Hàng tồn kho của Công ty Cổ phần Minh Tân trong 3 năm đều có tỷ trọng cao (chiếm gần 30% trong cơ cấu vốn lưu động). Hàng tồn kho là vốn chết trong suốt thời
gian lưu kho chờ sử dụng. Lượng hàng tồn kho tăng mạnh đồng nghĩa với việc phát sinh thêm chi phí lưu kho, chi phí bảo quản, vật tư bị biến chất, mất mát... gây tốn kém cho công ty.
Mục đích của quản lý hàng tồn kho là nhằm giảm vòng quay dự trữ, khống chế hàng tồn kho để giảm chi phí, tránh ứ đọng vốn, tăng khả năng sử dụng vốn, đồng thời giúp doanh nghiệp chủ động trong hoạt động tìm kiếm đầu vào cho sản xuất. Để quản lý hàng tồn kho tốt, công ty cần:
- Lập kế hoạch cho hoạt động kinh doanh trên cơ sở tình hình năm báo cáo, chi tiết số lượng theo từng tháng, quý. Kiểm tra chất lượng số hàng hóa khi nhập về. Nếu hàng kém phẩm chất thì phải đề nghị người bán đền bù tránh thiệt hại cho công ty. Căn cứ vào nhu cầu bán ra của công ty và các hợp đồng thường xuyên, công ty cần xác định được lượng vật tư hàng hoá cần mua trong kỳ.
- Hoàn thiện tổ chức và hệ thống sổ sách quản lý hàng tồn kho, các phiếu xuất, nhập kho cần được thiết kế sao cho có thể chuyền tải được những nội dung cần thiết cho nhà quản lý, tránh những sai sót, gian lận hoặc nhầm lẫn có thể xảy ra trong mọi hoạt động liên quan đến hàng tồn kho.
- Công ty cần thường xuyên đánh giá, kiểm kê hàng tồn kho, xác định số lượng cũng như chất lượng nguyên vật liệu. Việc quản lý hàng tồn kho phải thường xuyên đảm bảo được quan hệ đối chiếu phù hợp giữa giá trị và hiện vật của từng loại hàng tồn kho, giữa các số liệu chi tiết với số liệu tổng hợp về hàng tồn kho, giữa số liệu ghi trong sổ kế toán với số liệu thực tế tồn kho.
- Hàng tồn kho phải được theo dõi ở từng khâu thu mua, từng kho bảo quản, nơi sử dụng, người phụ trách vật chất... Trong khâu thu mua, vừa phải theo dõi nắm bắt thông tin về sự biến động thị trường, khả năng cung ứng của các nhà cung ứng, tính ổn định của nguồn hàng vừa phải quản lý chặt chẽ về số lượng, chất lượng, quy cách phẩm chất, chủng loại giá mua, chi phí mua và tiến độ thu mua, cung ứng phù hợp với kế hoạch SXKD của công ty.
- Các mặt hàng khác nhau, chất lượng khác nhau, sử dụng cho các mục đích khác nhau cần sử dụng cách bảo quản và quản lý khác nhau. Điều này vừa đảm bảo cho chất lượng tồn kho, vừa tạo thuận lợi hơn trong công tác quản lý, tránh được những rủi ro không đáng có.