Trong thời gian thực tập được tiếp xúc với thực tế về công việc Văn thư – Lưu trữ, giúp em tiếp thu được những kiến thức mới cũng như va chạm với nhiều công việc giúp em nắm vững hơn về kiến thức đã học ở trường.
Báo cáo thực tập GVHD: Vũ Thị Kim Cúc A PHẦN MỞ ĐẦU HSTT: Đinh Thị Tịnh Trang Lớp: Lưu Trữ 15 Báo cáo thực tập GVHD: Vũ Thị Kim Cúc LỜI NĨI ĐẦU Thực tiễn lồi người chứng minh rằng, lý luận thực tiễn có quan hệ biện chứng với Thực tiễn sở để xây dựng lý luận, từ mà nhà tư tưởng cho “lý luận” phải đôi với “thực tiễn” “học” phải đôi với “hành” Có lý luận khẳng định, bổ sung đầy đủ phục vụ hiệu cho hoạt động thực tiễn việc gắn liền “lý luận” với “thực tiễn” “lý thuyết” với “thực hành” có vai trị vơ quan trọng hoạt động thực tiễn người Chính vậy, tất sở, bậc đào tạo giới nói chung Việt Nam nói riêng, người học sau trang bị lý luận chuyên môn thử nghiệm vận dụng chúng vào thực tế qua thời gian, tập Được giới thiệu nhà trường với chấp nhận Ban lãnh đạo Uỷ ban Nhân dân huyện Nhơn Trạch, em đến thực tập quan từ ngày 18/04/2011 đến ngày 30/6/2011 Em nghiên cứu tìm hiểu cơng tác lưu trữ quan Nội dung báo cáo thực tập gồm có: A - PHẦN MỞ ĐẦU: B - PHẦN NỘI DUNG: I Khảo sát tình hình cơng tác lưu trữ quan II Trực tiếp thực nội dung nghiệp vụ C - PHẦN PHỤ LỤC: Do lần đầu tiếp xúc với công việc nên em cịn lúng túng đơi khơng tránh khỏi thiếu sót sai lầm cơng việc, chưa quen với cách tổ chức làm việc quan Để đạt kết trên, em xin chân thành cảm ơn thầy cô trường Trung cấp Văn thư Lưu trữ Trung ương Cùng anh chị cô quan giúp em tiếp cận với cơng việc hồn thành tốt đợt thực tập Đồng Nai, ngày 13 tháng năm 2011 Học sinh thực tập Đinh Thị Tịnh HSTT: Đinh Thị Tịnh Trang Lớp: Lưu Trữ 15 Báo cáo thực tập GVHD: Vũ Thị Kim Cúc LỜI CẢM ƠN Trong thời gian thực tập tiếp xúc với thực tế công việc Văn thư – Lưu trữ, giúp em tiếp thu kiến thức va chạm với nhiều công việc giúp em nắm vững kiến thức học trường Để đạt kết vậy, nhờ giảng dạy tận tình thầy Trường Trung cấp Văn thư Lưu trữ Trung ương giúp em hiểu biết để làm hành trang vào sống Cùng với lòng biết ơn sâu sắc, em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến Ban giám hiệu thầy cô Trường Trung cấp Văn thư Lưu trữ Trung ương nhiệt tình dạy bảo em, để em có thêm kiến thức chun mơn định Đặc biệt em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến Vũ Thị Kim Cúc tận tình hưỡng dẫn em hoàn thành tốt báo cáo Qua thời gian thực tập Uỷ ban Nhân dân huyện Nhơn Trạch, em hiểu yêu mến thêm ngành học mà chọn Bên cạnh em xin chân thành cảm ơn Ban lãnh đạo cô chú, anh chị quan tạo điều kiện thuận lợi để em có hội học hỏi, cung cấp thơng tin cần thiết để hồn thành tốt báo cáo trình thực tập Em xin chân thành cảm ơn! Đồng nai, ngày 13 tháng năm 2011 Học sinh thực tập Đinh Thị Tịnh HSTT: Đinh Thị Tịnh Trang Lớp: Lưu Trữ 15 Báo cáo thực tập GVHD: Vũ Thị Kim Cúc CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự – Hạnh phúc BẢN TỰ KIỂM Kính gửi: - Ban lãnh đạo Uỷ ban Nhân dân huyện Nhơn Trạch - Trường Trung cấp