QUY CHẾ Công tác Văn thư, lưu trữ xã ABCD (Ban hành kèm theo Quyết định số QĐUBND ngày tháng 01 năm 2022 của UBND xã ABCD) Chương I QUY ĐỊNH CHUNG Điều 1. Phạm vi áp dụng và đối tượng điều chỉnh 1. Phạm vi áp dụng: Quy chế về công tác văn thư, lưu trữ được áp dụng đối với cán bộ, công chức thuộc UBND xã ABCD. 2. Đối tượng điều chỉnh: Công tác văn thư, lưu trữ Công tác văn thư gồm các công việc: Soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản và các tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động hàng ngày của UBND xã; quản lý và sử dụng con dấu; lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ; thiết bị lưu khóa bí mật trong công tác văn thư. Công tác lưu trữ gồm các công việc: Thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê và khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của HĐND, UBND xã. Điều 2. Tổ chức, biên chế của văn thư, lưu trữ 1. Công tác quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ Văn phòng HĐNDUBND xã là đầu mối tổ chức thực hiện các công việc về nghiệp vụ chuyên môn liên quan đến công tác văn thư, lưu trữ. Văn phòng HĐNDUBND xã quản lý và thực hiện các nghiệp vụ liên quan đến Kho Lưu trữ của xã. 2. Bộ phận trực tiếp thực hiện nhiệm vụ công tác văn thư thuộc Văn phòng HĐNDUBND xã. Điều 3. Giải thích từ ngữ 1. “Văn bản” là thông tin thành văn được truyền đạt bằng ngôn ngữ hoặc ký hiệu, hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức và được trình bày đúng thể thức, kỹ thuật theo quy định. 2. “Văn bản chuyên ngành” là văn bản hình thành trong quá trình thực hiện hoạt động chuyên môn, nghiệp vụ của một quy định. 3. “Văn bản hành chính” là văn bản hình thành trong quá trình chỉ đạo, điều hành, giải quyết công việc của các cơ quan. 4. “Văn bản điện tử” là văn bản dưới dạng thông điệp dữ liệu được tạo lập hoặc được số hóa từ văn bản giấy và trình bày đúng thể thức, kỹ thuật, định dạng theo quy định. 5. “Văn bản đi” là tất cả các loại văn bản do cơ quan ban hành. 6. “Văn bản đến” là tất cả các loại văn bản do cơ quan nhận được từ cơ quan, tổ chức, cá nhân khác gửi đến.
UỶ BAN NHÂN DÂN XÃ ABCD Số: CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc ABCD, ngày tháng 01 năm 2022 /QĐ-UBND QUYẾT ĐỊNH Ban hành Quy chế công tác Văn thư, lưu trữ xã ABCD BAN NHÂN DÂN XÃ ABCD Căn Luật Tổ chức quyền địa phương ngày 19 tháng năm 2015;Căn Luật sửa đổi, bổ sung số điều Luật Tổ chức Chính phủ Luật quyền địa phương ngày 22 tháng 11 năm 2019; Căn Luật Lưu trữ ngày 11 tháng 11 năm 2011; Căn Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng năm 2020 Chính phủ cơng tác văn thư; Căn Nghị định số 99/2016/NĐ-CP ngày 01 tháng năm 2016 Chính phủ quản lý sử dụng dấu; Căn Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16 tháng năm 2013 Bộ Nội vụ hướng dân xây dựng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ quan, tổ chức; Theo đề nghị cơng chức Văn phịng - Thống kê QUYẾT ĐỊNH: Điều Ban hành kèm theo Quyết định Quy chế công tác văn thư, lưu trữ xã ABCD Điều Quyết định có hiệu lực kể từ ngày ký Điều Văn phòng HĐND&UBND xã, cán bộ, công chức, ban ngành liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./ Nơi nhận: - UBND huyện (b/c); - Phòng Nội vụ (b/c); - TT Đảng ủy, TT HĐND xã (b/c); - PCT UBND xã; - Đoàn thể xã; - Như điều 3; - Lưu: VT TM UỶ BAN NHÂN DÂN CHỦ TỊCH Trần Bình Trọng UỶ BAN NHÂN DÂN XÃ ABCD CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc QUY CHẾ Công tác Văn thư, lưu trữ xã ABCD (Ban hành kèm theo Quyết định số /QĐ-UBND ngày tháng 01 năm 2022 UBND xã ABCD) Chương I QUY ĐỊNH CHUNG Điều Phạm vi áp dụng đối tượng điều chỉnh Phạm vi áp dụng: Quy chế công tác văn thư, lưu trữ áp dụng cán bộ, công chức thuộc UBND xã ABCD Đối tượng điều chỉnh: Công tác văn thư, lưu trữ Công tác văn thư gồm công việc: Soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn tài liệu khác hình thành trình hoạt động hàng ngày UBND xã; quản lý sử dụng dấu; lập hồ sơ giao nộp hồ sơ vào lưu trữ; thiết bị lưu khóa bí mật cơng tác văn thư Cơng tác lưu trữ gồm công việc: Thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ hình thành trình hoạt động HĐND, UBND xã Điều Tổ chức, biên chế văn thư, lưu trữ Công tác quản lý nhà nước văn thư, lưu trữ Văn phòng HĐNDUBND xã đầu mối tổ chức thực công việc nghiệp vụ chuyên môn liên quan đến cơng tác văn thư, lưu trữ Văn phịng HĐND-UBND xã quản lý thực nghiệp vụ liên quan đến Kho Lưu trữ xã Bộ phận trực tiếp thực nhiệm vụ công tác văn thư thuộc Văn phịng HĐND&UBND xã Điều Giải thích từ ngữ “Văn bản” thông tin thành văn truyền đạt ngơn ngữ ký hiệu, hình thành hoạt động quan, tổ chức trình bày thể thức, kỹ thuật theo quy định “Văn chuyên ngành” văn hình thành trình thực hoạt động chuyên môn, nghiệp vụ quy định 3 “Văn hành chính” văn hình thành q trình đạo, điều hành, giải công việc quan “Văn điện tử” văn dạng thông điệp liệu tạo lập số hóa từ văn giấy trình bày thể