PHỤ LỤC I:
PHƯƠNG ÁN PHÂN LOẠI
PHƠNG VĂN PHỊNG HĐND&UBND HUYỆN NHƠN TRẠCH ( PHƯƠNG ÁN THỜI GIAN – CƠ CẤU TỔ CHỨC)
Năm 2005
I. Bộ phận Tổng hợp:
1. Công nghiệp – Tiểu thủ công nghiệp: a) Tài liệu về Công nghiệp
b) Tài liệu về Tiểu thủ công nghiệp c) Tài liệu về Bưu điện
d) Quản lý cơng trình cơng cộng, các khu cơng nghiệp. 2. Nông lâm thủy
a) Tài liệu về Nông nghiệp - Trồng trọt
- Chăn nuôi
b) Tài liệu về Lâm nghiệp
- Trồng rừng, phòng chống cháy rừng - Quản lý lâm sản, đặc sản
- Quản lý việc chế biến, mua bán lâm sản trái phép. c) Tài liệu về Thủy lợi:
d) Tài liệu về Thủy hải sản e) Tài liệu về Bảo vệ thực vật 3. Tài liệu về Nội chính:
a Tài liệu chung về cơng tác nội chính b Tài liệu về An ninh Quốc phòng
- Tài liệu quân sự - Tài liệu Công an
- Tài liệu Viện kiểm sát - Tài liệu tòa án
- Tài liệu Thanh tra
4. Tài liệu về bồi thường giải tỏa tái định cư a) Quản lý đất đai:
- Tài liệu về lãnh đạo, chỉ đạo về công tác quản lý đất đai. - Tài liệu về giao đất, chi thuê đất.
- Tài liệu về giấy chứng nhận quyền sử dụng đất. b) Xây dựng cơ bản:
- Tài liệu về lãnh đạo, chỉ đạo về công tác xây dựng cơ bản. - Tài liệu về tiến độ xây dựng các cơng trình sửa chữa lớn. c) Quản lý nhà đất
- Tài liệu về lãnh đạo, chỉ đạo về công tác quản lý nhà ở. - Tài liệu về cấp giấy chứng nhận nhà ở, đất ở.
- Tài liệu về khiếu nại, tố cáo nhà ở, đất ở. d) Giao thông – Công chánh
- Tài liệu về lãnh đạo, chỉ đạo về công tác giao thông.
- Tài liệu về đường xá, cầu cống, hệ thống chiếu sáng công cộng. - Tài liệu về đường thủy, đường bộ.
II. Bộ phận Hành chính - Tổng hợp:
1. Hành chính:
a) Tài liệu hướng dẫn chung
b) Chương trình, kế hoạch, báo cáo tổng hợp. c) Tài liệu hội nghị
- Hội nghị toàn ngành - Hội nghị sơ kết - Hội nghị chuyên đề d) Các tập lưu - Quyết định - Báo cáo - Biên bản - Công văn
…….
e) Sổ sách đăng ký, quản lý công văn 2. Quản trị - Tài vụ:
a) Tài liệu về chỉ đạo, hướng dẫn về tài chính. b) Chứng từ thu chi
c) Tài liệu theo dõi về tài sản, xe cộ. d) Báo cáo quyết tốn, quỹ tiền lương.