Văn thư Lưu trữ Trung ương - Giáo viên khoa lưu trữ Em tên là: Đinh Thị Tịnh Học sinh lớp: Lưu trữ 15 Giáo viên chủ nhiệm:Cô Phạm Thị Thu Trang Theo kế hoạch đào tạo với giới thiệu nhà trường đồng ý Uỷ ban Nhân dân huyện Nhơn trạch, em đến thực tập quan Trong q trình thực tập em ln cố gắng thực tốt nội quy, lề lối làm việc quan, tiếp thu chấp hành tốt yêu cầu cán chuyên môn Đối với công việc thực tập mình, em ln cố gắng bám sát kế hoạch đề Ln cố gắng tìm hiểu hoạt động quan để học hỏi, bổ sung thêm kiến thức học đồng thời không ngừng kết hợp thực tế lý thuyết tạo điều kiện cho công việc đạt kết tốt Tuy nhiên q trình thực tập, em có thuận lợi khó khăn sau: Thuận lợi: - Những khó khăn trình thực tập quan dẫn thỏa đáng - Được học hỏi tiếp thu kinh nghiệm cán chuyên môn quan - Được làm việc với thực tế tiếp xúc với khâu nghiệp vụ mình, giúp em nắm vững chuyên môn nghiệp vụ lưu trữ - Được giúp đỡ tận tình cơ, anh chị quan Khó khăn: Mặc dù có nhiều cố gắng thời gian thực tập có hạn, khả tiếp thu nhận thức cịn hạn chế em tránh khỏi thiếu sót sai lầm cơng việc giao Lần đầu tiếp xúc với môi trường công việc thực tế nên em nhiều lúng túng bỡ ngỡ, chưa có kinh nghiệm làm việc giao tiếp Học sinh thực tập Đinh Thị Tịnh HSTT: Đinh Thị Tịnh Trang Lớp: Lưu Trữ 15 Báo cáo thực tập GVHD: Vũ Thị Kim Cúc NHẬN XÉT CỦA CƠ QUAN ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ………………………………………… XÁC NHẬN CỦA CƠ QUAN HSTT: Đinh Thị Tịnh Trang Lớp: Lưu Trữ 15 Báo cáo thực tập GVHD: Vũ Thị Kim Cúc B PHẦN NỘI DUNG HSTT: Đinh Thị Tịnh Trang Lớp: Lưu Trữ 15 Báo cáo thực tập GVHD: Vũ Thị Kim Cúc I Khảo sát tình hình cơng tác Lưu trữ UBND huyện Nhơn Trạch: 1) Giới thiệu vài nét trình hình thành, hoạt động UBND huyện Nhơn Trạch: 1.1) Quá trình hình thành: UBND HUYỆN NHƠN TRẠCH Huyện Nhơn Trạch huyện tách từ huyện Long Thành theo Nghị định số 51/CP ngày 23/6/1994 Chính phủ, huyện nằm phía Tây Nam tỉnh Đồng Nai, có tọa độ địa lý từ 106045’16” - 107001’55” Kinh độ Đông 10031’33” - 10046’59” Vĩ độ Bắc, có vị trí địa lý sau: - Phía Bắc: giáp TP.Hồ Chí Minh huyện Long Thành - Phía Nam: giáp TP.Hồ Chí Minh - Phía Đơng: giáp huyện Long Thành tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu - Phía Tây: giáp TP Hồ Chí Minh + Địa hình, thổ nhưỡng: Là huyện thuộc vùng đồng Đơng Nam Diện tích tự nhiên huyện 41.083,68 ha, chiếm 6,96% diện tích tự nhiên tỉnh, đó: - Đất nơng nghiệp : 27.364,30 chiếm 66,61% tổng diện tích - Đất phi nơng nghiệp : 13.662,38 chiếm 33,26% tổng diện tích, phân ra: + Đất : 1.962,91 + Đất chuyên dùng : 4.702,42 + Đất tôn giáo, tín ngưỡng : 49,49 + Đất nghĩa địa : 76,31 HSTT: Đinh Thị Tịnh Trang Lớp: Lưu Trữ 15 Báo cáo thực tập GVHD: Vũ Thị Kim Cúc + Đất sông suối mặt nước chuyên dùng : 6.871,25 - Đất chưa sử dụng : 57,01 chiếm 0,14% tổng diện tích + Đặc điểm dân số-nhân lực: - Tổng dân số huyện là: 121.372 người - Số người độ tuổi lao động là: 72.986 người - Số người làm việc là: 59.825 người đó: + Lao động nơng, lâm nghiệp là: 26.360 người + Lao động công