thức, kỹ thuật, định dạng theo quy định “Văn đi” tất loại văn quan ban hành “Văn đến” tất loại văn quan nhận từ quan, tổ chức, cá nhân khác gửi đến “Bản thảo văn bản” viết đánh máy tạo lập phương tiện điện tử hình thành trình soạn thảo văn quan, tổ chức “Bản gốc văn bản” hoàn chỉnh nội dung, thể thức văn bản, người có thẩm quyền trực tiếp ký văn giấy ký số văn điện tử “Bản văn giấy” hoàn chỉnh nội dung, thể thức văn bản, tạo từ có chữ ký trực tiếp người có thẩm quyền 10 “Bản y” đầy đủ, xác nội dung gốc văn bản, trình bày theo thể thức kỹ thuật quy định 11 “Bản lục” đầy đủ, xác nội dung y, trình bày theo thể thức kỹ thuật quy định 12 “Bản trích sao” xác phần nội dung gốc phần nội dung văn cần trích sao, trình bày theo thể thức kỹ thuật quy định 13 “Danh mục hồ sơ” bảng kê có hệ thống hồ sơ dự kiến lập năm quan 14 “Hồ sơ” tập hợp văn bản, tài liệu có liên quan với vấn đề, việc, đối tượng cụ thể có đặc điểm chung, hình thành q trình theo dõi, giải cơng việc thuộc phạm vi, chức năng, nhiệm vụ quan, tổ chức, cá nhân 15 “Lập hồ sơ” việc tập hợp, xếp văn bản, tài liệu hình thành q trình theo dõi, giải cơng việc quan, tổ chức, cá nhân theo nguyên tắc phương pháp định 16 “Hệ thống quản lý tài liệu điện tử” Hệ thống thông tin xây dựng với chức để thực việc tin học hóa cơng tác soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản; lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan môi trường mạng (sau gọi chung Hệ thống) Điều Trách nhiệm quản lý, thực công tác văn thư, lưu trữ Văn phòng HĐND-UBND xã chịu trách nhiệm giúp Chủ tịch UBND xã đạo chung việc thực quy định pháp luật công tác văn thư, lưu trữ Kiểm tra việc thực quy định công tác văn thư, lưu trữ UBND xã; giải khiếu naị, tố cáo xử lý vi phạm pháp luật công tác văn thư, lưu trữ Chịu trách nhiệm giúp Chủ tịch UBND xã trực tiếp thực công tác văn thư đảm bảo quy định pháp luật Cán bộ, cơng chức có trách nhiệm tham mưu giúp Văn phòng HĐNDUBND xã triển khai thực văn nhà nước công tác văn thư, lưu trữ Đồng thời, quản lý Kho Lưu trữ thực nghiệp vụ lưu trữ thu thập, quản lý hồ sơ, tài liệu mình; chỉnh lý tài liệu, lập hồ sơ đưa vào lưu trữ, hệ thống hóa hồ sơ xây dựng công cụ tra cứu phục vụ khai thác có hiệu tài liệu lưu trữ Văn phịng HĐND-UBND xã có trách nhiệm: - Đăng ký, thực thủ tục phát hành, chuyển phát theo dõi việc chuyển phát văn - Tiếp nhận, đăng ký văn đến; trình, chuyển giao văn đến - Sắp xếp, bảo quản phục vụ việc tra cứu, sử dụng lưu văn - Quản lý Sổ đăng ký văn - Quản lý, sử dụng dấu, thiết bị lưu khóa bí mật quan, đơn vị; loại dấu khác theo quy định Thủ trưởng quan, đơn vị có trách nhiệm triển khai tổ chức thực quy định UBND xã công tác văn thư, lưu trữ Cán bộ, công chức, viên chức quan, đơn vị trình theo dõi, giải cơng việc giao phải có trách nhiệm lập hồ sơ cơng việc giải nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan theo quy định Điều Nguyên tắc, yêu cầu quản lý công tác văn thư Nguyên tắc Công tác văn thư thực thống theo quy định pháp luật Yêu cầu a Văn quan phải soạn thảo ban hành thẩm quyền, trình tự, thủ tục, hình thức, thể thức kỹ thuật trình bày theo quy định pháp luật: Đối với văn quy phạm pháp luật thực theo quy định Luật Ban hành văn quy phạm pháp luật b Tất văn đi, văn đến quan phải quản lý tập trung Văn thư quan để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký, trừ loại văn đăng ký riêng theo quy định pháp luật c Văn đi, văn đến thuộc ngày phải đăng ký, phát hành chuyển giao ngày, chậm ngày làm việc Văn đến có mức độ khẩn: “Hỏa tốc”, “Thượng khẩn” “Khẩn” (sau gọi chung văn khẩn) phải đăng ký, trình chuyển giao sau nhận d Văn phải theo dõi, cập nhật tự động trạng thái gửi, nhận, xử lý đ Người giao giải quyết, theo dõi cơng việc quan, đơn vị có trách nhiệm lập hồ sơ công việc giao nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan e Con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật quan, đơn vị phải quản lý, sử dụng theo quy định pháp luật g Hệ thống phải đáp ứng quy định phụ lục VI, Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng năm 2020 Chính phủ cơng tác văn thư quy định pháp luật có liên quan Điều Giá trị pháp lý văn điện tử Văn điện tử ký số người có thẩm quyền ký số quan, đơn vị theo quy định pháp luật có giá trị pháp lý gốc văn giấy Chữ ký số văn điện tử phải đáp ứng đầy đủ quy định pháp luật Điều Bảo vệ bí mật nhà nước cơng tác văn thư, lưu trữ Mọi hoạt động công tác văn thư, lưu trữ quan có liên quan đến bí mật nhà nước phải thực theo quy định pháp luật hành bảo vệ bí mật nhà nước Điều Kinh phí cho hoạt động Văn thư lưu trữ Hàng năm, Văn phòng HĐND-UBND xã có trách nhiệm xây dựng kế hoạch, dự trù kinh phí mua sắm trang thiết bị, sở vật chất như: Giá, tủ, cặp, bìa hồ sơ , chỉnh lý tài liệu (nếu có) theo nhu cầu cơng tác văn thư, lưu trữ Trên sở đó, phịng Tài chính-Kế hoạch cân đối nguồn kinh phí báo cáo UBND xã xem xét duyệt cấp phục vụ công tác văn thư, lưu trữ Chương II CÔNG TÁC VĂN THƯ Mục SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN Điều Các hình thức văn Văn quy phạm pháp luật Văn quy phạm pháp luật HĐND UBND gồm: - Nghị HĐND - Quyết định UBND Văn hành Bao gồm loại văn liệt kê Mục I Phụ lục III ban hành kèm theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 Chính phủ cơng tác văn thư Văn chuyên ngành Văn trao đổi với quan, đơn vị cá nhân nước ngồi Điều 10 Thể thức, kỹ thuật trình bày văn Thể thức văn - Văn quy phạm pháp luật thực theo quy định Luật Ban hành văn quy phạm pháp luật năm 2015 Luật sửa đổi, bổ sung số điều Luật ban hành văn quy phạm pháp luật năm 2020, Nghị định số 34/2016/NĐ-CP ngày 14/5/2016 Chính phủ quy định chi tiết số điều biện pháp thi hành Luật Ban hành văn quy phạm pháp luật, Nghị định số 154/2020/NĐ-CP ngày 31/12/2020 Chính phủ sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định số 34/2016/NĐ-CP ngày 14/5/2016 Chính phủ Quy định chi tiết số điều biện pháp thi hành Luật ban hành văn QPPL - Văn hành thực theo quy định Điều 8, Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 Chính phủ mẫu trình bày văn Mục II Phụ lục III ban hành kèm theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP Văn chuyên ngành quan, đơn vị thuộc xã thực thống theo hướng dẫn Bộ trưởng, Thủ trưởng quan quản lý ngành, lĩnh vực - Văn trao đổi với quan, đơn vị cá nhân nước thực theo quy định hành pháp luật thông lệ quốc tế - Văn quan, đơn vị ban hành thống sử dụng phông chữ Tiếng Việt: Times New Roman mã ký tự Unicode theo tiêu chuẩn Việt Nam TcVN 6909:2001, màu đen Kỹ thuật trình bày văn Kỹ thuật trình bày văn bao gồm: Khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang, phơng chữ, cỡ chữ, kiểu chữ, vị trí trình bày thành phần thể thức, số trang văn Kỹ thuật trình bày văn hành thực theo quy định Phụ lục I, Nghị định 30/2020/NĐ-CP Chính phủ Viết hoa văn hành thực theo quy định Phụ lục II, Nghị định 30/2020/NĐ-CP Chính phủ Chữ viết tắt tên loại văn hành thực theo quy định Phụ lục III, Nghị định 30/2020/NĐ-CP Chính phủ Điều 11 Soạn thảo văn - Quy trình soạn thảo văn quy phạm pháp luật Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân xã thực theo quy định Chương VIII, Chương IX, Chương X, Chương XI, Luật Ban hành văn quy phạm pháp luật 2015 (được sửa đổi, bổ sung số điều theo Luật sửa đổi, bổ sung số điều Luật Ban hành văn quy phạm pháp luật năm 2020) - Quy trình soạn thảo văn hành chính: Căn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn mục đích, nội dung văn cần soạn thảo, người đứng đầu quan, đơn vị người có thẩm quyền giao cho cá nhân chủ trì soạn thảo văn Cá nhân giao chủ trì soạn thảo văn thực cơng việc: Xác định tên loại, nội dung độ mật, mức độ khẩn văn cần soạn thảo; thu thập, xử lý thơng tin có liên quan; soạn thảo văn hình thức, thể thức kỹ thuật trình bày Đối với văn điện tử, cá nhân giao nhiệm vụ soạn thảo văn việc thực nội dung nêu phải chuyển thảo văn bản, tài liệu kèm theo (nếu có) vào Hệ thống cập nhật thông tin cần thiết Trường hợp cần sửa đổi, bổ sung thảo văn bản, người có thẩm quyền cho ý kiến vào thảo văn Hệ thống, chuyển lại thảo văn đến cá nhân soạn thảo văn để chuyển cho cá nhân giao nhiệm vụ soạn thảo văn Cá nhân giao nhiệm vụ soạn thảo văn chịu trách nhiệm trước người đứng đầu đơn vị trước pháp luật thảo văn phạm vi chức trách, nhiệm vụ giao Điều 12 Duyệt thảo văn Bản thảo văn phải người có thẩm quyền ký văn duyệt Trường hợp thảo văn phê duyệt cần sửa chữa, bổ sung phải trình người có thẩm quyền ký xem xét, định Điều 13 Kiểm tra văn trước ký ban hành Đối với văn giấy: Trước trình lãnh đạo UBND xã ký ban hành Cá nhân chủ trì soạn thảo văn phải kiểm tra chịu trách nhiệm độ xác nội dung văn bản, ký nháy/tắt vào cuối nội dung văn (sau dấu /.); đề xuất mức độ “khẩn” “mật” (nếu có) trình người ký văn định Văn phòng HĐND-UBND xã giúp Chủ tịch UBND xã kiểm tra lần cuối chịu trách nhiệm thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành văn UBND xã phải ký nháy/tắt vào vị trí cuối “Nơi nhận” Khi trình ký mà người có thẩm quyền ký văn chưa đồng ý có ý kiến cần chỉnh sửa nội dung người soạn thảo chỉnh sửa, bổ sung hồn chỉnh lại trước ký ban hành Đối với văn điện tử: Phải bảo đảm yêu cầu thể thức kỹ thuật trình bày theo quy định Bộ Nội vụ, định dạng theo quy định Bộ Thông tin Truyền thông Điều 14 Ký ban hành văn Cơ quan, đơn vị làm việc theo chế độ thủ trưởng Người đứng đầu quan có thẩm quyền ký tất văn quan, đơn vị ban hành; giao cấp phó ký thay văn thuộc lĩnh vực phân công phụ trách số văn thuộc thẩm quyền người đứng đầu Trường hợp cấp phó giao phụ trách, điều hành thực ký cấp phó ký thay cấp trưởng Cơ quan, đơn vị làm việc theo chế độ tập thể Người đứng đầu quan thay mặt tập thể lãnh đạo ký văn quan, đơn vị Cấp phó người đứng đầu quan, đơn vị thay mặt tập thể, ký thay người đứng đầu quan, đơn vị văn theo ủy quyền người đứng đầu