7. Bố cục của đề tài
3.2.2.4. Tổ chức hệ thống dự toán ngân sách
Dự toán ngân sách là một hệ thống bao gồm nhiều báo cáo dự toán và nếu được xây dựng một cách hợp lý, khoa học thì nó cung cấp cho nhà quản lý những thông tin kế toán cần thiết. Hệ thống các bảng dự toán ngân sách rất hữu ích trong việc tìm kiếm các nguồn tài trợ cũng như phân phối các nguồn này cho các hoạt động tương lai của doanh nghiệp. Qua đó, kiến nghị các biện pháp sát thực tế nhằm đưa quá trình kinh doanh của doanh nghiệp tiếp cận được những mục tiêu đã định.
a. Quy trình lập dự toán ngân sách
Để công tác dự toán ngân sách của Công ty được hoàn chỉnh và phát huy được tác dụng thì Công ty nên xây dựng quy trình dự toán ngân sách. Quy trình dự toán ngân sách phải được chia thành từng giai đoạn và trong từng giai đoạn phải cụ thể hoá từng công việc. Qua nghiên cứu thực tế tại Công ty Bidiphar 1, theo ý kiến của tác giả thì quy trình dự toán tại Công ty nên thực hiên theo 4 giai đoạn sau:
Giai đoạn I : Chuẩn bị dự toán ngân sách
- Xác định mục tiêu chung của toàn Công ty: Ở bước này Ban Giám đốc Công ty cần phải xác định rõ mục tiêu chung của Công ty trong năm kế hoạch thông qua cuộc họp với Trưởng các phòng ban. Mục tiêu xây dựng dựa trên tình hình thực tế tại đơn vị và mang tính phát triển và cần được cụ thể hóa thành các số liệu cụ thể.
- Chuẩn bị nhân sự cho việc lập dự toán: Để thực hiện tốt các mục tiêu đã đề ra, Ban lãnh đạo Công ty cần phân công cụ thể cho những cá nhân ở từng phòng ban chịu trách nhiệm về việc lập dự toán ngân sách cho bộ phận mình. Ngoài ra, Ban
lãnh đạo Công ty cần tiến hành thành lập riêng một bộ phận chuyên trách về dự toán ngân sách. Bộ phận này sẽ chịu trách nhiệm chính trong việc tổ chức chỉ đạo, tổng hợp, xem xét, kiểm tra toàn bộ các báo cáo dự toán ngân sách để đảm bảo các báo cáo dự toán ngân sách phản ánh đúng tiềm năng tại Công ty. Bộ phận chuyên trách về dự toán ngân sách được đặt trong Phòng Kế toán, thuộc bộ phận kế toán quản trị.
- Soạn thảo các biểu mẫu: Sau khi bộ phận chuyên trách về dự toán ngân sách được thành lập sẽ tiến hành soạn thảo các biểu mẫu cần thiết cho công tác dự toán.
- Đánh giá việc chuẩn bị dự toán: Cuối cùng, bộ phận chuyên trách về dự toán ngân sách sẽ tiến hành rà soát và đánh giá lại việc chuẩn bị để đảm bảo rằng các báo cáo dự toán ngân sách sẽ mang lại cho Công ty các thông tin hữu ích.
Giai đoạn II: Soạn thảo ngân sách
- Bước 1: Thu thập thông tin
Bộ phận chuyên trách về dự toán ngân sách cần tiến hành thu thập, phân tích và xử lý các thông tin có liên quan cần thiết cho việc lập dự toán ngân sách gồm những thông tin bên trong và bên ngoài có ảnh hưởng đến việc lập dự toán.
Bên cạnh đó, các cá nhân ở từng phòng ban chịu trách nhiệm về việc lập dự toán ngân sách cho bộ phận mình cũng cần thu thập các thông tin có liên quan để phục vụ tốt nhất cho công tác soạn thảo dự toán ngân sách ở bộ phận mình.Trưởng các phòng ban có liên quan có trách nhiệm hợp tác và cung cấp các thông tin thích hợp cho bộ phận lập dự toán ngân sách.
- Bước 2: Cung cấp biểu mẫu cho các bộ phận và soạn thảo dự toán
Bộ phận chuyên trách về dự toán ngân sách sẽ cung cấp các biểu mẫu dự toán cho các bộ phận có liên quan, cụ thể là cung cấp cho các cá nhân được phân công chịu trách nhiệm lập dự toán ở các bộ phận này. Các cá nhân này sẽ tiến hành soạn thảo dự toán ngân sách cho bộ phận mình và gửi về cho bộ phận chuyên trách các dự toán ngân sách sau khi hoàn thành.