nghiệp là: 15.135 người + Lao động dịch vụ là: 16.810 người + Tổng quan kinh tế: Huyện Nhơn Trạch thành lập vào năm 1994 theo Nghị định số 51/CP Chính phủ có tổng diện tích tự nhiện 41.089 Từ năm 1996 phát triển quy hoạch thành phố công nghiệp, nằm vùng kinh tế trọng điểm phía Nam Trong khu cơng nghiệp phê duyệt 3.500 Cơ cấu kinh tế chuyển dịch theo hướng tích cực GDP ngành nơng-lâm-thủy sản bình qn giảm 3,1% năm, ngược lại GDP ngành cơng nghiệp, xây dựng tăng 7,5% lần, tốc độ tăng trưởng bình quân 24,1% hàng năm, khu vực dịch vụ tăng trưởng bình qn hàng năm 18,4% * Cơng nghiệp – tiểu thủ công nghiệp: - tháng đầu năm 2006 KCN tập trung Nhơn Trạch có 162 dự án, 13 chi nhánh sản xuất sở khác, tổng vốn đăng ký 2.468.044.000USD, thu hút 37.019 lao động, tổng diện tích giao cho dự án 1.985 ha, diện tích cho th 1.413 - Khu cơng nghiệp Ông Kèo thu hút 18 dự án triển khai xây dựng với tổng diện tích 476 - Khu công nghiệp địa phương (Phú Thạnh – Vĩnh Thanh): + Khu công nghiệp giai đoạn I 50 có 11 dự án UBND tỉnh giới thiệu địa điểm, với tổng diện tích 35,55 + Khu cơng nghiệp giai đoạn II 44 có 16 dự án UBND tỉnh giới thiệu địa điểm, với tổng diện tích 23,33 Hiện có nhà máy vào hoạt động - Ngành TTCN năm qua tiếp tục phát triển, đến cuối năm 2005 địa bàn huyện có 980 sở hoạt động ngành nghề: gia cơng khí, hàn tiện, xay xát, làm bún, sản xuất bánh mì, sản xuất vlxd Giá trị sản xuất ttcn thực năm 2005 102 tỷ đồng, đạt kế tiêu kế hoạch 135,3% kỳ HSTT: Đinh Thị Tịnh Trang Lớp: Lưu Trữ 15 Báo cáo thực tập GVHD: Vũ Thị Kim Cúc - Chiến lược phát triển kinh tế đến năm 2010 tiếp tục thu hút tạo môi trường thuận lợi cho nhà đầu tư ngồi nước đầu tư vào khu cơng nghiệp tập trung khu công nghiệp địa phương * Thương mại - dịch vụ: - Hoạt động dịch vụ địa bàn huyện năm qua chủ yếu hộ kinh doanh cá thể đảm nhận Hiện địa bàn có 2.932 hộ đăng ký kinh doanh lĩnh vực với tổng số vốn đăng ký 83.412.000.000 đồng - Tiếp tục đầu tư vào trung tâm thương mại phê duyệt quy hoạch gồm: + Khu trung tâm ngã tư Hiệp Phước công ty TNHH dịch vụ kinh doanh thương mại Dân Xuân đầu tư xây dựng diện tích 20 + Khu thương mại du lịch chợ đầu mối xã Long Thọ diện tích 6,98 ha, cơng ty quản lý phát triển nhà Quận + Khu trung tâm thương mại phục vụ công nghiệp khu công nghiệp III xã Phú Hội diện tích 16 cơng ty Tín Nghĩa đầu tư - Quy hoạch phát triển mạng lưới kinh doanh xăng dầu theo định số 1867/QĐ.CT.UBT ngày 27/6/2003 UBND tỉnh phê duyệt địa bàn huyện Nhơn Trạch có 34 điểm kinh doanh xăng dầu, có 15 doanh nghiệp thức vào hoạt động lĩnh vực * Nông nghiệp: Lĩnh vực nông nghiệp năm qua không ngừng phát triển, gắn với việc xây dựng nông thôn mới, giá trị sản xuất nông nghiệp đạt mức tăng trưởng bình quân hàng năm 4,2%, tính nơng – lâm – thủy sản đạt mức tăng bình qn 7% Tỷ trọng chăn ni giá trị sản xuất nông nghiệp tăng từ 30,4% (năm 2000) lên 37,68% (năm 2005) Trong năm qua chuyển đổi 1.669 đất lúa vụ hiệu sang mía, mì, rau loại, dứa, ăn trái Nhờ suất loại trồng tăng (lúa tăng từ 31,8 tạ/ha lên 36 