Chiến lược phát triển hợp tác quốc tế của Nhà trường có hai nhiệm vụ quan trọng. Một mặt, Nhà trường vừa phải duy trì, củng cố và phát huy mối quan hệ gắn bó lâu dài với các đối tác truyền thống bởi họ giống như những người bạn thân thiết, sẵn sàng giúp đỡ trường trong việc tìm kiếm, xây dựng, khai thác các dự án phù hợp với hai bên, chia sẻ thông tin, kinh nghiệm hợp tác quốc tế, chuyển giao nhiều tài liệu, giáo trình giảng dạy. Mặt khác, muốn hợp tác quốc tế phát triển bền vững thì cần mở rộng phạm vi quan hệ, tìm kiếm các đối tác mới tiềm năng, thiết lập quan hệ trên cơ sở tin tưởng lẫn nhau và đôi bên cùng có lợi, dần dần từng bước thắt chặt quan hệđể họ trở thành đối tác thân thiết. Để hoàn thành tốt hai nhiệm vụ này, trước hết, Nhà trường cần thực hiện một số biện pháp:
Chú trọng công tác lễ tân quốc tế, tiếp đón nhiệt tình, chu đáo các đoàn công tác của đối tác. Điều này sẽ bước đầu tạo ấn tượng tốt đẹp về Nhà trường và thể hiện thành ý muốn xây dựng quan hệ hợp tác lâu dài. Việc đón tiếp chu đáo cũng tạo cơ hội đểđôi bên tìm hiểu thông tin, trao đổi hợp tác, chia sẻ kinh nghiệm đào tạo và nghiên cứu. Từđó mở ra cơ hội hợp tác trong các lĩnh vực cùng quan tâm.
Thường xuyên tổ chức các đoàn công tác đến thăm và làm việc với các đơn vị đối tác của Nhà trường để duy trì, tăng cường quan hệ thân thiết. Ngoài ra, Trường cũng cần chủ động liên hệ với các đối tác mới, trước tiên là các cơ sở đào tạo, nghiên cứu trong cùng lĩnh vực để tranh thủ cơ hội mở rộng quan hệ. Bên cạnh mục đích duy trì, củng cố và mở rộng quan hệ hợp tác, những chuyến thăm tới các
trường đại học nước ngoài cũng là dịp để các lãnh đạo, cán bộ quản lý của Nhà trường tiếp thu kinh nghiệm quản lý từ các đồng nghiệp và kiểm tra điều kiện cơ sở vật chất thực tế của trường đối tác. Việc thường xuyên thực hiện các chuyến thăm và làm việc đến các cơ sởđối tác là bước quan trọng nhằm xây dựng lòng tin và thể hiện sự quan tâm của Nhà trường trong quan hệ với trường bạn. Đối với việc lựa chọn đối tác để hợp tác xây dựng và triển khai các dự án quốc tế, biện pháp này đóng vai trò thiết yếu nhằm giảm thiểu những rủi ro không mong muốn.
Chủ động và thường xuyên trao đổi thông tin với các đối tác, có thể trực tiếp qua các cuộc gặp hoặc gián tiếp qua thưđiện tử, điện thoại để tăng cường hiểu biết lẫn nhau, trao đổi về các khúc mắc, khó khăn trong hoạt động hợp tác giữa đôi bên để tìm hướng giải quyết hiệu quả, khai thông quan hệ và kịp thời nắm bắt được những thay đổi về chính sách, mục tiêu hoạt động, các ngành ưu tiên, chương trình học bổng… của đối tác.
Tích cực tìm kiếm nguồn thông tin từ các đại diện cơ quan ngoại giao Việt Nam ở nước sở tại và qua nhiều kênh khác nhau, như các đại sứ quán nước ngoài tại Việt Nam, các tổ chức trao đổi hàn lâm và văn hóa để tìm được các đối tác mới phù hợp với điều kiện của trường. Ngoài ra, các cán bộ phụ trách quan hệ quốc tế cũng cần thường xuyên tra cứu trên các website của các bộ ngành có liên quan như Bộ GD&ĐT, Cục đào tạo với nước ngoài để nắm được và cập nhập thông tin về các chương trình học bổng hay các dự án hợp tác giáo dục mà Việt Nam ký kết với đối tác quốc tế.
Tích cực tham gia các sự kiện quảng bá văn hóa, giáo dục quốc tế, các diễn đàn du học… do các đại sứ quán hay cơ quan trao đổi văn hóa nước ngoài tổ chức. Đây không chỉ là một kênh thông tin hữu ích để tìm hiểu về văn hóa, các chính sách khuyến khích văn hóa - giáo dục, tìm hiểu các cơ sở đào tạo của đối tác mà còn là diễn đàn giao lưu giữa các đồng nghiệp cùng công tác trong lĩnh vực hợp tác quốc tế, giữa sinh viên Việt Nam với các cơ sở đào tạo nước ngoài. Qua đó, chúng ta không chỉ được học hỏi kinh nghiệm, biết được các thông tin mới, các đối tác mới mà cũng nắm bắt phần nào nhu cầu, nguyện vọng của sinh viên để xây dựng các dự án hợp tác đào tạo có hiệu quả và có sức lan tỏa tới nhiều đối tượng.
Nhà trường cần chú trọng đến việc xây dựng một mạng lưới cộng tác viên hợp tác quốc tế rộng rãi thông qua việc khuyến khích các giáo sư, các nhà khoa học, các giảng viên làm công tác này. Theo thống kê của phòng Tổ chức cán bộ, mỗi năm có hàng chục giảng viên được cử đi đào tạo tại các trường đại học nước ngoài hay tham gia các chương trình trao đổi, thực tập, hội nghị, hội thảo. Sau một thời gian học tập, nghiên cứu, chính các giảng viên đó sẽ là cầu nối cho mối quan hệ hợp tác giữa Trường Đại học GTVT và các trường đại học, viện nghiên cứu… nơi họđã tham gia học tập, trao đổi, nghiên cứu. Theo đó, mạng lưới cộng tác viên hợp tác quốc tế sẽ phát triển liên tục, được bổ sung và làm mới. Để làm được điều này, Nhà trường nên thường xuyên thông tin, trao đổi với giảng viên về chủ trương và phương hướng hoạt động hợp tác quốc tế của trường, tạo điều kiện cho giảng viên phát huy năng lực và tham gia vào các hoạt động hợp tác. Bên cạnh đó, thông qua các mối quan hệ, giảng viên cũng cần năng động, chủ động tìm kiếm dự án hợp tác tiềm năng cũng như nguồn tài trợ cho các chương trình mà Trường dự kiến triển khai.
Chủđộng tìm hiểu và tham gia vào các tổ chức, mạng lưới các trường đại học quốc tế như AUF, ASEA-UNINET. Các tổ chức, mạng lưới này được thành lập với mục tiêu chủ yếu là thúc đẩy giao lưu, trao đổi hợp tác giữa các đơn vị thành viên nên có nhiều chương trình học bổng, hỗ trợ dự án hợp tác cụ thể mà Nhà trường có thể khai thác được. Không chỉ vậy, với số lượng thành viên đông đảo, đa dạng đến từ nhiều nước và các châu lục khác nhau, Nhà trường có cơ hội mở rộng quan hệ hợp tác ra phạm vị rộng hơn, có nhiều lựa chọn hơn trong việc tìm kiếm các dự án hợp tác đào tạo, đề tài nghiên cứu quốc tế, tìm kiếm các nguồn học bổng và nguồn tài chính cho hoạt động này.
Hợp tác quốc tế là hoạt động đặc biệt mang nhiều dấu ấn cá nhân. Thực tế cho thấy nhiều thành quả đạt được là nhờ sựđóng góp và tâm huyết của các giảng viên, chuyên viên phụ trách quan hệ quốc tế của trường đối tác. Do vậy, Nhà trường nên đẩy mạnh các hoạt động như trao kỷ niệm chương vì sự nghiệp giáo dục, bằng tiến sỹ danh dự cho các cá nhân này để tri ân những cống hiến của họ đối với sự phát triển quan hệ quốc tế của Nhà trường. Đây vừa là sự công nhận và vinh danh
các đóng góp của họ, cũng thể hiện quan tâm, động viên, khuyến khích, tạo động lực cho họ làm việc hăng say và hiệu quả hơn.