a. Thu thập thông tin sơ bộ khách hàng
Tìm hiểu các thông tin liên quan đến khách hàng là bước đầu tiên của cuộc kiểm toán, nó có ý nghĩa quan trọng đóng góp vào thành công cuộc kiểm toán. Những thông tin cần thu thập từ khách hàng như tình hình kinh doanh, bộ máy công ty, hệ thống kế toán… Tất cả thông tin thu thập về khách hàng được lưu trong hồ sơ kiểm toán nằm ở chỉ mục 1130 – Kế hoạch phục vụ khách hàng và chỉ mục 1410 – Tìm hiểu về hoạt động khách hàng. Việc tiến hành thu thập thông tin về khách hàng được diễn ra khác nhau ở mỗi khách hàng. Nếu là khách hàng thường niên của công ty, KTV có thể căn cứ vào những thông tin đã được thu thập từ năm trước đồng thời xem xét những thông tin nổi bật xuất hiện trong năm kiểm toán. Đối với những khách hàng lần đầu, KTV sẽ phải tốn nhiều công sức hơn trong bước công việc này. Trên thực tế, việc hiểu đầy đủ thông tin liên quan đến khách hàng sẽ giúp KTV hiểu rõ hơn các sự kiện phát sinh mà có thể ảnh hưởng trọng yếu đến kết quả kiểm toán. Sau đây là khái quát thông tin về công ty khách mà KTV đã thu thập được và trình bày trong hồ sơ kiểm toán. Để thực hiện bước công việc này, KTV có thể tiến hành thu thập qua các văn bản liên quan đến công ty, phỏng vấn khách hàng, quan sát. Công ty in XYZ là công ty TNHH MTV – Chi nhánh Hồ Chí Minh thành lập năm 1997 là Chi nhánh của công ty Công ty TNHH MTV in XYZ- Đơn vị trực thuộc Bộ
Tài chính, được thành lập ngày 05 tháng 03 năm 1985, do Bộ trưởng Bộ Tài chính ký quyết định.
Địa chỉ: Số 132, Đường Cộng Hòa, P.4, Q. Tân Bình, TP. Hồ Chí Minh
Lĩnh vực kinh doanh:
- Các loại biên lai, chứng từ, hóa đơn tài chính, biểu mẫu. Các loại tem, nhãn, lệ phí, vé cầu phà, cước đường bộ có sử dụng mã vạch (Barcode). Các loại cổ phiếu, trái phiếu
- Các loại hóa đơn đặc thù, biểu mẫu trên giấy vi tính liên tục. Các ấn phẩm khác như sách, catalogue, lịch, agenda,..
- Tư vấn, thiết kế mẫu miễn phí đối với các khách hàng làm thủ tục đăng ký in
hóa đơn đặc thù
Công ty thường đổi mới thiết bị, chuyên môn hóa, hiện đại hóa quy trình sản xuất khép kín từ khâu in đến khâu thành phẩm. Các hệ thông máy in Offset tờ rời thế hệ mới nhất của CHLB Đức, Tây Ban Nha: Heidelberg, Speedmaster CD102-4, Máy in cuộn Rotatek, máy in mã vạch, máy bế, xếp, dán tự động...
b. Tìm hiểu hệ thống KSNB, tổ chức kế toán b.1. Tổ chức kế toán
Qua tìm hiểu thì tổ chức kế toán khách hàng có những đặc điểm nhƣ sau: Niên độ kế toán: Bắt đầu từ ngày 01 tháng 01 và kết thúc ngày 31 tháng 12 hàng năm.
Chế độ kế toán áp dụng
Công ty áp dụng hệ thống kế toán Việt Nam được Bộ Tài Chính ban hành theo Quyết Định số 15/2006/TC/QĐ-BTC ngày 20/03/2006, của Bộ Trưởng Bộ Tài Chính và các thông tư hướng dẫn sửa đổi, bổ sung khác.
Hình thức kế toán áp dụng
Cơ sở lập BCTC: BCTC kèm theo được trình bày bằng Đồng Việt Nam (VNĐ), theo nguyên tắc giá gốc và phù hợp với các Chuẩn mực Kế toán Việt Nam, Hệ thống Kế toán Việt Nam và các quy định khác về kế toán hiện hành tại Việt Nam.
Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán
Đồng Việt Nam được sử dụng làm đơn vị tiền tệ để ghi sổ kế toán.
Ghi nhận và khấu hao TSCĐ
Nguyên tắc ghi nhận TSCĐ hữu hình, TSCĐ vô hình
- TSCĐ được thể hiện theo nguyên giá trừ khấu hao luỹ kế.
- Nguyên tắc đánh giá TSCĐ: Nguyên giá TSCĐ bao gồm giá mua và các chi
phí có liên quan trực tiếp để đưa tài sản vào hoạt động.
