Hoạt động Quản lý nguồn nhân lực trong tổ chức công có 07 nội dung nhƣ sau:
1.2.3.1. Phân tích công việc
Khái niệm: Là quá trình thu thập thông tin, đánh giá, và xác định một cách có hệ thống các thông tin về công việc, về người thực hiện công việc và các tiêu chuẩn cần thiết phải đạt được liên quan đến các công việc cụ thể trong tổ chức công. (Trần Thị Thu và Vũ Hoàng Ngân, 2011, tr 29)
Phân tích công việc là một công cụ thiết yếu để quản lý nguồn nhân lực trong tổ chức công, cần lực chọn phƣơng pháp và khung phân tích phù hợp với mục tiêu đề ra. Phân tích công việc trả lời các câu hỏi liên quan đến mỗi chức danh công việc cụ thể trong tổ chức nhƣ: Cần làm gì? khi nào? ở đâu? bằng phƣơng pháp gì? Những yêu cầu về kiến thức, kỹ năng, khả năng và kinh nghiệm cần có để hoàn thành những tiêu chuẩn gì của chức danh công việc;
Trình tự tiến hành phân tích công việc gồm 7 bƣớc sau: Liệt kê các chức danh công việc; Dựa vào mục tiêu phân tích để lựa chọn các chức danh cần phân tích; Thiết kế mẫu các văn bản phân tích công việc và lựa chọn phƣơng pháp thu thập thông tin phân tích; Tiến hành thu thập thông tin; Xử lý
17
thông tin và viết các bản phân tích; Chuẩn hóa các văn bản phân tích và đƣa vào sử dụng; Cập nhật và xem xét định kỳ các văn bản phân tích công việc.
Sản phẩm của phân tích công việc là ba văn bản chủ yếu sau: Bản mô tả công việc: Giải thích về những chức năng, nhiệm vụ, trách nhiệm, điều kiện làm việc và những vấn đề có liên quan đến một công việc cụ thể. Khung năng lực ( xác định về năng lực chuyên môn đối với ngƣời thực hiện công việc): Liệt kê các yêu cầu tối thiểu của công việc đối với ngƣời thực hiện về kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm và các yêu cầu khác. Bản tiêu chuẩn thực hiện công việc: Là hệ thống các tiêu chí phản ánh yêu cầu về số lƣợng, chất lƣợng của sự hoàn thành các nhiệm vụ đƣợc quy định trong bản mô tả công việc (các tiêu chuẩn/ tiêu chí càng cụ thể càng tốt).
1.2.3.2. Kế hoạch hóa nguồn nhân lực
Khái niệm: Là hoạt động xác định những việc phải làm, làm như thế nào, làm khi nào và ai phải làm? Kế hoạch hóa dựa trên những mục tiêu của tổ chức để trả lời những câu hỏi như: Mô hình tổ chức cần thiết là gì? Loại nhân sự nào cần? Khi nào cần và số lượng bao nhiêu? (Trần Thị Thu và Vũ Hoàng Ngân, 2011, tr 66)
Nội dung của Kế hoạch hóa: Đánh giá cung nhân lực trong tổ chức: Xem xét tình trạng nhân lực hiện có về số lƣợng, độ tuổi, giới tính, trình độ chuyên môn ...vv. Phân tích khả năng cung cấp nguồn nhân lực của thị trƣờng lao động cho các công việc của tổ chức; Dự báo nhu cầu nhân lực của tổ chức trong tƣơng lai (ngắn hạn, trung hạn, dài hạn) để đáp ứng sự phát triển của tổ chức trong tƣơng lai; Đề xuất các giải pháp cân đối nguồn nhân lực trong tổ chức trên cơ sở các thông tin từ các bộ phận trực thuộc để đề xuất giải pháp đào tạo hay thu hút nguồn nhân lực mới cho tổ chức.
