- Công tác văn thư bao gồm các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của đơn vị trường Tiểu học Phú Thọ B; lập h[r]
(1)PHÒNG GD-ĐT TAM NÔNG TRƯỜNG TH PHÚ THỌ B CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc Số:72/QĐ-THPTB Phú Thọ, ngày 29 tháng năm 2014 QUYẾT ĐỊNH Ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ Trường Tiểu học Phú Thọ B HIỆU TRƯỞNG TRƯỜNG TIỂU HỌC PHÚ THỌ B Căn Quyết định thành lập số 108/QĐ-TL ngày 17 tháng năm 1994 Sở Giáo dục và Đào tạo Đồng Tháp.Về việc tách trường Tiểu học Phú Thọ huyện Tam Nông; Căn Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16 tháng năm 2013 Bộ trưởng Bộ Nội vụ hướng dẫn xây dựng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ các quan, tổ chức; Căn văn số 83 /PGDĐT-VP ngày 01 tháng năm 2014 Phòng Giáo dục và Đào tạo việc hướng dẫn xây dựng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ các đơn vị trường học thuộc thẩm quyền quản lý Phòng; Xét đề nghị Tổ trưởng Tổ văn phòng, QUYẾT ĐỊNH: Điều Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế công tác văn thư, lưu trữ Trường Tiểu học Phú Thọ B Điều Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký Điều Các Ông, Bà trưởng các phận đơn vị Trường Tiểu học Phú Thọ B, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./ Nơi nhận: - Như Điều 3; - Lưu: VT THỦ TRƯỞNG ĐƠN VỊ Đỗ Văn Hai (2) PHÒNG GD-ĐT TAM NÔNG TRƯỜNG TH PHÚ THỌ B CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc QUY CHẾ Về công tác văn thư, lưu trữ Trường Tiểu học Phú Thọ B (Ban hành kèm theo Quyết định số: 72/QĐ-THPTB ngày 29 tháng năm 2014 Thủ trưởng đơn vị Trường Tiểu học Phú Thọ B) Chương I QUY ĐỊNH CHUNG Điều Phạm vi và đối tượng áp dụng - Quy chế này quy định các hoạt động văn thư, lưu trữ quá trình quản lý, đạo đơn vị trường Tiểu học Phú Thọ B để thực chức năng, nhiệm vụ mình - Công tác văn thư bao gồm các công việc soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn và tài liệu khác hình thành quá trình hoạt động đơn vị trường Tiểu học Phú Thọ B; lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan; quản lý và sử dụng dấu công tác văn thư - Công tác lưu trữ bao gồm các công việc thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê và sử dụng tài liệu lưu trữ hình thành quá trình hoạt động đơn vị trường Tiểu học Phú Thọ B Điều Giải thích từ ngữ - Quy chế công tác văn thư, lưu trữ bao gồm quy định chung hoạt động văn thư, lưu trữ các loại hình quan, đơn vị để các quan, đơn vị vận dụng xây dựng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ quan, đơn vị - Quy chế công tác văn thư, lưu trữ đơn vị trường Tiểu học Phú Thọ B bao gồm tất quy định hoạt động văn thư, lưu trữ quá trình quản lý, đạo, điều hành đơn vị trường Tiểu học Phú Thọ B để thực chức năng, nhiệm vụ mình - Văn đến là tất các loại văn bản, bao gồm văn quy phạm pháp luật, văn hành chính và văn chuyên ngành (kể fax, văn chuyển qua mạng, văn mật) và đơn, thư gửi đến đơn vị - Văn là tất các loại văn bản, bao gồm văn quy phạm pháp luật, văn hành chính và văn chuyên ngành (kể văn bản, văn nội và văn mật) đơn vị phát hành (3) - Bản thảo văn là viết đánh máy, hình thành quá trình soạn thảo văn - Bản gốc văn là hoàn chỉnh nội dung, thể thức văn đơn vị trường Tiểu học Phú Thọ B ban hành và có chữ ký trực tiếp người có thẩm quyền - Bản chính văn là hoàn chỉnh nội dung, thể thức văn và đơn vị trường Tiểu học Phú Thọ B ban hành - Bản y chính là đầy đủ, chính xác nội dung văn và trình bày theo thể thức quy định Bản y chính phải thực từ chính - Bản trích là phần nội dung