Căn cứ ỏp dụng trỏch nhiệm vật chất là điều kiện cần và đủ để người sử dụng lao động quy trỏch nhiệm vật chất đối với người lao động gõy thiệt hại. Đú cũng là cơ sở để cơ quan cú thẩm quyền giải quyết khiếu nại trong quan hệ bồi thường. Cũng như một số trỏch nhiệm phỏp lý khỏc, trỏch nhiệm bồi thường cú bốn căn cứ:
- Cú hành vi vi phạm kỷ luật lao động.
- Cú thiệt hại về tài sản cho người sử dụng lao động.
- Cú quan hệ nhõn quả giữa hành vi vi phạm và thiệt hại tài sản. - Cú lỗi của người vi phạm.
Cú hành vi vi phạm kỷ luật lao động: Điều kiện đầu tiờn để xỏc định trỏch nhiệm vật chất là hành vi vi phạm kỷ luật lao động của người lao động. Vi phạm kỷ luật lao động khụng cú nghĩa là khụng hoàn thành nghĩa vụ được giao hoặc thực hiện khụng đỳng nghĩa vụ đú mà cũn được thể hiện ở gúc độ người lao động khụng cú trỏch nhiệm đầy đủ trong việc thực hiện nghĩa vụ lao động và do đú dẫn đến thiệt hại về tài sản của người sử dụng lao động. Những hành vi vi phạm kỷ luật lao động khi người lao động thực hiện nghĩa vụ sản xuất, cụng tỏc mà người sử dụng lao động giao cho.
Hành vi vi phạm kỷ luật lao động là sự vi phạm cỏc nghĩa vụ lao động. Cỏc nghĩa vụ này được quy định chủ yếu trong nội quy lao động và trong quỏ trỡnh quản lý điều hành trực tiếp của người sử dụng lao động. Trong thực tế,
nghĩa vụ lao động của từng người lao động phụ thuộc vào vị trớ của mỗi người trong quỏ trỡnh tổ chức lao động, vào sự phõn cụng phõn nhiệm của người sử dụng lao động và cỏc quy định của phỏp luật đối với cỏc hoạt động khỏc nhau trong xó hội. Vỡ vậy, khi xỏc định căn cứ này người sử dụng lao động khụng thể kết luận chung chung rằng người lao động cú hành vi vi phạm kỷ luật lao động, mà phải xỏc định rừ hành vi vi phạm và mức độ thiệt hại về tài sản mà người lao động gõy ra. Người sử dụng lao động cần phải xỏc định một cỏch chớnh xỏc xem cú những nghĩa vụ lao động cụ thể nào trong quan hệ lao động đú, trong đú cú những nghĩa vụ nào họ khụng thực hiện hoặc thực hiện khụng đỳng; thời gian xảy ra vi phạm cú nằm trong thời gian làm việc khụng; địa điểm xảy ra hành vi vi phạm kỷ luật cú nằm trong phạm vi bắt buộc phải thực hiện nghĩa vụ lao động khụng. Kỷ luật lao động khụng ỏp dụng đối với hành vi vi phạm ngoài nghĩa vụ yờu cầu.
Hành vi vi phạm kỷ luật lao động được thể hiện dưới hỡnh thức hành động hoặc khụng hành động. Ở hỡnh thức hành động, hành vi vi phạm kỷ luật lao động được hiểu là việc người lao động khụng thể thực hiện nghĩa vụ lao động, những hành động mà nội quy lao động bắt buộc phải thực hiện.
Cú thiệt hại về tài sản cho người sử dụng lao động: Là một yếu tố cấu thành cơ bản của trỏch nhiệm vật chất, đõy là điều kiện được coi là bắt buộc và quyết định việc cú phỏt sinh bồi thường theo trỏch nhiệm vật chất hay khụng. Thụng thường, sự thiệt hại về tài sản của người sử dụng lao động là sự giảm bớt số lượng hoặc giỏ trị của tài sản đú. Xỏc định căn cứ này là tỡm ra tài sản bị thiệt hại là gỡ, tài sản đú bị hư hỏng hay bị mất, số lượng và giỏ trị của sự thiệt hại là bao nhiờu.
Người lao động khi tham gia vào quan hệ lao động cần được bảo vệ tớnh mạng, sức khỏe, cần được đảm bảo nguồn thu nhập theo đỳng theo sức lao động. Cũn người sử dụng lao động khi bỏ vốn đầu tư khụng những mong
muốn được bảo toàn tài sản mà cũn muốn thu được lợi nhuận. Do đú, thiệt hại là một căn cứ quan trọng để ỏp dụng trỏch nhiệm vật chất. Bởi một mục đớch quan trọng của trỏch nhiệm vật chất là khụi phục lại tài sản cho người sử dụng lao động. Để cú thể khụi phục lại thỡ phải cú thiệt hại thực tế xảy ra.
