CỔ PHẦN DƯỢC MỸ PHẨM HỒNG NGUYÊN
2.1.3- Tổ chức bộ máy quản lý của Công ty
Công tác quản lý ở Công ty Cổ phần Cổ phần Dược Mỹ Phẩm Hông Nguyên chiếm một vị trí quan trọng vì nó giữ vai trò chủ đạo. Trong đó, tổ chức sắp xếp bộ máy quản lý sao cho hợp lý là điều hết sức cần thiết:
Tổ chức bộ máy quản lý như thế nào để đảm bảo hoàn thành mọi nhiệm vụ của Công ty, thực hiện đầy đủ toàn diện các chức năng quản lý của Công ty.
Đảm bảo chế độ một thủ trưởng, chế độ trách nhiệm cá nhân trên cơ sở phát huy quyền làm chủ tập thể lao động trong Công ty.
Phải phù hợp với quy mô sản xuất, đặc điểm kinh tế kỹ thuật như loại hình sản xuất chính thức công nghệ, trình độ tự chủ sản xuất kinh doanh được coi là những căn cứ xây dựng bộ máy quản lý Công ty.
* Sơ đồ tổ chức bộ máy
Công ty Cổ phần Dược Mỹ Phẩm Hông Nguyên đòi hỏi sự chỉ huy sản xuất và xử lý theo một ý chí thống nhất sự phục tùng nghiêm ngặt, sự điều khiển bộ máy quản lý theo nguyên tắc từ trên xuống. Cũng như các Công ty Cổ phần khác tổ chức bộ máy ở Công ty Cổ phần Dược Mỹ Phẩm Hông Nguyên có bộ máy quản lý đặc trưng của một Công ty cổ phần. Tổ chức bộ máy gọn nhẹ, giảm thiểu tối đa lao động gián tiếp, qua đó giảm được chi phí sản xuất một cách đáng kể.
Sơ đồ 2.1: Tổ chức bộ máy quản lý Công ty Cổ phần Dược Mỹ phẩm Hồng Nguyên
Đại hội cổ đông
Ban kiểm soát Hội đồng quản trị Tổng giám đốc Phó tổng giám đốc Phòng TCHC Phòng kinh doanh Phòng Marketting Phòng TCKT Phòng kiểm nghiệ m Phòng NCPT Phòng bảo vệ Các phân xưởng Phân xưởng đông dược Phân xưởng tân dược Phân xưởng ống Phân xưởng soft- celatin: Phân xưởng bao bì Phân xưởng điện hơi
Chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận trong công ty CP dược mỹ phẩm Hồng Nguyên
Đại hội đồng cổ đông: Là cơ quan có thẩm quyền cao nhất của Công ty gồm. Đại hội đồng của công ty gồm : tất cả các cổ đông có quyền biểu quyết hoặc đại diện cho tất cả cổ đông có quyền biểu quyết.
Quyền và nhiệm vụ của Đại hội đồng cổ đông:
Đại hội đồng có quyền thảo luận và thông qua: báo cáo tài chính kiểm soát hàng năm, báo cáo của Ban kiểm soát, báo cáo của Hội đồng quản trị, Kế hoạch phát triển ngắn hạn và dài hạn của công ty, Kế hoạch sản xuất kinh doanh và kế hoạch đầu tư hàng năm.
Đại hội đồng cổ đông thường niên và bất thường thông qua quyết định bằng văn bản về các vấn đề sau:
• Thông qua các báo cáo tài chính hàng năm
• Mức cổ tức thanh toán hàng năm cho mỗi loại cổ phần phù hợp với Luật doanh nghiệp và các quyền gắn liền với các loại cổ phần đó. Mức cổ tức này không cao hơn mức mà Hội đồng quản trị đề nghị sau khi đã tham khảo ý kiến các cổ đông tại Đại hội đồng cổ đông.
Hội đồng quản trị: Là cơ quan quản lý Công ty, có toàn quyền nhân danh Công ty để quyết định mọi vấn đề liên quan đến mục đích, quyền lợi của Công ty, trừ những vấn đề thuộc thẩm quyền của Đại hội đồng cổ đông. HĐQT có trách nhiệm giám sát Giám đốc điều hành và những người quản lý khác. Quyền và nghĩa vụ của HĐQT do Luật pháp và điều lệ Công ty, các quy chế nội bộ của Công ty và theo Nghị quyết của ĐHĐCĐ quy định
Ban Kiểm soát: Là cơ quan trực thuộc Đại hội đồng cổ đông, do Đại hội đồng cổ đông bầu ra. Ban Kiểm soát có nhiệm vụ kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp trong điều hành hoạt động kinh doanh, báo cáo tài chính của Công ty. Ban kiểm soát hoạt động độc lậpvới Hội đồng quản trị và Ban Giám đốc, thực
hiện giám sát HĐQT, Tổng giám đốc trong việc quản lý và điều hành công ty, chịu trách nhiệm trước Đại hội đồng cổ đông trong thực hiện các nhiệm vụ được giao. Trong trường hợp cần thiết có quyền yêu cầu HĐQT triệu tập Đại hội đồng cổ đông bất thường. Số lượng thành viên BKS phải có năm (05) thành viên. Trong BKS phải có ít nhất một thành viên là người có chuyên môn về tài chính kế toán. Thành viên này không phải là nhân viên trong bộ phận kế toán, tài chính của công ty và không phải là thành viên hay nhân viên của công ty kiểm toán độc lập đang thực hiện việc kiểm toán các báo cáo tài chính của công ty.
Quyền hạn và trách nhiệm của Ban kiểm soát:
• Đề xuất lựa chọn công ty kiểm toán độc lập, mức phí kiểm toán và mọi vấn đề liên quan đến sự rút lui hay bãi nhiệm của công ty kiểm toán độc lập.
• Thảo luận với kiểm toán viên độc lập về tính chất và phạm vi kiểm toán trước khi bắt đầu việc kiểm toán.
• Xin ý kiến chuyên gia tư vấn chuyên nghiệp độc lập hoặc tư vấn về pháp lý đảm bảo sự tham gia của những chuyên gia bên ngoài công ty với kinh nghiệm trình độ chuyên môn phù hợp vào công việc của công ty nếu thấy cần thiết.
• Kiểm tra báo cáo tài chính hàng năm, sáu tháng, và hàng quý trước khi đệ trình Hội đồng quản trị.
• Thảo luận về những vấn đề khó khăn và tồn tại phát hiện từ các kết quả kiểm toán giữa kỳ hoặc cuối kỳ cũng như mọi vấn đề mà kiểm toán viên độc lập muốn bàn bạc.
• Xem xét thư quản lý của kiểm toán viên độc lập và ý kiến phản hồi của ban quản lý công ty.
• Xem xét những kết quả điều tra nội bộ và ý kiến phản hồi của ban quản lý.
Hội đồng quản trị( HĐQT): Là cơ quan quản lý công ty có toàn quyền nhân danh công ty để quyết định và thực hiện các quyền và lợi ích hợp pháp của công ty không thuộc thẩm quyền Đại hội cổ đông. Nhiệm kỳ của HĐQT là 5 năm 1 khóa gồm 07 thành viên.Thành viên HĐQT co thể được bầu lại với số nhiệm kỳ không hạn chế. Tổng số thành viên HĐQT độc lập không điều hành phải chiếm ít nhất một phần ba tổng số thành viên HĐQT. Khi HĐQT hết nhiệm kỳ, Chủ tịch, Phó chủ tịch HĐQT chịu trách nhiệm quản lý Công ty tiếp tục hoạt động cho đến kỳ đại hội cổ đông bầu ra HĐQT nhiệm kỳ mới.
Quyền hạn và nhiệm vụ của HĐQT
• Hoạt động kinh doanh và các công việc của Công ty phải chịu sự quản lý hoặc chỉ đạo thực hiện của HĐQT.
• HĐQT có trách nhiệm giám sát Giám đốc hoặc Tổng giám đốc điều hành và các cán bộ quản lý khác.
• HĐQT quyết định kế hoạch phát triển sản xuất kinh doanh và ngân sách hàng năm
• HĐQT xác định các mục tiêu hoạt động trên cơ sở các mục tiêu chiến lược được Đại hội đồng cổ đông thông qua
• Bổ nhiệm và bãi nhiệm các cán bộ quản lý công ty theo đề nghị của Giám đốc điều hành và quyết định mức lương của họ.
• HĐQT quyết định cơ cấu tổ chức của Công ty
• HĐQT giả quyết các khiếu nại của Công ty đối với cán bộ quản lý cũng như quyết định lựa chọn đại diện của Công ty để giải quyết các vấn đề liên quan tới các thủ tục pháp lý chống lại cán bộ quản lý đó.
• HĐQT đề xuất các loại cổ phiếu có thể phát hành và tổng số cổ phiếu phát hành theo từng loại.
• HĐQT đề xuất việc phát hành trái phiếu, trái phiếu chuyển đổi thành cổ phiếu, và các chứng quyền cho phép người sở hữu mua cổ phiếu theo mức giá định trước.
• HĐQT quyết định giá chào bán trái phiếu, cổ phiếu và các chứng khoán chuyển đổi.
• HĐQT bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức Giám đốc hoặc Tổng giám đốc điều hành hay cán bộ quản lý hoặc người đại diện của Công ty khi HĐQT cho rằng đó là vì lợi ích tối cao của Công ty. Việc bãi nhiệm nói trên không được trái với các quyền theo hợp đồng của những người bị bãi nhiệm (nếu có).
• HĐQT đề xuất mức cổ tức hàng năm và xác định mức cổ tức tạm thời, tổ chức việc chi trả cổ tức.
• HĐQT có thể đề xuất việc tái cơ cấu lại hoặc giải thể Công ty.
Chủ tich hội đồng quản trị :HĐQT phải lựa chọn trong số các thành viên HĐQT để bầu ra một Chủ tịch và một Phó chủ tịch. Trừ khi Đại hội đồng cổ đông quyết định khác, Chủ tịch HĐQT sẽ không kiêm chức Giám đốc hoặc Tổng giám đốc điều hành của Công ty. Chủ tich HĐQT có thể kiêm nhiệm chức Giám đốc hoặc Tổng giám đốc điều hành phải được phê chuẩn hàng năm tại Đại hội đồng cổ đông thường niên.
Chủ tịch HĐQT có chức năng, nhiệm vụ sau:
• Lập chương tŕnh, kế hoạch hoạt động của HĐQT theo từng quư, từng năm của một nhiệm ḱỳ
• Chuẩn bị hoặc tổ chức việc chuẩn bị chương tŕnh, nội dung, tài liệu phục vụ cuộc họp, triệu tập và chủ tọa cuộc họp HĐQT
• Được HĐQT ủy quyền quyết định các vấn đề thuộc trách nhiệm của HĐQT giữa 2 cuộc họp và báo cáo tại cuộc họp gần nhất
• Chủ tọa họp Đại hội đồng cổ đông
• Chỉ đạo, kiểm tra bộ máy điều hành, triển khai nghị quyết của Đại hội đồng cổ đông và của HĐQT
• Thay mặt HĐQT ký các nghị quyết, quyết định của HĐQT, các văn bản thuộc phạm vi, chức trách của HĐQT
• Có quyền đđình chỉ các quyết định của Tổng giám đốc trái với nghị quyết của HĐQT
• Chủ tịch HĐQT được HĐQT ủy quyền thay mặt HĐQT nhân danh công ty để quan hệ, giao dịch, tiếp xúc với các cơ quan quản lí Nhà nước, pháp luật, báo chí, pháp nhân bên ngoài
• Thường xuyên tiếp xúc với các cổ đông để lắng nghe và tìm hiểu các ý kiến đóng góp cho hoạt động của HĐQT ngày càng hoàn thiện
• Các quyền và nhiệm vụ khác theo quy định của Luật doanh nghiệp 2005 và Điều lệ công ty
Tổng giám đốc Công ty: do HĐQT chọn và bổ nhiệm, chịu trách nhiệm về toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty trước HĐQT và cổ đông. Đồng thời là người phụ trách chung, hoạch định phương hướng, chiến lược, mục tiêu dài hạn cũng như ngắn hạn của Công ty. Giám đốc kiểm tra, đôn đốc chỉ đạo các đơn vị, trưởng các đơn vị trực thuộc kịp thời sửa chữa những sai sót, hoàn thành chức năng và nhiệm vụ được giao.
Nhiệm vụ của Tổng giám đốc:
• Quyết định các vấn đề có liên quan đến công việc kinh doanh hàng ngày của Công ty mà không cần phải có quyết định của HĐQT
• Tổ chức thực hiện các quyết định của HĐQT
• Tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh và phương án đầu tư • Kiến nghị phương án cơ cấu tổ chức, quy chế quản lí nội bộ
• Bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức các chức danh quản lí trong công ty, trừ chức danh thuộc thẩm quyền của HĐQT
• Quyết định lương và phụ cấp đối với người lao động trong công ty kể cả người quản lí thuộc thẩm quyền bổ nhiệm của Tổng Giám đốc
• Tuyển dụng thuê mướn và bố trí sử dụng lao động theo quy chế được HĐQT phê duyệt. Khen thưởng, kỉ luật hoặc cho thôi việc đối với người lao động phù hợp với Bộ luật lao động, thỏa ước lao động tập thể, nội quy lao động
• Kiến nghị phương án trả cổ tức hoặc xử lý lỗ trong kinh doanh
Phó tổng giám đốc: là người giúp việc cho Tổng giám đốc, làm giám đốc điều hành của từng khối sản xuất kinh doanh, thực hiện nhiệm vụ do Tổng giỏm đốc giao hay ủy quyền khi vắng mặt. Ngoài nhiệm vụ quản lí, điều hành chuyên trách đã được phân công và ủy quyền có trách nhiệm tham gia bàn bạc, đề xuất giải quyết những vấn dề chung của công ty cùng với Tổng giám đốc
Các phòng ban chức năng
Phòng tổ chức hành chính chịu trách nhiệm điều hành bộ máy hành chính bao gồm công tác tổ chức cán bộ , công nhân lao động , luân chuyển công tác
Phòng kinh doanh giải quyết các vấn đề về chi phí đầu vào , phân tích thông tin thị trường , từ đó lập kế hoạch sản xuất kinh doanh , tiêu thụ sản phẩm
Phòng maketing chịu trách nhiệm các vấn đề về phân phối , quảng cáo , các chính sách khuyến mại khai trương sản phẩm mới đến người tiêu dùng
Phòng tài chính kế toán thu thập xử lý , cung cấp thông tin cần thiết trong quá trình hoạt động của công ty cho ban giám đốc nhằm phục vụ
công tác quản lý kinh tế , lập báo cáo tài chính trung thực để cung cấp thông tin cho các cổ đông trong và ngoài công ty
Phòng kiểm nghiệm , phòng đảm bảo chất lượng: kiểm tra chất lượng hàm lượng nguyên liệu khi đưa vào pha chế, kiểm tra chất lượng sản phẩm trước khi đem đi tiêu thụ
Phòng nghiên cứu phát triển : chuyên nghiên cứu các vấn đề liên quan tới sản xuất của công ty bao gồm các vấn đề nghiên cứu các loại tá dược , các loại thuốc mới, nghiên cứu các tiến bộ kỹ thuật , các công nghệ mới nhằm áp dụng vào trong sản xuất nhằm tiết kiệm chi phí giảm giá thành sản phẩm
- Phân xưởng đông dược: Chuyên sản xuất các loại thuốc cao đơn hoàn tán: Bổ thận âm, Ích mẫu, xirô Brcar phong thấp hoàn, rutin C, an thấn...
- Phân xưởng tân dược: Chuyên sản xuất các loại thuốc tân dược như các loại thuốc viên, vitaminC, B1, B6... Paracetamol, Đomatein, amphicilin...
- Phân xưởng ống: Chuyên sản xuất các loại thuốc nước đóng ống: Thuốc uống philatôp, thuốc tiêm: nước cất, VitaminB1...
- Phân xưởng soft- celatin: Chuyên sản xuất các mặt hàng sủi như Naphar Muliti, Napha- C1000.
- Phân xưởng bao bì: Chuyên sản xuất bao bì để đóng gói sản phẩm. - Phân xưởng điện hơi: Chuyên cung cấp điện hơi và sửa chữa máy móc phục vụ cho các phân xưởng.