III. Khối Văn hóa – Xã hội:
1. Giáo dục đào tạo.
2. Văn hóa thơng tin - thể thao 3. Đài truyền thanh
4. Dân số - gia đình và trẻ em. 5. Y tế
6. Vệ sinh môi trường 7. Tổ chức – Lao động
a) Tài liệu về Tổ chức cán bộ b) Tài liệu về Giải quyết việc làm c) Tài liệu về Thương binh xã hội
PHỤ LỤC II:
LỊCH SỬ ĐƠN VỊ HÌNH THÀNH PHƠNG VÀ LỊCH SỬ PHƠNG
ỦY BAN NHÂN DÂN CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
HUYỆN NHƠN TRẠCH Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Nhơn Trạch, Ngày 18 tháng 04 năm 2011
LỊCH SỬ ĐƠN VỊ HÌNH THÀNH PHƠNG VÀ LỊCH SỬ PHƠNG PHƠNG VĂN PHỊNG HĐND&UBND HUYỆN NHƠN TRẠCH
Giai đoạn: từ năm 1951 đến năm 2005 I. LỊCH SỬ ĐƠN VỊ HÌNH THÀNH PHƠNG:
1. Bối cảnh lịch sử:
Huyện Nhơn Trạch là một huyện nằm ở Phía Tây Nam của Tỉnh Đồng Nai, Phía Bắc giáp huyện Long Thành, các Quận 2 và Quận 9 thuộc Thành phố Hồ Chí Minh; Phía Tây và Nam giáp huyện Nhà Bè - Thành phố Hồ Chí Minh; Phía Đơng giáp huyện Long Thành - Tỉnh Đồng Nai và huyện Tân Thành - Tỉnh Bà Rịa Vũng Tàu.
Dân số thời điểm 01/04/1999 là 104.897 người (tính theo đối tượng điều tra), lao động trong độ tuổi chiếm 54%, mật độ dân số bình quân 270 người/km2.
Huyện Nhơn Trạch được Ngụy quyền Sài Gòn thành lập theo Nghị định số 585/NĐ ngày 09/9/1960 trên cơ sở các xã của huyện Long Thành trước đó.
Đối với Cách mạng, do yêu cầu kháng chiến cuối năm 1960, Tỉnh ủy Biên Hòa quyết định tổ chức huyện Nhơn trạch tách ra từ huyện Long Thành. Địa bàn tương ứng với địa lý hành chính do Ngụy quyền Sài Gịn thành lập trước đó, để lãnh đạo phong trào cách mạng ở địa phương.
Ngược dòng lịch sử, vùng đất Nhơn Trạch, trong đó có rừng sác chính thức trở thành một bộ phận của Tổ quốc Việt Nam từ mùa xuân Mậu Dần 1968 khi huyện Phước Long, dinh Trấn Biên (thuộc Phủ Gia Định) được chưởng cơ Nguyễn Hữu Cảnh thành lập.
Năm 1808, dinh Trấn Biên đổi thành Trấn Biên Hòa và năm 1832 đổi thành tỉnh Biên hịa, thì vùng đất Nhơn Trạch ngày nay là một bộ phận của huyện Long Thành thuộc Phủ Phước Tuy.
Theo Gia Định Thành Thơng chí của Trịnh Hoài Đức (1820), huyện Nhơn Trạch chiếm phần lớn Tổng Thành Tuy của huyện Long Thành. Căn cứ vào Địa bạ Triều Nguyễn (1836), địa bàn huyện Nhơn Trạch chiếm phần lớn trong hai tổng Thành Tuy Thượng. Như vậy, đến trước 1960, huyện Nhơn Trạch vẫn chưa có.
Trong hai cuộc kháng chiến chống Thực dân Pháp và Đế quốc Mỹ, vùng đất thuộc huyện Nhơn Trạch ngày nay thuộc huyện Long Thành, tỉnh Biên Hịa và có mấy lần là địa bàn của tỉnh Bà Rịa – Chợ Lớn.
- Từ tháng 5 - 1951 đến tháng 7 - 1954, Nhơn Trạch là một bộ phận của huyện Long Thành thuộc tỉnh Bà Rịa - Chợ Lớn.
- Từ tháng 10 - 1967 đến tháng 5 – 1971, Nhơn Trạch là huyện thuộc Phân Khu 4.
- Từ tháng 5 – 1971 đến tháng 10 - 1972, Nhơn Trạch và Long Thành sáp nhập thành huyện Long Thành thuộc Phân khu Bà Rịa.
- Từ tháng 10 – 1972 đến tháng 12 - 1975, Nhơn Trạch tách khỏi huyện Long Thành, thuộc tỉnh Biên Hòa.
