- Các phòng thí nghiệm phân tích môi trường: Viện Khoa học KTTV&MT có 02 phòng thí nghiệm phân tích môi trường: Tại Hà Nội và Thành Phố Hồ Chí Minh.
3.2.1. Tổ chức bộ máy kế toán tại Viện
Viện Khoa học KTTV & MT tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức tập trung. Do đặc điểm Viện vừa là đơn vị tài chính cấp II, cấp III nên phòng kế toán của Viện vừa thực hiện kế toán tài chính cấp II vừa thực hiện kế toán tài chính cấp III. Các đơn vị cấp III khác thuộc Viện cũng tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức tập trung. Các đơn vị sự nghiệp trực thuộc Viện cấp III không tổ chức bộ máy kế toán. Do các đơn vị mới đi vào thực hiện hoạt động dịch vụ nên công việc kế toán phát sinh không nhiều. Phòng kế toán của đơn vị cấp III Viện thực hiện phân công nhiệm vụ cho kế toán chuyên quản theo dõi và thực hiện kế toán trưởng phần dịch vụ cho các đơn vị.
Phòng Kế hoạch – Tài chính của Viện Khoa học KTTV & MT bao gồm 7 cán bộ: - Trưởng phòng kiêm kế toán trưởng là người phụ trách toàn bộ công tác tài chính của đơn vị, là người tổ chức phân công công tác kế toán, kế hoạch cho từng cán bộ trong phòng. Trưởng phòng chịu trách nhiệm trước thủ trưởng đơn vị và đơn vị tài chính cấp trên về việc phổ biến, hướng dẫn chế độ tài chính, chỉ đạo nghiệp vụ cho từng khâu của công tác kế toán.
- Phó phòng chủ trì công tác kế hoạch chịu trách nhiệm trước trưởng phòng, chủ trì trong công tác lập dự toán, cấp phát và phân bổ dự toán, đôn đốc, kiểm tra tiến độ thực hiện dự toán; tham gia giám sát, tổ chức triển khai thực hiện các hạng mục sửa chữa lớn, xây dựng nhỏ, đầu tư xây dựng cơ bản.
- Kế toán tổng hợp là người thực hiện công tác tổng hợp của phòng, giúp trưởng phòng tổng hợp số liệu kế toán, chủ trì thực hiện báo cáo kế toán cấp II, cấp III, kiểm tra các kế toán phần hành chi tiết, thực hiện các báo cáo công tác định kỳ của phòng.
- 04 kế toán viên thực hiện kế toán cấp II, III của Viện kiêm kế toán trưởng của 01 đơn vị sự nghiệp trực thuộc Viện cấp III. Lãnh đạo phòng phân công công việc kế toán cấp III cho kế toán viên của phòng theo nội dung nhiệm vụ được giao. Mỗi kế toán phụ trách từng nhiệm vụ được giao thực hiện từ khâu xây dựng dự toán, kiểm soát chứng từ, giao dịch kho bạc, kế toán thanh toán, quyết toán nhiệm vụ. Một cán bộ phụ trách nguồn chi thường xuyên. Các nhiệm vụ chuyên môn, đặc thù, các đề tài dự án do đơn vị nào thực hiện thì kế toán trưởng đơn vị đó quản lý. Một cán bộ được phân công làm kế toán các nguồn viện trợ phi dự án nước ngoài. Một cán bộ phân công làm kế toán vật tư, tài sản. Một cán bộ làm thủ quỹ. (Chi tiết phân công nhiệm vụ cho từng cán bộ tại phụ lục 3.5).
Phòng Kế hoạch – Tài chính của Phân viện Khí tượng Thủy văn và Môi trường phía Nam gồm 02 cán bộ, trưởng phòng kiêm kế toán trưởng và 01 kế toán Viên. Kế toán trưởng thực hiện chủ trì công tác kế hoạch, tổng hợp. Kế toán viên phối hợp công tác kế hoạch, tổng hợp, thực hiện kế toán kho bạc, kế toán vật tư, tài sản, kế toán thanh toán, kiêm thủ quỹ.
Bộ máy kế toán của Viện Khoa học KTTV & MT tương đối gọn nhẹ. Trình độ kế toán tương đối đồng đều, tất cả các cán bộ đều có trình độ đại học về kế toán.
3.2.2. Tổ chức công tác kế toán
3.2.2.1. Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán
Chứng từ kế toán là căn cứ pháp lý để tiến hành ghi chép nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào sổ sách kế toán, là phương tiện để phản ánh và kiểm tra các nghiệp vụ. Do vậy Viện Khoa học KTTV & MT đã xây dựng cho mình một hệ thống chứng từ áp dụng cho đơn vị mình theo quy định của Nhà nước.
