II. Một số giải pháp hoàn thiên công tác lập kế hoạch cho
1. Đổi mới quy trình lập kế hoạch
Trong công tác lập kế hoạch, quy trình lập kế hoạch đóng vai trò rất quan trong đối với việc cho ra đời một bản kế hoạch. Quy trình lập kế hoạch của công ty hoàn thiện, phù hợp với đặc điểm và mô hình kinh doanh của công ty thì sẽ giúp cho quá trình lập kế hoạch thuận lợi và bản kế hoạch khả thi.
Hiện nay, quy trình lập kế hoạch của công ty vẫn còn nhiều bất cập như : chưa có giai đoạn phân tích môi trường bên trong và bên ngoài, chưa xây dựng định hướng mục tiêu trong dài hạn, chưa phân biệt rõ vai trò và nhiệm vụ của các đơn vị và phòng
ban trong quá trình lập kế hoạch. Do đó, đổi mới quy trình lập kế hoạch là một trong những nội dung quan trọng của hoàn thiện công tác lập kế hoạch.
- Nội dung của giải pháp:
+ Thứ nhất, như đã nói ở trên, quy trình lập kế hoạch chưa có giai đoạn phân tích môi trường bên trong và bên ngoài. Đây là giai đoạn rất quan trọng giúp công ty xác định được vị trí của mình trong thị trường, đồng thời chủ động xây dựng các phương án dự phòng trước những thay đổi của thị trường và phát huy những lợi thế mà công ty đang có. Một trong những phương pháp hiệu quả khi phân tích môi trường kinh doanh dó là ma trận SWOT. Đây là phuơng pháp dùng để phân tích hiện trạng và lập các chiến lược bằng việc xem xét điểm mạnh điểm yếu, cơ hội, thách thức của công ty mình.
Điểm mạnh (Strengths) : Lợi thế của công ty là gì? Công ty có thể làm gì tốt hơn những công ty khác? Công ty có gì đặc biệt nhất hoặc nguồn lực rẻ nhất? Người ta thấy công ty có điểm mạnh gì trên thị trường? Phải xem xét vấn đề từ trên phương điện bản thân và của người khác. Cần thưc tế và không nên sáng tạo quá thái hoặc khiêm tốn. Các ưư thế được hình thành khi so sánh với đối thủ cạnh tranh
Điểm yếu (Weaknesses): Công ty phải cải tiến cái gì? phải tránh cái gì? Những gì mà mọi người đều cho răng thế là “yếu”. Công ty phỉa xem xét vấn đề trêncả bên trong và bên ngoài. Người khác có thể nhìn thấy điểm yếu mà bản thân công ty không thấy. Vì sao đối thủ cạnh tranh lại có thể làn tốt hơn mình? Đây là lúc phải nhận định một cách thực tế và đối mặt với sự thật.
Cơ hội (Opportunities): Đâu là những cơ hội tố nhất có thể mang lại? Đâu là xu thế tốt mà công ty mong đợi. Cơ hội có thể là sự thay đổi về công nghệ và thị trường cả quy mô rộng và hẹp, sự thay đổi về chính sách của nhà nước về lĩnh vực hoạt động của công ty, thay đổi về cơ cấu, lĩnh vực xã hôi, về dân số, về cách sống hoạc có những sự kiện đặc biệt… Một cách tiếp cận hiệu quả là nhìn vào điểm mạnh và tự vấn liệu có mở ra cơ hội nào không. Tương tự nhìn vào điẻm yếu và tự vấn liệu có thể các cơ hội bằng cách loại bỏ các điểm yếu này hay không?
Thách thức (Threats): Trở ngại của công ty là gì? Đối thủ cạnh tranh đang làm gì? Những đồi hỏi đặc thù về công việc , về sản phẩm, về dịch vụ có thay đổi gì không? Thay đổi về công nghệ có ảnh hưởng đến vị trí của công ty hay không? Liệu có điểm
yếu nào đang đe dọa đến hoạt động của công ty hay không? Các phân tích này thường giúp công ty tìm ra những việc cần phải làm và biến điẻm yếu thành triển vọng.
Mô hình phân tích SWOT thích hợp với việc đánh giá hiện trạng của công ty thông qua việc phân tích môi trường bên trong và bên ngoài. Chất lượng của mô hình SWOT phụ thược vào chất lượng thông tin thu thập được. Thông tin cần tránh nhìn chủ quan về một phía, nên tìm kiếm thông tin từ mọi phía: ban giám đốc, khách hàng, đối tác, nhà cung cấp, tư vấn…
Ta có thể phân tích môi trường kinh doanh cho Cty CPTMXM theo mô hình SWOT như sau:
Bảng 3.1: Phân tích môi trường kinh doanh cho Cty CPTMXM Điểm mạnh:
- Ban lãnh đạo của công ty luôn đoàn kết, nhất trí, thống nhất cao trong công tác điều hành sản xuất kinh doanh.