văn và trình bày theo thể thức quy định Bản trích phải thực từ chính - Bản lục là đầy đủ, chính xác nội dung văn bản, thực từ y chính và trình bày theo thể thức quy định - Hồ sơ là tập tài liệu có liên quan với vấn đề, việc, đối tượng cụ thể có đặc điểm chung, hình thành quá trình theo dõi, giải công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ quan, đơn vị, cá nhân - Lập hồ sơ là việc tập hợp, xếp văn tài liệu hình thành quá trình theo dõi, giải công việc đơn vị trường Tiểu học Phú Thọ B, cá nhân thành hồ sơ theo nguyên tắc và phương pháp định - Thu thập tài liệu là quá trình xác định nguồn tài liệu, lựa chọn, giao nhận tài liệu có giá trị để chuyển vào Lưu trữ quan, Lưu trữ lịch sử - Chỉnh lý tài liệu là việc phân loại, xác định giá trị, xếp, thống kê, lập công cụ tra cứu tài liệu hình thành hoạt động đơn vị trường Tiểu học Phú Thọ B, cá nhân - Xác định giá trị tài liệu là việc đánh giá giá trị tài liệu theo nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn theo quy định quan có thẩm quyền để xác định tài liệu có giá trị lưu trữ, thời hạn bảo quản và tài liệu hết giá trị Điều Trách nhiệm quản lý, thực công tác văn thư và lưu trữ - Trách nhiệm người đứng đầu quan việc quản lý công tác văn thư và lưu trữ; - Trách nhiệm Tổ trưởng Tổ Văn phòng việc giúp người đứng đầu quan đạo công tác văn thư và lưu trữ; (4) - Trách nhiệm trưởng các đơn vị quan; - Trách nhiệm viên chức, người lao động quan, đơn vị Điều Tổ chức, nhiệm vụ văn thư và lưu trữ quan - Tổ chức, nhiệm vụ văn thư quan - Tổ chức, nhiệm vụ lưu trữ quan Điều Viên chức, nhân viên văn thư và lưu trữ Quy định viên chức, nhân viên làm công tác văn thư và lưu trữ quan, đơn vị phải đảm bảo tiêu chuẩn nghiệp vụ ngành văn thư và lưu trữ theo quy định Điều Kinh phí cho hoạt động văn thư và lưu trữ Quy định trách nhiệm người đứng đầu quan, đơn vị việc bố trí kinh phí trang bị các thiết bị chuyên dùng và tổ chức các hoạt động nghiệp vụ theo yêu cầu công tác văn thư và lưu trữ Điều Bảo vệ bí mật nhà nước công tác văn thư và lưu trữ Quy định hoạt động công tác văn thư và lưu trữ quan, đơn vị phải thực theo các quy định pháp luật hành bảo vệ bí mật nhà nước Chương II CÔNG TÁC VĂN THƯ Mục SOẠN THẢO, BAN HÀNH VĂN BẢN Điều Hình thức văn Quy định cụ thể các hình thức văn mà quan, đơn vị phép ban hành: - Văn hành chính, bao gồm: Quyết định, thông báo, công văn, báo cáo (tổng kết, sơ kết, đột xuất), kế hoạch, biên bản,… - Văn chuyên ngành (nếu có) - Văn trao đổi với đơn vị trường Tiểu học Phú Thọ B cá nhân nước ngoài Điều Thể thức văn Quy định thể thức các loại văn mà quan, đơn vị phép ban hành: (5) - Văn hành chính: Thực theo quy định Thông tư số 01/2011/TTBNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn hành chính - Văn chuyên ngành (nếu có): Thực theo quy định Bộ chuyên ngành - Văn trao đổi với quan, đơn vị cá nhân nước ngoài (nếu có): Thực theo các quy định hành pháp luật và theo thông lệ quốc tế Kèm theo Điều này cần có số phụ lục mẫu trình bày loại văn và bảng chữ viết tắt tên các đơn vị quan để ghi ký hiệu văn Điều 10 Soạn thảo văn - Quy định việc soạn thảo văn hành chính thực theo pháp luật hành - Quy định trách nhiệm người đứng đầu quan; đơn vị và cá nhân giao chủ trì soạn thảo văn việc soạn thảo văn hành chính quan, đơn vị Điều 11 Duyệt dự thảo văn bản, sửa chữa, bổ sung dự thảo văn đã duyệt Quy định quy trình duyệt dự thảo văn bản, sửa chữa, bổ sung dự thảo văn đã duyệt Điều 12 Kiểm tra văn trước ký ban hành - Trách nhiệm thủ trưởng đơn vị các nhân chủ trì soạn thảo văn việc kiểm tra