Sơ đồ 2.1. Cơ cấu tổ chức của công ty cổ phần Minh Tân
(Nguồn: Phòng tổ chức hành chính) Giám đốc Phó giám đốc Phòng tổ chức hành chính Phòng tài chính, kế toán Phòng kỹ thuật, thi công Phòng thiết kế Phòng kế hoạch Phòng kinh doanh
28
Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận trong công ty
Giám đốc: Là người đại diện pháp nhân của công ty trong mọi hoạt động kinh
doanh, có quyền ký kết mọi hợp đồng kinh tế, văn bản pháp lý và chịu trách nhiệm về các hợp đồng đó, có quyền tổ chức bộ máy quản lý, giao nhiệm vụ cho các phòng ban quyết định mọi vấn đề trong toàn đơn vị, quyết định phương án tổ chức sản xuất và tổ chức bộ máy của công ty để thực hiện kinh doanh đạt hiệu quả cao.
Phó giám đốc: Giúp giám đốc điều hành công ty theo sự phân công và ủy quyền
của giám đốc, chịu trách nhiệm trước giám đốc về những nhiệm vụ được giao, cùng giám đốc tìm các biện pháp tối ưu trên mọi phương diện hoạt động của công ty. Phó giám đốc công ty do giám đốc bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng và kỷ luật.
Phòng kinh doanh: Phòng có nhiệm vụ tìm kiếm các nguồn hàng, nhà cung cấp
là đầu vào của sản phẩm như: gỗ, vải, đinh, keo… và tìm kiếm đầu ra cho sản phẩm, tính giá cả cho sản phẩm.Ngoài ra, phòng còn tham mưu cho giám đốc trong quá trình ký kết hợp đồng kinh tế, mở rộng mạng lưới kinh doanh và cùng với các phòng ban chức năng khác lập kế hoạch để tổ chức kinh doanh hiệu quả.
Phòng kế hoạch: Chịu trách nhiệm theo dõi, điều hành các hoạt động sản xuất
diễn ra theo đúng tiến độ và có hiệu quả.Phòng phải báo cáo và tham mưu cho giám đốc và phòng kinh doanh ngay khi phát hiện trục trặc từ phía sản xuất. Những trục trặc có thể xảy ra như: hàng hóa xuất chậm so với tiến độ, chất lượng sản phẩm thấp, số lượng sản xuất không đúng với yêu cầu sản xuất.
Phòng có nhiệm vụ lên kế hoạch sản xuất từng quý, tháng, và lệnh sản xuất theo những đơn đặt hàng mà phòng kinh doanh và giám đốc đã ký kết với khách hàng cho đơn vị trực thuộc tổ chức triển khai và theo dõi, hướng dẫn, kiểm tra những lệnh sản xuất này từ khi bắt đầu đến khi kết thúc.
Phòng thiết kế: Tổ chức thực hiện sản xuất theo tiến độ và kế hoạch của công ty
giao, gồm: Thiết kế, tư vấn, giám sát kỹ thuật và dịch vụ tư vấn khác nếu có. Quản lý về thời gian, chất lượng và kinh tế các sản phẩm của mình trước giám đốc công ty và khách hàng.
Nghiên cứu tài liệu và các chương trình thiết kế, tính toán kết cấu cũng như các chương trình liên quan phục vụ cho việc thiết kế. Sử dụng máy móc, trang thiết bị và những phương tiện khác của công ty để thực hiện những công việc thuộc kế hoạch sản xuất hoặc công tác do công ty giao tại vào mọi thời điểm và đảm bảo kế hoạch sản xuất diễn ra đúng thời hạn.
Phòng kỹ thuật, thi công: Tổ chức thực hiện sản xuất theo tiến độ và kế hoạch
dự thầu, lập phương án thi công, giám sát quá trình thi công và chất lượng công trình. Phối hợp chặt chẽ với các đội thi công công trình để nắm vững khả năng lao động, thiết bị và các nguồn lực khác của công ty, đảm bảo kế hoạch sản xuất diễn ra đúng thời hạn. Tham mưu cho giám đốc về mặt kỹ thuật, thiết kế và nhận hồ sơ thiết kế, lập các hồ sơ dự thầu, lập phương án thi công, giám sát quá trình thi công và chất lượng công trình. Thay mặt giám đốc nghiệm thu và lập hồ sơ hoàn công, bàn giao và đưa vào sử dụng những công trình đã hoàn thành.
Phòng tài chính, kế toán: Tổ chức, triển khai thực hiện toàn bộ công tác tài chính
thống kê thông tin kinh tế và hạch toán kế toán theo điều lệ tổ chức và hoạt động của công ty. Kiểm tra, kiểm soát mọi hoạt động kinh tế tài chính của công ty theo pháp luật, tập hợp toàn bộ chứng từ, số liệu về kinh tế tài chính đầy đủ, kịp thời. Phân phối, giám sát các nguồn vốn bằng tiền, theo dõi công nợ và thường xuyên đôn đốc để thanh toán công nợ, đảm bảo nâng cao hiệu quả sử dụng vốn.
Phòng tổ chức, hành chính: Phòng chuyên tham mưu cho giám đốc về công tác
tổ chức sản xuất, quản lý, sử dụng lao động, giải quyết các vấn đề nhân sự, hợp đồng lao động và phân công lao động hợp lý.
Tổ chức, sắp xếp, quản lý nhân sự trong công ty nhằm hình thành đội ngũ cán bộ công nhân viên đoàn kết có nghiệp vụ chuyên môn cao. Bồi dưỡng nghiệp vụ cho cán bộ, theo dõi tình hình sản xuất, thực hiện chế độ chính sách với người lao động, công tác phúc lợi, xây dựng định mức lao động và làm công tác thanh tra, bảo vệ và khen thưởng cho toàn công ty, đôn đốc các đội xây dựng thực hiện an toàn lao động, an toàn phòng cháy chữa cháy và trật tự an ninh