- Tháng 01 – 1976, tỉnh Đồng Nai được thành lập, Nhơn Trạch sáp nhập cùng huyện Long Thành lấy tên là huyện Long Thành.
- Ngày 26 tháng 03 năm 1994, Chính phủ ra Nghị định số 51/CP Thành lập huyện Nhơn Trạch trên cơ sở tách ra từ huyện Long Thành.
2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức. + Chức năng:
- UBND huyện Nhơn Trạch là cơ quan quản lý Nhà nước ở địa phương. - UBND huyện Nhơn Trạch là cơ quan chấp hành của HĐND huyện, cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương, chịu sự chỉ đạo trực tiếp của UBND tỉnh Đồng Nai và sự lãnh đạo toàn diện của Huyện Ùy. UBND huyện chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, Luật, các văn bản pháp quy của cơ quan nhà nước cấp trên, Nghị quyết của HĐND, Nghị quyết của Huyện ủy và báo cáo tồn bộ hoạt động của mình với UBND tỉnh Đồng Nai, HĐND huyện và Huyện Ủy định kỳ hoặc đột xuất.
- UBND huyện thực hiện chức năng quản lý hành chính nhà nước trên tất cả
các lĩnh vực Kinh tế - Chính trị; Văn hóa - Xã hội; An ninh – Quốc phịng đối với tổ chức pháp nhân và thể nhân hoạt động và cư trú trên địa bàn huyện.
+ Nhiệm vụ và quyền hạn của UBND huyện:
- Trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn do luật định, UBND huyện ra các Quyết
định, Chỉ thị và văn bản hành chính để chỉ đạo, điều hành, kiểm tra việc thi hành nhiệm vụ của các ngành các cấp. Là cơ quan hành chính cấp trên của UBND xã.
- UBND huyện hoạt động theo nguyên tắc tập trung dân chủ, hiệu quả hoạt động của UBND huyện được đảm bảo hiệu quả hoạt động của tập thể UBND huyện, của Chủ tịch UBND và các thành viên UBND huyện.
- UBND huyện thực hiện công tác quản lý cán bộ công chức trong các cơ quan hành chính nhà nước, các đơn vị sự nghiệp theo nội dung và thẩm quyền phân cấp quản lý Cán bộ của UBND tỉnh Đồng Nai và sự phân công của Huyện Ủy.
- Ngồi ra, UBND huyện cịn thảo luận tập thể và Quyết định theo đa số những vấn đề sau:
+ Báo cáo tình hình và nhiệm vụ của huyện, chương trình cơng tác của UBND huyện hàng tháng, 6 tháng và năm để báo cáo trước kỳ họp HĐND&UBND tỉnh.
+ Về quy hoạch cải tạo, xây dựng và phát triển huyện, xã. Các nhiệm vụ và giải pháp lớn thực hiện Chỉ thị Kinh tế - Xã hội, về dự toán ngân sách hàng năm và quỹ dự trữ của huyện. Những công việc lớn liên quan đến quyền lợi, nghĩa vụ, tâm tư và nguyện vọng của đông đảo nhân dân trước khi trình cho HĐND huyện thảo luận quyết định.
- UBND huyện cịn có trách nhiệm tiếp dân, trực tiếp xét và giải quyết các khiếu nại, tố cáo hoặc chỉ thị cho tổ tiếp dân – giải quyết các khiếu nại, tố cáo (được UBND huyện thành lập) để giải quyết những kiến nghị, khiếu nại, tố cáo của công dân.
+ Cơ cấu tổ chức của UBND huyện:
UBND huyện Nhơn Trạch do HĐND huyện bầu ra, gồm có: 01 Chủ tịch; 03 Phó Chủ tịch và các Ủy viên UBND huyện.
- Chủ tịch UBND huyện: Phụ trách chung.
- Phó Chủ tịch UBND huyện: Phụ trách khối Văn hóa – Xã hội. - Phó Chủ tịch UBND huyện: Phụ trách khối kinh tế.