- Công ty có đội ngũ bán hàng giàu kinh nghiệm.
- Các dịch vụ sau bán hàng của công ty được khánh hàng đánh giá cao
Điểm yếu:
- Các trang thiết bị của công ty chưa được trang bị đầy đủ. văn phòng làm việc vẫn còn chật hẹp.
- Cán cán bộ nhân viên trong công ty vẫn còn giữ thói quen làm việc thiếu trách nhiệm như trước giai đoạn cổ phần hóa.
Cơ hội:
-Tình hình đất nước tiếp tục ổn định và tăng trưởng so với năm 2009, dự kiến năm 2010 tăng trưởng GDP = 6.5%.
- Các công trình trên địa bàn Hà Nội đang đi vào hoàn thiện để chào mừng 1000 năm Thăng Long nên nhu cầu tiêu thụ xi măng tăng.
Thách thức:
- Nền kinh tế Việt Nam vẫn còn chịu ảnh hưởng xấu từ cuộc khủng hoảng tài chính thế giới. - Tính cạng tranh trên thị trường trong năm 2010 tiếp tục có những diễn biến phức tạp do khủng hoảng thừa xi măng, lượng xi măng liên doanh tham gia vào thị trường ngày càng tăng. - Tổng công ty chưa thống nhất đươc một nhãn mác sản phẩm của Vicem , chưa xây dựng được NPP độc quyền của Vicem trên 3 miền Bắc, Trung, Nam, do đó tình hình cạnh tranh nội bộ giữa các công ty thành viên càng gay gắt.
+ Thứ hai, công ty cần xây dựng đinh hướng mục tiêu trong dài hạn, công ty cần xác định xem trong 5 năm hay 10 năm nữa, công ty sẽ như thế nào? có vị thế ra sao trên thị trường? doanh thu và lợi nhuận tăng trưởng hàng năm với tốc độ bao nhiêu? công ty đã xuất khẩu được xi măng ra nước ngoài chưa? Đồng thời công ty cần xem xét xem trong khoảng thời gian đó, nền kinh tế trong nước và thế giới sẽ có khả năng có những biến động gì, thị trường xi măng sẽ ra sao để xây dựng các phương án chiến lược và đề phòng rủi ro. Định hướng chiến lược của công ty phải phù hợp với định hướng chung của toàn ngành và của Tổng công ty
Sau khi bổ sung hai giai đoạn trên, quy trình của công ty có quy trình như sau: Sơ đồ 3.1: Quy trình lập kế hoạch mới cho Công ty cổ phần thương mại xi măng. Hội đồng quản trị và lãnh đạo
công ty Xác định định hướng mục tiêu
Phòng thị trường xi măng Phân tích môi trường
Phòng thị trường xi măng Dự báo nhu cầu tiêu thụ
Các phòng ban trong công ty Dự thảo kế hoạch kinh doanh
tác nghiệp
Phòng thị trường xi măng Thu thập, tổng hợp và
lập kế hoạch kinh doanh
Lãnh đạo công ty Bổ sung, hoàn thiện bản kế
hoạch
Theo quy trình này, Hội đồng quản trị và ban lãnh đạo công ty sẽ xây dựng định hướng mục tiêu cho công ty (có tham vấn của phòng thị trường xi măng). Sau đó, hàng năm, phòng thị trường xi măng sẽ thực hiện phân tích môi trường bên trong và bên ngoài cho công ty. Sau khi phân tích môi trường, các đơn vi thực hiện bán hàng sẽ gửi đăng kí bán hàng trong kí tới cho phòng thị trường xi măng, đồng thời phòng sẽ tổ chức nghiên cứu thị trường để dự báo khả năng tiêu thụ cho công ty. Các phòng ban sẽ căn cứ vào kết quả dự báo và tình hình trên thị trường để dự thảo kế hoạch tác nghiệp. Phòng thị trường xi măng tổng hợp và lập kế hoạch cho toàn công ty vào kỳ tới, sau đó trình lên lãnh đạo công ty để bổ sung và hoàn thiện bản kế hoạch. Bản kế hoạch hoàn thiện phải thể hiện được mục tiêu kế hoạch tổng thể của công ty và xây dựng được các kế hoạch hành động. Sau khi ban lãnh đạo công ty bổ sung, bản kế hoạch sẽ được trình lên hội đồng quản trị để phê duyệt.
- Điều kiện thực hiện giải pháp:
+ Công ty cần hiểu rõ về vai trò và cũng như tầm quan trọng của quy trình lập kế hoạch.
+ Quá trình đổi mới quy trình phải có sự tham gia và nhất trí của mọi người.