văn thuộc lĩnh vực phân công phụ trách Việc giao ký thừa ủy quyền phải thực văn bản, giới hạn thời gian nội dung ủy quyền Người ký thừa ủy quyền không ủy quyền lại cho người khác ký Văn ký thừa ủy quyền thực theo thể thức đóng dấu ký số quan Người đứng đầu quan giao cấp phó ký thừa lệnh số loại văn Người ký thừa lệnh giao lại cho cấp phó ký thay Việc giao ký thừa lệnh phải quy định cụ thể quy chế làm việc quy chế công tác văn thư quan, đơn vị Người ký văn phải chịu trách nhiệm trước pháp luật văn ký ban hành Người đứng đầu quan, đơn vị phải chịu trách nhiệm trước pháp luật toàn văn quan, đơn vị ban hành Đối với văn giấy, ký văn dùng bút có mực màu xanh, khơng dùng loại mực dễ phai Đối với văn điện tử, người có thẩm quyền thực ký số Vị trí, hình ảnh chữ ký số theo quy định Phụ lục I, Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng năm 2020 Chính phủ cơng tác văn thư Chương III QUẢN LÝ VĂN BẢN Mục QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI Điều 15 Trình tự quản lý văn Cấp số, thời gian ban hành văn Đăng ký văn Nhân bản, đóng dấu quan, đơn vị, dấu độ mật, mức độ khẩn, (đối với văn giấy); ký số quan, đơn vị (đối với văn điện tử) Phát hành theo dõi việc chuyển phát văn Lưu văn Điều 16 Cấp số, thời gian ban hành văn Số thời gian ban hành văn lấy theo thứ tự trình tự thời gian ban hành văn quan, đơn vị năm (bắt đầu liên tiếp từ số 01 vào ngày 01 tháng 01 kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm), số ký hiệu văn quan, đơn vị năm, thống văn giấy văn điện tử a Việc cấp số văn quy phạm pháp luật: Mỗi loại văn quy phạm pháp luật cấp hệ thống số riêng b Việc cấp số văn chuyên ngành người đứng đầu quan quản lý ngành, lĩnh vực quy định c Việc cấp số văn hành người đứng đầu quan, đơn vị quy định Đối với văn giấy, việc cấp số, thời gian ban hành thực sau có chữ ký người có thẩm quyền, chậm ngày làm việc Văn mật cấp hệ thống số riêng Đối với văn điện tử, việc cấp số, thời gian ban hành đượcthực chức Hệ thống Điều 17 Đăng ký văn Việc đăng ký văn bảo đảm đầy đủ, xác thơng tin cần thiết văn Đăng ký văn bản: Văn đăng ký sổ Hệ thống a Đăng ký văn sổ Văn thư quan đăng ký văn vào sổ đăng ký văn Mẫu sổ đăng ký văn theo quy định Phụ lục IV, Nghị định 30/2020/NĐ-CP Chính phủ b Đăng ký văn Hệ thống Văn đăng ký Hệ thống phải in giấy đầy đủ trường thông tin theo mẫu sổ đăng ký văn đi, đóng sổ để quản lý Văn mật đăng ký theo quy định pháp luật bảo vệ bí mật nhà nước Việc chuyển, nhận văn điện tử có nội dung bí mật nhà nước mạng Internet, mạng máy tính mạng viễn thơng thực theo quy định pháp luật yếu Điều 18 Nhân bản, đóng dấu, ký số quan, đơn vị dấu độ mật, mức độ khẩn Nhân bản, đóng dấu quan, đơn vị dấu độ mật, mức độ khẩn văn giấy a Văn nhân theo số lượng xác định phần nơi nhận văn b Việc đóng dấu quan, đơn vị dấu độ mật, mức độ khẩn, thực theo quy định Phụ lục I Nghị định 30/2020/NĐ-CP Chính phủ Ký số quan, đơn vị văn điện tử Ký số quan, đơn vị thực theo quy định Phụ lục I Nghị định 30/2020/NĐ-CP Chính phủ Điều 19 Phát hành theo dõi việc chuyển phát văn Văn phải hoàn thành thủ tục Văn thư quan phát hành ngày văn ký, chậm ngày làm việc Văn khẩn phải phát hành gửi sau ký văn Việc phát hành văn mật phải bảo đảm bí mật nội dung văn theo quy định pháp luật bảo vệ bí mật nhà nước, số lượng, thời gian nơi nhận (theo Khoản 1, Điều Nghị định số 26/2020/NĐ-CP ngày 28/02/2020 Chính phủ quy định chi tiết số điều Luật bảo vệ bí mật Nhà nước) Văn phát hành có sai sót nội dung phải sửa đổi, thay văn có hình thức tương đương Văn phát hành có sai sót thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành phải đính cơng văn quan, đơn vị ban hành văn Thu hồi văn a Đối với văn giấy, trường hợp nhận văn thơng báo thu hồi, bên nhận có trách nhiệm gửi lại văn nhận b Đối với văn điện tử, trường hợp nhận văn thông báo thu hồi, bên nhận hủy bỏ văn điện tử bị thu hồi Hệ thống, đồng thời thông báo qua Hệ thống để bên gửi biết Phát hành văn giấy từ văn ký số người có thẩm quyền: Văn thư quan thực in văn ký số người có thẩm quyền giấy, đóng dấu quan, đơn vị để tạo văn giấy phát hành văn Trường hợp cần phát hành văn điện tử từ văn giấy: Văn thư quan thực số hóa văn giấy ký số quan, đơn vị Điều 20 Lưu văn Lưu văn giấy a Bản gốc văn lưu Văn thư quan phải đóng dấu sau phát hành, xếp theo thứ tự đăng ký b Bản văn lưu hồ sơ công việc Lưu văn điện tử a Bản gốc văn điện tử phải lưu Hệ thống quan, đơn vị ban hành văn b Cơ quan, đơn vị có Hệ thống đáp ứng theo quy định Phụ lục VI Nghị định 30/2020/NĐ-CP Chính phủ quy định pháp luật có liên quan sử dụng lưu gốc văn điện tử Hệ thống thay cho văn giấy Cơ quan, đơn vị có Hệ thống chưa đáp ứng theo quy định Phụ lục VI Nghị định 30/2020/NĐ-CP Chính phủ quy định pháp luật có liên quan Văn thư quan tạo văn giấy theo quy định khoản 5, Điều 19 Quyết định để lưu Văn thư quan hồ sơ công việc Mục QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN Điều 