tạ/ha, mì tăng từ 15,5 tấn/ha – 24 tấn/ha, mía từ 68,46 tấn/ha – 76,1 tấn/ha) Cùng với việc chuyển đổi cấu trồng, huyện chủ trương đầu tư phát triển vùng nơng sản hàng hố tập trung để cung cấp ngun liệu cho cơng nghiệp chế biến, hình thành vùng chuyện canh mía (2100 ha), lúa chất lượng cao (1700 ha), mì (1500 ha), dứa (214 ha), ăn trái (887 ha), rau loại (100 ha) Từ diện tích đất hoang hố giảm từ 2000 xuống cịn 307 Lĩnh vực chăn ni tiếp tục phát triển, giá trị sản xuất ngành chăn ni tăng trưởng bình qn hàng năm 8,8% Diện tích ni thủy sản tồn huyện đạt 1497 ha, tăng 802 so với năm 1995, chủ yếu phát triển nuôi tôm sú theo phương thức thâm canh quảng canh cải tiến Đồng thời phong trào nuôi tôm xanh phát triển xã ven sông Đồng Nai, sản lượng thủy sản đạt 3180 tấn, tăng 3,5 lần so vói năm 1995 HSTT: Đinh Thị Tịnh Trang Lớp: Lưu Trữ 15 Báo cáo thực tập GVHD: Vũ Thị Kim Cúc Kinh tế trang trại phát triển đến năm 2005 có 209 trang trại tăng 50 trại so năm 2000, chủ yếu trang trại nuôi trồng thủy sản 156, trang trại chăn nuôi 28, thu nhập bình quân hàng năm 73 triệu/ha/trang trại * Lâm nghiệp: Tổng diện rừng có 6536 ha, rừng ngặp mặn 4713 ha, rừng trồng cạn 1882 Độ che phủ rừng đạt 28,50% Khu vực phát triển cơng nghiệp ngắn ngày: diện tích 1000 ha, tập trung Ông Kèo Khu vực phát triển ăn trái kết hợp du lịch sinh thái: diện tích 700 ha, gồm xã, Phước Khánh, vị trí từ cầu cháy đến đập Ơng Kèo, cách sơng Ông Kèo 600 m hướng đông Trên sở diện tích ăn trái phát triển khu vực này, mở rộng loại hình dịch vụ du lich sinh thái Diện tích 2000 gồm xã Phú Hội, Phước Thiền, Long Thọ bố trí phát triển trồng loại ăn trái đặc sản địa phương (sầu riêng, dâu, bưởi, chôm chôm ) phục vụ du lịch vườn 1.2) Tổ chức máy, chức năng, nhiệm vụ hoạt động UBND huyện Nhơn Trạch: a Chức năng: - UBND huyện Nhơn Trạch quan quản lý Nhà nước địa phương - UBND huyện Nhơn Trạch quan chấp hành HĐND huyện, quan hành nhà nước địa phương, chịu đạo trực tiếp UBND tỉnh Đồng Nai lãnh đạo toàn diện Huyện Ùy UBND huyện chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, Luật, văn pháp quy quan nhà nước cấp trên, Nghị HĐND, Nghị Huyện ủy báo cáo toàn hoạt động với UBND tỉnh Đồng Nai, HĐND huyện Huyện Ủy định kỳ đột xuất - UBND huyện thực chức quản lý hành nhà nước tất lĩnh vực Kinh tế - Chính trị; Văn hóa - Xã hội; An ninh – Quốc phòng tổ chức pháp nhân thể nhân hoạt động cư trú địa bàn huyện b Nhiệm vụ quyền hạn UBND huyện: - Trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn luật định, UBND huyện Quyết định, Chỉ thị văn hành để đạo, điều hành, kiểm tra việc thi hành nhiệm vụ ngành cấp Là quan hành cấp UBND xã - UBND huyện hoạt động theo nguyên tắc tập trung dân chủ, hiệu hoạt động UBND huyện đảm bảo hiệu hoạt động tập thể UBND huyện, Chủ tịch UBND thành viên UBND huyện - UBND huyện thực công tác quản lý cán cơng chức quan hành nhà nước, đơn vị nghiệp theo nội dung thẩm quyền phân cấp quản lý Cán UBND tỉnh Đồng Nai phân công Huyện Ủy HSTT: Đinh Thị Tịnh Trang 10 Lớp: Lưu Trữ 15 Báo cáo thực tập GVHD: Vũ Thị Kim Cúc PHỤ LỤC VIII: MỤC LỤC HỒ SƠ HSTT: Đinh Thị Tịnh Trang 59 Lớp: Lưu Trữ 15 Báo cáo thực tập GVHD: Vũ Thị Kim Cúc TỜ BÌA ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN NHƠN TRẠCH MỤC LỤC HỒ SƠ PHÔNG: VĂN PHÒNG HĐND&UBND HUYỆN NHƠN TRẠCH Năm: 2005 HSTT: Đinh Thị Tịnh Trang 60 Lớp: Lưu Trữ 15 Báo cáo thực tập GVHD: Vũ Thị Kim Cúc TỜ NHAN ĐỀ ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN NHƠN TRẠCH MỤC LỤC HỒ SƠ PHƠNG: VĂN PHỊNG HĐND&UBND HUYỆN NHƠN TRẠCH Từ hồ sơ số: 01 đến hồ sơ số 05 Phông số: ……… Thời hạn bảo quản Quyển số: 01 Vĩnh viễn Số trang: 15 HSTT: Đinh Thị Tịnh Trang 61 Lớp: Lưu Trữ 15 Báo cáo thực tập GVHD: Vũ Thị Kim Cúc TỜ MỤC LỤC STT 01 02 03 04 05 06 07 08 HSTT: Đinh Thị Tịnh TÊN LOẠI Tờ bìa Tờ nhan đề Tờ mục lục Lời nói đầu Bảng chữ viết tắt Bảng dẫn Bảng thống kê hồ sơ Phần kết thúc Trang 62 SỐ TRANG 01 01 01 03 01 01 03 01 Lớp: Lưu Trữ 15 Báo cáo thực tập GVHD: Vũ Thị Kim Cúc LỜI NÓI ĐẦU Huyện Nhơn Trạch huyện nằm Phía Tây Nam Tỉnh Đồng Nai, Phía Bắc giáp huyện Long Thành, Quận Quận thuộc Thành phố Hồ Chí Minh; Phía Tây Nam giáp huyện Nhà Bè - Thành phố Hồ Chí Minh; Phía Đơng giáp huyện Long Thành - Tỉnh Đồng Nai huyện Tân Thành - Tỉnh Bà Rịa Vũng Tàu Huyện Nhơn Trạch huyện tách từ huyện Long Thành theo Nghị định số 51/CP ngày 23/6/1994 Chính phủ Nhơn trạch vùng đất anh hùng hai kháng chiến chống Pháp chống Mỹ, Nhà nước phong tặng danh hiệu “Anh Hùng lực lượng vũ trang nhân dân” vào năm 1995 Toàn huyện có 12 xã gồm: Xã: Long Thọ; Phước An; Vĩnh Thanh; Phú Đông; Phước Khánh; Đại Phước; Phú Hữu; Phú Thạnh; Long Tân; Phú Hội; Phước Thiền Hiệp Phước Trong đó: 06 xã nằm ven tỉnh lộ 25A, 06 xã nằm cặp lộ 19A, tạo nên vùng lãnh thổ đa dạng, có nhiều ưu sản xuất đời sống dân cư Về tiềm tài nguyên, đất đai, lao động nhiều chưa khai thác hết, mạng lưới giao thông thủy thuận lợi Hiện Nhơn Trạch số khu động nằm địa bàn kinh tế trọng điểm phía Nam có nhiều dự án nước, nước ngồi đầu tư địa bàn huyện Việc tách, nhập huyện có diễn nhiều lần, chức nhiệm vụ cấu tổ chức máy không thay đổi, phương án phân chia tài liệu Phông lưu trữ Thời gian - Cơ cấu tổ chức UBND huyện Nhơn Trạch có nhiệm vụ, quyền hạn: - Trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn luật định, UBND huyện Quyết định, Chỉ thị văn hành để đạo, điều hành, kiểm tra việc thi hành nhiệm vụ ngành cấp Là quan hành cấp UBND xã - UBND huyện hoạt động theo nguyên tắc tập trung dân chủ, hiệu hoạt động UBND huyện đảm bảo hiệu hoạt động tập thể UBND huyện, Chủ tịch UBND thành viên UBND huyện - UBND huyện thực công tác quản lý cán công chức quan hành nhà nước, đơn vị nghiệp theo nội dung thẩm quyền phân cấp quản lý Cán UBND tỉnh Đồng Nai phân cơng Huyện Ủy - Ngồi ra, UBND huyện cịn thảo luận tập thể Quyết định theo đa số vấn đề sau: HSTT: Đinh Thị Tịnh Trang 63 Lớp: Lưu Trữ 15 Báo cáo thực tập GVHD: Vũ Thị Kim Cúc + Báo cáo tình hình nhiệm vụ huyện, chương trình cơng tác UBND huyện hàng tháng, tháng năm để báo cáo trước kỳ họp HĐND&UBND tỉnh + Về quy hoạch cải tạo, xây dựng phát triển huyện, xã Các nhiệm vụ giải pháp lớn thực Chỉ thị Kinh tế - Xã hội, dự toán ngân sách hàng năm quỹ dự trữ huyện Những công việc lớn liên quan đến quyền lợi, nghĩa vụ, tâm tư nguyện vọng đơng đảo nhân dân trước trình cho HĐND huyện thảo luận định - UBND huyện cịn có trách nhiệm tiếp dân, trực tiếp xét giải khiếu nại, tố cáo thị cho tổ tiếp dân – giải khiếu nại, tố cáo (được UBND huyện thành lập) để giải kiến nghị, khiếu nại, tố cáo công dân + Cơ cấu tổ chức UBND huyện: UBND huyện Nhơn Trạch HĐND huyện bầu ra, gồm có: 01 Chủ tịch; 03 Phó Chủ tịch Ủy viên UBND huyện - Chủ tịch UBND huyện: Phụ trách chung - Phó Chủ tịch UBND huyện: Phụ trách khối Văn hóa – Xã hội - Phó Chủ tịch UBND huyện: Phụ trách khối kinh tế - Phó Chủ tịch UBND huyện: Phụ trách khối Quy hoạch Xây dựng Các phòng ban trực thuộc UBND huyện: gồm có 12 phịng ban: - Văn phòng HĐND &UBND huyện; - Phòng Kinh tế huyện; - Phịng Quản lý thị; - Phịng Giáo dục; - Phòng Lao động thương binh - Xã hội; - Phịng Tư pháp; - Phịng Tài ngun – Mơi trường; - Phịng Y tế; - Phịng Văn hóa thơng tin – Thể thao; - Phòng Thanh tra; - Phòng Tài – Kế hoạch; - Phịng Nội vụ Số lượng tài liệu đưa chỉnh lý khoảng mét, tình trạng vật lý tài liệu tương đối tốt Phương án hệ thống hóa tài liệu phơng: Thời gian - Cơ cấu tổ chức - Tài liệu giữ lại lập thành 02 mục lục: HSTT: Đinh Thị Tịnh Trang 64 Lớp: Lưu Trữ 15 Báo cáo thực tập + Mục lục tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn GVHD: Vũ Thị Kim Cúc + Mục lục tài liệu có thời hạn bảo quản - Nhóm tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn có số thứ tự từ hộp số 01 đến hộp số 22 Từ hồ sơ số 01 đến hồ sơ số 110 - Nhóm tài liệu có giá trị bảo quản có số thứ tự từ hộp số 01 đến hộp số 55 Từ hồ sơ 01 đến hồ sơ số 275 Mục lục hồ sơ bảng thống kê hồ sơ, cố định trật tự hồ sơ theo phương án hệ thống hóa phản ánh thành phần, nội dung hồ sơ phông lưu trữ Phương pháp thống kê hồ sơ vào mục lục hồ sơ: Các hồ sơ thống kê vào phần thống kê hồ sơ theo thứ tự hệ thống hóa đánh số Mỗi hồ sơ có hay nhiều đơn vị bảo quản, đơn vị bảo quản đánh số thứ tự thống kê riêng Trước thống kê tiêu đề hồ sơ vào bảng thống kê, phải tiến hành kê tên nhóm lớn, nhóm vừa, nhóm nhỏ theo phương án hệ thống hóa, sau kê tên hồ sơ đặc điểm khác hồ sơ nhóm Khi đăng ký thơng tin vào cột mục phần thống kê phải ghi xác bìa hồ sơ Trường hợp phát có sai sót, cần điều chỉnh bìa hồ sơ sau đăng ký vào phần thống kê Khi muốn tìm tài liệu cần phải tra tìm mục lục hồ sơ, tài liệu cần tìm liên quan đến vấn đề ? Ta tra tìm vào mục lục để xác định xem tài liệu nằm hộp số mấy? Hồ sơ số mấy? Nếu tài liệu có giá trị vĩnh viễn lâu dài văn thuộc tờ số mấy? sau tra tìm mục lục, cán lưu trữ lấy tài liệu cần tìm cách nhanh chóng Ta tra tìm tài liệu mục lục máy vi tính Nhơn trạch, ngày 30 tháng năm 2011 HSTT: Đinh Thị Tịnh Trang 65 Lớp: Lưu Trữ 15 Báo cáo thực tập GVHD: Vũ Thị Kim Cúc BẢNG CHỮ VIẾT TẮT STT 01 Chữ viết tắt HĐND&UBND 02 03 04 UBND UB HĐND HSTT: Đinh Thị Tịnh Trang 66 Chữ viết đầy đủ Hội đồng nhân dân Uỷ ban nhân dân Uỷ ban nhân dân Uỷ ban Hội đồng nhân dân Lớp: Lưu Trữ 15 Báo cáo thực tập GVHD: Vũ Thị Kim Cúc BẢNG CHỈ DẪN Phòng Lưu trữ tài liệu UBND huyện nằm khuôn viên trụ sở UBND huyện Nhơn Trạch ( tầng 1) Hồ sơ quan lưu giữ đầy đủ xếp thứ tự theo năm, phục vụ tốt có yêu cầu sử dụng Giả sử có hay nhiều đọc giả đến mượn tài liệu để nghiên cứu Trước hết ta xác định tài liệu mà đọc giả yêu cầu có tài liệu lưu trữ quan hay khơng Nếu có ta xem tài liệu thuộc năm nào, lấy mục lục năm ra, xác định vấn đề nằm phần thống kê mục lục nào, tiếp đến ta mở phần thống kê ghi địa tài liệu, hộp số, đơn vị bảo quản số, địa rõ ràng xác ta đến kệ đựng tài liệu nhanh chóng tìm thấy tài liệu, đáp ứng kịp thời, nhanh chóng yêu cầu độc giả HSTT: Đinh Thị Tịnh Trang 67 Lớp: Lưu Trữ 15 Báo cáo thực tập GVHD: Vũ Thị Kim Cúc MỤC LỤC HỒ SƠ (5 hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn) Hộp số Hồ sơ số Tiêu đề đơn vị bảo quản (1) (2) (3) Ngày tháng Số bắt đầu lượng kết thúc tờ (4) (5) 03/5/200512/7/2005 15 tờ 05/5/200520/8/2005 30 Tờ Ghi (6) I Bộ phận Tổng hợp Quản lý đất đai 01/2005 Tài liệu cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất cho nhân dân UBND huyện Nhơn Trạch năm 2005 01 Quản lý nhà đất 02/2005 Tài liệu khiếu nại, tố cáo nhà nhân dân huyện Nhơn Trạch năm 2005 III Khối Văn hóa – Xã hội Tổ chức - Lao động a Tài liệu Tổ chức cán 03/2005 Hồ sơ Quy hoạch cán lãnh đạo UBND huyện Nhơn Trạch năm 2005 10/6/200525/10/2005 20 tờ 04/2005 Hồ sơ, tài liệu chia tách phòng UB 03/04/200510/11/2005 45 tờ Hồ sơ cán có cơng với đất 01/10/2005nước UBND huyện Nhơn Trạch 05/12/2005 năm 2005 52 tờ c Tài liệu Thương binh xã hội 05/2005 HSTT: Đinh Thị Tịnh Trang 68 Lớp: Lưu Trữ 15 Báo cáo thực tập GVHD: Vũ Thị Kim Cúc MỤC LỤC HỒ SƠ (5 hồ sơ có thời hạn bảo quản) Hộp số Hồ sơ số Tiêu đề đơn vị bảo quản Ngày tháng bắt đầu kết thúc Số lượng tờ Ghi (1) (2) (3) (4) (5) (6) 02/03/200511/5/2005 54 86/2005 Hồ sơ xây dựng dự toán thu, chi UBND huyện Nhơn Trạch 10/02/200515/10/2005 60 87/2005 04/01/200512/03/2005 57 88/2005 Hồ sơ lý tài sản cố định năm 2005 UBND huyện Nhơn Trạch 17/6/200501/10/2005 45 89/2005 20/04/200520/12/2005 72 II Bộ phận Hành – Tổng hợp Hành 85/200 Hồ sơ triển khai thực cải cách hành UBND huyện Nhơn Trạch năm 2005 Quản trị - Tài vụ 18 HSTT: Đinh Thị Tịnh Bảng tính hao mòn tài sản cố định UBND huyện Nhơn Trạch Sổ theo dõi tài sản cố định UBND huyện Nhơn Trạch năm 2005 Trang 69 Lớp: Lưu Trữ 15 Báo cáo thực tập GVHD: Vũ Thị Kim Cúc TỜ KẾT THÚC Số lượng hồ sơ thống kê vào mục lục 385 hồ sơ, tương ứng với 77 hộp Trong đó: - 110 hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn - 275 hồ sơ có thời hạn bảo quản - Khơng có hồ sơ bị đánh số, ký hiệu trùng, khuyết sai sót trình thống kê - Số lượng tờ mục lục 50 tờ Nhơn Trạch, ngày 30 tháng năm 2011 Người lập mục lục hồ sơ Đinh Thị Tịnh HSTT: Đinh Thị Tịnh Trang 70 Lớp: Lưu Trữ 15 Báo cáo thực tập GVHD: Vũ Thị Kim Cúc PHỤ LỤC IX: BẢNG KÊ TÀI LIỆU LOẠI HSTT: Đinh Thị Tịnh Trang 71 Lớp: Lưu Trữ 15 Báo cáo thực tập GVHD: Vũ Thị Kim Cúc BẢNG KÊ TÀI LIỆU LOẠI (10 tài liệu loại q trình chỉnh lý tài liệu năm 2005) Bó số (1) Tập số 01 01 02 03 04 02 05 05 03 07 08 09 04 10 Tiêu đề hồ sơ tập tài liệu Lý loại (2) Thông báo giới thiệu chử ký quan gởi đến UBND huyện Báo cáo tuần: tiến độ xây dựng tồn huyện Nhơn Trạch Lịch cơng tác tuần UBND huyện Nhơn Trạch Danh sách đề nghị khen thưởng ban ngành năm 2005 Báo cáo công tác chuẩn bị bầu cử đại biểu HĐND cấp huyện, cấp xã Báo cáo tuần quan gửi đến UBND huyện Báo cáo tuần: hoạt động khối kinh tế năm 2005 Giấy mời họp quan cấp gửi đến Báo cáo UBND xã, công tác chuẩn bị bầu cử HĐND cấp năm 2005 Thông báo ngày nghĩ lễ, tết năm 2005 (3) Hết giá trị HSTT: Đinh Thị Tịnh Trang 72 Ghi (4) Trùng thừa Hết giá trị Trùng thừa Không ký, không dấu Hết giá trị Trùng thừa Hết giá trị Hết giá trị Hết giá trị Lớp: Lưu Trữ 15 Báo cáo thực tập GVHD: Vũ Thị Kim Cúc MỤC LỤC NỘI DUNG TRANG A PHẦN MỞ ĐẦU: - Lời nói đầu ……………………………………………………… 02 - Lời cảm ơn ……………………………………………………… 03 - Bản tự kiểm …………………………………………………… 04 - Nhận xét quan ………………………………………… 05 B PHẦN NỘI DUNG: I Khảo sát tình hình cơng tác lưu trữ UBND huyện Nhơn Trạch 1) Giới thiệu vài nét trình hình thành, hoạt động quan …………… 07 2) Tổ chức lưu trữ quan …………………………………………………… 14 3) Tình hình tài liệu quan ………………………………………………… 14 4) Tình hình thực nội dung nghiệp vụ …………………………………… 14 5) Nhận xét ……………………………………………………………………… 17 II Trực tiếp thực nội dung nghiệp vụ: 1) Thu thập tài liệu lưu trữ …………………………………………………… 2) Chỉnh lý xác định giá trị tài liệu ………………………………………… 18 19 3) Thống kê …………………………………………………………………… 30 4) Bảo quản tài liệu …………………………………………………………… 31 5) Tổ chức sử dụng tài liệu …………………………………………………… 31 C PHẦN PHỤ LỤC: Phụ lục 1: Phương án phân loại tài liệu ………………………………………… 32 Phụ lục 2: Lịch sử đơn vị hình thành phông lịch sử phông ………………… 36 Phụ lục 3: Biên giao nhận tài liệu ………………………………………… 42 Phụ lục 4: Báo cáo khảo sát tài liệu …………………………………………… 44 Phụ lục 5: Kế hoạch chỉnh lý tài liệu ………………………………………… 46 Phụ lục 6: Mục lục hồ sơ nộp lưu: ……………………………………………… 49 Phụ lục 7: Sổ nhập tài liệu lưu trữ ……………………………………………… 51 Phụ lục 8: Sổ xuất tài liệu lưu trữ …………………………………………… 54 Phụ lục 9: Mục lục hồ sơ ……………………………………………………… 57 Phụ lục 10: Bảng kê tài liệu loại ……………………………………………… 69 HSTT: Đinh Thị Tịnh Trang 73 Lớp: Lưu Trữ 15 ... Lớp: Lưu Trữ 15 Báo cáo thực tập GVHD: Vũ Thị Kim Cúc B PHẦN NỘI DUNG HSTT: Đinh Thị Tịnh Trang Lớp: Lưu Trữ 15 Báo cáo thực tập GVHD: Vũ Thị Kim Cúc I Khảo sát tình hình cơng tác Lưu trữ UBND huyện. .. Lớp: Lưu Trữ 15 Báo cáo thực tập GVHD: Vũ Thị Kim Cúc II.Trực tiếp thực nội dung nghiệp vụ: Thu thập tài liệu lưu trữ: Trong trình thực tập VP.HĐND &UBND huyện Nhơn Trạch, em có cán lưu trữ thực. .. 24/01/1998 hướng dẫn tổ chức lưu trữ quan nhà nước cấp lưu trữ UBND huyện Nhơn Trạch lưu trữ cố định, tài liệu khơng phải nộp lưu vào Trung tâm lưu trữ Bộ phận lưu trữ UBND huyện Nhơn Trạch thành lập