7. Bố cục của đề tài
2.2.2.3. Nội dung thông tin kế toán cung cấp tại Công ty
Bộ máy kế toán của Công ty chủ yếu thực hiện công tác kế toán tài chính, chưa quan tâm đến việc thu nhận, xử lý, ghi chép và phân tích thông tin cho yêu cầu quản trị doanh nghiệp. Tuy nhiên, tại Công ty có một số biểu hiện của kế toán quản trị được thể hiện ở các nội dung sau đây:
a. Kế toán quản trị chi phí và tính giá thành sản phẩm
Để tạo thuận lợi trong việc quản lý, phân tích chi phí, Công ty đã tiến hành phân loại chi phí như sau:
- Phân loại chi phí theo chức năng của chi phí: Công ty chia toàn bộ chi phí hoạt động SXKD trong kỳ thành chi phí sản xuất và chi phí ngoài sản xuất.
+ Chi phí sản xuất bao gồm: chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung.
Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
• Chi phí nguyên vật liệu chính gồm các loại hóa chất, dược chất,…
• Chi phí vật liệu phụ: các vật liệu dùng để chế tạo nên vỉ thuốc, các chất phụ gia như băng bảo đảm, nhựa PVC trong,…
• Bao bì: chai, lọ, nhãn thùng các tông,…
Chi phí nhân công trực tiếp: Tiền lương và các khoản có tính chất lương như phụ cấp ăn ca, phụ cấp độc hại,…và các khoản trích theo lương của công nhân trực tiếp sản xuất (BHXH, BHTN, BHYT và KPCĐ).
Chi phí sản xuất chung: tiền lương và các khoản có tính chất lương, các khoản trích theo lương của công nhân quản lý phân xưởng, khấu hao nhà xưởng, máy móc, thiết bị, điện, nước phục vụ sản xuất, các khoản chi phí dịch vụ mua ngoài và bằng tiền khác phát sinh tại các phân xưởng sản xuất.
+ Chi phí ngoài sản xuất bao gồm: chi phí bán hàng và chi phí QLDN
Chi phí bán hàng: tiền lương nhân viên bán hàng, chi phí vận chuyển sản phẩm, khuyến mãi, quảng cáo, chi phí dịch vụ mua ngoài, chi phí tiếp khách, hội họp, giao dịch với khách hàng,…
Chi phí quản lý doanh nghiệp: tiền lương nhân viên quản lý doanh nghiệp, chi phí vật liệu văn phòng, chi phí dịch vụ mua ngoài và các chi phí bằng tiền khác (tiếp khách, hội họp, hội nghị, đào tạo cán bộ,…) dùng cho bộ phận quản lý.
- Phân loại chi phí theo yếu tố: theo cách phân loại này, chi phí phát sinh trong Công ty được chia thành 5 loại như sau:
+ Chi phí nguyên liệu, vật liệu: bao gồm toàn bộ giá trị các loại nguyên vật liệu chính, vật liệu phụ, nhiên liệu, phụ tùng thay thế, bao bì,… xuất dùng cho sản xuất, chế tạo sản phẩm trong kỳ.
+ Chi phí nhân công: gồm toàn bộ các khoản phải trả cho công nhân viên và các khoản bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội, kinh phí công đoàn, bảo hiểm thất nghiệp. + Chi phí khấu hao tài sản cố định: bao gồm chi phí khấu hao của tất cả các tài sản cố định dùng trong các hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty.
+ Chi phí dịch vụ mua ngoài: bao gồm các khoản chi phí về điện, nước, điện thoại, vệ sinh, xử lý chất thải và các dịch vụ khác phát sinh trong kỳ báo cáo.
+ Chi phí khác bằng tiền: bao gồm các chi phí sản xuất kinh doanh chưa được phản ánh trong các chỉ tiêu trên như chi phí tiếp khách, chi phí cầu phà, hội nghị, thuế môn bài, vận chuyển, bồi dưỡng, ...
Nhận xét: Việc phân loại chi phí tại Công ty chủ yếu phục vụ cho công tác kế toán tài chính. Trong quá trình tập hợp chi phí Công ty có phân loại chi phí theo công dụng của chúng và chi tiết theo từng đối tượng tập hợp chi phí để phục vụ cho công tác quản lý. Mặc dù Công ty có tiến hành phân loại chi phí, nhưng còn một số cách phân loại chi phí phục vụ cho kế toán quản trị chưa được thực hiện tại đơn vị như: phân loại chi phí theo cách ứng xử của chi phí, phân loại chi phí thành chi phí cơ hội, chi phí chênh lệch, chi phí chìm. Vì vậy, Công ty chưa phân tích được mối quan hệ chi phí - khối lượng - lợi nhuận. Đây là nội dung rất cần thiết cho việc hoạch định, dự báo, kiểm soát chi phí, lợi nhuận và những nguồn lực liên quan đến quá trình sản xuất. Đồng thời, Công ty chưa lập được báo cáo kết quả kinh doanh theo phương pháp số dư đảm phí. Điều này là cơ sở để tác giả phân loại chi phí theo tính chất ứng xử tại Công ty trong chương 3.