Bộ phận chuyên trách về dự toán ngân sách sẽ tiến hành kiểm tra, nếu thấy có sai sót hoặc không hợp lý thì sẽ báo lại cho các bộ phận có liên quan hoặc Ban giám đốc để điều chỉnh nếu thấy cần thiết và tổng hợp tất cả các báo cáo dự toán lại để hoàn thành các báo cáo dự toán ngân sách cho toàn Công ty.
Giai đoạn III: Xét duyệt dự toán ngân sách
Sau khi hoàn thành các báo cáo dự toán ngân sách, bộ phận chuyên trách về dự toán ngân sách sẽ báo cáo cho Ban giám đốc Công ty để tổ chức cuộc họp với các bộ phận có liên quan để xem xét tính hợp lý và phù hợp của dự toán ngân sách. Sau khi dự toán ngân sách được xét duyệt thì dự toán ngân sách sẽ chính thức được công bố cho toàn Công ty để các phòng ban theo đó mà thực hiện.
Giai đoạn IV: Theo dõi dự toán ngân sách
Trong quá trình hoạt động, bộ phận chuyên trách về dự toán của Công ty cần theo dõi, so sánh và phân tích sự khác nhau giữa kết quả thực tế đạt được với các chỉ tiêu số liệu trên báo cáo dự toán ngân sách để kịp thời báo cáo Ban giám đốc để xin ý kiến điều chỉnh các chỉ tiêu số liệu trên các báo cáo dự toán ngân sách ở những kỳ tiếp theo cho phù hợp.
b. Thành lập mô hình dự toán ngân sách
Công ty cổ phần Dược phẩm Bidiphar 1 có nhiều cấp quản lý nhưng nhìn chung có ba cấp quản lý trong đó đại diện cho cấp cao nhất là Hội đồng quản trị, cấp quản lý trung gian là Ban giám đốc, cấp quản lý cơ sở là Trưởng các bộ phận và các quản đốc các phân xưởng.Để các báo cáo dự toán ngân sách phản ánh đúng tiềm lực của đơn vị nhưng không mất quá nhiều thời gian và chi phí, Công ty Bidiphar 1 nên lập dự toán ngân sách theo mô hình thông tin phản hồi.
Hàng năm, vào cuối quý III, Hội đồng quản trị Công ty sẽ họp bàn với Ban giám đốc, các trưởng phòng ban về việc lập kế hoạch cho năm kế hoạch. Hội đồng quản trị cùng Ban giám đốc sẽ đưa ra mục tiêu chung của Công ty trong năm kế hoạch, mục tiêuphải được xây dựng dựa trên tình hình thực tế tại đơn vị và mang tính phát triển và được cụ thể hóa thành các số liệu cụ thể. Thông qua cuộc họp, dựa trên điều kiện thực tế của từng bộ phận, Hội đồng quản trị sẽ tạm thời phân phối các chỉ tiêu cho các bộ phận. Trên cơ sở xác định mục tiêu sản lượng tiêu thụ, bộ phận sản xuất sẽ xác định sản lượng cần sản xuất, chi phí để có được sản lượng đó là bao nhiêu. Mặt khác, cũng cần phải xác định chi phí bán hàng (do phòng Marketing lập dự toán) và chi phí quản lý doanh nghiệp liên quan đến sản lượng tiêu thụ (phòng kế
toán sẽ dự toán phần chi phí này) và dự toán lượng tiền cần thu chi trong kỳ. Sau khi có được dự toán doanh thu, chi phí, công ty sẽ dự toán lợi nhuận đạt được. Cụ thể:
Bộ phận kế hoạch với sự trợ giúp của bộ phận kinh doanh có trách nhiệm lập dự toán tiêu thụ, dự toán tiêu thụ sau khi hoàn chỉnh sẽ được chuyển đến bộ phận chuyên trách về dự toán ngân sách để xem xét.
Bộ phận sản xuất có trách nhiệm phối hợp với các phân xưởng để lập dự toán sản xuất. Dự toán sản xuất sau khi hoàn thành sẽ được chuyển đến cho bộ phận chuyên trách về dự toán ngân sách để xem xét.