18
1.2.3.3. Tuyển dụng nguồn nhân lực
Khái niệm: Tuyển dụng nguồn nhân lực là việc thông tin cho những người có thể có những năng lực phù hợp với vị trí đang trống, thu thập thông tin về ứng viên và lựa chọn nhân sự phù hợp vào vị trí đang trống. (Trần Thị Thu và Vũ Hoàng Ngân, 2011, tr 91)
Công tác tuyển dụng có ý nghĩa to lớn đối với tổ chức, nó bảo đảm đạt đƣợc một nguồn nhân lực cần thiết để đóng góp hiệu quả vào việc thực hiện các nhiệm vụ của tổ chức.
Yêu cầu của tuyển dụng: Tuyển chọn đƣợc những ngƣời có trình độ chuyên môn phù hợp nhất với yêu cầu công việc; tuyển đƣợc ngƣời thông minh, sáng tạo, năng động, nhiệt tình trong công việc; tuyển đƣợc ngƣời có kỷ luật, trung thực, gắn bó với công việc và tổ chức; có sức khỏe tốt và khả năng làm việc lâu dài;
Nội dung của công tác tuyển dụng: Xác định căn cứ và nhu cầu tuyển dụng (căn cứ vào bản mô tả công việc của vị trí việc làm còn thiếu để xác định chức danh cần tuyển); Quy trình tuyển dụng; Nguồn tuyển dụng; Phƣơng pháp tuyển dụng.
1.2.3.4. Đào tạo nguồn nhân lực
Khái niệm: Đào tạo nguồn nhân lực là hoạt động học tập để nâng cao trình độ, kỹ năng của người lao động để thực hiện có hiệu quả hơn chức năng và nhiệm vụ của mình. (Trần Thị Thu và Vũ Hoàng Ngân, 2011, tr 120).
Việc đào tạo đƣợc thực hiện: Sau chu kỳ đánh giá kết quả làm việc của nhân viên: Những nhân việc có triển vọng thăng tiến (hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ); nhân viên hoàn thành công việc ở mức độ kém, trung bình; Khi có sự thay đổi của môi trƣờng thực hiện công việc, thay đổi thiết bị, công nghệ, quy trình thực hiện công việc, nâng cao chất lƣợng dịch vụ công; Khi có sự thay đổi cơ cấu tổ chức và sau đợt tuyển dụng nhân viên mới;
19
Phƣơng pháp đào tạo gồm: Đào tạo chính quy (ngƣời học tham gia các khóa đào tạo tại tập trung tại các trƣờng Đại học, Cao đẳng); Đào tạo không chính quy (ngƣời học tham gia các khóa đào tạo tại chức, từ xa, bồi dƣỡng kiến thức, tập huấn);
Nội dung của quản lý công tác đào tạo gồm: Xác định nhu cầu đào tạo trên cơ sở nhu cầu của cá nhân, tổ chức và yêu cầu công việc đòi hỏi; Chuẩn bị đào tạo (chọn ngƣời cần đào tạo và đào tạo nội dung gì); Xây dựng chƣơng trình đào tạo và tổ chức thực hiện (xác định mục tiêu, chƣơng trình; dự trù kinh phí) và đánh giá hiệu quả đào tạo.
1.2.3.5. Đánh giá nguồn nhân lực
Khái niệm: Đánh giá nguồn nhân lực trong tổ chức công là sự đánh giá có hệ thống và chính thức kết quả thực hiện công việc của nhân viên, đánh giá năng lực chuyên môn nghiệp vụ, tiềm năng và động cơ của nhân viên trong quan hệ so sánh với các mục tiêu đã đặt ra (hoặc các nhân viên khác tương tự) và có sự thảo luận với người lao động về kết quả đánh giá. (Trần Thị Thu và Vũ Hoàng Ngân, 2011, tr 144)
Đây là hoạt động quan trọng nhất của quản lý nguồn nhân lực. Tuy nhiên đây cũng là hoạt động nhạy cảm, phức tạp, khó khăn. Ngƣời quản lý đánh giá cấp dƣới, nắm bắt và cải thiện hiệu suất lao động của nhân viên.