Kế toán tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm
Tại Công ty, chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp được tập hợp trực tiếp theo từng đơn đặt hàng, được chi tiết cho từng lô sản phẩm được sản xuất. Chi phí sản xuất chung của Công ty bao gồm nhiều loại và cuối tháng kế toán lập báo cáo chi phí sản xuất chung phát sinh và lập bảng tập hợp chi phí sản xuất chung cho toàn phân xưởng. Tại Công ty, tiêu thức lựa chọn phân bổ chi phí sản xuất chung cho từng đơn đặt hàng là theo chi phí nguyên vật liệu trực tiếp.
Công ty áp dụng phương pháp tính giá thành theo phương pháp giản đơn. Kỳ tính giá thành sản phẩm là theo tháng. Tại đơn vị, các sản phẩm dở dang được tính
theo phương pháp chi phí nguyên vật liệu trực tiếp. Cuối tháng, căn cứ các bảng tập hợp chi phí NVLTT, chi phí NCTT và chi phí sản xuất chung, kế toán tổng hợp chi phí và lập bảng tính giá thành cho từng sản phẩm theo đơn hàng. (Phụ lục 2.10)
Kế toán tập hợp chi phí ngoài sản xuất
Đối với chi phí bán hàng tại Công ty, chỉ có chi phí sản phẩm liên quan đến tiền hoa hồng, tặng vé du lịch, quà tặng,… cho khách hàng thì kế toán mới tập hợp trực tiếp cho từng đơn đặt hàng, từng loại sản phẩm, mức chi trả tính theo % doanh thu của từng đơn hàng ký kết; còn những khoản chi phí khác thuộc chi phí bán hàng và chi phí QLDN thì kế toán tập hợp chung cho toàn Công ty, sau đó phân bổ cho sản phẩm thuộc đơn đặt hàng căn cứ vào tỷ lệ doanh thu của từng đơn hàng tính trên tổng doanh thu toàn Công ty. (Phụ lục 2.11)
Sau khi kế toán tập hợp các khoản mục chi phí ngoài sản xuất cho từng đơn đặt hàng, kế toán lập bảng tính giá thành sản phẩm theo chi phí đầy đủ (không phân biệt những chi phí đó là cố định hay khả biến) nhằm cung cấp thông tin cho nhà quản lý khi đưa ra các quyết định đến giá bán sản phẩm. (Phụ lục 2.12). Hiện nay, thông tin về giá thành theo chi phí đầy đủ là cơ sở để nhà quản lý đưa ra các quyết định về giá bán sản phẩm khi tiêu thụ sản phẩm trên thị trường. Cụ thể, Công ty sử dụng phương pháp toàn bộ để tính giá bán cho các sản phẩm. (Phụ lục 2.13)
Nhận xét: Công ty tính giá thành sản phẩm theo chi phí đầy đủ, tức là dựa trên cách phân loại chi phí theo chức năng, công dụng, yếu tố chi phí và các chi phí tham gia vào quá trình sản xuất kinh doanh đều được tính vào giá thành sản phẩm sản xuất hoàn thành. Đồng thời, Công ty dựa vào giá thành này để đưa ra các quyết định về giá bán cho từng sản phẩm theo phương pháp toàn bộ. Việc sử dụng phương pháp này có thuận lợi khi lập báo cáo tài chính theo quy định. Trên phương diện kế toán quản trị chi phí, áp dụng phương pháp này có ích cho nhà quản lý trong việc ra các quyết định chiến lược (về mặt dài hạn, giá bán sản phẩm phải bù đắp được tất cả các chi phí biến đổi và chi phí cố định để sản xuất sản phẩm). Tuy nhiên, phương pháp này không đáp ứng được yêu cầu cho các nhà quản trị trong việc lập các kế hoạch linh hoạt đáp ứng nhu cầu thông tin về chi phí đơn vị trong các tình huống quy mô sản xuất khác nhau và các quyết định về giá bán sản phẩm
với mức sản lượng khác nhau. Đây là cơ sở để tác giả đưa ra giải pháp cụ thể trong chương 3 liên quan đến việc tính giá thành theo phương pháp xác định chi phí trực
tiếp để làm cơ sở xác định giá bán sản phẩm theo phương pháp trực tiếp (đảm phí).
b. Lập dự toán ngân sách
Thông tin kế toán có tính chất quản trị nổi bật và rõ ràng nhất chính là kế hoạch, các thông tin phục vụ cho các chức năng khác chủ yếu lấy từ thông tin chi tiết của thông tin kế toán tài chính. Hiện tại, Công ty cổ phần Dược phẩm Bidiphar 1 có lập các loại kế hoạch sau đây để phục vụ cho quá trình sản xuất và quản lý.