- Phó Chủ tịch UBND huyện: Phụ trách khối Quy hoạch Xây dựng. Các phịng ban trực thuộc UBND huyện: gồm có 12 phòng ban:
- Văn phòng HĐND &UBND huyện; - Phòng Kinh tế huyện;
- Phòng Quản lý đơ thị; - Phịng Giáo dục;
- Phòng Lao động thương binh - Xã hội; - Phòng Tư pháp;
- Phòng Tài nguyên – Mơi trường; - Phịng Y tế;
- Phịng Văn hóa thơng tin – Thể thao; - Phịng Thanh tra;
- Phịng Nội vụ. * huyện gồm có 12 xã:
Xã: Long Thọ; Phước An; Vĩnh Thanh; Phú Đông; Phước Khánh; Đại Phước; Phú Hữu; Phú Thạnh; Long Tân; Phú Hội; Phước Thiền và Hiệp Phước.
3. Quan hệ công tác và chế độ công tác văn thư: Mối quan hệ cơng tác:
- Văn phịng HĐND và UBND huyện chủ động quan hệ với Văn phòng Huyện ủy, Thường trực HĐND huyện trong việc xây dựng chương trình làm việc của HĐND và UBND với Thường trực Huyện ủy, Thường trực HĐND trong từng thời gian cụ thể để phối hợp công tác, bàn những vấn đề quan trọng của huyện như: kế hoạch, ngân sách, tổ chức cán bộ, chế độ chính sách . . . , giải quyết các công việc theo thẩm quyền, trách nhiệm của từng cơ quan.
- Văn phòng quan hệ thường xuyên với các cơ quan, đơn vị trong huyện, HĐND và UBND các xã để phối hợp công tác, tổ chức các cuộc họp với các bộ phận Văn phòng của cơ quan HĐND và UBND các xã, trao đổi kinh nghiệm về chun mơn nghiệp vụ.
Văn phịng HĐND và UBND huyện thường xuyên quan hệ với các phịng, ban, các đồn thể, các đơn vị sự nghiệp, các đơn vị sản xuất kinh doanh để nắm tình hình, đơn đốc, kiểm tra việc thực hiện các chủ trương, nhiệm vụ, các nghị quyết, quyết định của HĐND, UBND, của Chủ tịch HĐND và UBND huyện. Đồng thời cung cấp cho các cơ quan nói trên các văn bản của Trung ương, huyện theo sự chỉ đạo của HĐND và UBND huyện.
- Quan hệ với Văn phòng HĐND, Văn phòng UBND tỉnh:
+ Văn phòng HĐND và UBND huyện thực hiện sự hướng dẫn của Văn phòng HĐND tỉnh, Văn phòng UBND tỉnh về cơng tác Văn phịng và phối hợp với Văn phòng HĐND tỉnh, Văn phịng UBND tỉnh trong cơng tác thơng tin, chế độ báo cáo công tác của HĐND, UBND, Chủ tịch HĐND và UBND huyện cho HĐND và UBND tỉnh.
+ Tiếp nhận và quản lý kỹ thuật mạng từ Văn phịng HĐND và UBND tỉnh, bảo đảm hệ thống thơng tin trên mạng diện rộng của tỉnh.
+ Thu thập, đánh giá cơng tác để đóng góp ý kiến với Văn phịng tỉnh trên các mặt cơng tác có liên quan đến Văn phịng, cải tiến tổ chức và quy trình làm việc của cơng tác Văn phịng.
Chế độ cơng tác văn thư theo loại hình tập trung, thống nhất, tất cả các văn bản đến, văn bản đi đều phải qua bộ phận văn thư kiểm tra và đăng ký vào sổ để quản lý. Văn bản đến trình lãnh đạo từng lĩnh vực xử lý và phô tô chuyển đến từng phịng ban chun mơn, các đơn vị theo ý kiến của Chủ tịch, văn bản chính được lưu giữ tại văn thư. Văn bản đi được đăng ký tại sổ, trình ký kiểm tra thể thức văn bản đúng thời gian, quản lý con dấu đúng quy định. Như vậy văn bản của các cơ quan khác chuyển đến hay các văn bản do cơ quan ban hành đều được bộ phận
văn thư chuyển đến các phòng ban một cách nhanh chóng, bí mật đảm bảo đúng tiến độ. Cơ quan đã thực hiện đúng đầy đủ những quy định của nhà nước về cơng tác văn thư.