Hiện nay, hệ thống chứng từ kế toán áp dụng tại Viện Khoa học KTTV & MT về cơ bản áp dụng theo Quyết định số 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/03/2006. được sửa đổi, bổ sung theo theo theo Thông tư số 185/2010/TT-BTC ngày 15/11/2010 của Bộ Tài chính, bao gồm hệ thống chứng từ bắt buộc và hệ thống chứng từ hướng dẫn phản ánh đầy đủ 4 chỉ tiêu: chỉ tiêu tiền lương, chỉ tiêu vật tư, chỉ tiêu tiền tệ và chỉ tiêu TSCĐ. Ngoài hệ thống chứng từ bắt buộc, đối với mẫu chứng từ kế toán thuộc loại hướng dẫn thì ngoài các nội dung quy định trên mẫu biểu, đơn vị kế toán thuộc Viện có bổ sung thêm chỉ tiêu hay thay đổi hình thức mẫu biểu và xây dựng một số chứng từ mới cho phù hợp với việc ghi chép và yêu cầu quản lý của Viện.
Danh mục chứng từ kế toán chủ yếu đang sử dụng tại Viện Khoa học KTTV & MT được trình bày trong Phụ lục 3.6.
Quy trình lập, luân chuyến chứng từ:
Viện Khoa học KTTV & MT xây dựng quy trình lập, luân chuyển chứng từ cho từng loại trên cơ sở căn cứ vào nội dung cụ thể của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Tất cả các chứng từ kế toán đều phải thông qua bộ phận kế toán của Viện để xử lý. Quy trình lập, luân chuyển chứng từ kế toán tại Viện Khoa học KTTV & MT được thực hiện theo trình tự các bước: (1) Lập chứng từ kế toán và phản ánh các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh vào chứng từ; (2) Kiểm tra chứng từ kế toán; (3) Phân loại, sắp xếp chứng từ và ghi sổ kế toán; (4) Lưu trữ và bảo quản chứng từ:
(1)Tất cả các chứng từ kế toán do đơn vị lập đều phải tập trung tại bộ phận kế toán của Viện. Khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh, theo sự phân công, kế toán phần hành lập chứng từ kế toán hoặc tiếp nhận chứng từ kế toán từ bên ngoài theo phần hành mình phụ trách. Với những chứng từ kế toán chưa có quy định mẫu thì Viện tổ chức lập chứng từ kế toán theo những mẫu phù hợp với yêu cầu quản lý của đơn vị. Sự chuyên môn hoá các phần hành kế toán đảm bảo cho các chứng từ kế toán tránh được sự trùng lặp, giảm bớt thời gian lập chứng từ.
Việc lập và ghi chép chứng từ được quy định và thực hiện thông qua chương trình phần mềm kế toán IMAS8 do Cục tin học Thống kê thuộc Bộ tài chính cung cấp. Giao diện chính của phần mềm IMAS8 Viện đang cài đặt và sử dụng như sau:
Phần mềm kế toán chỉ được cài đặt trên máy của kế toán tổng hợp vì vậy nhiều chứng từ của các kế toán phần hành chi tiết nhiều khi được lập trên phần mềm excel.
(2)Sau khi chứng từ kế toán đã được lập, kế toán phần hành thực hiện kiểm tra chứng từ kế toán về tính hợp pháp và hợp lệ nhằm đảm bảo tính chính xác đúng đắn của thông tin ghi trên chứng từ. Tất cả các chứng từ kế toán đều đảm bảo được kiểm tra bởi các kế toán phần hành và họ chịu trách nhiệm về tính hợp pháp, hợp lệ của chứng từ. Sau đó kế toán phần hành chuyển cho kế toán trưởng kiểm tra, ký duyệt trước khi trình chủ tài khoản ký duyệt cuối cùng.
(3)Chứng từ gốc sau khi đã được kiểm tra qua các khâu, được chủ tài khoản ký duyệt, được phân loại theo từng loại nghiệp vụ. theo tính chất khoản chi sẽ được nhập vào hệ thống phần mềm để tập hợp các số liệu lừ chi tiết đến tổng hợp.
(4)Sau khi được cập nhật vào phần mềm kế toán, chứng từ được lưu giữ tại phòng kế toán phục vụ cho nhu cầu kiểm tra, đối chiếu. Kết thúc kỳ hạch toán năm, chứng từ kế toán được chuyển sang lưu trữ theo quy định. Việc lưu trữ chứng từ kế toán chưa được thực hiện tốt. Do điều kiện cơ sở vật chất nên địa điểm lưu trữ tài liệu kế toán thường xuyên phải thay đổi. điều kiện lưu trữ chưa đảm bảo, dễ mối mọt.
