- Phỏng vấn việc sử dụng danh mục, kiểm tra dấu vết của việc kiểm tra nội bộ.
10.Phương pháp xác định giá trị HTK có nhất quán với năm trước không? ü
11. Có sự đối chiếu định kỳ giữa thủ kho và kế toán không? ü
12. Việc đối chiếu giữa thủ kho và kế toán có để lại dấu vết không? ü
13. Công ty có xây dựng và sử dụng định mức tiêu hao NVL không? ü
14. Công ty có thiết lập định mức dự trữ tối đa hoặc tối thiểu không? ü
15. Có tính giá thành chi tiết cho các thành phẩm tồn kho không? ü
Kết hợp với bảng hỏi, KTV tiến hành mô tả lại các hoạt động về kế toán và kiểm soát HTK.
Bảng 2.6: Giấy làm việc số 04 - Miêu tả các hoạt động kiểm soát và kế toán (ABC)
CÔNG TY TNHH KIỂM TOÁN
PHƯƠNG ĐÔNG ICA Tên Ngày
Khách hàng Công ty ABC NgườiT.H LMT Mã số: D4.4.1 Nội dung
thực hiện
Miêu tả các hoạt động về kế toán và kiểm soát
Người
K.T Trang: Niên độ 31/12/2008
Căn cứ vào kết quả kiểm kê kho hàng tháng kết hợp với định mức dự trữ HTK tối thiểu, thủ kho lập phiếu yêu cầu mua hàng. Dựa trên biên bản kiểm kê kho, định mức dự trữ tối thiểu, nguồn lực tài chính hiện có, Phó Giám đốc phụ trách đầu vào sẽ phê duyệt sự hợp lý, tính có thật và khả năng thực hiện của nhu cầu thu mua. Sau khi được phê duyệt, phiếu yêu cầu mua hàng được chuyển tới phòng thu mua để lập đơn đặt hàng.
Đơn đặt hàng được lập thành ba liên: liên gửi nhà cung cấp, liên gửi kế toán và liên lưu tại phòng thu mua để làm căn cứ đối chiếu. Không có sự tách biệt giữa phòng thu mua và phòng nhận hàng, các cán bộ thu mua đồng thời thực hiện việc tiếp nhận và kiểm định chất lượng hàng nhận xem có khớp với đơn đặt hàng không, loại bỏ các hàng bị đổ vỡ hoặc lỗi. Tuy không có sự tách biệt giữa chức năng thu mua và nhận hàng, song Phó Giám đốc phụ trách đầu vào sẽ trực tiếp giám sát việc tiếp nhận hàng mua. Biên bản nhận hàng được lập và được chuyển cùng với lô hàng mua tới bộ phận kho.
mã hóa cho từng loại và chuyển vào vị trí bảo quản thích hợp, tiến hành lập phiếu nhập kho. Nhu cầu sử dụng vật tư trong kho phải căn cứ vào định mức tồn kho thành phẩm tối thiểu và kế hoạch sản xuất. Trong suốt và sau thời gian sản xuất, chất lượng thành phẩm được giám sát và kiểm tra bởi bộ phận kiểm soát chất lượng mà đứng đầu là Giám đốc. Bất kỳ một khâu sản xuất nào cũng được giám sát chi tiết về mặt kỹ thuật pha trộn, tỷ lệ pha trộn, thời gian chế tác… Bất kỳ thành phẩm hỏng hoặc kém chất lượng nào cũng sẽ được thông báo cho bộ phận kế toán và bộ phận kho. Sản phẩm chưa hoàn thành, còn đang trong giai đoạn chế tác hoặc trong dây chuyền sản xuất đều ghi nhận là sản phẩm dở dang. Thành phẩm sau khi nhập kho cũng được lập phiếu nhập kho. Việc xuất kho thành phẩm chỉ được thực hiện khi có sự phê chuẩn của Ban giám đốc dựa trên đơn đặt hàng của khách hàng hoặc dựa trên kế hoạch tiêu thụ theo phương thức gửi bán.
Phiếu yêu cầu mua, biên bản nhận hàng, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, đơn đặt mua hàng đều có quy định phi văn bản và thực hiện đánh số thứ tự trước khi viết phiếu. Phiếu nhập, phiếu xuất kho đều được lập thành 3 liên, một liên gửi lên bộ phận kế toán thực hiện việc ghi chép sổ sách, một liên được lưu giữ tại bộ phận sản xuất và một liên do bộ phận kho lưu.