Tuy nhiờn, tớnh chất của thiệt hại phải thế nào thỡ mới đặt ra vấn đề bồi thường theo trỏch nhiệm vật chất. Yờu cầu đối với nhà làm luật và những người ỏp dụng phỏp luật khi đỏnh giỏ một thiệt hại làm cơ sở cho việc quy định trỏch nhiệm bồi thường phải nhỡn nhận thiệt hại một cỏch khỏch quan. Nếu ở một số trường hợp trong trỏch nhiệm dõn sự, đương sự phải bồi thường toàn bộ thiệt hại thỡ ở trỏch nhiệm vật chất trong luật lao động, người gõy thiệt hại chỉ phải bồi thường những thiệt hại trực tiếp mà khụng phải bồi thường những thiệt hại giỏn tiếp.
Cú quan hệ nhõn quả giữa hành vi vi phạm kỷ luật lao động và thiệt hại tài sản: Phải cú mối quan hệ nhõn quả giữa hành vi vi phạm kỷ luật lao động và thiệt hại tài sản. Xỏc định quan hệ nhõn quả này là quỏ trỡnh chứng minh rằng sự thiệt hại tài sản của người sử dụng lao động do hành vi vi phạm kỷ luật lao động gõy ra; hành vi vi phạm kỷ luật lao động của người lao động là nguyờn nhõn, cũn thiệt hại về tài sản là kết quả tất yếu của nguyờn nhõn đú. Nếu giữa hành vi vi phạm kỷ luật lao động và thiệt hại tài sản xảy ra khụng cú mối liờn hệ nhõn quả này thỡ người vi phạm khụng phải bồi thường.
Xem xột mối quan hệ này, ngoài ý nghĩa làm căn cứ ỏp dụng trỏch nhiệm vật chất, cũn cú ý nghĩa xỏc định mức bồi thường thiệt hại. Cho nờn, cần xỏc định chớnh xỏc mối quan hệ nhõn quả này. Trong thực tế, một nguyờn nhõn cú thể làm phỏt sinh nhiều hậu quả. Vớ dụ: mỏy hỏng cú thể dẫn đến những hậu quả như: sản phẩm bị hư hỏng, dõy chuyền bị hư hỏng, mạng lưới điện bị chỏy nổ...Hay một hậu quả cú thể do nhiều nguyờn nhõn gõy ra. Vớ dụ: mỏy hỏng cú thể do những nguyờn nhõn: mỏy cũ, điện khụng ổn định, người
lao động vận hành sai quy trỡnh...Để đỏnh giỏ chớnh xỏc mối quan hệ nhõn quả, cần phải đỏnh giỏ, xem xột diễn biến sự việc trong mối liờn hệ sau:
Thứ nhất: Hành vi vi phạm kỷ luật lao động phải xảy ra trước hậu quả thiệt hại tài sản về mặt thời gian.
Thứ hai: Hành vi vi phạm kỷ luật lao động độc lập trong mối liờn hệ với cỏc sự kiện, hiện tượng khỏc, phải chứa đựng khả năng thực tế làm phỏt sinh hậu quả thiệt hại tài sản.
Thứ ba: Đối với hậu quả thiệt hại vật chất đó xảy ra phải chắc chắn rằng, đú là sự hiện thực húa khả năng thực tế làm phỏt sinh hành vi vi phạm kỷ luật lao động.
Lỗi của người vi phạm: Xỏc định lỗi của người vi phạm là xỏc định một căn cứ quan trọng để ỏp dụng trỏch nhiệm vật chất. Trong trỏch nhiệm vật chất của người lao động, lỗi là thỏi độ tõm lý của người cú hành vi vi phạm kỷ luật lao động gõy thiệt hại đến tài sản của người sử dụng lao động. Nếu cú lỗi người gõy thiệt hại mới phải bồi thường; khụng cú lỗi mặc dự cú đầy đủ 3 căn cứ trờn thỡ cũng khụng đủ điều kiện để ỏp dụng chế độ trỏch nhiệm vật chất. Đú là trường hợp người lao động cú làm thiệt hại đến tài sản người sử dụng lao động nhưng do tỏc động của cỏc điều kiện khỏch quan khụng thể lường trước được hoặc vượt quỏ mức khắc phục của họ. Như vậy, họ khụng cú lỗi và cũng khụng phải chịu trỏch nhiệm vật chất. Trường hợp nhiều người cú lỗi cựng gõy ra một thiệt hại thỡ phải căn cứ vào nghĩa vụ lao động cụ thể của từng người và cỏc điều kiện của họ để xỏc định mức độ lỗi của cỏ nhõn mỗi người một cỏch chớnh xỏc.
Túm lại, bốn căn cứ nờu trờn là điều kiện bắt buộc phải chứng minh khi ỏp dụng trỏch nhiệm vật chất trong quan hệ lao động. Ngoài ra, để ỏp dụng trỏch nhiệm vật chất cần phải xem xột đến cỏc yếu tố khỏc như tài sản, hoàn
cảnh gia đỡnh, tõm lý, sức khỏe...của họ vừa để đảm bảo cuộc sống cho người lao động vừa đảm bảo quyền lợi cho người sử dụng lao động.