Công ty Bidiphar 1 sản xuất theo đơn đặt hàng tức là khi có đơn đặt hàng với số lượng bao nhiêu thì Công ty mới tiến hành sản xuất nên số lượng sản phẩm tiêu thụ và số lượng sản xuất gần giống nhau. Sản phẩm của Công ty được tiêu thụ nhiều nơi trong nước và 1 số ít xuất khẩu qua Lào, Campuchia,…. Và quá trình tiêu thụ chủ yếu dựa vào các đơn hàng mà khách hàng Công ty cổ phần Dược TTBYT Bình Định đã ký kết hợp đồng. Cụ thể, các đơn đặt hàng của Công ty được thống kê theo mẫu. (Phụ lục 2.14). Từ các đơn hàng mà khách hàng ký kết cùng với các ước tính từ phòng Kinh doanh, Phòng kế hoạch tổng hợp sẽ lập kế hoạch sản lượng cho Công ty trong năm. (Phụ lục 2.15). Sau đó, phòng kinh doanh lập kế hoạch tiêu thụ.
Kế hoạch tiêu thụ
- Kế hoạch tiêu thụ là nền tảng để lập các kế hoạch khác tại đơn vị, nó thể hiện số lượng và doanh thu tiêu thụ trong kỳ. Kế hoạch tiêu thụ làm cơ sở lập kế hoạch sản xuất và các kế hoạch còn lại. Kế hoạch tiêu thụ được lập sớm nhất trong toàn bộ các kế hoạch của Công ty. (Phụ lục 2.16)
- Sau khi hoàn thành, kế hoạch tiêu thụ được trình lên Ban giám đốc để xem xét. Căn cứ vào nhu cầu thị trường, khả năng cung ứng, mục tiêu chung của Công ty, Ban giám đốc sẽ thống nhất lại kế hoạch tiêu thụ, sau đó thông qua Đại hội đồng cổ đông thống nhất lại kế hoạch tiêu thụ một lần nữa. Sau khi được thông qua, kế hoạch tiêu thụ được chuyển đến bộ phận kế toán và Phòng kế hoạch tổng hợp làm căn cứ lập kế hoạch sản xuất và kế hoạch tiền mặt.
- Kế hoạch sản xuất do Phòng kế hoạch tổng hợp lập theo năm, chi tiết cho quý và từng tháng căn cứ theo số lượng hàng dự kiến bán ra và số lượng hàng tồn kho tối thiểu của các sản phẩm tại Công ty. Dựa vào kế hoạch sản xuất hàng tháng, các phân xưởng sản xuất lập kế hoạch chi tiết cho bộ phận của mình. (Phụ lục 2.17)
- Tại Công ty, giữa phòng kế hoạch và các phân xưởng sản xuất chưa có sự liên hệ chặt chẽ với nhau, vì khi có đơn đặt hàng thì Công ty vẫn chưa đáp ứng việc cung cấp sản phẩm kịp thời và có sự sai lệch, có những mặt hàng cần thì Công ty không có để cung cấp còn những mặt hàng ít tiêu thụ thì lại sản xuất nhiều, gây ứ đọng sản phẩm làm vốn không sử dụng hiệu quả, lãng phí nguồn lực.
Kế hoạch mua nguyên vật liệu
- Kế hoạch mua nguyên vật liệu được lập bởi phòng kế hoạch tổng hợp, chủ yếu cho những mặt hàng mà khách hàng ký hợp đồng mua dài hạn trong 1 năm hay 6 tháng, còn những mặt hàng không thường xuyên thì không lập kế hoạch.
- Số lượng sản phẩm cần sản xuất trong kỳ dựa vào dự toán sản xuất, định mức tiêu hao nguyên vật liệu dựa vào số liệu của bộ phận kỹ thuật tính toán và giá nguyên vật liệu dựa vào bảng giá của bộ phận mua hàng. Kế hoạch mua nguyên vật liệu lập xong chuyển sang cho bộ phận mua hàng để đặt hàng và cho bộ phận kế toán để lập kế hoạch tiền mặt phải trả cho nhà cung cấp. (Phụ lục 2.18)
Kế hoạch chi phí sản xuất
Kế hoạch chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
- Định mức tiêu hao NVL: trước khi sản xuất một loại sản phẩm mới, Công ty xây dựng định mức chi phí tùy thuộc vào đặc thù của từng đơn hàng, lô hàng. Phòng nghiên cứu, sản xuất thử của Công ty tìm hiểu về công thức chế tạo và sản xuất thử. Từ đó, định mức sử dụng nguyên vật liệu của các loại thuốc dựa trên công thức chế tạo thuốc đã được nghiên cứu. Công ty chỉ cho phép hao hụt nguyên vật liệu trong biên độ 2%.
- Định mức nguyên vật liệu sử dụng: Căn cứ vào kế hoạch sản xuất và định mức tiêu hao nguyên vật liệu, kế toán lập dự toán lượng nguyên vật liệu dùng cho sản xuất. Số liệu minh họa là một đơn đặt hàng số 01 của Công ty cổ phần Dược TTBYT Bình Định làm ví dụ cụ thể. (Phụ lục 2.19)
- Định mức giá nguyên vật liệu: Vật liệu để sản xuất ra sản phẩm thuốc rất đa dạng về chủng loại. Nguồn gốc của những vật liệu chính chủ yếu nhập khẩu từ nước ngoài nên giá cả thường xuyên biến động. Công ty đã lấy giá mua vật liệu kỳ trước cộng với 10% tăng lên làm đơn giá vật liệu kỳ tới. Trên cơ sở định mức về lượng và định mức về giá vật liệu, phòng kế toán sẽ tổng hợp lại để lập dự toán chi phí NVLTT cho sản xuất. Lấy đơn đặt hàng số 01 làm ví dụ cụ thể. (Phụ lục 2.20).
Kế hoạch chi phí nhân công trực tiếp
- Kế hoạch chi phí nhân công trực tiếp dựa vào định mức lượng và định mức giá. Định mức lượng dựa trên số lượng sản phẩm sản xuất, định mức giá dựa trên đơn giá lương của từng sản phẩm sản xuất.
- Kế hoạch chi phí các khoản trích theo lương: tính 23% tiền lương thực nhận làm kế hoạch chi phí BHXH, BHYT, KPCĐ và BHTN (lấy số liệu năm 2013 làm ví dụ nên các khoản trích theo lương là 23% còn hiện nay là 24%). (Phụ lục 2.21)
Kế hoạch chi phí sản xuất chung
Theo kinh nghiệm thực tế, chi phí nguyên vật liệu được đưa vào từ đầu quá trình sản xuất và chiếm tỷ trọng lớn, khoản 70%. Còn lại chi phí nhân công trực tiếp chiếm khoảng 10% và chi phí sản xuất chung chiếm khoảng 20% trong tổng chi phí sản xuất. Tổng chi phí sản xuất năm 2013 làm căn cứ để tính chi phí sản xuất chung (chiếm 20%) được dựa trên tổng giá thành của từng sản phẩm năm 2012. Lấy đơn hàng số 01 của Công ty Dược TTBYT Bình Định làm ví dụ cụ thể. (Phụ lục 2.22)
Lập kế hoạch chi phí ngoài sản xuất
Kế hoạch chi phí bán hàng
Các khoản mục chi phí chiếm tỷ trọng chủ yếu trong chi phí bán hàng là chi phí nhân viên và chi phí sản phẩm (quảng cáo, khuyến mại,..). Theo quy định của Hội đồng quản trị và căn cứ trên hợp đồng phân phối với nhà phân phối là Công ty cổ phần Dược TTBYT Bình Định. Tỷ lệ chi phí bán hàng của Công ty được tính theo %/doanh thu. Cụ thể vào khoảng 13% của doanh thu. (Phụ lục 2.23)
Tương tự như chi phí bán hàng, chi phí QLDN được ước tính dựa trên % doanh thu bán hàng. Theo kinh nghiệm thực tiễn, Ban Quản trị và Ban Giám đốc trích tỷ lệ cho chi phí QLDN là 5%/doanh thu. (Phụ lục 2.24)
Kế hoạch giá thành sản phẩm
Trên cơ sở các kế hoạch chi phí đã lập ở trên, kế toán tiến hành lập bảng kế hoạch giá thành sản phẩm thuốc Zolgyl theo đơn hàng số 1 của Công ty Dược TTBYT Bình Định làm ví dụ. (Phụ lục 2.25). Trên đây, tác giả đã minh họa cách lập kế hoạch chi phí sản xuất, kế hoạch chi phí ngoài sản xuất và kế hoạch giá thành cho 1 loại sản phẩm. Do đó, khi lập các kế hoạch này cho cả năm, kế toán tiến hành cộng tất cả giá trị kế hoạch của các sản phẩm mà công ty dự kiến sản xuất trong