Khảo sát nội dung này ở Viện Khoa học KTTV & MT có thể khái quát qua sơ đồ sau:
Sơ đồ 3.2. Trình tự luân chuyển chứng từ tại Viện Khoa học KTTV & MT
3.2.2.2. Tổ chức hệ thống Tài khoản kế toán
Viện Khoa học KTTV & MT được xếp vào loại hình đơn vị sự nghiệp có thu. Do đó về cơ bản phải áp dụng hệ thống TKKT ban hành theo Quyết định số 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/03/2006, được sửa đổi, bổ sung theo theo Thông tư số 185/2010/TT-BTC ngày 15/11/2010 của Bộ Tài chính.
Nghiệp vụ kinh tế phát sinh
Lập chứng từ (ghi nghiệp vụ kinh tế vào
chứng từ)
Kiểm tra chứng từ (kiểm tra nội dung
chứng từ)
Lưu trữ và bảo quản
chứng từ Ghi sổ kế toán tổng hợp và chi tiết
Phân loại sắp xếp chứng từ
Các đơn vị trực thuộc Viện đã căn cứ vào đặc điểm cụ thể hoạt động của mình để xác định số lượng tài khoản cần sử dụng, bao gồm các tài khoản cấp 1- cấp 2... và các tài khoản chi tiết cần thiết của các tài khoản đó để xác định hệ thống tài khoản riêng của Viện. Hệ thống tài khoản của Viện đã đảm bảo tuân thủ các TK cấp 1, cấp 2... không mâu thuẫn với chế độ kế toán Nhà nước ban hành, phù hợp với hoạt động của Viện.
Danh mục hệ thống TKKT áp dụng tại Viện được minh họa tại Phụ lục 3.7. Việc vận dụng hợp lý các TKKT trong hệ thống kế toán hiện hành phụ thuộc vào đặc điểm cụ thể của từng đơn vị, có ý nghĩa to lớn trong việc thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin về mọi mặt hoạt động trong Viện. Sau khi có được hệ thống tài khoản vận dụng ở đơn vị, kế toán trưởng hướng dẫn phương pháp ghi chép kế toán đối với từng loại, từng nhóm và từng tài khoản tổng hợp cũng như tài khoản chi tiết cho các nhân viên kế toán. Kế toán trưởng phân công cho từng nhân viên kế toán phụ trách một nhóm tài khoản liên quan. Nhân viên kế toán được giao phụ trách tài khoản nào có trách nhiệm đối chiếu các tài khoản chi tiết với tài khoản tổng hợp đó và kiểm tra sự chính xác của số liệu trên bảng cân đối kế toán, hỗ trợ kế toán tổng hợp trong việc lập báo cáo kế toán. (Chi tiết phân công phụ trách TKKT tại phụ lục 3.8).
Trên cơ sở áp dụng hệ thống TKKT nói trên, qua khảo sát thực tế tại Viện Khoa học KTTV & MT cho thấy thực trạng như sau:
Viện Khoa học KTTV & MT dụng các tài khoản cấp 1, cấp 2... thuộc hệ thống TKKT do chế độ kế toán quy định. Đối với những tài khoản có yêu cầu quản lý chi tiết đối với một số chỉ tiêu, bên cạnh các tài khoản cấp 1, cấp 2, Viện còn mở chi tiết cho các tài khoản đó. Đặc biệt ở Viện đã thực hiện công tác kế toán trên phần mềm IMAS8, các tài khoản còn được chi tiết hoá theo từng đối tượng thanh toán thông qua việc mã hóa các đối tượng đó. Kế toán tổng hợp quản lý danh mục tài khoản trên phần mềm kết toán, thực hiện khai báo các trường phải theo dõi chi tiết ứng với từng tài khoản. Từ đó, khi các kế toán thực hiện định khoản trên phần mềm thì phải nhập đầy đủ thông tin liên quan đến tài khoản đó theo yêu cầu theo
dõi.
Dưới đây là thực trạng về một số nghiệp vụ kinh tế phát sinh và sử dụng tài khoản để ghi chép các nghiệp vụ ở Viện Khoa học KTTV & MT:
Kế toán các loại tiền
Kể toán các loại tiền liên quan chủ vếu đến các khoản thu, chi. Viện Khoa học KTTV & MT sử dụng TK 111 - "Tiền mặt" để phản ánh số liệu hiện có và tình hình biến động của tiền mặt ở quỹ; TK 112 "Tiền gửi ngân hàng, kho bạc" để phản ánh số liệu hiện có và tinh hình biến động của tiền gửi ngân hàng, kho bạc. Nhìn chung các đơn vị trực thuộc Viện đã chấp hành khá tốt việc ghi chép kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết các toại tiền, đảm bảo hệ thống kiểm tra, kiểm soát khá chặt chẽ. Như phòng Kế hoạch tài chính tại Viện cấp III, thủ quỹ đã mởsổ quỹ ghi chép theo quy định, kế toán thanh toán in bảng đối chiếu tiền mặt để đối chiếu với thủ quỹ nên các nhầm lẫn sai sót đều được phát hiện, xử lý trước khi in sổ kế toán. Tuy nhiên khi theo dõi tài khoản tiền gửi ngoại tệ, kế toán đã không mở tài khoản riêng mà theo dõi chung trên tài khoản tiền gửi Việt Nam đồng.
Kế toán các nghiệp vụ tài sản, vật tư, công cụ dụng cụ (CCDC)
Tại Viện Khoa học KTTV & MT, Tài sản cố định (TSCĐ) bao gồm TSCĐ hữu hình (nhà cửa, máy móc thiết bị...) và TSCĐ vô hình (phần mềm kế toán, phần mềm thư viện...), các vật tư, CCDC bao gồm các loại vật tư văn phòng, vật tư ấn chỉ chuyên môn ngành, dụng cụ văn phòng, dụng cụ thiết bị phòng thí nghiệm. Đây là những điều kiện vật chất cần thiết phục vụ cho hoạt động thường xuyên và đặc thù của Viện, là yếu, tố phương tiện để Viện thực hiện các công việc, hoạt động nghiên cứu.
+ Đối với TSCĐ hữu hình, kế toán sử dụng TK 211 "TSCĐ hữu hình” và căn cứ vào loại TSCĐ hữu hình để mở các TK chi tiết phù hợp (TK 2111- Nhà cửa vật kiến trúc, TK 2112 - Máy móc thiết bị, TK 2113 - Phương tiện vận tải truyền dẫn....) Tương tự mở các TK chi tiết như vậy đối với TSCĐ vô hình, kế toán sử dụng TK 213 "TSCĐ vô hình".
+ Đối với các loại vật tư kế toán không mở tài khoản theo dõi, đối với CCDC kế toán sử dụng tài khoản tài TSCĐ để theo dõi mà không sử dụng TK 153 "CCDC".
TK này đều chi tiết cho từng loại CCDC. Việc ghi chép kế toán các nghiệp vụ kinh tế liên quan đến tài sản, vật tư, CCDC ở Viện chưa được thực hiện đúng quy trình và kịp thời. Những nguyên liệu, đặc biệt là hóa chất phòng thí nghiệm dùng cho đề tài, dự án không được phản ánh xuất nhập. Phần lớn tài sản và CCDC phát sinh tăng do thực hiện đề tài, dự án chỉ được ghi tăng ghi dự án kết thúc.
Kế toán nguồn kinh phí
Mỗi nguồn kinh phí của Viện được sử dụng một nhóm tài khoản nhất định để phản ánh trong kế toán. Nguồn kinh phí Viện bao gồm:
- Nguồn kinh phí hoạt động, đây là nguồn kinh phí chủ yếu phục vụ các quá trình hoạt động của Viện, được NSNN phân bổ. Sử dụng nguồn kinh phí này vào mục đích hoạt động, các đơn vị phải có dự toán và được NSNN phân theo dự toán. Mọi khoản chi tiêu đều phải trên cơ sở dự toán, định mức của Nhà nước quy định, kế toán sử dụng:
TK 461 "Nguồn kinh phí hoạt động" TK 4611 “Nguồn kinh phí năm trước"
TK 46111 "Nguồn kinh phí thường xuyên năm trước”
TK 46112 "Nguồn kinh phí không thường xuyên năm trước''
TK 4612 “Nguồn kinh phí năm nay", kế toán mở thêm các TK cấp 3 (loại 5 chữ số) tương tự như trên.
- Đối với nguồn kinh phí dự án Viện chỉ có nguồn kinh phí dự án do tiếp nhận viện trợ ODA, kế toán sử dụng:
TK 462 "Nguồn kinh phí dự án" TK 4622 "Nguồn kinh phí viện trợ"
TK 46221 "Nguồn kinh phí quản lý dự án" TK 46222 "Nguồn kinh phí thực hiện dự án"
- Các khoản thu
Viện Khoa học KTTV & MT là đơn vị nghiên cứu khoa học cơ bản được đảm bảo toàn bộ kinh phí hoạt động thường xuyên. Từ khi thành lập, nguồn kinh phí hoạt động của Viện 100% được NSNN cấp. Trong những năm gần đây, Viện đã nỗ lực mở rộng hoạt động dịch vụ trong lĩnh vực để đảm bảo một phần chi hoạt động, tạo thu
nhập tăng thêm, cải thiện đời sống cho cán bộ, viên chức của Viện.
Nguồn thu sự nghiệp của Viện chỉ có một khoản thu học phí mảng đào tạo