Các nghiệp vụ phát sinh được kế toán phản ánh kịp thời căn cứ trên hóa đơn, đơn đặt hàng, phiếu nhập, phiếu xuất… Số lượng và giá trị vật tư, thành phẩm nhập xuất kho đều được cộng dồn hàng tháng.
Việc kiểm kê được tiến hành hàng tháng, tuy nhiên, không có sự tham gia của kế toán. Kế toán chỉ tham gia vào lần kiểm kê cuối năm. Bất kỳ sự khác biệt nào về số lượng và chất lượng HTK sẽ được thủ kho phản ánh lên phòng kế toán để có sự điều chỉnh kịp thời.
Công ty đã tiến hành trích lập dự phòng giảm giá HTK. Dự phòng giảm giá HTK được trích lập 100% trên cơ sở cấp báo của bộ phận quản lý kho, trong đó, các loại thuốc chữa bệnh cho người thì phải cấp báo trước khi hết hạn sử dụng 06 tháng, các loại NVL dựng để sản xuất thuốc thì được cấp báo trên cơ sở kiểm tra chất lượng sử dụng của bộ phận quản lý kho. Tuy nhiên, không có văn bản cụ thể ghi nhận những quy định này.
Hàng tháng bộ phận kế toán tiến hành đối chiếu giữa sổ kế toán với sổ kho, đối chiếu giữa báo cáo thành phẩm với sổ thành phẩm được chuẩn bị bởi bộ phận sản xuất. Tuy nhiên, không có văn bản nào ghi nhận lại sự đối chiếu này.
Có thể thấy HTKSNB đối với HTK tại Công ty ABC có tồn tại và hoạt động khá hữu hiệu. Vì vậy, KTV có thể đánh giá rủi ro kiểm soát ở mức trung bình. Việc thực hiện kiểm toán được tiến hành trên cơ sở kết hợp giữa thử nghiệm kiểm soát và thử nghiệm cơ bản, trong đó các thử nghiệm cơ bản chiếm tỷ trọng lớn hơn. Các thử nghiệm kiểm soát hướng vào tính hiệu quả của các thủ tục kiểm soát nội bộ đối với HTK từ khâu mua HTK, xuất HTK, đến
lưu kho HTK. Các thử nghiệm cơ bản tập trung vào số dư các khoản mục. Việc xác định quy mô của các thử nghiệm kiểm toán này là cơ sở để KTV xây dựng chương trình kiểm toán chi tiết đối với chu trình HTK.
Thiết kế chương trình kiểm toán
Chương trình kiểm toán chu trình HTK của Công ty ABC do PCA thực hiện được xây dựng trên cơ sở hướng dẫn chung của PKF international, những thông tin và đánh giá về khách hàng cung cấp cho KTV những căn cứ để có những điều chỉnh thích hợp với chương trình mẫu. Chương trình kiểm toán được chi tiết theo phụ lục 03.
2.2.2.2. Giai đoạn thực hiện kiểm toán
Thử nghiệm kiểm soát
Đối với nghiệp vụ xuất kho
Để kiểm tra tính hữu hiệu của hoạt động kiểm soát nội bộ đối với nghiệp vụ này, KTV thường trú trọng vào các nghiệp vụ sát và sau ngày kết thúc niên độ để kiểm tra việc sử dụng các chứng từ có đánh số trước, kiểm tra tính đầy đủ và đúng kỳ của các nghiệp vụ xuất kho. KTV chọn mẫu các nghiệp vụ xuất kho liền nhau trong tháng 12 trên sổ kho và các nghiệp vụ xuất trong tháng 1/2009, đối chiếu với sổ kế toán và các chứng từ liên quan. Việc kiểm tra được minh họa trên bản trích giấy làm việc của KTV dưới đây:
Bảng 2.7: Giấy làm việc số 05 - Thử nghiệm kiểm soát đối với nghiệp vụ xuất kho (ABC)
CÔNG TY TNHH KIỂM TOÁN
PHƯƠNG ĐÔNG ICA Tên Ngày
Khách hàng Công ty ABC NgườiT.H LMT Mã số: E120.5 NVLội dung
thực hiện
Thử nghiệm kiểm soát đối với nghiệp vụ xuất kho
Người
K.T Trang: Niên độ 31/12/2008
Mục tiêu: Đảm bảo các nghiệp vụ xuất kho được phê chuẩn đầy đủ, phiếu xuất kho và các chứng từ khác được đánh số thứ tự liên tục, các nghiệp vụ xuất kho được ghi chép kịp thời.