Mục đích đánh giá: Đối với cá nhân ngƣời lao động, sau đánh giá có thể nhận đƣợc kết quả phản hồi từ lãnh đạo về hiệu quả công tác của mình, so sánh với những lao động khác trong tổ chức, từ đó có hƣớng phấn đấu tốt hơn và khắc phục tồn tại trong công tác; Đối với tổ chức, đánh giá là cơ sở quan trọng để đề ra những quyết định quan trọng về quản lý nhƣ đào tạo, trả lƣơng, bổ nhiệm ..vv.
Nội dung đánh giá gồm: Đánh giá kết quả thực hiện công việc (so với nhiệm vụ đƣợc giao, so với đồng nghiệp khác trên cơ sở bản mô tả công việc,
20
số lƣợng công việc, chất lƣợng công việc…); Đánh giá năng lực chuyên môn nghiệp vụ (kiến thức, ký năng, hành vi, thái độ trên cơ sở khung năng lực); Đánh giá tiềm năng (đây là nội dung khó nó không chỉ đánh giá trong hiện tại mà dự đoán cho thành công/thất bại của nhân viên trong tƣơng lai dựa vào năng lực và tính cách); Đánh giá động cơ làm việc (sự tham gia vào công việc và hoạt động của tổ chức - ý thức muốn làm việc, muốn cống hiến của ngƣời lao động).
Quy trình đánh giá: Xác định mục đích và mục tiêu đánh giá (trả lời câu hỏi vì sao phải đánh giá? Đánh giá hàng năm hay chuẩn bị đào tạo, bổ nhiệm); Lựa chọn tiêu chí và phƣơng pháp và đánh giá (dựa vào mục đích đánh giá để lựa chọn); Xác định chu kỳ đánh giá (tùy vào mục đích, tiêu chí và đặc thù công việc để chọn); Lựa chọn cán bộ đánh giá (tùy vào mục đích lựa chọn ngƣời đánh giá gồm: Lãnh đạo, đồng nghiệp, cấp dƣới, ngƣời sử dụng dịch vụ của tổ chức..) và tổ chức thực hiện đánh giá.
1.2.3.6. Chính sách đãi ngộ đối với nguồn nhân lực
Khái niệm: Thù lao lao động là tất cả các khoản mà người lao động nhận được thông qua mối quan hệ làm việc giữa họ và tổ chức công. (Trần Thị Thu và Vũ Hoàng Ngân, 2011, tr 187)
Yếu tố cấu thành của thù lao lao động: Thù lao tài chính (tiền lƣơng, các khoản phụ cấp); Thù lao phi tài chính (tính ổn định, cơ hội phát triển, thăng tiến, mức hấp dẫn của công việc, điều kiện làm việc, ƣu đãi đƣợc hƣởng).
Yếu tố ảnh hƣởng đến thù lao lao động: Pháp luật của Nhà nƣớc đặc biệt là Luật cán bộ công chức, Luật bảo hiểm (quy định về thang bản lƣơng, mức lƣơng tối thiểu, chế độ phụ cấp lƣơng); Tình hình phát triển kinh tế xã hội của đất nƣớc, cụ thể là mức tăng của GDP (quyết định nguồn lực để tăng mức lƣơng tối thiểu và đổi mới nâng cao tiền lƣơng thực tế; Tình hình phát triển kinh tế xã hội thế giới (khủng hoảng kinh tế, chiến tranh, bất ổn chính
21
trị… tác động đến chính sách vĩ mô của nhà nƣớc trong đó có nguồn lực cho chi lƣơng). Yếu tố thuộc về ngƣời lao động: Trình độ chuyên môn, thâm niên công tác, mức độ hoàn thành nhiệm vụ ..vv. Yếu tố thuộc về tổ chức: Khả năng tiết kiệm chi để hỗ trợ ngƣời lao động tăng thêm thu nhập chính đáng ngoài nguồn tiền lƣơng theo quy định.