21 Trình tự quản lý văn đến Tiếp nhận văn đến Đăng ký văn đến Trình, chuyển giao văn đến Giải theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến Điều 22 Tiếp nhận văn đến Đối với văn giấy a Văn thư quan kiểm tra số lượng, tình trạng bì, dấu niêm phong (nếu có), nơi gửi; đối chiếu số, ký hiệu ghi ngồi bì với số, ký hiệu văn bì Trường hợp phát có sai sót dấu hiệu bất thường, Văn thư quan báo người có trách nhiệm giải thơng báo cho nơi gửi văn b Tất văn giấy đến (bao gồm văn có dấu độ mật) gửi quan, đơn vị thuộc diện đăng ký Văn thư quan phải bóc bì, đóng dấu “ĐẾN” Đối với văn gửi đích danh cá nhân đơn vị đoàn thể quan, đơn vị Văn thư quan chuyển cho nơi nhận (khơng bóc bì) Những bì văn gửi đích danh cá nhân, văn liên quan đến công việc chung quan, đơn vị cá nhân nhận văn có trách nhiệm chuyển lại cho Văn thư quan để đăng ký c Mẫu dấu “ĐẾN” thực theo quy định Phụ lục IV Nghị định 30/2020/NĐ-CP Chính phủ Đối với văn điện tử a Văn thư quan phải kiểm tra tính xác thực tồn vẹn văn điện tử thực tiếp nhận Hệ thống b Trường hợp văn điện tử không đáp ứng quy định điểm a khoản gửi sai nơi nhận quan, đơn vị nhận văn phải trả lại cho quan, đơn vị gửi văn Hệ thống Trường hợp phát có sai sót dấu hiệu bất thường Văn thư quan báo người có trách nhiệm giải thông báo cho nơi gửi văn c Cơ quan, đơn vị nhận văn có trách nhiệm thơng báo ngày cho quan, đơn vị gửi việc nhận văn chức Hệ thống Điều 23 Đăng ký văn đến Việc đăng ký văn đến phải bảo đảm đầy đủ, rõ ràng, xác thơng tin cần thiết theo mẫu sổ đăng ký văn đến theo thông tin đầu vào liệu quản lý văn đến Những văn đến không đăng ký Văn thư quan đơn vị, cá nhân khơng có trách nhiệm giải quyết, trừ loại văn đến đăng ký riêng theo quy định pháp luật Số đến văn lấy liên thứ tự trình tự thời gian tiếp nhận văn năm, thống văn giấy văn điện tử Đăng ký văn Văn đăng ký sổ Hệ thống b Đăng ký văn đến sổ Văn thư quan đăng ký văn vào sổ đăng ký văn đến Mẫu sổ đăng ký văn đến theo quy định Phụ lục IV Nghị định 30/2020/NĐ-CP Chính phủ c Đăng ký văn đến Hệ thống Văn thư quan tiếp nhận văn điện tử đăng ký vào Hệ thống Trường hợp văn đến văn giấy, Văn thư quan thực số hóa văn đến theo quy định Phụ lục I Nghị định 30/2020/NĐ-CP Chính phủ Văn thư quan cập nhật vào Hệ thống trường thông tin đầu vào liệu quản lý văn đến theo quy định Phụ lục VI Nghị định 30/2020/NĐ-CP Chính phủ Văn đến đăng ký vào Hệ thống phải in giấy đầy đủ trường thông tin theo mẫu Sổ đăng ký văn đến, ký nhận đóng sổ để quản lý Văn mật đăng ký theo quy định pháp luật bảo vệ bí mật nhà nước (Khoản 2, Điều Nghị định số 26/2020/NĐ-CP ngày 28/02/2020 Chính phủ quy định chi tiết số điều Luật bảo vệ bí mật Nhà nước) Điều 24 Trình, chuyển giao văn đến Văn phải Văn thư quan trình ngày, chậm ngày làm việc đến người có thẩm quyền đạo giải chuyển giao cho đơn vị cá nhân giao xử lý Trường hợp xác định rõ đơn vị cá nhân giao xử lý, Văn thư quan chuyển văn đến đơn vị, cá nhân xử lý theo quy chế công tác văn thư quan, đơn vị Văn đến có dấu mức độ khẩn phải trình chuyển giao sau nhận Việc chuyển giao văn phải bảo đảm xác giữ bí mật nội dung văn Căn nội dung văn đến; quy chế làm việc quan, đơn vị; chức năng, nhiệm vụ kế hoạch công tác giao cho đơn vị, cá nhân, người có thẩm quyền ghi ý kiến đạo giải Đối với văn liên quan đến nhiều đơn vị cá nhân xác định rõ đơn vị cá nhân chủ trì, phối hợp thời hạn giải Trình, chuyển giao văn giấy: Ý kiến đạo giải ghi vào mục “Chuyển” dấu “ĐÊN” Phiếu giải văn đến theo mẫu Phụ lục IV Nghị định 30/2020/NĐ-CP Chính phủ Sau có ý kiến đạo giải người có thẩm quyền, văn đến chuyển lại cho Văn thư quan để đăng ký bổ sung thông tin, chuyển cho đơn vị cá nhân giao giải Khi chuyển giao văn giấy đến cho đơn vị, cá nhân phải ký nhận văn 4.Trình, chuyển giao văn điện tử Hệ thống: Văn thư quan trìnhvăn điện tử đến người có thẩm quyền đạo giải Hệ thống Người có thẩm quyền ghi ý kiến đạo giải văn đến Hệ thống cập nhật vào Hệ thống thông tin: Đơn vị người nhận; ý kiến đạo, trạng thái xử lý văn bản; thời hạn giải quyết; chuyển văn cho đơn vị cá nhân giao giải Trường hợp văn điện tử gửi kèm văn giấy Văn thư quan thực trình văn điện tử Hệ thống chuyển văn giấy đến đơn vị cá nhân người có thẩm quyền giao chủ trì giải Điều 25 Giải theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến Người đứng đầu quan, đơn vị có trách nhiệm đạo giải kịp thời văn đến giao người có trách nhiệm theo dõi, đơn đốc việc giải văn đến Khi nhận văn đến, đơn vị cá nhân có trách nhiệm nghiên cứu, giải văn đến theo thời hạn quy định quy chế làm việc quan, đơn vị Những văn đến có dấu mức độ khẩn phải giải Mục SAO VĂN BẢN Điều 26 Các hình thức Sao y gồm: Sao y từ văn giấy sang văn giấy, y từ văn điện tử sang văn giấy, y từ văn giấy sang văn điện tử a Sao y từ văn giấy sang văn giấy thực việc chụp từ gốc văn giấy sang giấy b Sao y từ văn điện tử sang văn giấy thực việc in từ gốc văn điện tử giấy c Sao y từ văn giấy sang văn điện tử thực việc số hóa văn giấy ký số quan, đơn vị Sao lục a Sao lục gồm: Sao lục từ văn giấy sang văn giấy, lục từ văn giấy sang văn điện tử, lục từ văn điện tử sang văn giấy b Sao lục thực việc in, chụp từ y Trích a Trích gồm: Trích từ văn giấy sang văn giấy, trích từ văn giấy sang văn điện tử, trích từ văn điện tử sang văn điện tử, trích từ văn điện tử sang văn giấy b Bản trích thực việc tạo lập lại đầy đủ thể thức, phần nội dung văn cần trích Thể thức kỹ thuật trình bày y, lục, trích thực theo quy định Phụ lục I Nghị định 30/2020/NĐ-CP Chính phủ Điều 27 Giá trị pháp lý Bản y, lục trích thực theo quy định Quy định có giá trị pháp lý Điều 28 Thẩm quyền văn Người đứng đầu quan, đơn vị định việc văn quan, đơn vị ban hành, văn quan, đơn vị khác gửi đến quy định thẩm quyền ký văn Việc sao, chụp tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước thực theo quy định pháp luật bảo vệ bí mật nhà nước Chương IV LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP LƯU HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN Điều 29 Lập Danh mục hồ sơ Danh mục hồ sơ người đứng đầu quan, đơn vị phê duyệt, ban hành vào đầu năm gửi đơn vị, cá nhân liên quan làm để lập hồ sơ Mẫu Danh mục hồ sơ thực theo quy định Phụ lục V Nghị định 30/2020/NĐ-CP Chính phủ Điều 30 Lập hồ sơ Yêu cầu a Phản ánh chức năng, nhiệm vụ đơn vị, quan, đơn vị b Các văn bản, tài liệu hồ sơ phải có liên quan chặt chẽ với phản ánh trình tự diễn biến việc trình tự giải cơng việc Mở hồ sơ a Cá nhân giao nhiệm vụ giải cơng việc có trách nhiệm mở hồ sơ theo Danh mục hồ sơ theo kế hoạch công tác b Cập nhật thông tin ban đầu hồ sơ theo Danh mục hồ sơ ban hành c Trường hợp hồ sơ khơng có Danh mục hồ sơ, cá nhân giao nhiệm vụ giải công việc tự xác định thông tin: Tiêu đề hồ sơ, số ký hiệu hồ sơ, thời hạn bảo quản hồ sơ, người lập hồ sơ thời gian bắt đầu Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu vào hồ sơ Cá nhân giao nhiệm vụ có trách nhiệm thu thập, cập nhật tất văn bản, tài liệu hình thành trình theo dõi, giải công việc vào hồ sơ mở, bao gồm tài liệu phim, ảnh, ghi âm (nếu có) bảo đảm tồn vẹn, đầy đủ hồ sơ, tránh bị thất lạc Kết thúc hồ sơ a Hồ sơ kết thúc công việc giải xong b Người lập hồ sơ có trách nhiệm: Rà sốt lại tồn văn bản, tài liệu có hồ sơ; loại khỏi hồ sơ trùng, nháp; xác định lại thời hạn bảo quản hồ sơ; chỉnh sửa tiêu đề, số ký hiệu hồ sơ cho phù hợp; hoàn thiện, kết thúc hồ sơ c Đối với hồ sơ giấy: Người lập hồ sơ thực đánh số tờ hồ sơ có thời hạn bảo quản từ 05 năm trở lên viết Mục lục văn hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn; viết chứng từ kết thúc tất hồ sơ d Đối với hồ sơ điện tử: Cơ quan, đơn vị áp dụng người lập hồ sơ có trách nhiệm cập nhật vào Hệ thống thông tin thiếu Việc biên mục văn hồ sơ thực chức Hệ thống Điều 31 Nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan Hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ quan phải đủ thành phần, thời hạn thực theo trình tự, thủ tục quy định Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan a Đối với hồ sơ, tài liệu xây dựng bản: Trong thời hạn 03 tháng kể từ ngày cơng trình tốn b Đối với hồ sơ, tài liệu khác: Trong thời hạn 01 năm kể từ ngày công việc kết thúc Thủ tục nộp lưu a Đối với hồ sơ giấy Khi nộp lưu tài liệu phải lập 02 “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” 02 “Biên giao nhận hồ sơ, tài liệu” theo mẫu Phụ lục V Nghị định 30/2020/NĐ-CP Chính phủ Đơn vị, cá nhân nộp lưu tài liệu Lưu trữ quan giữ loại 01 b Đối với hồ sơ điện tử: : Cơ quan, đơn vị áp dụng quy định cụ thể sau: Cá nhân giao nhiệm vụ giải công việc lập hồ sơ thực nộp lưu hồ sơ điện tử vào Lưu trữ quan Hệ thống Lưu trữ quan có trách nhiệm kiểm tra, nhận hồ sơ theo Danh mục; liên kết xác liệu đặc tả với hồ sơ; tiếp nhận đưa hồ sơ chế độ quản lý hồ sơ lưu trữ điện tử Hệ thống Điều 32 Trách nhiệm lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan Văn phòng UBND- HĐND xã tham mưu cho Chủ tịch UBND xã việc đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ UBND xã - Các CB,CC thuộc UBND xã thực việc lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu nhân - Trong trình theo dõi, giải công việc, cá nhân phải lập hồ sơ công việc chịu trách nhiệm số lượng, thành phần, nội dung tài liệu hồ sơ; bảo đảm yêu cầu, chất lượng hồ sơ theo quy định trước nộp lưu vào Lưu trữ quan - Cán bộ, công chức cá nhân quan, đơn vị có trách nhiệm nộp lưu hồ sơ, tài liệu xác định thời hạn bảo quản từ 05 năm trở lên vào Lưu trữ quan (Kho Lưu trữ xã) - Trường hợp quan, đơn vị cá nhân có nhu cầu giữ lại hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu để phục vụ cơng việc phải người đứng đầu quan, đơn vị đồng ý văn phải lập Danh mục hồ sơ, tài liệu giữ lại gửi Lưu trữ quan Thời hạn giữ lại hồ sơ, tài liệu quan, đơn vị, cá nhân không 02 năm kể từ ngày đến hạn nộp lưu - Cán bộ, công chức, viên chức người