uất kho Eragel vào SXNguyễn Thành
Công17/12/08X uất kho chai 200 petNguyễn Bá Anh16/12/08Xu ất gửi bán vitamin dạng viên xủi- Quầy thuốc trung
tâm Hải DươngNguyễn Ngọc Anh14/12/08Xu ất bán Siro ngậm ho-Quầy thuốc trung tâm Hải DươngNguyễn Ngọc Anh14/12/08Xu ất kho Magie StearatTrần Bá Dũng10/12/08X uất bán Ampicilin-BV đa khoa HDTô Việt Hà08/12/08Xuất kho nhãn AmpicilinLý Hoài Nam07/12/08Xu ất kho bột sắnTrương Ngọc Thúy05/12/08X uất kho Parafin cụcNguyễn Thu Thủy02/12/08X uất kho Ampicilin
bộtLý Hoài NamChứng từ PX01 PX119 PX118 PX117 PX116 chú
PX115PX114 PX114 PX113 PX112 PX111 PX110 … 07/01/09Xuất kho bột ParafinNguyễn Thu ThủyXuất kho Lactora vào SXNguyễn Thành CôngNT
…PX02 PX02
SH
Ghi chú: ü Đối chiếu khớp đúng số chứng từ trên sổ kho và sổ kế toán, đủ phiếu xuất kho, yêu cầu sử dụng vật tư, đơn đặt hàng. Các chứng từ này đã được đánh số thứ tự trước (trừ đơn đặt hàng của khách hàng) và số thứ tự được đánh liên tục. Có dấu hiệu của sự phê chuẩn.
Kết luận: Mục tiêu đã đạt được
Đối với nghiệp vụ sản xuất
Trên cơ sở thu thập và đối chiếu các phiếu xin lĩnh vật tư, đơn đặt hàng sản xuất các bảng tập hợp chi phí và báo cáo kiểm định chất lượng sản phẩm,
KTV xem xét về sự tồn tại của các dấu hiệu kiểm soát: số thứ tự, sự phê chuẩn, dấu hiệu của sự đối chiếu kiểm tra nội bộ.
Bảng 2.8: Giấy làm việc số 06 - Thử nghiệm kiểm soát đối với nghiệp vụ sản xuất (ABC)
CÔNG TY TNHH KIỂM TOÁN
PHƯƠNG ĐÔNG ICA Tên Ngày
Khách hàng Công ty ABC NgườiT.H LMT MãE120.5.1 số: Nội dung
thực hiện
Thử nghiệm kiểm soát đối với nghiệp vụ sản xuất
Người
K.T Trang: Niên độ 31/12/2008
Công việc: Quan sát việc sử dụng các tài liệu như phiếu yêu cầu sử dụng vật tư, đơn đặt hàng sản xuất, bảng tập hợp chi phí, báo cáo kiểm định chất lượng sản phẩm; Phỏng vấn nhân viên quản lý trong bộ phận sản xuất.
Thông tin KTV thu được:
Các chứng từ được đánh số thứ tự liên tục, mỗi chứng từ được quản lý bởi một bộ phận cụ thể. Phiếu yêu cầu sử dụng vật tư được xé cuống. Các chứng từ hỏng được gạch chéo bằng mực đỏ và lưu riêng. Các chứng từ được sử dụng đều có sự phê chuẩn phù hợp.
Các khoản chi phí được theo dõi đồng thời ở bộ phận sản xuất và bộ phận kế toán. Sự đối chiếu giữa hai bộ phận này được thực hiện khi có báo cáo thành phẩm hoàn thành.
Các nghiệp vụ bán hàng được phê chuẩn hợp lý sau khi có sự đánh giá sơ bộ về khách hàng.
Kết luận: Hoạt động kiểm soát của đơn vị đối với hoạt động sản xuất tương đối hiệu quả
Đối với nghiệp vụ lưu kho
Công ty có sự tách biệt giữa bộ phận kế toán và bộ phận lưu kho, giữa hệ thống sổ kế toán và sổ kho. Phỏng vấn độc lập kết hợp quan sát hoạt động của thủ kho thông qua bảng hỏi sau:
Bảng 2.9: Hệ thống câu hỏi đánh giá hiệu lực hoạt động kiểm soát nội bộ đối với nghiệp vụ lưu kho của Công ty ABC
Câu hỏi Trả lời