1.2.3.7. Chính sách quản lý nguồn nhân lực
Khái niệm: Là những hướng dẫn chung để đưa ra các quyết định quan trọng về quản lý nguồn nhân lực. Chính sách quản lý nguồn nhân lực được cụ thể hóa trong: Quy chế làm việc; quy chế chi tiêu nội bộ; quy chế hoạt động cơ quan. (Trần Thị Thu và Vũ Hoàng Ngân, 2011, tr 222)
Các nhân tố ảnh hƣởng đến chính sách: Chính sách của Nhà nƣớc (Luật, Nghị định, Thông tƣ, Phân cấp có liên quan đến vấn đề quản lý); Số lƣợng, chất lƣợng, cơ cấu nguồn nhân lực; chức năng nhiệm vụ đảm nhận; điều kiện cơ sở vật chất trang thiết bị ...; chiến lƣợc phát triển của tổ chức, quy hoạch phát triển tổ chức...vv.
Cách thức xây dựng chính sách: Phân tích thực trạng nguồn nhân lực và các hoạt động quản lý nguồn nhân lực của tổ chức. Hoạch định chính sách: Phân tích các định hƣớng chiến lƣợc của tổ chức; Xác định các mục tiêu chiến lƣợc của tổ chức; Xác định các phƣơng tiện cần huy động để thực hiện mục tiêu. Xác định điều kiện thực hiện và điều hành chính sách: Lịch trình (thời hạn thực hiện) và trách nhiệm thực hiện; Phƣơng thức theo dõi và đánh giá chính sách.
1.2.4. Nhân tố ảnh hưởng đến quản lý nguồn nhân lực trong tổ chức công
1.2.4.1. Nhân tố khách quan
Yếu tố pháp lý: Quản lý nguồn nhân lực trong tổ chức công bị tác động rất lớn của yếu tố pháp lý. Pháp luật là khung khổ để thực hiện việc quản lý, pháp luật tác động đến tất cả các khâu và cả quy trình quản lý nguồn nhân lực. Thực tế hiện nay việc quản lý đƣợc điều chỉnh bới Luật Cán bộ, Công chức,
22
Luật Viên chức, Luật tổ chức Chính phủ, Luật Tổ chức HĐND và UBND và rất nhiều văn bản dƣới luật khác.
Yếu tố hệ thống: Hoạt động của tổ chức công nằm trong Hệ thống cơ quan Nhà nƣớc từ cấp Trung ƣơng đến cấp xã. Công tác quản lý bị ràng buộc và có mối quan hệ với tất cả các tổ chức trong hệ thống, nhiều khâu trong quản lý có thể không do ngƣời đứng đầu quyết định mà do các cơ quan chức năng của hệ thống thực hiện;
Yếu tố Khách hàng: Tổ chức công là cơ quan công quyền, đối tƣợng giao dịch công tác là các tổ chức liên quan và ngƣời dân, chất lƣợng của quản lý hƣớng tới đáp ứng đƣợc sự hài lòng của khách hàng, phục vụ tốt nhất nhu cầu của tổ chức và ngƣời dân.
1.2.4.2. Yếu tố chủ quan
Yếu tố con người: Đây là yếu tố quan trọng nhất của quản lý. Số lƣợng, trình độ đào tạo, kỹ năng sử lý công việc, thái độ giao tiếp ..vv của cán bộ, công chức ảnh hƣởng lớn đến quản lý.
Yếu tố vật chất và phi vật chất: Bao gồm Công sở, trang thiết bị, điều kiện làm việc, môi trƣờng làm việc, bầu không khí của tập thể, mối quan hệ phối hợp giữa các bộ phận cấu thành và từng thành viên của tổ chức ..vv.
Mục tiêu, chức năng của tổ chức: Là cơ sở để đƣa ra quyết định quản lý đúng đắn.