lao động quan, đơn vị trước nghỉ hưu, việc, chuyển công tác, học tập dài ngày phải bàn giao toàn hồ sơ, tài liệu hình thành q trình cơng tác cho quan, đơn vị theo quy chế quan, đơn vị Chương V QUẢN LÝ, SỬ DỤNG CON DẤU VÀ THIẾT BỊ LƯU KHĨA BÍ MẬT TRONG CƠNG TÁC VĂN THƯ Điều 33 Quản lý dấu, thiết bị lưu khóa bí mật Người đứng đầu quan, đơn vị có trách nhiệm giao cho Văn thư quan quản lý, sử dụng dấu, thiết bị lưu khóa bí mật quan, đơn vị theo quy định Văn thư quan có trách nhiệm a Bảo quản an tồn, sử dụng dấu, thiết bị lưu khóa bí mật quan, đơn vị trụ sở quan, đơn vị b Chỉ giao dấu, thiết bị lưu khóa bí mật quan, đơn vị cho người khác phép văn người có thẩm quyền Việc bàn giao dấu, thiết bị lưu khóa bí mật quan, đơn vị phải lập biên c Phải trực tiếp đóng dấu, ký số vào văn quan, đơn vị ban hành văn d Chỉ đóng dấu, ký số quan, đơn vị vào văn có chữ ký người có thẩm quyền văn quan, đơn vị trực tiếp thực Cá nhân có trách nhiệm tự bảo quản an toàn thiết bị lưu khóa bí mật khóa bí mật Điều 34 Sử dụng dấu, thiết bị lưu khóa bí mật Sử dụng dấu a Dấu đóng phải rõ ràng, ngắn, chiều dùng mực dấu màu đỏ theo quy định b Khi đóng dấu lên chữ ký, dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký phía bên trái c Các văn ban hành kèm theo văn phụ lục: Dấu đóng lên trang đầu, trùm phần tên quan, đơn vị tiêu đề phụ lục d Việc đóng dấu treo, dấu giáp lai, đóng dấu văn giấy người đứng đầu quan, đơn vị quy định đ) Dấu giáp lai đóng vào khoảng mép phải văn phụ lục văn bản, trùm lên phần tờ giấy; dấu đóng tối đa 05 tờ văn Sử dụng thiết bị lưu khóa bí mật Thiết bị lưu khóa bí mật quan, đơn vị sử dụng để ký số văn điện tử quan, đơn vị ban hành từ văn giấy sang văn điện tử Chương VI CÔNG TÁC LƯU TRỮ Mục CÔNG TÁC THU THẬP, BỔ SUNG TÀI LIỆU Điều 35 Thu thập hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan Hàng năm cán bộ, cơng chức, viên chức Lưu trữ có nhiệm vụ đơn vị thu thập hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu vào kho lưu trữ UBND xã, cụ thể: Lập kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu Phối hợp với quan, đơn vị, công chức, viên chức xác định loại hồ sơ, tài liệu cần nộp lưu vào kho Lưu trữ UBND xã Hướng dẫn quan, đơn vị, công chức, viên chức chuẩn bị hồ sơ, tài liệu lập “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” Chuẩn bị kho phương tiện bảo quản để tiếp nhận hồ sơ, tài liệu Đơn vị tiếp nhận hồ sơ, tài liệu, kiểm tra đối chiếu Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu với thực tế tài liệu lập Biên giao nhận tài liệu Điều 36 Chỉnh lý tài liệu Hồ sơ, tài liệu HĐND, UBND xã phải chỉnh lý hoàn chỉnh bảo quản kho lưu trữ 1 Nguyên tắc chỉnh lý a Không phân tán phông lưu trữ; b Khi phân loại, lập hồ sơ (chỉnh sửa hoàn thiện, phục hồi lập hồ sơ), phải tôn trọng hình thành tài liệu theo trình tự theo dõi, giải công việc (không phá vỡ hồ sơ lập); c Tài liệu sau chỉnh lý phải phản ánh hoạt động HĐND UBND xã Tài liệu sau chỉnh lý phải đạt yêu cầu: a Phân loại lập hồ sơ hoàn chỉnh; b Xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ, tài liệu; c Hệ thống hóa hồ sơ, tài liệu; d Lập công cụ tra cứu: Mục lục hồ sơ, sở liệu công cụ tra cứu khác phục vụ cho việc quản lý tra cứu sử dụng tài liệu; đ) Lập danh mục tài liệu hết giá trị Điều 37 Xác định giá trị tài liệu Văn phịng UBND- HĐND xã có nhiệm vụ tham mưu xây dựng Bảng thời hạn bảo quản tài liệu trình Lãnh đạo UBND xã ký ban hành sau có ý kiến tham gia quan, đơn vị có liên quan Xác định giá trị tài liệu phải vào tiêu chuẩn sau đây: Xác định tài liệu cần bảo quản vĩnh viễn tài liệu bảo quản có thời hạn số năm Việc xác định giá trị tài liệu phải đạt yêu cầu sau: a Xác định tài liệu cần bảo quản vĩnh viễn tài liệu bảo quản có thời hạn số năm cụ thể; b Xác định tài liệu hết giá trị để tiêu hủy Điều 38 Hội đồng xác định giá trị tài liệu: Trước tiêu hủy tài liệu hết giá trị phải thành lập hội đồng xác định giá trị tài liệu, thành phần gồm: + Văn phòng UBND- HĐND xã - Chủ tịch + Đại diện đơn vị, cá nhân có tài liệu đưa xét huỷ - Ủy viên + Đại diện Lưu trữ quan - Ủy viên Điều 39 Hủy tài liệu hết giá trị Thẩm quyền định huỷ tài liệu hết giá trị quy định sau: Lãnh đạo UBND xã định huỷ tài liệu hết giá trị kho Lưu trữ UBND xã Thủ tục định hủy tài liệu hết giá trị quy định sau: Theo đề nghị Hội đồng xác định giá trị tài liệu, Thủ trưởng quan, đơn vị thuộc Danh mục quan, đơn vị nguồn nộp lưu tài liệu vào kho Lưu trữ quan đề nghị Hội đồng xác định giá trị tài liệu thẩm định tài liệu hết giá trị cần hủy Căn vào ý kiến thẩm định Hội đồng xác định giá trị tài liệu, Lãnh đạo UBND xã định việc hủy tài liệu hết giá trị; Việc hủy tài liệu hết giá trị phải bảo đảm hủy hết thông tin tài liệu phải lập thành biên Hồ sơ hủy tài liệu hết giá trị bao gồm: a Quyết định thành lập Hội đồng; b Danh mục tài liệu hết giá trị; Tờ trình thuyết minh tài liệu hết giá trị; c Biên họp Hội đồng xác định giá trị tài liệu; Biên họp Hội đồng thẩm tra xác định giá trị tài liệu; d Văn đề nghị thẩm định, xin ý kiến quan, đơn vị có tài liệu hết giá trị; đ) Văn thẩm định, cho ý kiến quan có thẩm quyền; e Quyết định huỷ tài liệu hết giá trị; g Biên bàn giao tài liệu hủy; h Biên huỷ tài liệu hết giá trị Hồ sơ huỷ tài liệu hết giá trị phải bảo quản kho Lưu trữ xã 20 năm, kể từ ngày hủy tài liệu Điều 40 Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử Trong thời hạn 10 năm, kể từ năm cơng việc kết thúc, Văn phịng UBNDHĐND xã tham mưu Lãnh đạo UBND xã nộp lưu tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn vào Lưu trữ lịch sử Mục BẢO QUẢN, TỔ CHỨC SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ Điều 41 Bảo quản tài liệu lưu trữ Hồ sơ, tài liệu chưa đến hạn nộp lưu vào kho Lưu trữ UBND xã công chức, viên chức tự bảo quản phải đảm bảo an toàn cho hồ sơ, tài liệu Hồ sơ, tài liệu lưu trữ đến hạn nộp lưu phải giao nộp vào kho Lưu trữ UBND xã tập trung bảo quản kho lưu trữ UBND xã Kho lưu trữ phải trang bị đầy đủ thiết bị, phương tiện cần thiết theo quy định đảm bảo an tồn cho tài liệu Văn phịng UBND- HĐND xã có trách nhiệm thực quy định bảo quản tài liệu lưu trữ: Bố trí kho lưu trữ theo tiêu chuẩn quy định; thực biện pháp phòng chống cháy, nổ, phòng chống thiên tai, phòng gian, bảo mật kho lưu trữ tài liệu lưu trữ; trang bị đầy đủ thiết bị kỹ thuật, phương tiện bảo quản tài liệu lưu trữ; trì chế độ bảo quản phù hợp với loại tài liệu lưu trữ Cán bộ, cơng chức, viên chức có trách nhiệm: Bố trí, xếp khoa học tài liệu lưu trữ; hồ sơ, tài liệu kho để hộp (cặp), dán nhãn ghi đầy đủ thông tin theo quy định để tiện thống kê, kiểm tra tra cứu; thường xuyên kiểm tra tình hình tài liệu có kho để nắm số lượng, chất lượng tài liệu Điều 42 Đối tượng thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu Tất cán bộ, cơng chức, viên chức trong, ngồi địa bàn xã khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ mục đích cơng vụ nhu cầu riêng đáng Cán bộ, cơng chức, viên chức không thuộc quan, đơn vị xã; đối tượng khai thác địa bàn xã nghiên cứu tài liệu mục đích cơng vụ phải có giấy giới thiệu ghi rõ mục đích nghiên cứu tài liệu phải Chủ tịch UBND xã xác nhận Cán bộ, công chức, viên chức khai thác sử dụng tài liệu mục đích riêng phải có đơn xin sử dụng tài liệu, chứng minh thư nhân dân hộ chiếu phải được Chủ tịch UBND xã xác nhận Điều 43 Các hình thức tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ Sử dụng tài liệu kho Lưu trữ UBND xã Xuất ấn phẩm lưu trữ Giới thiệu tài liệu lưu trữ phương tiện thông tin đại chúng, trang thông tin điện tử Cấp tài liệu lưu trữ, chứng thực lưu trữ Điều 44 Thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Lãnh đạo UBND xã cho phép việc sử dụng tài liệu lưu trữ kho Lưu trữ UBND xã cán bộ, công chức, viên chức trực thuộc UBND xã công chức, viên chức có nhu cầu đáng Cán bộ, cơng chức, viên chức Lãnh đạo UBND xã giao quản lý, khai thác, phụ trách Kho lưu trữ UBND xã phép cho đối tượng sử dụng tài liệu hình thức nghiên cứu kho, mượn, sao, chụp cách hiệu quả, đảm bảo an toàn thông tin tài liệu Điều 45 Quản lý việc sử dụng tài liệu lưu trữ Kho Lưu trữ UBND xã phải có Nội quy phịng lưu trữ Nội quy Phòng lưu trữ bao gồm nội dung cần quy định sau: a Thời gian mở, đóng cửa; b Những vật dụng khơng mang vào phịng đọc; Quy định phải thực thủ tục nghiên cứu khai thác tài liệu theo hướng dẫn; c) Không tự ý sao, chụp ảnh tài liệu thơng tin tra cứu chưa phép; d Ngồi quy định trên, cần thực nghiêm chỉnh quy định có liên quan Nội quy ra, vào quan; Quy định sử dụng tài liệu; Quy định phòng chống cháy nổ UBND xã e Cán bộ, công chức, viên chức lưu trữ UBND xã phải lập Sổ nhập, xuất tài liệu, Sổ đăng ký mục lục hồ sơ sổ đăng ký độc giả để quản lý tài liệu lưu trữ phục vụ khai thác tài liệu Chương VIII TỔ CHỨC THỰC HIỆN Điều 46 Trách nhiệm Thủ trưởng quan, đơn vị, UBND xã, thị trấn thuộc UBND xã Cán cơng chức UBND xã có trách nhiệm tổ chức, triển khai thực quy chế Điều 47 Trách nhiệm Văn phòng UBND- HĐND xã Văn phịng UBND- HĐND xã có trách nhiệm đơn đốc, theo dõi việc thực Quy chế Trong trình thực hiện, có vấn đề phát sinh cần sửa đổi, bổ sung, Cán bộ, công chức, viên chức, cá nhân phản ánh UBND xã (qua Văn phòng UBND- HĐND xã) để sửa đổi, bổ sung Quy chế cho phù hợp theo quy định./ ... để tạo văn giấy phát hành văn Trường hợp cần phát hành văn điện tử từ văn giấy: Văn thư quan thực số hóa văn giấy ký số quan, đơn vị Điều 20 Lưu văn Lưu văn giấy a Bản gốc văn lưu Văn thư quan... việc thực quy định pháp luật công tác văn thư, lưu trữ Kiểm tra việc thực quy định công tác văn thư, lưu trữ UBND xã; giải khiếu naị, tố cáo xử lý vi phạm pháp luật công tác văn thư, lưu trữ Chịu... dụng: Quy chế công tác văn thư, lưu trữ áp dụng cán bộ, công chức thuộc UBND xã ABCD Đối tượng điều chỉnh: Công tác văn thư, lưu trữ Công tác văn thư gồm công việc: Soạn thảo, ban hành văn bản;