• Lu bảng tính vào Thực đơn File/Save{Save as} • Thoát khỏi EXCEL vào thực đơn File/Exit.
Bài 2 làm việc với bảng tính 1. Nhập thông tin
Khi nhập các thông tin vào bảng tính ta có cá kiểu dữ liệu khác nhau nh: kiểu văn bản, kiểu số, kiểu ngày tháng... Muốn định dạng kiểu văn bản nào ta thực hiện việc định dạng chúng bằng cách đánh dấu vùng cần thao tác Click chuột phải chọn Format cell chọn Tab Number và lựa chọn các kiểu dữ liệu thích hợp.
• Nhập văn bản
Việc nhập văn bản đợc tiến hành nhập bình thờng các văn bản khi nhập vào đợc EXCEL căn lề trái
• Nhập số
Các số sau khi nhập đợc EXCEL căn lề phải muốn nhập số dới dạng văn bản
Ví dụ khi nhập số 00789 vào bảng tính sau khi nhập song ta sẽ thấy hiển thị số 789 khi này muốn hiển thị cả day số nh ban đầu ta nhập theo cách sau ‘00789
• Nhập thời gian và ngày tháng
Nhập thời gian tơng tự nh thoa tác nhập văn bản nếu sau khi nhập song thấy kết quả hiển thị không nh ý muốn thì tiến hành định dạng lại kiểu dữ liệu
• Nhập công thức
Tại ô chứa kết quả cần tính nhập công thức với quy tắc một công thức đợc nhập bắt đầu bằng một dấu “=” có hai cách để nhập một công thức:
Nhập công thức trực tiếp:
Ví dụ: Tại ô C10 ta nhập công thức nh sau “= SUM(C2:C9)” đây là cách nhập trực tiếp công thức tính tổng của khối C2 đến C9 cách này có u điểm khi ta sử dụng các công thức phức tạp mà trong nó có chứa nhiều hàm lồng nhau nhng có nhợc điểm là hay gây nên các lỗi về cú pháp hoặc ngữ pháp
các hàm chẳng hạn với công thức trên ta có thể đánh nhầm “SUN(C2:C9)” với lỗi này máy sẽ báo lỗi #NAME và không trả đợc kết quả.
Chý ý: Cùng với một hàm của EXCEL nhng ở các máy tính khác nhau ta có thể nhập công thức khác nhau nh trên ví dụ trên ở hai máy khác nhau ta có thể nhập công thức trên bằng một trong hai cách tuỳ theo máy “=SUM(C2:C9)” hoặc “=SUM(C2;C9)” để biết cách nào là cách đúng ta có thể thực hiện cách thứ hai
Nhập công thức thông qua các hàm có sẵn
CHƯƠNG IV: MICROSOFT EXCEL 81
Tại ô nhập công thức ta nhập dấu “=” sau đó đa con trỏ chuột tới biểu tợng trên thanh công cụ chuẩn của sổ các hàm của EXCEL sẽ xuất hiện chọn hàm cần sử dụng ví dụ trong tr- ờng hợp trên ta chọn hàm SUM sau đó nhấn nút OK của sổ hàm SUM sẽ hiện ra để nhập các giá trị đối số của hàm sau khi nhập song nhấn nút OK để kết thúc khi này tại ô nhập công thức sẽ cho kết quả cần tính
Phơng pháp
này có u điểm là ít bị sai về phần cú pháp và lỗi chính tả khi nhập công thức, ít bị thiếu các tham số của các hàm nhng có nhợc điểm là khi nhập các công thức phức tạp thì khả năng linh động của nó là thấp.
2. Địa chỉ tham chiếu
Trong EXCEL khi thực hiện tính toán máy tính sẽ dựa vào địa chỉ của các ô có liên quan để lấy giá trị của các ô đó
Ví dụ: Tại ô C2 có giá trị là “5”, tại ô C3 có giá trị là “6”, tại ô C4 ta nhập công thức “=C2*C3” công thức này EXCEL sẽ hiểu là lấy giá trị ở ô C2 nhân với giá trị ở ô C3 do đó nó sẽ dựa vào địa chỉ của ô C2 để tham chiếu tới ô đó và lấy giá trị của ô tham chiếu trong trờng hợp này sẽ đợc giá trị là “5” Do vậy khi thay đổi giá trị ở các ô tham chiếu trong công thức thì kết quả tại ô công thức sẽ tự động đợc cập nhật mà không phải nhập lại công thức.
EXCEL có công cụ hỗ chợ ngời dùng là công cụ Auto Fill (công cụ tự động sao chép công thức)
Ví dụ: Tại ô D4 ta cũng muốn có kết quả từ viẹc lấy giá trị của ô D2 nhân với giá trị ô D3 thay vì tiếp tục phaỉ nhập công thức tại ô D4 ta sử dụng công cụ Auto Fill bằng cách đa con trỏ chuột vào góc ô bên phải phía dới khi đó con trỏ chuột biến thành hình dấu chữ thập mầu đen Click chuột trái và kéo sang ô D4 khi này tại ô D4 EXCEL sẽ tự động điền công thức “=D2*D3” theo nguyên lý tự động tăng địa chỉ tham chiếu lên một đơn vị tức là từ “C” tăng lên một đơn vị là “D”.
Tuy nhiên trong quá trình sao chép công thức ta muốn có những địa chỉ không thay đổi mà đợc giữ nguyên. Để giả quyết vấn đề này EXCEL đa ra hai loại địa chỉ là địa chỉ t- ơng đối và địa chỉ tuyệt đối
• Địa chỉ tuyệt đối là địa chỉ không thay đổi khi sao chép công thức và đơc viết dới dạng sau ${chỉ số hàng}${chỉ số cột}
Ví dụ: $D$4 đây là địa chỉ tuyệt đối của ô D4 địa chỉ này sẽ không thay đổi khi sao chép công thức
• Địa chỉ tơng đối là địa chỉ đợc thay đổi khi sao chép công thức và đợc viết bình th- ờng
Ví dụ: D4 địa chỉ này sẽ đợc thay đổi khi sao chép công thức
• EXCEL còn đa ra một loại địa chỉ nữa đó là địa chỉ hỗn hợp là sự kết hợp giẵ địa chỉ tơng đối và địa chỉ tuyệt đối địa chỉ này sẽ thay đổi phần dịa chỉ tơng đối và giữ nguyên phần địa chỉ tuyệt đối
CHƯƠNG IV: MICROSOFT EXCEL 82
dòng sẽ đợc thay đổi
D$4 phần địa chỉ cột sẽ thay đổi còn phần địa chỉ dòng không thay đổi • Cách đánh địa chỉ theo ô A1 và ô C1R1
Theo mặc định EXCEL tham chiếu tới ô bằng cách sử dụng tham chiếu theo kiểu A1 trong đó A là ký hiệu biểu diễn cột (từ AA đến IV gồm 256 cột) 1 ký hiệu biểu diễn dòng (từ 1 đến 16384)
EXCEL còn sử dụng một phơng pháp tham chiếu nữa đó là phơng pháp C1R1 chỉ số C1 là chỉ số cột trờng hợp này là cột 1 và chỉ số R1 là chỉ số dòng trờng hợp này là dòng 1
Để thay đổi hai phơng pháp tham chiếu này ta thực hiện nh sau: Tool/Options/General sau đó tích vào lựa chọ C1R1 Referencel Style hoặc gỡ bỏ lựa chọn đó nếu muốn sử dụng phơng pháp tham chiếu A1
3. Định dạng bảng tính
3.1 Đánh dấu hàng, cột,vùng (khối) vùng (khối)
• Đánh dấu hàng hoặc cột đa con trỏ tới chỉ số hàng hoặc cột Click chuột trái • Đáng dấu vùng (khối):
Bằng chuột: Đa con trỏ chuột tới ô đầu tiên Click chuột trái dữ và ké tời vị trí ô cuối cùng của khổi và nhả chuột
Bằng bàn phím: D- a con trỏ tới vị trí ô đầu tiên
giữ phím Shifl dùng các phím mũi tên
di chuyển đến ô cuối cùng của vùng cần đánh dấu.
3.2 Thay đổi độ rộng của hàng và cột
Đa con trỏ tới chỉ số hàng hoặc cột sau đó Click chuột trái và kéo tới vị trí cần thiết hoặc đánh dấu hàng hoặc cột cần căn chính sau đó vào thực đơn Format/Row{Col}/Hight{Width} sau đó nhập độ rộng cần thiết
3. 3 Chèn thêm, xoá bỏ hàng hoặc cột
• Để chèn thêm hàng hoặc cột đánh dấu dàng hoặc cột sau vị trí cột hặc hàng muốn chèn vào thực đơn Insert/Row{Cell}
• Để xoá hàng hoặc cột đánh dấu hàng hoặc cột cần xoá Click chuột phải tại vị trí hàng hoặc cột đã đánh dấu chọn Delete từ thực đơn đợc đổ xuống.
3.4 Gộp ô và gỡ bỏ gộp ô
• Gộp ô đáng dấu các ô cần gộp Click biểu tợng Center and Mergin hoặc Click chuột phải chọn Format cell/Generel tích đáng dấu vào mục Mergin cells
CHƯƠNG IV: MICROSOFT EXCEL 83
• Gỡ bỏ gộp ô đánh dấu ô đã gộp Click chuột phải chọn Format cell/Generel bỏ đánh dấu mục Mergin cells.
3.5 Kẻ bảng
Đánh dấu vùng cần kẻ bảng Click chuột phải chọn Format cells/Border lựa chọn dạng đờng kẻ và chọn các đờng kẻ cho bảng.
3.6 L àm việc với dữ liệu
Sao chép dữ liệu • Chọn vùng dữ liệu • Edit\Copy Ctrl+ C • Edit\Cut Ctrl + X • Edit\Pasete Ctrl + V
(Sau khi chọn sẽ xuất hiện một đờng viền nhấp nháy bao quanh vùng dữ liệu đã chọn lúc này mới thực hiện đợc.)
Xoá dữ liệu
Chọn vùng dữ liệu cần xoá nhấn phím Delete trên bàn phím
Bài 3 thực đơn File và các hàm thời gian 1 Thực đơn file
• New – Ctrl + N :Tạo một Book mới • Open – Ctrl + O :Mở một Book đã
tồn tại
• Close : Đóng một Book đang mở • Save – Ctrl + S : Lu Book • Save as :Lu file với tên mới • Page setup : Định dạng trang in • Print area :Định dạng vùng in
• Print preview :Xem trang trớc khi in • Print : In trang
• Properties : Thuộc tính của Book • Exit : Thoát khỏi ứng dụng
2.1 Hàm DATE
Chức năng: Trả về số tuần tự của ngày
Cú pháp:DATE(Year, Month, Day)
Tham số: Mỗi tham số là một con số biểu diễn năm, tháng, ngày. Nếu giá trị ngày của tham số Day lớn hơn giá trị ngày trong tham số Month thì giá trị của tham số Month sẽ tăng lên 1 và những ngày thừa ra sẽ đa vào tham số Day.
Ví dụ: DATE(02,1,43) sẽ cho một con số tuần tự là DATE(02,2,12)
2.2 Hàm DATEVALUE
Chức năng: Trả về số ngày tuần tự cho một ngày đợc viết nh là một văn bản khi ngày này rơi vào khoảng giữa 1/1/1900 và 31/12/9999
Cú pháp:DATEVALUE(date_text)
Tham số: Chỉ có một tham số là ngày đợc viết dới dạng văn bản nếu phần năm không có EXCEL giả thiết rằng lấy năm là năm hệ thống. Nếu có phần năm thì đợc ngăn cách bằng dấu “,” . Dạng biểu diễn tốt nhất là DATEVALUE(month day, year) trong đó month phải chứa ít nhất ba ký tự đầu của tháng, day chỉ ngày trong tháng,Year thì hoặc sử dụng hai hoặc bốn ký số để chỉ năm.
Chú ý: Với cú pháp khác của riêng chúng ta không có dấu phẩy dữa Month và Day Ví dụ:
=DATEVALUE("22-AUG-2008") Serial number of the text date, using the 1900 date system (39682)
=DATEVALUE("2008/02/23") Serial number of the text date, using the 1900 date system (39501
2.3 Hàm DAY
• Chức năng: Đổi một số tuần tự ra một ngày trong tháng • Cú pháp:DAY(serial_number)
• Tham số:Serial_number là con só tuần tự muốn đổi ra ngày • Ví dụ: Day(10/20/1999) => 20
2.4 Hàm DAYS360
• Chức năng: Tính toán số ngày giữa hai ngày cho trớc dựa trên một năm là 360 ngày (mời hai tháng mỗi tháng ba mơi ngày). Hàm này đợc sử dụng cho những hệ thống kế toán dựa trên 12 tháng mỗi tháng ba mơi ngày.
• Cú pháp: DAYS360(start_date,end_date,method)
• Tham số: start_date và end_date là những chuối văn bản ví dụ “03/02/96” hay một số tuần tự. Method là 1 nếu muốn sử dụng phơng pháp mỹ NASD là 2 nếu sử dụng phơng pháp châu âu. Nếu bỏ qua tham số này EXCEL sẽ mặc định là1.
• Ví dụ: Days360(9/15/2000,7/20/2002) =>665 ngày
2.5 Hàm EDATE
• Chức năng: Cho một con số tuần tự của một ngày đợc chỉ ra trớc hay sau một số tháng nào đó
• Cú pháp:EDATE(Start_date, number_of_month)
• Tham số: Start_date là con số tuần tự của một ngày đang hỏi, number_of_month là số tháng sau Start_date. Có thể sử dụng số âm để tính toán số tháng trớc một ngày. • Ví dụ: Edate(10/20/1999,2) => (12/20/1999)
2.6 Hàm EOMONTH
• Chức năng: Cho một số ruần tự của một ngày cần hỏi vào cuối tháng để chỉ ra số tháng trớc hoặc sau nó.
• Cú pháp:EMONTH(start_date,number_of_month)
• Tham số: Start_date là con số tuần tự cho ngày trong câu hỏi, number_of_month là số tháng sau Start_date. Có thể sử dụng số âm để tính toán số tháng trớc một ngày. •
• Ví dụ:
A
1 Date
2 01/01/2008
3 Formula Description (Result)
4 =EOMONTH(A2,1) Date of the last day of the month, one month after the date above (February 29, 2008)
5 =EOMONTH(A2,-3) Date of the last day of the month, three months before the date above (October 31, 2007)
2.7 Hàm HOUR
• Chức năng: Chuyển đổi một số tuần tự trong một ngày sang dạng giờ biểu diễn nh một số nguyên từ 0 đến 23
• Cú pháp:HOUR(serial_number)
• Tham số: Serial_number là một con số tuần tự biểu hiện mã ngày giờ. Có thể cho vào một chuỗi giờ nh một văn bản.
• Ví dụ: Hour(15:30) => 15
2.8 Hàm MINUTE
• Chức năng: Chuyển đổi một số tuần tự trong một ngày sang dạng phút biểu diễn nh một số nguyên từ 0 tới 59
• Cú pháp:MINUTE(serial_number)
• Tham số: Serial_number là một con số tuần tự biểu diễn mã ngày giờ. Có thể thêm vào một chuỗi giờ nh một văn bản.
• Ví dụ: Minute(15:30) => 30
2.9 Hàm MONTH
• Chức năng: Chuyển đổi một số tuần tự trong một ngày sang dạng phút biểu diễn nh là một số nguyên từ 1 tới 12
• Cú pháp:MONTH(serial_number)
• Tham số: Serial_number là một con số tuần tự biểu diễn mã ngày giờ. Có thể nhập một chuỗi ngày giờ nh một văn bản.
• Ví dụ: Month(10/20/1999) => 10
2.10 Hàm NETWORKDAYS
• Chức năng: Tính toán số ngày làm việc bỏ qua những ngày nghỉ cuối tuần và những ngày lễ (đợc xác định trớc) giữa hai ngày.
• Cú pháp:NETWORKDAYS(start_date,end_date,holidays)
• Tham số:start_date và end_date là hai số tuần tự biểu diễn ngày cần hỏi, Holidays là dang sách các số tuần tự cần bỏ qua khi đếm số ngày làm việc.
• Ví dụ:
A B
1 Date Description
2 10/01/2008 Start date of project
3 3/01/2009 End date of project
4 11/26/2008 Holiday
5 12/4/2008 Holiday
6 1/21/2009 Holiday
Formula Description (Result)
7 =NETWORKDAYS(A2,A3) Number of workdays between the start and end date above (108)
2.11 Hàm NOW
• Chức năng: Cho số tuần tự của ngày giờ hiện hành • Cú pháp: NOW()
• Tham số: Không. ngày giờ hiện hành đợc xác định từ đồng hồ bên trong hệ thống. • Ví dụ: Now() =>
CHƯƠNG IV: MICROSOFT EXCEL
• 12/27/2006 7:02
2.12 Hàm SECOND
• Chức năng: Chuyển đổi một số tuần tự cho một giờ sang dạng giây giá trị trả về một số nguyên từ 0 tới 60.
• Cú pháp:SECOND(serial_number)
• Tham số: Serial_number là một số tuần tự biểu diễn mã ngày giờ. Có thể thêm vào một chuỗi giờ nh một chuỗi văn bản.
• Ví dụ: Second(13:30:45) => 45
1.13 Hàm TIME
• Chức năng: Cho số tuần tự của một giờ xác định một số tuần tự của một giờ đợc biểu diễn nh là một phần thập phân (phần số lẻ)
• Cú pháp:TIME(hour, minute, second)
• Tham số: Hour là một con số từ 0 đến 23 chỉ giờ, minute là mốt con số từ 0 đến 59 chỉ phút, second là con số chỉ giây.
• Ví dụ: TIME(20,30,45) => 8:30 PM
1.14 Hàm TIMEVALUE
• Chức năng: Cho một con số tuần tự của giờ biểu diễn dới dạng văn bản • Cú pháp:TIMEVALUE(time_text)
• Tham số: time_text là một chuỗi giờ biểu diễn giờ cần hỏi
• Ví dụ: TIMEVALUE("2:24 AM") => Decimal part of a day, for the time (0.1)
1.15 Hàm TODAY
• Chức năng: Cho số tuần tự của ngày hiện hành • Cú pháp: TODAY()
• Tham số: Không, ngày giờ đợc xác định là ngày giờ hệ thống • Ví dụ: Today() => 28/12/2006
1.16 Hàm WEEKDAY
• Chức năng: Đổi một số tuần tự sang ngày trong tuần • Cú pháp: WEEKDAY(serial_number,return_type)
• Tham số: serial_number là số tuần tự cần đổi hoặc biểu diễn dạng chuối của một ngày, return_type lấy giá trị trong bảng sau
Return type Dãy cho các số trả về
1(hay không có) 1(Sunday) – 7 (Saturday) 2 1(Monday) – 7 (Sunday) 3 0(Monday) – 7 (Sunday) • Ví du: A 1 Data 2 2/14/2008
3 Formula Description (Result)
4 =WEEKDAY(A2) Day of the week, with numbers 1 (Sunday) through 7 (Saturday) (5) 5 =WEEKDAY(A2,2) Day of the week, with numbers 1 (Monday) through 7 (Sunday) (4)
1.17 Hàm YEAR
• Chức năng: Tính năm (1900 – 2087) tơng ứng với số tuần tự • Cú pháp:YEAR(serial_number)
• Tham số: Serial_number là một số tuần tự cần đợc chuyển đổi cũng có thể sử dụng một chuỗi văn bản để biểu diễn ngày.
• Ví dụ: Year(12/20/1999) => 1999
Bài 4 Thực đơn edit các hàm toán học 1 Thực đơn Edit
• Undo – Ctrl + Z : Hoãn thi hành một lệnh • Redo – Ctrl + Y : Thi hành lại một lệnh • Cut – Ctrl + X : Cut vùng dữ liệu