1.2.5. Tiêu chí đánh giá hoạt động quản lý nguồn nhân lực trong tổ chức công
Tiêu chí đánh giá hoạt động quản lý nguồn nhân lực tổ chức công là những đặc trƣng, yếu tố làm cơ sở để nhận biết hiệu quả hoạt động quản lý. Những tiêu chí này có thể rất nhiều, nhƣng trong phạm vi luận văn chỉ đề cập ba tiêu chí chủ yếu nhƣ sau:
Tiêu chí thứ nhất: Tuân thủ quy định của Pháp luật và phân cấp của UBND tỉnh: Hoạt động quản lý nguồn nhân lực là việc thực hiện Luật, Nghị
23
định, Thông tƣ, Quyết định, Quy định và Phân cấp của Nhà nƣớc và các cơ quan hành chính cấp trên. Vì vậy tiêu chí đầu tiên đánh giá hoạt động quản lý là tuân thủ quy định của Pháp luật và phân cấp.
Tiêu chí thứ hai: Thực hiện tốt các nội dung của hoạt động quản lý, gồm: - Thực hiện tốt việc Phân tích công việc (quan trọng nhất): Hoàn thiện Đề án vị trí việc làm, thực hiện rà soát, sắp xếp công chức theo hƣớng ”Bố trí đúng ngƣời, đúng việc và đúng thời gian”; Ban hành đƣợc Bản Mô tả công việc, Khung năng lực cho từng vị trí việc làm và tổ chức thực hiện tốt việc quản lý công việc theo vị trí việc làm;
- Xây dựng và thực hiện Kế hoạch nguồn nhân lực (yếu tố trọng tâm): Đánh giá đƣợc cung nhân lực (cung hiện tại, đi, đến); xác định đƣợc nhu cầu về nhân lực; cân đối đƣợc cung - cầu để đạt đƣợc mức hợp lý cân bằng về cung cầu; Thực hiện tinh giản biên chế và bố trí lao động khoa học hợp lý;
- Thực hiện tốt Tuyển dụng, tiếp nhận nguồn nhân lực: Tuyển dụng đƣợc một lực lƣợng công chức bổ sung cho nguồn nhân lực cơ quan. Tuyển chọn đƣợc những công chức có năng lực, đạo đức, trình độ đáp ứng yêu cầu của vị trí việc làm đóng góp có hiệu quả vào việc thực hiện nhiệm vụ cơ quan; - Thực hiện tốt Đào tạo nguồn nhân lực (chiến lƣợc quan trọng): Đáp ứng nhu cầu học tập, phát triển của công chức, giúp công chức thích nghi với môi trƣờng nghề nghiệp, nâng cao khả năng hoàn thành nhiệm vụ; đáp ứng nhu cầu phát triển của cơ quan, tổ chức; nguồn kinh phí dành cho đào tạo phải thực sự hiệu quả;
- Thực hiện tốt Đánh giá nguồn nhân lực (quan trọng của quản lý): Xác định đƣợc mục đích, chu kỳ đánh giá; lựa chọn tiêu chí và phƣơng pháp đánh giá hiệu quả; lựa chọn đúng ngƣời đánh giá. Việc đánh giá bảo đảm các nội dung: Kết quả thực hiện công việc; năng lực chuyên môn nghiệp vụ; tiềm năng; động cơ làm việc.
24
- Thù lao lao động ngày càng tăng: Thù lao phải bảo đảm thu hút đƣợc những ngƣời lao động giỏi, phù hợp với yêu càu công việc của tổ chức, giữ gìn, động viện họ gắn bó với tổ chức và thực hiện tốt nhất công việc đƣợc giao. Mức thù lao phải thỏa mãn: Đảm bảo tái sản xuất sức lao động, công bằng, kích thích và hợp pháp.
- Xây dựng và thực hiện tốt Chính sách quản lý của cơ quan: Hoàn thiện chính sách quản lý phù hợp (Sửa đổi bổ sung kịp thời, phù hợp Quy chế làm việc cơ quan, quy chế chi tiêu nội bộ), khuyến khích nâng cao hiệu quả quản lý.
Tiêu chí thứ ba: Đáp ứng về số lƣợng, yêu cầu chuyên môn nghiệp vụ của Bộ phận công chức tham mƣu về quản lý nguồn nhân lực tại đơn vị:
Hoạt động quản lý nguồn nhân lực có tính chất phức tạp, vừa mang tính