- Các phòng thí nghiệm phân tích môi trường: Viện Khoa học KTTV&MT có 02 phòng thí nghiệm phân tích môi trường: Tại Hà Nội và Thành Phố Hồ Chí Minh.
KHÍ TƯỢNG THỦY VĂN VÀ MÔI TRƯỜNG
4.1.2. Những tồn tại và nguyên nhân
Bên cạnh những ưu điểm thì thực tế tổ chức kế toán tại Khoa học KTTV & MT cũng còn có nhiều tồn tại:
Về tổ chức bộ máy kế toán
Hiện nay, kế toán viên trong các đơn vị HCSN thuộc Viện còn kiêm nhiệm nhiều việc. Đôi khi kế toán vẫn làm cả công việc khác nên công tác kế toán không được thực hiện chuyên nghiệp. Mặt khác việc phân công các vị trí vẫn trái với quy định, Ví dụ thủ quỹ đôi khi vẫn làm công tác kế toán thanh toán, dẫn đến HTKT thiếu chặt chẽ, hạn chế khả năng kiểm soát nội bộ, báo cáo kế toán không kịp thời, công tác kiểm soát, của cơ quan quản lý cấp trên không thuận lợi.
Việc bố trí nhân sự và phân công công việc giữa các phòng ban trong các đơn vị còn chồng chéo, giữa các bộ phận trong phòng Kế toán còn chưa khoa học, còn chưa tuân thủ nguyên tắc tổ chức bộ máy kế toán, chưa thực sự phát huy vai trò kiểm tra, giám sát của kế toán, ở phòng Kế hoạch - Tài chính của Viện không có sự bố trí luân chuyển các vị trí công tác nhằm tăng cường kiến thức công việc cho các nhân viên kế toán, giúp họ có kiến thức toàn diện về các phần hành kế toán khác nhau phục vụ tốt hơn cho công tác kiểm tra, đối chiếu sổ sách.
Công tác đào tạo, bổi dưỡng cán bộ, nhân viên kế toán về chính sách, chế độ tài chính kế toán hiện hành và ứng dụng máy vi tính vào hạch toán chưa được đồng bộ. Phòng Kế hoạch - Tài chính không cử nhân viên tham dự đầy đủ, kịp thời các lớp tập huấn do cơ quan thuế và Kiểm toán Nhà nước tổ chức. Việc tổ chức bộ máy kế toán tập trung cũng có hạn chế là không sâu sát từng nghiệp vụ cụ thể, không xác minh được một số hoạt động thực tế, làm giảm quyền hạn và trách nhiệm của bộ máy kế toán với các đơn vị trực thuộc. Trên thực tế, điều này đã tác động không nhỏ tới trách nhiệm của từng nhân viên kế toán cũng như cán bộ tại các đơn vị HCSN thuộc Viện Khoa học KTTV & MT.
Nguyên nhân chính của những tồn tại này là do hầu hết lãnh đạo các đơn vị và nhân viên phòng kế hoạch - tài chính không có biện pháp triệt để tổ chức bộ máy kế toán của đơn vị mình sao cho khoa học, hợp lý nhằm tiết kiệm chi phí cho bộ máy kế toán mà vẫn bảo đảm hiệu quả hoạt động của nó. Một nguyên nhân nữa là do lãnh đạo Viện không hiểu hết vai trò quan trọng của việc tổ chức bộ máy kế toán. Thực tế cho thấy ở các đơn vị nhân viên kế toán có thể kiêm nhiệm nhiều phần việc kế toán, không bảo đảm nguyên tắc HTKT. Do đó, công tác tổ chức bộ máy kế toán thường không hiệu quả và không đáp ứng yêu cầu quản lý của bản thân đơn vị và các cơ quan quản lý Nhà nước.
Về tổ chức công tác kế toán
Thứ nhất, Tổ chức hệ thống chứng từ và luân chuyển chứng từ
Thực tế khảo sát ở Viện Khoa học KTTV & MT cho thấy việc tổ chức hệ thống chứng từ và luân chuyên chứng từ còn có các vấn đề cơ bản về sau:
Về danh mục chứng từ:
Hệ thống danh mục chứng từ kế toán được phòng Kế hoạch - Tài chính lập và quy định sử dụng thống nhất cho các đơn vị thuộc Viện nhưng trên thực tế các đơn vị chỉ thực hiện đúng các chứng từ bắt buộc, còn một số chứng từ hướng dẫn các đơn vị thường tự đơn giản hóa thậm chí không dùng nên không duy trì được sự ổn định thống nhất trong danh mục chứng từ quy định. Mặt khác, Phòng Kế hoạch - Tài chính cũng không chủ động cập nhật danh mục chứng từ, khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh đặc thù, các đơn vị đã tự thiết kế chứng từ nên đôi khi chứng từ quá đơn giản, chưa đủ tính pháp lý.
Về lập và luân chuyển chứng từ:
Việc lập, ghi chép số liệu liên quan đến các yếu tố ghi trên chứng từ gốc có chỗ còn chưa đầy đủ hoặc quá rút gọn và không rõ ràng. Hơn nữa, kế toán mới chỉ quan tâm đến việc kiểm tra về nội dung nghiệp vụ, các chỉ tiêu về giá trị, khối lượng, số lượng mà chưa thật chú trọng đến tính hợp lý của chứng từ kế toán. Biểu hiện cụ thể là:
- Khi thực hiện các dịch vụ của khách hàng, kế toán đã xuất hoá đơn ngay sau khi hợp đồng được ký. Về nguyên tắc, hoá đơn bán hàng chỉ được viết và giao cho khách hàng khi có đủ cơ sở ghi nhận doanh thu. Hiện tượng hoá đơn bán hàng được viết khi khách hàng yêu cầu xảy ra khá phổ biến. Nguyên nhân là do khách hàng yêu cầu để có chứng từ chuyển tiền cho Viện. Để được thanh toán kịp thời, Viện đã không yêu cầu nguyên tắc ghi nhận doanh thu mà xuất hóa đơn cho khách hàng.
- Với khách hàng thanh toán chậm, một số đơn vị đã thanh lý hợp đồng, thu tiền xong kế toán chưa xuất hoá đơn bán hàng. Mục đích là kéo dài thời hạn nộp thuế cho nhà nước. Điều này là trái với quy định tuân thủ luật thuế.
Kế toán không lập chứng từ nhập xuất nguyên vật liệu, kế toán chỉ theo dõi nhập xuất thực tế của thủ kho. Điều này vi phạm nguyên tắc cơ bản của lập chứng từ kế toán. Dẫn đến số liệu không khách quan, không kiểm soát được số tồn kho thực tế.
Một số khoản tạm ứng phát sinh tại đơn vị không lập phiếu chi, kế toán căn cứ giấy đề nghị tạm ứng được duyệt thanh toán để chi và thực hiện ký sổ, khi hoàn tạm ứng kế toán gạch sổ. Như vậy, số tồn quỹ thực tế không khớp với sổ sách.
Tuy công việc kiểm tra kế toán được tiến hành thường xuyên ở nhiều đơn vị nhưng công tác này nhiều khi chỉ mang tính hình thức. Chứng từ sau khi được kế toán phần hành kiểm tra chuyển cho phụ trách kế toán và thủ trưởng đơn vị. Nhiều khi những người này xem lướt qua nghiệp vụ kinh tế có phù hợp không mà không quan tâm đến việc tính toán có đúng không. Khi phát hiện sai sót thì đã muộn.
Ngoài ra, khi kiểm tra chứng từ, kế toán phần hành đã sửa thẳng lên chứng từ bằng bút bi nên chứng từ không được rõ ràng và có độ tin cậy không cao, điều này đã vi phạm chế độ quản lý, sử dụng chứng từ. Những sai phạm này ảnh hưởng không nhỏ đến việc ghi sổ và lập báo cáo tài chính. Nguyên nhân chủ yếu của các sai phạm này là do phụ trách kế toán, thủ trưởng đom vị không hiểu nhiều công việc kế toán và kế toán không đi sâu sát vào theo dõi thực tế, nên công tác kiểm tra chỉ dừng lại ở kiểm tra nội dung nghiệp vụ mà không quan tâm nhiều đến chỉ tiêu
giá trị và tính hợp pháp của chứng từ.
Do vậy, tuy công việc kiểm tra chứng từ được duy trì thường xuyên tại các đơn Vị HCSN thuộc Viện nhưng chưa đảm bảo rằng chứng từ đã được kiểm tra đầy đủ trước khi chúng ghi sổ.
Khâu luân chuyển chứng từ giữa các bộ phận vẫn còn chậm. Nguyên nhân là do các đơn vị trong Viện chỉ chú trọng đến việc thanh toán, khi thanh toán xong thường cuối tháng, thậm chí cuối quý kế toán mới tập hợp chứng từ và phân loại chứng từ. Điều này cũng ảnh hưởng đến việc ghi sổ và báo cáo kế toán.
Công tác lưu trữ chứng từ kế toán còn nhiều khó khăn do điều kiện về diện tích hạn hẹp, phần lớn trụ sở của các đơn vị trong Viện phục vụ cho các đơn vị nghiên cứu. Chứng từ kế toán không được phân loại, sắp xếp thành bộ hồ sơ, không có hệ thống nên khi cần tài liệu thì phải mất rất nhiều thời gian tìm kiếm. Điều này cho thấy việc tổ chức bảo quản chứng từ hạch toán không đáp ứng được yêu cầu quản lý cũng như vêu cầu của Nhà nước về bảo quản chứng từ.
Thứ hai, Tổ chức hệ thống Tài khoản kế toán
Một số đơn vị chưa vận dụng đầy đủ tài khoản cấp một cần thiết để phản ánh đối tượng kế toán ở đơn vị như:
- TK 152 - Nguyên liệu, vật liệu, các đơn vị không sử dụng để theo dõi các nguyên liệu, vật liệu.
- Chưa sử dụng TK 153 - Công cụ dụng cụ, các đơn vị không sử dụng để theo dõi các công cụ cụng cụ mà phản ánh trên tài khoản 211.
- Sử dụng TK 413 - Chênh lệch tỷ giá hối đoái, các đơn vị có sử dụng nhưng chưa triệt để ở tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến tài khoản. Nhiều nghiệp vụ kế toán quay lại sử chứng từ đã phát sinh để bỏ qua bút toán hạch toán chênh lệch tỷ giá.
- Các TK ngoài bảng hầu như chưa được dùng để ghi chép (chỉ sử dụng TK 008,009- TK dự toán kinh phí để theo dõi nguồn kinh phí được cấp và được sử dụng).
Ngoài ra, một số tài khoản cấp 1 tất cả các đơn vị không theo dõi chi tiết đến cấp 2 như tài khoản 531, 631 để phân loại chi tiết phát sinh theo khoản mục, khi
cần kế toán không thể lọc số liệu trên tài khoản để báo cáo doanh thu, chi phí theo khoản mục mà phải phân loại thủ công rà soát từng chứng từ. Cách thực hiện này không khoa học, mất thời gian và số liệu đôi không chính xác phụ thuộc chủ quan vào kế toán thực hiện.
Việc tổ chức hệ thống TK đối với tổ chức HTKT như hiện nay còn một số điểm chưa hợp lý như: để phản ánh doanh thu từ thu lãi tiền gửi, Trung tâm Tư vấn Khí tượng Thủy văn và Môi trường lại sử dụng TK 511- Các khoản thu, điều này dẫn đến sự hiểu lầm trong công tác quản lý. Để phản ánh giá trị một phần TSCĐ được mua mới kế toán Viện phản ánh vào TK 211 mà không tập hợp vào TK 241 (chi tiết TK 2411 - mua sắm TSCĐ).
Các nguyên nhân có thể thấy là do kế toán các đơn vị còn thiếu kinh nghiệm trong việc vận dụng hệ thống TK phù hợp cho đơn vị mình. Hơn nữa, nguyên nhân không kém phần quan trọng khiến cho các đơn vị áp dụng hệ thống TK một cách hình thức, không trực tiếp gắn với quyền lợi của bản thân đơn vị là hệ thống TK kế toán áp dụng cho đơn vị HCSN hiện hành thiếu TK như TK thuê TSCĐ, chi phí sản xuất dở dang, TK phản ánh giá thành sản phẩm và TK xác định kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh. Trên thực tế, để phản ánh đầy đủ và kịp thời các hoạt động sản xuất kinh doanh, Phân viện Khí tượng Thủy văn và Môi trường phía Nam đã vận dụng các TK trung gian quy định trong hệ thống TK doanh nghiệp và để ngoài báo cáo kế toán các tài khoản này.
Thứ ba, Tổ chức hệ thống sổ sách kế toán
Một số đơn vị mở sổ kế toán chưa đầy đủ hoặc có mở sổ nhưng lại không đúng, chưa có dấu giáp lai giữa các trang sổ. Mặc dù hầu hết các đơn vị đều áp dụng hình thức Chứng từ ghi sổ nhưng đều không mở sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ dẫn tới nhiều số chứng từ bị trùng lắp, các chứng từ của không được sắp xếp theo thứ tự thời gian. Ngoài ra, các sổ chi tiết TK doanh thu, sổ chi tiết TK chi phí, sổ chi tiết thuế GTGT...chưa được các đơn vị quan tâm mở. Sổ chi tiết TK tạm ứng tuy được mở nhưng lại không theo dõi theo từng đối tượng mà lại theo dõi theo thời gian nghiệp vụ kinh tế phát sinh và phân loại theo từng nhiệm vụ. Việc mở sổ
kế toán không đầy đủ hoặc có mở sổ kế toán đầy đủ nhưng lại ghi chép không đúng theo Chế độ kế toán gây khó khăn cho các cơ quan chức năng khi thanh tra, kiểm tra số liệu kế toán.
Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh không được ghi chép thường xuyên. Việc ghi chép vào sổ cái, sổ chi tiết của các đơn vị chủ yếu được ghi một lần vào cuối quý hoặc cuối năm. Đây là biểu hiện của tính hình thức trong thực hiện kế toán ở một số đơn vị đặc biệt là ở các đơn vị HCSN trực thuộc Viện cấp III. Việc làm này sẽ dẫn đến thông tin kế toán cung cấp không kịp thời cho các đối tượng sử dụng thông tin, dễ gây thất thoát tài sản, giảm bớt vai trò, tác dụng của kế toán trong việc cung cấp thông tin phục vụ cho quản lý, kiểm soát kinh phí...
Các đơn vị HCSN thuộc Viện Khoa học KTTV & MT tuy sử dụng phần mềm nhưng sổ quỹ thực tế, hầu hết vẫn ghi sổ kế toán thủ công, số liệu và nội dung diễn giải không rõ ràng, thậm chí tẩy xoá số liệu không thực hiện đúng theo phương pháp chữa sổ quy định.
Nguyên nhân của việc không chấp hành hoặc chấp hành không đầy đủ các quy định về mở và ghi sổ kế toán xuất phát từ việc chấp hành không tốt chế độ hoá đơn, chứng từ kế toán, do đó không có căn cứ để ghi sổ kế toán và do trình độ của kế toán viên thấp đã vận dụng để ghi sổ kế toán một cách tuỳ tiện và không có sự cập nhật nhũng mẫu sổ mới được sửa đổi bổ sung do Bộ Tài chính ban hành.
Thứ tư, Tổ chức báo cáo kế toán
Báo cáo tài chính của các đơn vị thuộc Viện Khoa học Khí tượng Thủy văn và Môi trường được lập tương đối đầu đủ. Tuy nhiên viêc lập báo cáo tài chính vẫn còn được làm mang tính hình thức. Đặc biệt các đơn vị trực thuộc Viện cấp III mới chỉ chú trọng đến báo cáo thuế, không chú trọng tới việc tổng hợp số liệu gửi cấp trên, báo cáo gửi lên đơn vị cấp III thường xuyên quá hạn và mẫu biểu không thống nhất.
Ngoài ra, Việc lập thuyết minh báo cáo tài chính ở tất cả các đơn vị thuộc Viện đều chưa nêu rõ được ưu điểm, nhược điểm trong quá trình sử dụng kinh phí Nhà nước giao, thậm chí Phân viện Khí tượng Thủy văn và Môi trường phía Nam
còn không lập thuyết minh báo cáo tài chính.
Báo cáo tài sản cố định của Viện cấp III chưa phản ánh hết được tình hình tăng, giảm, tính, trích khấu hao tài sản cố định trong năm. Nguyên nhân là do kế toán cập nhật không kịp thời tài sản tại thời gian phát sinh tăng, chỉ khi kết thúc đề tài, dự án kế toán mới thực hiện ghi tăng tài sản. Vì vậy, có những tài sản cố định phát sinh tới 2 năm mới được đưa vào báo cáo.
Đối với việc trích khấu hao tài sản cố định, Kế toán Trung tâm Tư vấn Khí tượng Thủy văn và Môi trường vẫn thực hiện theo Quyết định số 206/2003/QĐ- BTC ngày 12/12/2003 của Bộ trưởng Bộ Tài chính về việc ban hành Chế độ quản lý, sử dụng và trích khấu hao tài sản cố định. Mặc dù quyết định này đã được thay thế bằng Thông tư số 203/2009/TT-BTC của Bộ Tài chính hướng dẫn chế độ quản lý, sử dụng và trích khấu hao tài sản cố định. Dẫn tới báo cáo tài sản của trung tâm này không phản ánh đúng thực trạng tài sản của đơn vị.
Tất cả các đơn vị chỉ mới tập trung ở việc lập báo cáo tài chính theo quy định Nhà nước. Hệ thống báo cáo quản trị ở các đơn vị chưa được xác định đẩy đủ và chưa được coi trọng. Do đó, hạn chế trong việc cung cấp thông tin chi tiết cho quản lý cụ thể hoạt động của đơn vị.
Nguyên nhân của các tồn tại trên là do các đơn vị chưa nắm vững chế độ kế toán, cụ thể chưa biết phải lập những loại bảng biểu nào. Nhiều khi các đơn vị lập