và chịu trách nhiệm độ chính xác nội dung văn - Trách nhiệm Tổ trưởng Tổ Văn phòng việc kiểm tra và chịu trách nhiệm hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày văn Điều 13 Ký văn - Thẩm quyền ký: người đứng đầu quan, đơn vị; các trường hợp ký thay mặt (TM.), ký thay (KT.), ký thừa ủy quyền (TUQ.), ký thừa lệnh (TL.) quan, đơn vị - Trách nhiệm người ký văn số lượng ký trực tiếp; số lượng phát hành; gửi văn vượt cấp (nếu có) - Loại bút, mực dùng để ký văn (nếu có) Điều 14 Bản văn - Các hình thức văn (sao y chính, trích sao, lục) (6) - Thể thức - Thẩm quyền ký văn (sao y chính, trích sao, lục) - Giá trị pháp lý văn (sao y chính, trích sao, lục) - Trường hợp không sao, chụp, chuyển phát ngoài đơn vị trường Tiểu học Phú Thọ B ý kiến ghi bên lề văn Mục QUẢN LÝ VĂN BẢN Điều 15 Nguyên tắc chung - Việc quản lý tất văn đi, văn đến đơn vị trường Tiểu học Phú Thọ B Văn thư quan (sau đây gọi tắt là Văn thư) - Thời gian đăng ký, phát hành chuyển giao văn đi, văn đến Trường hợp văn đến có đóng dấu các mức độ khẩn: “Hỏa tốc (kể “Hỏa tốc” hẹn giờ), “Thượng khẩn” và “Khẩn” và văn khẩn - Văn bản, tài liệu có nội dung mang bí mật nhà nước (sau đây gọi tắt là văn mật) đăng ký, quản lý theo quy định pháp luật hành bảo vệ bí mật nhà nước và hướng dẫn Thông tư số 04/2013/TT-BNV Điều 16 Trình tự quản lý văn đến Quy định tất văn bản, kể đơn, thư cá nhân gửi đến quan, đơn vị phải quản lý theo trình tự sau: - Tiếp nhận, đăng ký văn đến; - Trình, chuyển giao văn đến; - Giải và theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến Điều 17 Tiếp nhận, đăng ký văn đến Quy định chi tiết việc tiếp nhận, phân loại, bóc bì, đóng dấu đến, đăng ký vào sổ (hoặc sở liệu quản lý văn đến) Điều 18 Trình, chuyển giao văn đến - Thời hạn trình và chuyển giao văn (trong làm việc, ngoài làm việc loại văn khẩn và văn thường) - Yêu cầu chuyển giao chính xác, giữ gìn bí mật nội dung văn và phải ký nhận vào sổ chuyển giao văn Điều 19 Giải và theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến (7) - Trách nhiệm người đứng đầu và cấp phó người đứng đầu quan việc đạo giải kịp thời văn đến thuộc các lĩnh vực phân công phụ trách - Trách nhiệm đơn vị, cá nhân việc giải văn - Trách nhiệm Tổ trưởng Tổ Văn phòng việc giúp người đứng đầu quan theo dõi, đôn đốc các đơn vị, cá nhân việc giải văn đến - Quy định thời hạn giải văn đến loại khẩn và loại bình thường Điều 20 Trình tự giải văn Quy định tất văn quan, đơn vị phát hành phải quản lý theo trình tự sau: - Kiểm tra hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số, ký hiệu và ngày, tháng, năm văn bản; - Đăng ký văn đi; - Nhân bản, đóng dấu quan và dấu mức độ mật, khẩn; - Làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn đi; - Lưu văn Mục LẬP HỒ SƠ HIỆN HÀNH VÀ GIAO NỘP HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN Điều 21 Nội dung việc lập hồ sơ và yêu cầu hồ sơ lập - Nội dung việc lập hồ sơ công việc + Mở hồ sơ; + Thu thập văn vào hồ sơ; + Kết thúc và biên mục hồ sơ - Yêu cầu hồ sơ lập Điều 22 Giao nhận hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan - Trách nhiệm các đơn vị và cá nhân quan việc giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan - Thời hạn giao nộp, hồ sơ tài liệu vào lưu trữ quan tài liệu hành chính; tài liệu khoa học kỹ thuật; tài liệu xây dựng bản; tài liệu ảnh, phim điện ảnh, mi-crô-phim, tài liệu ghi âm, ghi hình (8) - Thủ tục giao nhận hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan Điều 23 Trách nhiệm việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan - Trách nhiệm người đứng đầu quan - Trách nhiệm Tổ trưởng Tổ Văn phòng - Trách nhiệm trưởng các đơn vị quan có tổ chức đơn vị trực thuộc (nếu có) - Trách nhiệm viên chức, nhân viên văn thư, lưu trữ - Trách nhiệm cá nhân quan, đơn vị Mục QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG CON DẤU Điều 24 Quản lý dấu - Quy định người giữ dấu, việc bảo quản dấu hành chính, ngoài hành chính - Trách nhiệm viên chức văn thư việc giữ và đóng dấu quan, đơn vị Điều 25 Sử dụng dấu - Viên chức, nhân viên văn thư phải tự tay đóng dấu vào các văn của, đơn vị trường Tiểu học Phú Thọ B - Chỉ đóng dấu vào các văn các văn đúng hình thức, thể thức và có chữ ký người có thẩm quyền - Không đóng dấu các trường hợp sau: Đóng dấu vào giấy không có nội dung, đóng dấu trước ký, đóng dấu sẵn trên giấy trắng đóng dấu lên các văn có chữ ký người không có thẩm quyền Chương III CÔNG TÁC LƯU TRỮ Mục CÔNG TÁC THU THẬP, BỔ SUNG TÀI LIỆU Điều 26 Thu thập hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan Quy định trách nhiệm hàng năm lưu trữ quan việc thu thập hồ sơ, tài liệu từ các đơn vị, cá nhân vào lưu trữ quan (9) Điều 27 Chỉnh lý tài liệu Hồ sơ, tài liệu đơn vị trường Tiểu học Phú Thọ B phải chỉnh lý hoàn chỉnh và bảo quản kho lưu trữ - Nguyên tắc chỉnh lý - Yêu cầu tài liệu sau chỉnh lý Điều 28 Xác định giá trị tài liệu - Yêu cầu việc xác định giá trị tài liệu - Trách nhiệm lưu trữ hành việc nghiên cứu xây dựng Bảng thời hạn bảo quản tài liệu quan Điều 29 Hội đồng xác định giá trị tài liệu quan - Nhiệm vụ Hội đồng - Thành phần Hội đồng - Phương thức làm việc Hội đồng Điều 30 Hủy tài liệu hết giá trị - Thẩm quyền quan việc thẩm tra tài liệu hết giá trị đơn vị trực thuộc (nếu có) - Thẩm quyền quan cấp trên (nếu có) việc thẩm tra tài liệu hết giá trị quan - Thẩm quyền người đứng đầu việc định tiêu hủy tài liệu hết giá trị quan - Thủ tục và hồ sơ tiêu hủy tài liệu hết giá trị Điều 31 Nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử (Chỉ quy định quan, đơn vị thuộc diện nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử) - Trách nhiệm lưu trữ quan - Thời hạn giao nộp các loại tài liệu vào Lưu trữ lịch sử Mục BẢO QUẢN, TỔ CHỨC SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ Điều 32 Bảo quản tài liệu lưu trữ - Quy định tài liệu lưu trữ quan, đơn vị phải bảo vệ an toàn kho lưu trữ (10) - Trách nhiệm người đứng đầu quan, đơn vị việc đạo thực các quy định bảo quản tài liệu lưu trữ - Trách nhiệm viên chức lưu trữ hành việc thực các quy định bảo quản tài liệu lưu trữ Điều 33 Đối tượng và thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ - Đối tượng phép khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ hành: + Cá nhân quan, đơn vị; + Cá nhân ngoài quan, đơn vị - Thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ hành đối tượng Điều 34 Các hình thức tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ - Phòng đọc phục vụ chỗ; - Cho mượn phòng làm việc; - Các hình thức khác (nếu có) Điều 35 Thẩm quyền cho phép khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ - Thẩm quyền thủ trưởng quan - Thẩm quyền Tổ trưởng Tổ Văn phòng - Thẩm quyền thủ trưởng các đơn vị quan có tổ chức đơn vị trực thuộc (nếu có) - Thẩm quyền người phụ trách lưu trữ quan Điều 36 Quản lý việc sử dụng tài liệu lưu trữ Quy định việc khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ phải có Nội quy phòng đọc, các loại sổ sách để quản lý như: Sổ đăng ký độc giả; sổ giao nhận tài liệu với độc giả Điều 37 Khen thưởng và xử lý vi phạm THỦ TRƯỞNG ĐƠN VỊ Đỗ Văn Hai (11) (12)