II. Một số giải pháp hoàn thiên công tác lập kế hoạch cho
5. Tăng cường vai trò và sự phối hợp của các phòng ban trong
hoạch.
Số lượng các phòng ban chức năng được tổ chức phù hợp với quy mô và tính chất hoạt động của doanh nghiệp. Trong quá trình soạn lập kế hoạch, lãnh đạo và chuyên viên các phòng ban chịu trách nhiệm xây dựng các kế hoạch tác nghiệp cũng như đề xuất các chính sách, giải pháp cần thiết theo chức năng quản lý của mình nhằm thực hiện các kế hoạch chứ năng một cách hiệu quả nhất. Đồng thời, để có sự cân đối giữa các mục tiêu trong bản kế hoạch và các giải pháp thực hiện kế hoạch không chồng chéo lên nhau, các phóng ban cần có mối liên hệ với nhau trong công tác lập kế hoạch.
Trong cơ chế quản lý cũ, nhiệm vụ kinh doanh của doanh nghiệp và của các bộ phận là ổn định. Mối quan hệ ngang giữa các bộ phận không được chú trọng và các bộ phận hoạt động độc lập với nhau. Chuyển sang hoạt động theo cơ chế mới , khi nhiệm vụ cụ thể của từng thời điểm là không cố định mà tuỳ thuộc vào việc nắm bắt và sử dụng các thời cơ kinh doanh, do vậy mà đặt ra yêu cầu về sự phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận chức năng để có thể tạo lập sự liên kết mọi nỗ lực nhằm tạo ra phản ứng nhanh của công ty với những biến đổi của môi trường kinh doanh. Tốc độ biến đổi của môi trường càng nhanh thì càng đòi hỏi công ty phải tăng cường tác động qua lại và vai trò của các phòng ban, bộ phận.
- Nội dung của biện pháp:
+ Trong công quá trình lập kế hoạch, công ty giao cho cho từng phòng ban thực hiện xây dựng mục tiêu kế hoạch theo chức năng của mình.
+ Phòng thị trường xi măng xây dựng mục tiêu tiêu thụ trong kỳ tới, sau đó chuyển giao cho các phòng ban chức năng khác để làm căn cứ xây dựng mục tiêu.
+ Các phòng ban phải xây dựng mục tiêu theo phương hướng phát triển chung của toàn công ty.
+ Các phòng ban tăng cường đóng góp ý kiến cho nhau để mục tiêu chức năng này không làm ảnh hưởng đến mục tiêu chức năng khác và có sự cân đối giữa các mục tiêu, giúp cho bản kế hoạch mang tính khả thi cao.
- Điều kiện thực hiện biện pháp:
+ Các phòng ban phải ý thức và trách nhiệm của mình trong quá trình soạn thảo kế hoạch.
+ Lãnh đạo và chuyên viên các phòng ban phải am hiểu mọi lĩnh vực, phải có nhiều năm kinh nghiệm làm việc tại công ty, am hiểu về công ty.