Bộ phận kế toán sẽ kết hợp với bộ phận kế hoạch, kinh doanh, marketing, bộ phận sản xuất, bộ phận nhân sự, bộ phận tài chính để lập các báo cáo dự toán còn lại như: dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, dự toán chi phí nhân công trực tiếp, dự toán chi phí sản xuất chung, dự toán giá thành sản phẩm, dự toán thành phẩm tồn kho, dự toán chi phí bán hàng, dự toán chi phí QLDN, dự toán tiền, dự toán báo cáo kết quả kinh doanh, dự toán bảng cân đối kế toán. Tất cả các dự toán sau khi hoàn thành sẽ được chuyển đến bộ phận chuyên trách về dự toán ngân sách xem xét.
Bộ phận chuyên trách về dự toán có trách nhiệm tổng hợp dự toán của các bộ phận thành dự toán ngân sách chung của toàn Công ty, đồng thời chịu trách nhiệm tổ chức các cuộc họp với các bộ phận liên quan để nhận ý kiến sửa đổi, bổ sung và hoàn chỉnh dự toán. Sau khi bộ phận chuyên trách về dự toán tổng hợp và trình lên cho Ban giám đốc. Ban giám đốc xem xét các thông tin chi tiết kết hợp với mục tiêu Công ty để quyết định dự toán cho toàn đơn vị. Báo cáo dự toán được thông qua sẽ trở thành dự toán chính thức trong Công ty. Ban giám đốc tiến hành phổ biến lại cho các trưởng phòng và quản lý các phân xưởng để thực hiện.
c. Mối quan hệ giữa các dự toán bộ phận
Hệ thống dự toán gồm các bảng dự toán có mối quan hệ ràng buộc nhau. Trong đó, dự toán tiêu thụ là nhân tố chủ yếu tác động đến toàn bộ dây chuyền lập dự toán của Công ty. Từ dự toán tiêu thụ và dự toán hàng tồn kho tiến hành lập dự toán sản xuất. Từ dự toán sản xuất, Công ty sẽ tiến hành lập các dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, dự toán chi phí nhân công trực tiếp, dự toán chi phí sản xuất chung và lịch thanh toán tiền để đảm bảo các yếu tố về nguyên vật liệu, nhân công, vốn cho
nhu cầu sản xuất. Căn cứ vào dự toán tiêu thụ, dự toán sản xuất và dự toán chi phí sản xuất lập dự toán giá thành, dự toán chi phí bán hàng, dự toán chi phí quản lý doanh nghiệp. Từ các dự toán tiêu thụ, dự toán sản xuất, dự toán chi phí bán hàng, dự toán chi phí sản xuất, dự toán chi phí QLDN và tình hình tiền mặt tại Công ty lập dự toán thu chi tiền mặt. Từ dự toán tiêu thụ, dự toán chi phí sản xuất, dự toán chi phí bán hàng, dự toán chi phí QLDN lập dự toán kết quả kinh doanh. Mối quan hệ giữa các dự toán bộ phận thể hiện qua sơ đồ sau:
Sơ đồ 3.1: Mối quan hệ giữa các dự toán bộ phận trong hệ thống dự toán ngân sách tại Công ty
d. Kỳ lập dự toán ngân sách
Để không tốn kém nhiều chi phí và mất thời gian, Công ty Bidiphar 1 nên lập dự toán mỗi năm 1 lần. Số liệu thể hiện trên các báo cáo dự toán đều là số liệu tổng hợp cho cả năm tài chính nên phải ngắn gọn, dễ nhìn. Tuy nhiên, tình hình sản xuất kinh doanh ở Công ty tại từng thời điểm thường không giống nhau nên những số liệu tổng hợp này thường không phản ánh tình hình thực tế của đơn vị tại từng thời điểm hay từng khoảng thời gian ngắn. Để báo cáo dự toán ngân sách sát với thực tế hơn, Công ty nên chia nhỏ kỳ dự toán ngân sách và lập chi tiết cho từng quý và sau đó tổng hợp dự toán ngân sách các quý lại thành dự toán ngân sách năm. Ngoài ra,
Dự toán tiêu thụ
Dự toán chi phí
bán hàng Dự toán sản xuất
Dự toán chi phí quản lý doanh nghiệp Dự toán mua và chi
phí nguyên vật liệu
Dự toán chi phí sản xuất chung Dự toán chi phí nhân
công trực tiếp Dự toán thu chi
tiền mặt Dự toán bảng
cân đối kế toán
Dự toán kết quả kinh doanh
dự toán ngân sách quý và dự toán ngân sách năm của Công ty sẽ thường xuyên được điều chỉnh cho phù hợp hơn với tình hình thực tế.