II. LỊCH SỬ PHƠNG:
1. Giới hạn thời gian của tài liệu: tài liệu đưa ra chỉnh lý thuộc năm 2005. 2. Khối lượng tài liệu:
2.1 Tài liệu hành chính: - Tổng số hộp (cặp): 60 hộp - Tổng số hồ sơ: 300 - Quy ra mét giá: 6 mét 2.2 Tài liệu khác: - Tổng số hộp (cặp): 17 hộp - Tổng số hồ sơ: 85 - Quy ra mét giá: 1,7 mét
3. Thành phần và nội dung tài liệu: 3.1 Thành phần tài liệu:
- Tài liệu hành chính bao gồm các loại văn bản sau: Quyết định, Chương trình, Kế hoạch, Báo cáo, Thơng báo, ….
- Tài liệu khác: Tài liệu xây dựng cơ bản, tài liệu kỹ thuật chuyên nghành,… 3.2 Nội dung của tài liệu:
Trên thực tế tài liệu của UBND huyện Nhơn Trạch chưa thật đầy đủ, chủ yếu là tài liệu hành chính, tài liệu nhà đất, nhân sự,...nội dung tài liệu phản ánh tình hình thực hiện chức năng, nhiệm vụ quản lý hành chính nhà nước trên địa bàn. 4. Tình trạng của Phơng hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý:
4.1 Tình hình thu thập tài liệu vào lưu trữ cơ quan: Cơ quan chưa thực hiện thu thập tài liệu về kho lưu trữ.
4.2 Mức độ thiếu đủ của khối tài liệu (năm 2005): Tài liệu đưa ra chỉnh lý tương đối đầy đủ.
4.3 Mức độ xử lý nghiệp vụ: xử lý nghiệp vụ chưa triệt để nên rất khó khăn cho cơng việc khai thác tài liệu.
4.4 Tình trạng vật lý của tài liệu:
Đa số tài liệu có chất liệu giấy và mực tốt, tài liệu cịn ngun vẹn một số bị rách và lộn xộn.
5. Cơng cụ thống kê tra cứu: chưa có cơng cụ tra cứu. 6. Nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu:
Nhu cầu sử dụng tài liệu nhiều cho hoạt động của cơ quan nhưng tài liệu chưa được chỉnh lý và sắp xếp hồn chỉnh, chưa có cơng cụ tra cứu nên nhu cầu khai thác cịn gặp nhiều khó khăn.
PHÊ DUYỆT NGƯỜI BIÊN SOẠN LANG VĂN ÚT ĐINH THỊ TỊNH
PHỤ LỤC III:
ỦY BAN NHÂN DÂN CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
HUYỆN NHƠN TRẠCH Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Số: 17/BB-UBND Nhơn Trạch, Ngày 18 tháng 04 năm 2011
BIÊN BẢN
Về việc giao nhận tài liệu
Căn cứ Điều 6,7 Nghị định 111/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh lưu trữ Quốc gia;
Căn cứ kế hoạch số 15/KH-UBND ngày 15 tháng 5 năm 2008 về việc thu thập tài liệu lưu trữ;
Chúng tơi gồm có:
BÊN NHẬN: VĂN PHỊNG HĐND & UBND. Đại diện là: Ơng Huỳnh Minh Hiền
Chức vụ cơng tác: Cán bộ Văn thư Lưu trữ BÊN GIAO: KHỐI VĂN HÓA - XÃ HỘI
Đại diện là: Ông Trần Thanh Sơn
Chức vụ cơng tác: Cơng chức Văn hóa - Xã hội.
Thống nhất lập biên bản giao nhận tài liệu với những nội dung cụ thể như sau: