Màn hình giao diện Excel gồm những thành phần chính sau:
2.1 Thanh menu (Menu bar)
Thanh menu luôn xuất hiện mặc định khi khởi động excel. ở chế độ mặc định ta có tổng cộng 9 menu ngang (trừ trờng hợp ngời dùng thêm vào ta có thể có nhiều hơn). Mỗi một menu trên menu ngang chứa nhiều mục các mục này đợc nhóm với nhau theo từng nhóm rất hợp lý.
Để mở các mục này có thể thực hiện theo một trong hai cách:
• Dùng chuột chỉ vào các menu sau đó đa con trỏ chuột vào vị trí các mục và kích hoạt chúng bằng cách click chuột.
CHƯƠNG IV: MICROSOFT EXCEL 75
• Sử dụng các phím đại diện (là các phím chữ cái đợc gạch chân tại mỗi menu ngang) Ví dụ muốn truy cập tới Menu File ta sử dụng tổ hợp phím Alt + F
2.2 Thanh công cụ (Tool bar)
Thông thờng theo chế độ mặc định ta có hai thanh Tool bar là Standard bar (thanh công cụ chuẩn) và Formatting bar (Thanh công cụ định dạng) để hiển thị hoặc không cho hiển thị các thanh công cụ còn lại click chuột phải vào thanh menu bar sau đó thiết lập hoặc gỡ bỏ các đánh dấu đối với các thanh Tool bar muốn thao tác.
Thực chất thanh Tool bar là các hàng nút nhỏ những lệnh này là biểu tợng đại diện cho các hàm, các lệnh khác nhau. Việc sử dụng các thanh Tool bar chính là việc thực hiện nhanh các lệnh mà không phải thực hiện thao tác mở các menu và chọn lệnh.
ở đây ta tìm hiểu hai thanh công cụ điển hình hay đợc sử dụng nhất là Standard bar và Formatting bar
Standard bar (thanh công cụ chuẩn)
Biểu tợng Tên Mô tả
New Mở một WorkBook mới
Open file Mở một WorkBook có sẵn trên đĩa
Save Lu một workBook
Print In tài liệu hiện hành
Print preview Trình bày một tài liệu nh khi nó đợc in ra Check Grammar Kiểm tra ngữ pháp
Cut Cắt phần đợc chọn vào Clipboard Copy Sao chép phần đợc chọn vào Clipboard Paste Dán phần nội dung vào phần Clipboard
Format Printer Giúp chép nhanh định dạnh của một đối tợng khác
Undo Hoãn thi hành một lệnh
Redo Thi hành một lệnh đã hoãn Insert Hyperlink Trèn vào một siêu kết nối
Biểu tợng Tên Mô tả
Web Toolbar Hiển thị hoặc không hiển thị thanh công cụ Web Auto Sum Tự động tính tổng
Paste Funtion Chèn các hàm toán học Sort ascending Xắp xếp theo thứ tự tăng dần Sort deascending Xắp xếp theo thứ tự giảm dần Chart Wizard Thao tác với biểu đồ
Drawing Mở tắt chế độ vẽ đồ hoạ Zoom control Phóng to thu nhỏ chế độ xem
Office assistant Cung cấp chế độ chợ giúp của office
Formatting bar (thanh công cụ định dạng)
Biểu tợng Tên Mô tả
Font Chọn Font chữ Font size Chọn cỡ chữ Bold Kiểu chữ béo Italic Kiểu chữ nghiêng Under line Kiểu chữ gạch chân Align Left Căn lề trái
Align Center Căn lề giữa Align Right Căn lề phải
Mergin and center Gom ô và căn lề giữa Current Style Chế độ tiền tệ
Persent Style Chế độ phần trăm Comma Style Chế độ số có dấu phẩy Increase Decimal Tăng sô sau dấu phẩy
Biểu tợng Tên Mô tả
Decrease Decimal Giảm số sau dấu phẩy Increase Indent Căn lề vào một Tab Decrease Indent Căn lề ra một Tab Borders Kẻ bảng
Fill corlor Màu nền Font corlor Màu chữ
3. Name box và Formua bar (hộp địa chỉ và thanh công thức)
• Thanh địa chỉ cho biết địa chỉ ô hiện hành đang thao tác ví dụ D2 ô đang thao tác là ô ở cột D dòng 2
• Thanh công thức hiển thị công thức tại ô hiện hành đang thao tác Ví dụ D2 tại ô này có giá trị 20000 nhng trên thanh công thức lại hiển thị công thc tính toán của ô D2 là B2*C2
CHƯƠNG IV: MICROSOFT EXCEL 79
• Để sửa công thức này có thể đa con trỏ chuột vào ô công thức và thực hiện thao tác sửa hoặc click đúp chuột vào ô chứa công thức và sửa trực tiếp.