- TSCĐ hữu hình là máy móc thiết bị, phương tiện vận tải và thiết bị quản lý
được khấu hao theo phương pháp đường thẳng, dựa trên thời gian sử dụng ước tính.
Phương pháp khấu hao TSCĐ hữu hình, TSCĐ vô hình:
- Khấu hao TSCĐ được tính theo phương pháp đường thẳng trong suốt thời gian
hữu dụng dự tính của tài sản.
- Quyền sử dụng đất được phân bổ theo phương pháp đường thẳng dựa trên thời
gian sử dụng lô đất.
- TSCĐ vô hình là phần mềm tin học được sử dụng cho hoạt động kinh doanh.
TSCĐ vô hình được khấu hao theo phương pháp đường thẳng với thời gian khấu hao là 3 năm.
- Tỷ lệ khấu hao được áp dụng theo quy định tại Thông tư số 45/2013/TT-BTC,
về việc hướng dẫn Chế độ quản lý sử dụng và trích khấu hao TSCĐ.
Bảng 3.1: Bảng khung khấu hao TSCĐ hữu hình
Nhà xưởng, vật kiến trúc 05-25 năm
Máy móc, thiết bị 03-15 năm
Phương tiện vận tải, truyền dẫn 06-10 năm
- Bản kế hoạch, dự toán mua sản TSCĐ trong năm.
- Phê duyệt mua sắm TSCĐ cảu ban giám đốc( văn bản phê duyệt mua sắm TSCĐ).
- Tiến hành thu thập bảng báo giá TSCĐ, tối thiểu 3 bản báo giá của 3 nhà cung cấp khách nhau (Bảng báo giá).
- Đánh giá các bảng báo giá và ra quyết định mua TSCĐ (Biên bản đánh giá bảng báo giá).
- Ký hợp đồng mua TSCĐ( hợp đồng kinh tế mua TSCĐ).
- Tiến hành kiểm định chất lượng TSCĐ (Biên bản kiểm định chất lượng TSCĐ (Biên bản kiểm định chất lượng TSCĐ).
- Giao nhận TSCĐ (Biên bản giao nhận TSCĐ). - Cập nhập tăng thêm vào sổ theo dõi tình hình TSCĐ.
- Lập hội đồng thanh lý TSCĐ (Biên bản lập hội đồng thanh lý).
- Quyết định thanh lý TSCĐ.
b.2. Hệ thống KSNB
Là Chi nhánh trực thuộc Tổng công ty nên Công ty in XYZ không thiết lập hệ thống KSNB nên việc đánh giá, nhận diện và quản lý rủi ro do Ban Giám đốc Tổng công ty thực hiện và chịu trách nhiệm về toàn bộ hoạt động của Chi nhánh.
Hằng năm Tổng công ty ở Hà Nội đều cử người xuống Chi nhánh để kiểm tra kết quả sản xuất kinh doanh của Chi nhánh để đảm bảo Chi nhánh báo cáo đúng kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh và tuân theo quy định về quản lý kinh tế của Nhà nước và của Tổng Công ty.
b.2.1. Quy trình luân chuyển chứng từ TSCĐ của khách hàng như sau:
Sơ đồ 2.2: Quy trình mua TSCĐ
Sơ đồ 2.3: Quy trình thanh lý TSCĐ
Kế Hoạch
Mua sắm
Ghi nhận
- Tiến hành thanh lý TSCĐ, đấu thầu công khai (Thông báo thanh lý TSCĐ, đơn xin mua TSCĐ thanh lý).
- Ký hợp đồng thanh lý TSCĐ (Hợp đồng kinh tế).
- Biên bản giao nhận TSCĐ thanh lý. - Cập nhật bút toán thanh lý.
b.2.2. Quản lý về mặt hiện vật
Bao gồm cả quản lý về số lượng và chất lượng của TSCĐ của công ty in XYZ như sau:
Về mặt số lượng: bộ phận quản lý TSCĐ phải đảm bảo cung cấp đẩy đủ về công suất, đáp ứng yêu cầu sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Về mặt chất lượng: công tác bảo đảm tránh hỏng hóc, mất mát các bộ phận chi tiết làm giảm giá trị TSCĐ.
b.2.3. Quản lý về mặt giá trị
Quản lý TSCĐ về mặt giá trị tại công ty in XYZ là công tác hạch toán kế toán. Công việc này đảm bảo cho ban quản lý có thể biết chính xác, kịp thời và đầy đủ thông tin về mặt giá trị (nguyên giá, giá trị hao mòn và giá trị còn lại) của từng loại TSCĐ (TSCĐ hữu hình, TSCĐ vô hình) trong doanh nghiệp tại từng điểm xác định.