e. Lập các báo cáo dự toán ngân sách tại Công ty
Sau khi đã xây dựng xong quy trình và mô hình lập dự toán ngân sách, căn cứ vào tình hình hoạt động kinh doanh của Công ty, tác giả xin đề xuất một số ý kiến về việc lập các báo cáo dự toán ngân sách tại Công ty theo các mẫu báo cáo dự toán được trình bày trong phụ lục 3.7. Cụ thể:
Dự toán tiêu thụ sản phẩm
Tại Công ty Bidiphar 1, hiện nay việc sản xuất sản phẩm thuốc đều dựa vào các đơn đặt hàng của các đối tác mà đặc biệt là Công ty Cổ phần Dược – Trang thiết bị y tế Bình Định, sau khi sản xuất hầu hết các sản phẩm đều được xuất bán cho khách hàng. Dự toán tiêu thụ sẽ do phòng kế hoạch lập căn cứ vào đơn đặt hàng của khách hàng. Công ty sản xuất nhiều mặt hàng thuốc khác nhau trong năm 2013 vì thế Công ty phải lập dự toán tiêu thụ cho tất cả các mặt hàng thuốc: Sản phẩm thuốc kháng sinh, thuốc giảm đau – hạ sốt, thuốc vitamin,…
Dự toán tiêu thụ nên giao cho phòng kế hoạch lập với sự trợ giúp của bộ phận kinh doanh, marketing và bộ phận kế toán, bởi vì bộ phận marketing và kinh doanh có điều tra, nghiên cứu thị trường, dự báo xu hướng tiêu dùng trong năm kế hoạch, thu thập thông tin và thống kê về lượng sản phẩm, cơ cấu mặt hàng tiêu thụ của các năm trước và nắm rõ tình hình kinh doanh của đơn vị.
Dự toán tiêu thụ gồm dự toán doanh thu và dự toán thu tiền.
Dự toán doanh thu = Dự toán sản phẩm tiêu thụ x Đơn giá bán Dự toán số tiền thu trong kỳ = Dự toán số tiền thu nợ kỳ trước + Dự toán số tiền thu nợ trong kỳ Dự toán sản xuất
Dự toán sản xuất do bộ phận sản xuất thuộc phòng kế hoạch lập nhằm dự tính số lượng sản phẩm cần sản xuất trong kỳ dự toán. Căn cứ để lập dự toán sản xuất là
dự toán tiêu thụ, số lượng sản phẩm tồn kho cuối kỳ, số lượng sản phẩm tồn kho đầu kỳ, số lượng sản phẩm cần sản xuất. Dự toán sản phẩm sản xuất = Dự toán sản phẩm tiêu thụ + Dự toán sản phẩm tồn kho cuối kỳ - Dự toán sản phẩm tồn kho đầu kỳ Tại Công ty, hầu hết quá trình sản xuất đều phục vụ cho lượng hàng đã đặt hàng trước từ khách hàng chính là Công ty cổ phần Dược – Trang thiết bị y tế Bình Định, các đơn hàng phát sinh đột xuất chiếm tỷ lệ thấp. Do vậy công ty để lại lượng hàng tồn kho rất ít, thường chiếm khoảng 5% - 10% nhu cầu tiêu thụ của kỳ sau. Sau khi dự toán được sản lượng sản xuất, phó giám đốc sản xuất sẽ có cuộc họp với các quản đốc phân xưởng để phân bổ sản lượng sản xuất cho các phân xưởng.
Dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
Căn cứ vào kế hoạch tiêu thụ và dự trữ của Công ty trong năm tới để xác định số lượng từng loại sản phẩm cần phải sản xuất cho từng tháng và cả năm. Dựa vào số liệu này kết hợp với định mức vật liệu tiêu hao được xác định trước, phòng kế hoạch tổng hợp sẽ lập kế hoạch mua sắm nguyên vật liệu và dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp cho từng phân xưởng sản xuất cụ thể. Trong đó, chi phí nguyên vật liệu trực tiếp kế hoạch được xác định bằng số lượng từng loại nguyên vật liệu tiêu hao kế hoạch nhân với đơn giá từng loại nguyên vật liệu kế hoạch.
Dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp do phòng kế toán lập dựa trên dự toán sản xuất đã được lập ở trên và bảng định mức nguyên vật liệu trực tiếp. Bảng định mức nguyên vật liệu trực tiếp do phòng kế toán lập dựa trên định mức nguyên vật liệu do bộ phận kỹ thuật cung cấp. Bảng định mức nguyên vật liệu trực tiếp phản ánh chi tiết từng loại và lượng nguyên vật liệu tiêu hao để sản xuất ra một đơn vị sản phẩm. Ngoài ra, để phục vụ cho việc lập dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp,