VIỆN ĐA KHOA HUYỆN YÊN HƯNG TỈNH QUẢNG NINH NĂM 2012 3.3.1. Công tác tồn trữ, bảo quản thuốc:
*Hệ thống khođược bố trí như sau :
Hình 3.15. Sơ đồ hệ thống kho tại bệnh viện ĐK huyện Yên Hưng
Kho tại khoa dược được phân thành: Kho chính, Kho lẻ cấp phát thuốc cho các khoa lâm sàng, kho lẻ cấp phát thuốc cho bệnh nhân có thẻ BHYT điều trị ngoại trú, kho thuốc đông y, kho vật tư y tế tiêu hao, hoá chất sinh phẩm y tế, kho thuốc chống dịch, thuốc chương trình, kho y dụng cụ.
Kho được xây dựng theo đúng yêu cầu về kho tàng, đạt yêu cầu về an toàn phòng chống cháy nổ. Hệ thống kho được bố trí một cách thuận lợi cho việc nhập hàng và cấp phát thuốc tới các khoa. Kho thuốc được bố trí tại phòng thoáng mát, cao ráo, đảm bảo thực hiện 5 chống: Chống nóng ẩm, chống côn trùng, mối mọt, chuột, chống cháy nổ, chống bão lụt và mất trộm.
Kho có đầy đủ các trang thiết bị bảo quản thuốc, hoá chất, vật tư tiêu hao như: điều hoà, tủ lạnh, máy hút ẩm, nhiệt kế, giá kệ, các phương tiện
HỆ THỐNG KHO KHO ĐÔNG Y KHO VTTH, HÓA CHẤT KHO CHÍNH THUỐC THÀNH PHẨM KHO Y CỤ Kho lẻ ngoại trú (Cấp thuốc BHYT) Kho lẻ nội trú Kho chống dịch
phòng chống cháy nổ, chống nấm mốc, côn trùng… Các trang thiết bị đều được sử dụng đạt hiệu quả tốt.
Bệnh viện chưa có mạng LAN và chỉ có một kho được trang bị máy vi tính để phục vụ cho hoạt động nhập xuất thuốc.
Bảng 3.13. Danh mục trang thiết bị của khoa Dược bệnh viện
STT Tên trang thiết bị Số lượng
1 Điều hoà 06 chiếc
2 Máy hút ẩm 06 chiếc 3 Tủ lạnh 03 chiếc 4 Bình cứu hoả 06 bình 5 Tủ sắt, tủ kính đựng thuốc 25 chiếc 6 ẩm kế 06 7 Kệ gỗ, sắt 12 chiếc 8 Máy vi tính 01bộ 9 Máy in 01 chiếc 10 Bàn ghế làm việc 10 bộ * Phân loại, sắp xếp:
Thuốc nhập về kho được phân loại thành từng nhóm theo tác dụng Dược lý để thuận lợi cho việc sắp xếp, bảo quản và cấp phát. Thuốc được sắp xếp dựa trên nguyên tắc FEFO (First expiry – First out) tức là với cùng một loại thuốc, những thuốc có hạn dùng ngắn hơn sẽ được cấp phát trước và ngược lại.
Thuốc trong kho được sắp xếp theo đúng quy định:
-Theo quy chế chuyên môn: đối với thuốc gây nghiện, hướng thần được bảo quản trong tủ riêng, có chia ngăn từng loại thuốc.
- Sắp xếp theo dạng bào chế.
Tủ thuốc trực tại các khoa, tủ thuốc cấp cứu được trang bị danh mục thuốc và số lượng phù hợp với yêu cầu điều trị của từng khoa. Thuốc trong tủ trực thường xuyên được kiểm tra và đáo hạn.
*Theo dõi điều kiện bảo quản chất lượng thuốc: thực hiện tốt công tác bảo quản thuốc theo đúng yêu cầu của từng loại thuốc. Nhiệt độ và độ ẩm theo dõi ghi chép ngày 2 lần, kiểm tra định kỳ chất lương thuốc 2 lần / tháng. Kết quả theo dõi bảo quản chất lượng thuốc được thể hiện trong bảng sau:
Bảng 3.14. Hoạt động bảo quản thuốc tại kho của khoa Dược
Trung tâm kiểm nghiệm lấy mẫu
Số lần kiểm tra chất lượng Nhiệt độ Độ ẩm Đạt Không đạt Đạt Không đạt Có theo dõi (ngày) Không theo dõi (ngày) Có theo dõi (ngày) Không theo dõi (ngày) 02 0 24 24 335 30 335 30
Như vậy: Tại các kho thuốc của khoa dược công tác bảo quản thuốc được thực hiện theo đúng quy trình, thuốc lưu tại kho luôn đảm bảo chất lượng. Nhưng việc theo dõi về điều kiện bảo quản chỉ mới thực hiện trong những ngày làm việc, còn ngày lễ, ngày nghỉ không được theo dõi, đây cũng là hạn chế cần tìm phải khắc phục.
* công tác theo dõi quản lý kho: hệ thống kho có đầy đủ các sổ sách cần thiết trong công tác quản lý kho như: thẻ kho, phiếu xuất nhập, sổ kiểm kê theo đúng mẫu quy định của Bộ y tế … Với việc kiểm kê định kỳ 1 tháng 1
lần với tất cả các mặt hàng thuốc, hoá chất tại các kho chính, lẻ giúp cho phát hiện kịp thời những trường hợp nhầm lẫn, tránh tình trạng hư hao mất mát thuốc. Kiểm kê thông qua Hội đồng kiểm kê, biên bản kiểm kê được lập thành 2 bản lưu tại khoa dược và phòng tài chính kế toán. Hệ theo dõi quản lý kho tại khoa dược chưa được thực hiện trên phần mềm tin học
Với mục tiêu đảm bảo đầy đủ, kịp thời thuốc có chất lượng cho công tác phòng và chữa bệnh của bệnh viện, khoa Dược phải xác định được số lượng thuốc tồn trữ một cách hợp lý. Luôn có đủ thuốc và đảm bảo chất lượng là mục tiêu hàng đầu, tuy nhiên nếu tồn trữ với số lượng lớn sẽ làm cho chi phí tăng cao, gây lãng phí ngược lại nếu tồn trữ quá ít sẽ ảnh hưởng cho công tác điều trị. Thực tế trong 4 quý của năm 2012 số lượng các mặt hàng thuốc của bệnh viện tương đối ổn định, điều này cũng phù hợp với mô hình bệnh tật của bệnh viện.
Để đánh giá mức độ tồn kho dự trữ của BVĐK huyện Yên Hưng chúng tôi tiến hành nghiên cứu số lượng thuốc tồn kho cuối Quý:
Bảng 3.15. Giá trị tiền thuốc tồn kho dự trữ qua các quý năm 2012
Quý Giá trị tiền thuốc tồn kho dự trữ
cuối quý (nghìn đồng)
Tiền thuốc bình quân sử dụng trong 1 tháng (nghìn đồng) Thời gian sử dụng thuốc dự trữ (tháng) 1 3.039.399 1.447.333 2,1 2 3.184.132 1.447.333 2,2 3 3.618.332 1.447.333 2,2 4 6.789.214 1.447.333 4,7
Hình 3.16: Giá trị tiền thuốc tồn kho dự trữ qua các quý năm 2012
Từ kết quả trên cho thấy : Nhu cầu sử dụng thuốc của bệnh viện tăng , do đó lượng thuốc tồn kho dự trữ cũng tăng tương ứng để đáp ứng nhu cầu sử dụng thuốc ngày càng cao. Lượng thuốc dự trữ đủ cho bệnh viện sử dụng trong vòng 02 - 03. Tuy nhiên quý 4 lượng thuốc tồn kho tăng cao so với ba quý trước và lượng dự trũ là 4,7 tháng đây là do yếu tố khách quan: Bệnh viện thực hiện công văn của Sở y tế Quảng Ninh mua dự trữ thêm 3 tháng để đợi kết quả đấu thầu của năm 2013, đồng thời cũng là quý cần phải dự trữ thuốc chuẩn bị cho đợt nghỉ tết. Nên việc tồn trữ này là đúng.Theo hướng dẫn của Bộ Y tế số lượng thuốc tồn kho dự trữ phải đảm bảo cho nhu cầu sử dụng của bệnh viện từ 02 - 03 tháng mới đảm bảo tồn kho hợp lư. Như vậy cho thấy việc xác định lượng thuốc tồn kho dự trữ của bệnh viện đa khoa huyên Yên Hưng là hợp lý.
3.3.2. Qui trình cấp phát thuốc tại bệnh viện
Sau khi thuốc mua về được nhập vào kho chính khoa dược và phòng Tài chính- kế toán thống nhất với các số liệu: Tên thuốc, hàm lượng, đơn vị,
số lượng, đơn giá, nơi sản xuất, hạn dùng sổ theo dõi. Bước tiếp theo là cấp phát
Mạng lưới cấp phát trong bệnh viện như sau:
`
Hình 3.17. Sơ đồ cấp phát của khoa Dược
Cấp phát thuốc tại bệnh viên thực hiện theo đúng quy trình: thuốc nhập vào kho chính, từ kho chính cấp cho các kho lẻ. Nhưng bên cạnh đó việc cấp thuốc cho phòng khám đa khoa khu vực còn có 1 số tồn tại: thuốc vận chuyển đi xa nên việc theo dõi bảo quản chưa chặt chẽ, đồng thời cơ số thuốc lưu giữ tại phòng khám, khoa dược không kiểm tra được thường xuyên về quản lý cũng chất lượng của thuốc.
KHO CHÍNH KHO NGOẠI TRÚ KHO NỘI TRÚ (BHYT) BỆNH NHÂN NGOẠI TRÚ BHYT KHOA LÂM SÀNG BỆNH NHÂN NỘI TRÚ THUỐC (NHẬP TỪ CÔNG TY CUNG ỨNG) PHÒNG KHÁM ĐK KHU VỰC BỆNH NHÂN NGOẠI TRÚ BHYT
Cấp phát thuốc nội trú theo quy trình sau:
Hình 3.18. Quy trình cấp phát thuốc cho bệnh nhân nội trú
Thuốc điều trị của được y tá tổng hợp theo y lệnh bác sỹ, chuyển khoa Dược duyệt và cấp phát vào 1hchiều hàng ngày tại kho lẻ( đối với thuốc cho người bệnh sử dụng ngày hôm sau). Bệnh nhân bổ sung vào trong ngày, y tá tổng hợp và lĩnh thuốc bổ sung , bệnh nhân vào ngoài giờ hành chính buổi chiều sẽ duyệt và phát vào sáng hôm sau. Thứ 7 và chủ nhật phát vào chiều thứ 6. Riêng bệnh nhân vào thứ 7, khoa dược phát bổ sung vào sáng chủ nhật.
BS khám, chỉ định dùng thuôc tại hồ sơ bệnh án
Y tá tổng hợp y lệnh và đánh phiếu lĩnh thuốc
Khoa Dược duyệt thuốc,thuốc gây nghiện
Ban GĐ ký duyệt
Y tá nhận thuốc,thựchiện phát thuốc theo y lệnh
Thủ kho phát thuốc cho DS đảm nhiệm đưa thuốc
Thuốc thừa, vỏ thuốc gây nghiện
hướng thần,
Thực hiện Chỉ thị 05/2004/CT-BYT ra ngày 16/4/2004 của Bộ trưởng Bộ Y tế về việc chấn chỉnh công tác cung ứng thuốc trong bệnh viện: khoa Dược đã tổ chức cấp phát thuốc tới tận các khoa lâm sàng [8].
Khi nhận thuốc tại khoa lâm sàng, điều dưỡng phải kiểm tra chất lượng, hàm lượng, số lượng, đối chiếu với phiếu lĩnh thuốc và ký xác nhận đủ vào phiếu lĩnh.
Quy trình cấp phát thuốc điều trị ngoại trú
Tại phòng khám, sau khi khám bệnh, bệnh nhân được bác sĩ kê đơn. Bệnh nhân có thẻ BHYT sẽ đến phòng giám định BHYT, sau đó đến phòng Tài chính- kế toán làm thủ tục nộp viện phí ( áp dụng đối với đối tượng cùng chi trả),bệnh nhân cầm đơn đến kho cấp phát thuốc BHYT để lĩnh thuốc theo đơn. Bệnh nhân nhân dân thì mua thuốc tại nhà thuốc bệnh viện. Do nhân lực khoa dược ít, lại phải kiêm nhiệm nhiều công việc nên kho cấp phát BHYT chỉ có một nhân lực. Trong khi đó bệnh nhân đến KCB, được cấp thuốc lại rất đông nên đã không tránh khỏi việc phát thuốc thiếu hoặc thừa cho người bệnh. Một số người bệnh muốn tư vấn cách sử dụng thuốc từ dược sỹ cấp thuốc, nhưng dược sỹ cấp thuốc cũng không có thời gian để tư vấn hết.
Tóm lại.
Công tác tồn trữ bảo quản thuốc được chú trọng, hệ thống kho được trang bị đầy đủ các trang thiết bị bảo quản, không để thuốc quá hạn. Bệnh viện đã xây dựng được cơ số tồn kho hợp lý đảm bảo cung ứng kịp thời cho điều trị và khi có thiên tai, bão lũ. Bệnh viện đã xây dựng quy trình cấp phát và thực hiện đúng theo quy trình, cấp phát thuốc kịp thời không để người bệnh thiếu thuốc. Khoa dược đã thực hiện tốt công tác đưa thuốc tới các khoa lâm sàng đảm bảo chất lượng về thuốc cho người bệnh, nhưng còn chưa thực hiện hết quy trình vì chưa phát đến được tận tay người bệnh.
Bệnh viện chưa có mạng LAN, nên việc quản lý nhập, xuất, tồn chỉ là theo dõi tạo khoa sau đó đối chiếu báo cáo qua giấy tờ, sổ sách vì vậy chưa thông tin trực tiếp ngay khi cần cho các bộ phận có liên quan và Ban giám đốc.
3.4. PHÂN TÍCH HOẠT ĐỘNG GIÁM SÁT SỬ DỤNG THUỐC TẠI BỆNH VIỆN ĐA KHOA HUYỆN YÊN HƯNG NĂM 2012 BỆNH VIỆN ĐA KHOA HUYỆN YÊN HƯNG NĂM 2012
3.4.1.Giám sát thực hiện danh mục thuốc:
Khoa dược đã phối hợp với các phòng chức năng giám sát việc thực hiện danh mục thuốc: tại khoa dược mua thuốc theo đúng DMTBV, giám sát thuốc chỉ định tại hồ sơ bệnh án, kê thuốc và phiếu lĩnh thuốc tại khoa dược hàng ngày. Tại bệnh viện việc kê đơn sử dụng thuốc thực hiện theo đúng danh mục thuốc đã xây dựng.
3.4.2. Công tác dược lâm sàng
Việc giám sát sử dụng thuốc đóng vai trò quan trọng trong công tác cung ứng thuốc. Tại bệnh viện đây là nhiệm vụ của Hội đồng thuốc & điều trị, của dược sỹ lâm sàng(tại khoa dược) và đơn vị thông tin thuốc dưới sự chỉ đạo của HĐT-ĐT.
Như vậy vai trò người dược sỹ lâm sàng đã bước đầu được khẳng định qua công tác kiểm tra đơn thuốc, bình bệnh án. Vai trò của người dược sỹ lâm sàng trong các buổi bình bệnh án còn chưa hiệu quả, khi mà người dược sĩ lâm sàng còn thiếu kinh nghiệm, chưa « theo sát giường bệnh » thì không đủ kiến thức lâm sàng để tư vấn thực sự cho bác sĩ trong các ca bệnh khó.
Tại BVĐK huyện Yên Hưng hoạt động của công tác dược lâm sàng được thể hiện thông qua :
+/ Bình bệnh án : Bình bệnh án là một hoạt động đánh giá việc thực hiện quy chế hồ sơ bệnh án, Chẩn đoán kê đơn, sử dụng thuốc. Tại các khoa lâm sàng sẽ tiến hành bình bệnh án 1 tháng 1 lần. Thành phần tham gia gồm: Lãnh đạo khoa, các bác sĩ trong khoa, bác sĩ điều trị, cán bộ
phòng KHTH, trưởng khoa dược phụ trách dược lâm sàng. Dược sỹ lâm sàng sẽ xem xét các vấn đề trong bệnh án có liên quan đến thuốc và hướng dẫn sử dụng thuốc. Dược sỹ tập trung nhận xét cách ghi tên thuốc, liều dùng, thời gian dùng, quy chế kê đơn ... sử dụng thuốc: phối hợp thuốc có xảy ra tương tác hay không, bất lợi hay có lợi .Thông qua bình bệnh án giúp cho trình độ chuyên môn nói chung, cũng như việc kê đơn , chỉ định dùng thuốc của bác sĩ được nâng cao.
+/ Giám sát sử dụng thuốc tại các khoa phòng :
Dược sỹ lâm sàng kiểm tra thực tế việc kê đơn sử dụng thuốc tại hồ sơ bệnh án : xem việc kê đơn sử dụng thuốc đã phù hợp với chẩn đoán chưa. Chỉ định đúng liều, đúng tuổi, đúng đối tượng hay lạm dụng thuốc ...
Đối chiếu số lượng thuốc chỉ định tại Hồ sơ bệnh án và sổ thực hiện y lệnh. Thường thì giám sát 1 tuần 1 lần, và đột xuất khi cần thiết
+/ Kiểm tra tủ trực tại các khoa lâm sàng: Việc kiểm tra được diễn ra hàng tháng, hàng quý hoặc đột xuất kiểm tra khi có yêu cầu của BV. Các nội dung kiểm tra như: Số lượng và danh mục thuốc, cách sắp xếp thuốc, hạn dùng, bảo quản thuốc gây nghiện, hướng thần theo đúng quy chế...
Hướng dẫn điều dưỡng các khoa ghi chép theo dõi hạn dùng và đảo hạn những thuốc sắp hết hạn.
Bảng 3.16. Nội dung giám sát sử dụng thuốc
Nội dung Yêu cầu
Bệnh án
- Ghi đầy đủ các mục
- Thuốc kê phải nằm trong DMTBV và phù hợp chẩn đoán,
- Tên thuốc phải viết rõ ràng , ghi đúng danh pháp, nồng độ, hàm lượng.
- Chỉ định rõ liều dùng, đường dùng, giờ dùng thuốc. - Các thuốc đặc biệt phải đánh số, theo dõi ngày dùng
Kê đơn ngoại trú - Đúng quy chế kê đơn thuốc điều trị ngoại trú
- Đơn phải đảm bảo hiệu quả, an toàn, hợp lý
Tủ thuốc - Đúng chế độ, quản lý, bảo quản
- Có sổ theo dõi hạn sử dụng của thuốc
- Đủ số lượng theo danh mục đã được phê duyệt tại tủ trực
Bảng 3.17. Kết quả giám sát kê đơn thuốc
Bệnh án Kê đơn ngoại trú Tủ thuốc
Đạt Không đạt Đạt Không đạt Đạt Không đạt
1551 45 13342 80 11 0
Dược sỹ lâm sàng cùng với Hội đồng thuốc và điều trị đi kiểm tra giám sát sử dụng thuốc tại các khoa phòng, bình quân 1 tháng 2 lần, tại phòng khám kiểm tra đơn ngoại trú 1 tuần 2 lần ( có lưu giữ biên bản tại khoa dược). Tổng số đã kiểm tra 1551 hồ sơ bệnh án tại các khoa phòng/ năm và 13342 đơn thuốc. Trong đó có 45 hồ sơ bệnh án không đạt là do tên thuốc chưa viết rõ ràng, chưa đúng danh pháp,chỉ định dùng thuốc cùng một giờ đối với thuốc cùng hoạt chất, nhưng đường dùng khác nhau, cụ thể chỉ định dùng Paracetamol đặt và Paracetamol đường uống. 80 đơn ngoại trú không đạt chủ yếu là đơn kê cho người bệnh không có thẻ BHYT, sai lỗi do tên thuốc kê theo tên biệt dược không theo tên gốc
Bảng 3.18. Báo cáo ADR của bệnh viện năm 2012
Năm 2012
Số lần báo cáo ADR 09
Số lượng báo cáo ADR năm 2012 chủ yếu là các trường hợp bị dị