguyên vật liệu khi nhập phải qua đủ thủ tục kiểm nhận và kiểm nghiệm Phải xác định chính xác số lượng, chất lượng, chủng loại hoặc phải làm thủ tục đánh giá, xác nhận nếu có hư hỏng mất mát

Nguyên vật liệu sau khi tiếp nhận sẽ được thủ kho ghi số thực nhập và người giao hàng cùng với thủ kho ký vào phiếu nhập kho Phiếu nhập kho sẽ được chuyển cho bộ phận kế toán ký nhận vào sổ giao nhận chứng từ Trong cơ chế

mới, các doanh nghiệp được phát huy quyền tự chủ trong sản xuất kinh doanh

1.3.4 Tổ chức dự trữ vật tư

1.3.4.1 Khái niệm về dự trữ, vai trò của dự trữ vật tư

Dự trữ là việc tích lũy một số lượng nguyên vật liệu đầu vào hoặc một số lượng sản phẩm ở đầu ra nhằm đảm bảo cho việc sản xuất được liên tục hoặc kịp thời cung cấp nhu cầu về hàng hóa, dịch vụ cho thị trường Thông thường giá trị hàng dự trữ có thể chiếm tới 40-50% tổng giá trị tài sản của doanh nghiệp Chính vì vậy, việc quản lý dự trữ được đặt thành một nhiệm vụ quan trọng trong quản lý sản xuất

Nghiên cứu quản trị hàng dự trữ hợp lý sẽ nhằm vào việc giải quyết hai vấn đề sau:

- Lượng hàng đặt bao nhiêu là hợp lý?

- Thời điểm đặt hàng vào lúc nào là thích hợp?

 Vai trò của dự trữ vật tư nguyên liệu

Quản lý dự trữ có vai trò quan trọng vì các lý do cơ bản sau:

- Các nhà cung cấp không thể đáp ứng được đúng lúc số lượng, chủng loại, chất lượng vật tư - hàng hóa đúng thời điểm mà ta cần

- Một số trường hợp do dự trữ vật tư - hàng hóa mà người ta đã thu được lợi nhuận cao

- Cần có kho vật tư - hàng hóa để duy trì hoạt động bình thường, giảm sự bất thường

- Có dự trữ tốt mới đáp ứng kịp thời các nhu cầu của khách hàng, quản lý tốt dự trữ vật tư – hàng hóa góp phần nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp

1.3.4.2 Hệ thống quản lý dự trữ

Có hai hệ thống dự trữ: hệ thống dự trữ nhiều giai đọan và hệ thống dự trữ nhiều cấp

- Hệ thống dự trữ nhiều giai đọan: quá trình sản xuất sản phẩm nếu được chia ra nhiều giai đọan, công nghệ khác biệt hoặc tách nhau thì giữa các giai đọan đó cần có dự trữ Do vậy chúng ta cần quan tâm tới quản lý tới dự trữ theo nhiều giai đọan đó Trong hệ thống dự trữ này, vật tư hàng hóa bị thay đổi về hình thái vật chất qua các giai đọan

- Hệ thống dự trữ nhiều cấp: Vật tư – hàng hóa về cơ bản không thay đổi

về hình thái vật chất qua các cấp từ công ty sản xuất đến các kho hàng, các đại

lý, người bán buôn, người bán lẻ,

- Người ta đặt hàng khi mức dự trữ giảm xuống một mức tối thiểu gọi là

dự trữ báo động đặt hàng họăc đặt hàng khi hết hàng hoàn toàn

+ Đặt hàng bao nhiêu?

- Lượng đặt hàng tùy theo khả năng của kho chứa Tuy nhiên, mua theo khả năng chứa của kho có thể chúng ta dự trữ quá mức cần thiết hoặc là dự trữ không đủ

Công ty sản xuất

Đại lý bán buôn Đại lý bán

Người bán lẻ Người bán lẻ

- Theo khả năng về vốn Tình trạng cũng có thể xảy ra như trên, tức là hoặc quá trình thừa hoặc là thiếu, có khi là mua quá nhiều không đủ kho để chứa

- Tùy theo mức tiêu dùng vật tư hàng hóa (theo dự báo hay dự tính) từ lần đặt hàng này tới lần đặt hàng sau Phương pháp này khá tốt nếu ta dự báo chính xác mức tiêu dùng

- Tùy theo mức độ khó khăn của đặt hàng, mức chi phí để đặt hàng và chi phí bảo quản hàng hóa, tùy theo giá trị của vật tư hàng hóa

Trên thực tế, người ta vẫn thường chọn giữa hai hệ thống quản lý dự trữ: + Hệ thống có số lượng cố định và chu kỳ thay đổi (hệ thống điểm đặt hàng)

+ Hệ thống có chu kỳ cố định và số lượng thay đổi (hệ thống tái tạo số lượng định kỳ)

Hệ thống điểm đặt hàng:

Hệ thống này nhằm đạt được một số lượng vật tư Q xác định mỗi khi mức

dự trữ giảm xuống một mức xác định gọi là điểm đặt hàng Ngày thực hiện đặt hàng thay đổi, nếu như yêu cầu giảm, điểm đặt hàng đạt muộn hơn

Nguyên tắc của hệ thống này là thực hiện việc đặt hàng khi mức dự trữ giảm xuống một mức lý thuyết (gọi là điểm đặt hàng) hay dự trữ báo động (điểm báo động) Mức dự trữ này đảm bảo yêu cầu bán hàng hoặc yêu cầu cho sản xuất cho đến khi nhận được hàng từ người cung cấp Vì vậy, mức dự trữ báo động nhỏ nhất là bằng yêu cầu trong thời kỳ thu nhận (từ lúc đặt hàng cho đến lúc nhận hàng vào kho) nếu không sẽ thiếu sản phẩm để bán hoặc thiếu sản phẩm cung cấp cho quá trình sản xuất

Trong đó:

Qt1,Qt2,Qt3 là lượng vật tư tồn kho sau thời điểm cuối t1, t2, t3

t1, t2, t3 là khoảng thời gian định kỳ giữa hai lần đặt hàng

Q1, Q2, Q3 là lượng vật tư hàng hóa mua sắm ở cuối của t1, t2, t3

Qo là lượng vật tư lớn nhất trong kho

R là lượng vật tư hiện còn tại thời điểm đặt hàng

Qd là lượng vật tư dự trữ bảo hiểm

Qnd là lượng vật tư hàng hóa tiêu dùng cho sản xuất kinh doanh bình quân một ngày đêm

365

D

Qnd 

Với D là nhu cầu vật tư hàng năm

tL là thời gian thực hiện đơn đặt hàng, đó là khoảng thời gian từ khi đặt hàng mua vật tư đến khi vật tư nhập kho Nếu hết hàng ta mới tiến hành mua hàng, khi đó R=0 Nếu nhà cung cấp giao hàng ngay lập tức, tL=0

Hệ thống này có ưu điểm khi yêu cầu người cung cấp sẽ chuyển tới một số lượng hàng hóa luôn cố định đã định trước, nhưng thời gian giao hàng của các lần không bằng nhau Nếu nhu cầu vật tư hàng hóa cho sản xuất kinh doanh tăng hoặc có biến động lớn, ta vẫn có thể đặt hàng kịp thời (nếu các nhà sản xuất luôn sẵn sàng)

Trong hệ thống này người quản lý phải có các biện pháp theo dõi chặt chẽ lượng dự trữ còn tồn kho để biết rõ khi nào cần đặt hàng

Tóm lại, hệ thống điểm đặt hàng được áp dụng phù hợp nhất khi thỏa mãn các yếu tố sau:

-Dòng yêu cầu về vật tư hàng hóa có mức biến động lớn

-Những sản phẩm có giá trị cao cần phải hạn chế tình trạng thiếu hụt sản phẩm dự trữ vì chúng sẽ gây thiệt hại lớn

-Hệ thống sản xuất linh hoạt

-Có dự trữ ở nhà cung cấp

Hệ thống tái tạo định kỳ:

Nguyên tắc của hệ thống này là ở một thời điểm cố định, hàng tháng, hàng quý,… người ta đánh giá mức dự trữ còn lại và đặt hàng một số lượng xác định sao cho mức dự trữ đạt một mức cố định gọi là mức tái tạo dự trữ Mức đặt hàng thường bằng mức dự trữ của kỳ trước

Hệ thống tái tạo định kỳ có:

t1 = t2 = t3

Q1≠Q2≠Q3 Qt1≠Qt2≠Qt3

Q2 Q3 Q1

tL

Hình 1.3 Hệ thống mua sắm vật tư theo chu kỳ cố định mức dự trữ

Hệ thống này nhằm vào việc kiểm tra mức độ tồn kho theo những khoảng thời gian đều đặn và đặt hàng bằng lượng sản phẩm dự trữ đã tiêu thụ kỳ trước

Số lượng đặt hàng bằng hiệu số giữa mức tái tạo và số lượng tồn kho Cũng như trường hợp trên, chúng ta phải kể đến mức dự trữ bảo hiểm

Khi mức tái tạo được ấn định ở mức cao, mức dự trữ trung bình sẽ cao và chi phí bảo quản sẽ lớn Ngược lại, nếu mức tái tạo quá thấp, chúng ta được mức

dự trữ trung bình thấp nhưng mức độ mạo hiểm (rủi ro) thiếu hụt dự trữ sẽ cao

Ưu điểm của hệ thống tái tạo định kỳ là người cung cấp sau một thời gian

cố định sẽ giao hàng, không cần biết tình hình sản xuất của công ty như thế nào

Số lượng một lần giao hàng thay đổi tùy theo số lượng tồn kho Ngược lại, hệ thống sẽ làm gián đoạn sản xuất kinh doanh trong nội bộ chu kỳ, một khi có sự thay đổi đột ngột của nhu cầu vật tư – hàng hóa làm cho hệ thống không thể thích ứng được Để tránh điều đó, người ta phải chấp nhận mức độ dự trữ bảo hiểm lớn

Tóm lại, hệ thống tái tạo định kỳ có hiệu quả khi có các điều kiện sau:

- Yêu cầu và thời kỳ giao nhận ít thay đổi

- Sản xuất kinh doanh tiến hành tương đối đều đặn, ít có những biến động lớn

- Người ta không thể yêu cầu hay đặt hàng một cách thường xuyên từ nhà cung cấp hay quá trình sản xuất

- Các nhà cung cấp luôn tổ chức giao hàng định kỳ thường xuyên cho nhà sản xuất – kinh doanh

- Hàng hóa có giá trị thấp (hoặc cho phép chậm thanh toán) vì số lượng dự trữ lớn không làm tăng đáng kể chi phí dự trữ

1.3.5 Tổ chức cấp phát vật tư

Cấp phát nguyên vật liệu là hình thức chuyển nguyên vật liệu từ kho xuống các bộ phận sản xuất Việc cấp phát một cách nhanh chóng, kịp thời, chính xác và khoa học sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho việc tận dụng có hiệu quả cao năng xuất lao động của công nhân, máy móc thiết bị làm cho sản xuất được tiến hành liên tục, từ đó làm tăng chất lượng sản phẩm đông thời làm giảm giá thành sản phẩm

Việc cấp phát nguyên vật liệu có thể tiến hành theo các hình thức sau: + Cấp phát theo yêu cầu của các bộ phận sản xuất

Căn cứ vào yêu cầu của nguyên vật liệu của từng phân xưởng , bộ phận sản xuất đã báo trước cho bộ phận cấp phát của kho từ một đến ba ngày để tiến hành cấp phát Số lượng nguyên vật liệu được yêu cầu được tính toán dựa trên nhiệm vụ sản xuất và hệ thống định mức tiêu dùng nguyên vật liệu mà doanh nghiệp đã tiêu dùng

 Ưu điểm: Đáp ứng kịp thời tiến độ sản xuất đối với từng bộ phận của doanh nghiệp, tránh những lãng phí và hư hỏng không cần thiết

 Hạn chế : Bộ phận cấp phát của kho chỉ biết được yêu cầu của bộ phận trong thởi gian ngắn, việc cấp phát kiểm tra tình hình sử dụng gặp nhiều khó khăn, thiếu tính kế hoạch và chủ động cho bộ phận cấp phát

+ Cấp phát theo tiến độ kế hoạch (cấp phát theo hạn mức):

Đây là hình thức cấp phát quy định cả số lượng và thời gian nhằm tạo sự chủ động cho cả bộ phận sử dụng và bộ phận cấp phát Dựa vào khối lượng sản xuất cũng như dựa vào định mức tiêu dùng nguyên vật liệu trong kỳ kế hoạch, kho cấp phát nguyên vật liệu cho các bộ phận sau từng kỳ sản xuất doanh nghiệp quyết toán vật tư nội bộ nhằm so sánh số sản phẩm đã sản xuất ra với số lượng nguyên vật liệu đã tiêu dùng Trường hợp thừa hay thiếu sẽ được giải quyết một cách hợp lý và có thể căn cứ vào một số tác động khách quan khác Thực tế cho thấy hình thức cấp phát này đạt hiệu quả cao, giúp cho việc giám sát hạch toán tiêu dùng nguyên vật liệu chính xác, bộ phận cấp phát có thể chủ động triến khai việc chuẩn bị nguyên vật liệu một cách có kế hoạch, giảm bớt giấy tờ, đỡ thao tác tính toán Do vậy, hình thức cấp phát này đạt hiệu quả cao và được áp dụng rộng rãi ở các doanh nghiệp có mặt hàng sản xuất tương đối ổn định và có hệ thống định mức tiên tiến hiện thực, có kế hoạch sản xuất

Ngoài hai hình thức cơ bản trên, trong thực tế còn có hình thức : “bán

nguyên vật liệu mua thành phẩm” Đây là bước phát triển cao cùa công tác quản

lý nguyên vật liệu nhằm phát huy đầy đủ quyền chủ dộng sáng tạo trong các bộ phận sử dụng vật tư, hạch toán chính xác, giảm sự thất thoát đến mức tối thiểu Với bất kỳ hình thức nào muốn quản lý tốt nguyên vật liệu cần thực hiện tốt công tác ghi chép ban đầu, hạch toán chính xác việc cấp phát nguyên vật liệu thực hiện tốt các quy định của nhà nước và của doanh nghiệp

1.3.6 Tổ chức kiểm tra tình hình sử dụng vật tư

Vật tư cấp cho phân xưởng (tổ, đội sản xuất) để trực tiếp sản xuất sản phẩm, kết thúc toàn bộ quá trình vận động từ sản xuất đến tiêu dùng Nếu ở đây

sử dụng không đúng mục đích, nghĩa là quy định cho việc này, cho sản xuất sản phẩm này đem vào sản xuất sản phẩm khác không tuân thủ kỷ luật công nghệ, tận dụng phế liệu và có nhiều phế phẩm tăng mức tiêu dùng vật tư đã quy định thì tất yếu dẫn đến bội chi vật tư và ảnh hưởng xấu đến sản xuất doanh nghiệp

Ngược lại nếu phân xưởng sử dụng vật tư đúng mục đích, phấn đấu giảm mức tiêu dùng nguyên vật liệu tận dụng cao độ phế liệu giảm phế phẩm thì có ảnh hưởng tốt đến kinh tế doanh nghiệp

Kiểm tra sử dụng vật tư phải căn cứ vào các tài liệu hạn mức cấp phát, số liệu hạch toán xuất kho của doanh nghiệp cho các đơn vị sử dụng vào báo cáo của phân xưởng về tình hình sử dụng vật tư mặt khác phải tiến hành kiểm tra thực tế việc tiêu dùng ở tổ đội sản xuất và người công nhân sử dụng

Lượng vật tư thực tế cấp ra cũng có thể không khớp với hạn mức cấp phát

đã duyệt, vì trong quá trình sản xuất cần xin thêm vật tư thay vì phải thay đổi loại vật tư khác Khi có yêu cầu cấp thêm hay yêu cầu thay thế vật tư phải có phiếu yêu cầu thay thế vật tư riêng và phải được hạch toán riêng

Trong trường hợp phải thay thế loại vật liệu dự định trong kế hoạch bằng một loại vật liệu khác , phân xưởng viết phiếu yêu cầu thay thế vật liệu.Trong phiếu cần ghi rõ yêu cầu thay thế vật liệu, ảnh hưởng của việc thay thế đến tiêu dùng vật liệu Vì bất kỳ một sự thay thế vật liệu nào cũng ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm và tiến độ của quá trình sản xuất nói chung nên việc thay thế vật liệu phải có ý kiến của các phòng có liên quan như phòng vật tư, phòng kỹ thuật và được giám đốc hoặc phó giám đốc phụ trách kỹ thuật duyệt

Ngoài ra để kiểm soát chặt chẽ tình hình sử dụng vật tư thì bộ phận quản trị vật tư còn phải căn cứ vào các yếu tố khác như :

-Báo cáo của quản đốc phân xưởng, thủ trưởng các bộ phận sản xuất trong

kỳ

-Kiểm tra trực tiếp tại nơi tiêu dùng vật liệu để đối chiếu với báo cáo trên

Từ đó tính toán chính xác để xác minh tính hợp lý trong sử dụng vật liệu và điều chỉnh những thiếu sót trong quản lý cũng như tính chất sử dụng của từng

loại vật liệu

1.4 Mô hình tối ưu về dự trữ vật tư hàng hóa (mô hình Wilson)

Số lượng đặt hàng tối ưu là số lượng làm cực tiểu chi phí dự trữ (chi phí bảo quản, chi phí đặt hàng) Số lượng đặt hàng tối ưu chỉ có thể có được khi bảo đảm tổng hai loại chi phí sau ít nhất:

- Chi phí lưu kho (gồm khấu hao nhà kho, chi phí điện và vật liệu khác để bảo đảm lương nhân viên coi kho, chi phí quản lý kho,…) tăng cùng với giá mua vật tư –hàng hóa và số lượng dự trữ Để giảm chi phí này, cần phải nhập kho nhiều lần (thực hiên nhiều lần đặt hàng trong một năm) với số lưọng nhỏ

- Chi phí để thực hiện một làn đặt hàng hoặc một lần đưa vào sản xuất tăng

tỷ lệ với số lần đặt hàng và như vậy phải nhập ít lẫn với số lượng lớn ở mỗi lần nhập

Dự trữ vật tư cũng có thể tính theo lượng hàng đặt mua một lần Lượng hàng này được xác định trên cơ sở tối thiểu hóa các chi phí liên quan đến thu mua và bảo quản lô hàng đặt mua ấy

H×nh 1.4 §å thÞ cña m« h×nh Wilson

Vấn đề đặt ra với các doanh nghiệp là với chỉ tiêu cung ứng vật tư đã được xác định thì phải đặt mua một lần với chi phí bao nhiêu để cho chi phí mua, vận chuyển và bảo quản lô hàng đạt mức thấp nhất

Nếu đặt :

D: Số lượng vật tư hàng hóa nhu cầu trong năm

Q: Số lượng một lần đặt hàng( một lần mua sắm vật tư)

D/Q : Số đơn đặt hàng trong năm

Q*: Số lượng một lần đặt hàng tối ưu

R: Điểm đặt hàng

TL: Thời gian đợi hàng

L: Chi phí cho một lần đặt hàng hay đưa vào sản xuất

Chi phí này không phụ thuộc vào số lượng một lần đặt hàng

  (Q* là số lượng đặng hàng tối ưu

Vậy ta có tổng chi phí dự trữ tối ưu đặt mua các loại vật tư theo nhóm như sau:

để tìm kiếm, đánh giá các nhà cung ứng đủ năng lực, phẩm chất đáp ứng tốt và

là nhà cung ứng lâu dài thì không hề đơn giản Để hoàn thiện hơn về công tác quản lý vật tư, tôi xin đề cập một số vấn đề sau :

Tìm kiếm các nhà cung ứng có đủ năng lực về sản xuất, cung ứng, đạt chất lượng, gắn kết lâu dài với Tổng công ty, cùng chia sẻ khó khăn với Tổng công ty, tạo điều kiện thuận lợi cho hai bên cùng phát triển Mặt khác có chính sách đặc biệt tạo quan hệ tốt với các đơn vị cung ứng như tặng hoặc giảm giá sản phẩm của mình một số lượng nhất định cho nhà cung ứng

Xây dựng cơ chế thưởng phạt cho nghiệp vụ mua sắm đối với nhân viên của Tổng công ty: đây là công tác nhằm khích lệ những nhân viên làm tốt cũng như kìm hãm những việc làm kém hiệu quả của nhân viên trong Tổng công ty

Về công tác dự trữ hàng hóa Hiện nay hệ thống kho đã đáp ứng tốt việc

dự trữ hàng hóa cho sản xuất, tuy nhiên việc phân loại hàng hóa một cách tối ưu chưa được thực hiện tốt Tổng công ty cần xây dựng phân loại vật tư một cách hợp lý, tránh tình trạng tồn kho vật tư cao, ảnh hưởng tới quay vòng vốn trong kinh doanh

KẾT LUẬN CHƯƠNG I

Chương 1 đã nêu khái quát được cơ sở lý luận về quản lý vật tư, luận văn đã hệ thống hóa các cơ sở lý luận quan trong của đề tài như : công tác đảm bảo nguyên vật liệu, công tác dự trữ, cấp phát phục vụ sản xuất ở các doanh nghiệp Bên cạnh đó cơ sở lý thuyết về phân tích tình hình quản lý vật tư giúp chúng ta có cái nhìn tổng quát về cung ứng, dự trữ, sử dụng vật tư ở các doanh nghiệp

Chương II : Phân tích thực trạng công tác quản lí vật tư

tại Tổng công ty giấy Việt Nam

2.1 Giới thiệu Tổng công ty giấy Việt Nam

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển

Tổng công ty Giấy Việt Nam là Tổng Công ty hoạt động theo mô hình Công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên do nhà nước làm chủ sở hữu

Tên công ty : TỔNG CÔNG TY GIẤY VIỆT NAM

Tên giao dịch: TỔNG CÔNG TY GIẤY VIỆT NAM

Tên giao dich quốc tế : VIET NAM PAPER CORPORATION

Tên viết tắt: VINAPACO

* Trụ sở chính: 25A – Lý Thường Kiệt, Hoàn Kiếm, Hà Nội

Điện thoại: 04 3824 7773, Fax: 04 3826 0381,

- Tại Hà Nội: 142 - Đội Cấn, Ba Đình, Hà Nội

- Tại Đà Nẵng: Lô H1 - Đường số 3, khu công nghiệp Hòa Khánh, Quận Liên Chiểu, thành phố Đà Nẵng

- Tại TP.HCM: 9-10 Hồ Tùng Mậu, Quận 1, TP Hồ Chí Minh

Ngày 26/11/1982 trở thành cột mốc đáng nhớ của ngành công nghiệp Giấy Việt Nam với sự ra đời của Nhà máy giấy Bãi Bằng tại thị trấn Phong Châu, Phù Ninh, Tỉnh Phú Thọ Đây là công trình của tình hợp tác hữu nghị của

Chính phủ và nhân dân hai nước Thụy Điển và Việt Nam Kể từ đó đến nay, công ty Giấy Bãi Bằng luôn là cánh chim đầu đàn của ngành Giấy Việt Nam

Hiện nay Tổng công ty giấy Việt Nam đã ổn định tổ chức với 30 đơn vị thành viên thuộc công ty mẹ và hơn 8 thành viên thuộc Công ty con và liên kết, bao gồm: các Công ty, Lâm trường, Xí nghiệp, Viện nghiên cứu cây nguyên liệu, trường đào tạo và các đơn vị phụ thuộc khác

Tổng công ty giấy Việt Nam là công trình hợp tác hữu nghị giữa Việt Nam

và vương quốc Thụy Điển Công trình được xây dựng bằng tiền viện trợ không hoàn lại của chính phủ và nhân dân Thụy Điển với tổng giá trị là 2,5tỷ Kuron (tương đương 415 triệu USD) Giấy Bãi Bằng là một tổ hợp công nghiệp sản xuất bột giấy, giấy viết, giấy in lớn nhất nước ta, nằm trên 1 khu đất rộng gần 100ha thuộc địa phận thị trấn Phong Châu, huyện Phù Ninh, tỉnh Phú Thọ Công trình được xây dựng trong vòng 5 năm (từ 1974 – 1979) Tuy nhiên, đến ngày 26/11/1982 công trình mới khánh thành và đi vào hoạt động với tên gọi “Nhà máy Giấy và Bột Vĩnh Phú”, trực thuộc bộ Công nghiệp nhẹ

Tổng công ty giấy Việt Nam đã nhiều lần thay đổi với các tên gọi khác nhau:

+ Năm 1982: Nhà máy giấy & bột Vĩnh Phú

+ Năm 1987: Xí nghiệp liên hợp giấy Vĩnh Phú

+ Năm 1992: Công ty giấy Bãi Bằng

+ Năm 2005: Tổng Công ty Giấy Việt Nam, được hình thành trên cơ sở tổ chức lại văn phòng của Tổng Công ty Giấy Việt Nam trước đây và Công ty Giấy Bãi Bằng Thủ tướng Chính phủ đã ký Quyết định số 29/2005/QĐ - TT chuyển Tổng Công ty Giấy Việt Nam sang mô hình Công ty mẹ - công ty con

+ Năm 2010: Thủ tướng Chính phủ ký Quyết định số 983/QĐ - TT Chuyển Công ty mẹ - Tổng Công ty Giấy Việt Nam thành Công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên do Nhà nước làm chủ sở hữu

VINAPACO đã gây dựng nên một thương hiệu Giấy Việt Nam, góp phần vào sự phát triển của địa phương và đất nước Từ những thành tích đạt được, Tổng công ty Giấy Việt Nam đã được Đảng, Nhà nước, Chính phủ trao cho những phần thưởng cao quý nhất:

+ Danh hiệu anh hùng lao động trong thời kỳ đổi mới

+ Huân chương độc lập hạng nhì và hạng ba

+ Huân chương lao động hạng nhất, hạng nhì, hạng ba

+ Huân chương chiến công hạng nhất

Sản phẩm được tổng cục đo lường chất lượng chứng nhận đạt tiêu chuẩn ISO 1996/ISO 9002/1994, tiêu chuẩn ISO 9001:2000/ISO9001/2002, tiêu chuẩn ISO 9001:2008 Tổng công ty Giấy Việt Nam nằm trong số 19 đơn vị quốc doanh tiêu biểu của tinh thần đổi mới: Năng động – sáng tạo – Hội nhập và phát triển

- Khai thác, chế biến gỗ, kinh doanh các loại nông,lâm sản, gỗ (trừ các loại gỗ Nhà nước cấm) và các sản phẩm chế biến từ gỗ (gỗ dán, ván ép, bút chì, đũa, đồ mộc)

- Thiết kế, thi công xây lắp phục vụ lâm nghiệp, khai hoang, trồng rừng, khai thác rừng, khoanh nuôi làm giàu rừng, thủy lợi nhỏ, xây dựng dân dụng và công nghiệp

- Xuất nhập khẩu sản phẩm giấy,xenluylo, lâm sản, thiết bị vật tư, hóa chất (trừ các loại hóa chất mà Nhà nước cấm) và các loại hàng hóa khác phục vụ

- Sản xuất kinh doanh điện, nhà khách, khách sạn, dịch vụ cho thuê văn phòng, nhà ở, nhà xưởng, kho bãi, kinh doanh các hoạt động văn hóa thể thao, vui chơi, giải trí (trừ các loại hình vui chơi giải trí Nhà nước cấm)

- Nghiên cứu khoa học và công nghệ, thực hiện các dịch vụ thông tin, đào tạo, tư vấn đầu tư, thiết kế công nghệ, ứng dụng và chuyển giao công nghệ mới trong các lĩnh vực : Nguyên liệu, phụ liệu, thiết bị phụ tùng, các sản phẩm giấy, xenluylo, nông, lâm nghiệp, sản xuất thử nghiệm và sản xuất lô nhỏ các mặt hàng từ kết quả nghiên cứu , nghiên cứu cây nguyên liệu và các vấn đề lâm sinh

xã hội và môi trường có liên quan đến nghề rừng

- Đào tạo trung học kỹ thuật công nghệ giấy, công nhân kỹ thuật công nghệ

và cơ điện phục vụ sản xuất kinh doanh của ngành công nghiệp giấy, bồi dưỡng nâng cao trình độ cho cán bộ kỹ thuật và quản lý điều hành của các doanh nghiệp sản xuất giấy và tổ chức bồi dưỡng, kiểm tra nâng bậc cho công nhân, hợp tác liên kết với các cơ sở đào tạo, tổ chức lao động sản xuất, dịch vụ gắn với đào tạo

2.1.3 Năng lực sản xuất kinh doanh của Tổng công ty giấy Việt Nam Bảng 2.1 Năng lực sản xuất kinh doanhcủa Tổng công ty Giấy Việt Nam

năm 2013

I Sản xuất giấy các loại Tấn 145.000

- Giấy cuộn các loại 100.000

- Giấy gia công các loại 25.000

1 Bột tẩy trắng (Bãi Bằng) Tấn 78.000 vụ, cấp cho sản

xuất, hoạt động nội tại của Tổng công ty Lượng tiêu thụ, cung cấp cho bên ngoài rất ít, hầu như không có

( Nguồn Tổng công ty giấy Việt Nam)

Hoạt động sản xuất kinh doanh của Tổng công ty Giấy Việt Nam chủ yếu

là sản phẩm giấy và tập trung ở sản phẩm giấy Bãi Bằng (125.000/145.000 tấn, chiếm 86,2% tổng sản lượng giấy)

2.1.4 Bộ máy tổ chức của Tổng công ty giấy Việt Nam