Đối với Trường Đại học GTVT, việc hoàn thiện và bổ sung các văn bản hướng dẫn về hợp tác quốc tế sẽ giúp Nhà trường và các đơn vị chức năng trong Trường nắm bắt và thực hiện một cách đầy đủ và đúng quy định. Việc hoàn thiện và bổ sung các văn bản hướng dẫn về quản lý các hoạt động hợp tác quốc tế cần được tiến hành theo một số bước sau:
Rà soát, đánh giá lại các văn bản hướng dẫn về hợp tác quốc tếđã có để bổ sung, điều chỉnh kịp thời hoặc biên soạn mới. Do sự thay đổi trong chính sách ngoại giao, chính sách văn hóa, giáo dục…của các nước nên cơ chế hoạt động, các ưu tiên hợp tác của các trường đại học, các công ty, tổ chức quốc tế cũng có nhiều biến đổi nhất định. Điều đó chắc chắn ảnh hưởng tới hoạt động hợp tác quốc tế của trường, buộc lãnh đạo Nhà trường phải đưa ra những điều chỉnh phù hợp. Công việc này phải được tiến hành dựa trên việc cập nhật hệ thống văn bản, nghị định, thông tư về quan hệ quốc tế do Chính phủ, Bộ Ngoại giao, Bộ Công An, Bộ GD&ĐT ban hành.
Thực hiện đánh giá thực trạng công tác quản lý các dự án hợp tác quốc tế định kỳ giữa các đơn vị có liên quan để tìm ra ưu điểm và nhược điểm, từđó có những thay đổi cho phù hợp và đề xuất các biện pháp chỉđạo, hướng dẫn hiệu quả hơn.
Trong các đơn vị, phòng ban được phân công thực hiện hoạt động hợp tác quốc tế cần xây dựng và ban hành các quy định cụ thể về hoạt động quản lý, quy trình thực hiện công việc, phân công rõ chức năng, nhiệm vụ và trách nhiệm của từng bộ phận, từng cá nhân để tránh chồng chéo.
Hoàn thiện và chuẩn hóa hệ thống các mẫu văn bản, giấy tờ liên quan đến hoạt động hợp tác quốc tế của Nhà trường, đăng tải lên trang thông tin điện tử của Trường để các cá nhân, đơn vị có đề xuất thực hiện đúng theo trình tự công việc và biểu mẫu quy định.