- Các phòng thí nghiệm phân tích môi trường: Viện Khoa học KTTV&MT có 02 phòng thí nghiệm phân tích môi trường: Tại Hà Nội và Thành Phố Hồ Chí Minh.
KHÍ TƯỢNG THỦY VĂN VÀ MÔI TRƯỜNG
4.3.2. Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán
4.3.2.1. Hoàn thiện tổ chức hệ thống chứng từ và luân chuyển chứng từ Tổ chức thực hiện, vận dụng hệ thống chứng từ kế toán, luân chuyển xử lý chứng từ là khâu quan trọng, quyết định đến chất lượng thông tin kế toán. Để hoàn thiện hệ thống chứng từ kế toán trong các đơn vị HCSN thuộc Viện Khoa học KTTV & MT, cần tập trung vào các giải pháp sau:
Trước tiên, Phòng Kế hoạch - Tài chính của Viện Khoa học KTTV & MT cần chủ động cập nhật danh mục chứng từ, ban hành tài liệu quy định cụ thể về quy trình lập, luân chuyển chứng từ thống nhất thực hiện trong tất cả các đơn vị trực thuộc Viện.
Phòng Kế hoạch - Tài Chính cần quy định thời gian tối đa thực hiện từng bước trong quy trình luân chuyển chứng từ của từng nghiệp vụ. Nếu kéo dài phải có lý do chính đáng.
Thứ hai, thực hiện tốt chế độ ghi chép ban đầu là cơ sở để kế toán đơn vị có thể thu nhận, cung cấp đầy đủ, kịp thời chính xác và trung thực những thông tin về các hoạt động kinh tế tài chính phát sinh trong các đơnn vị.
Do các đơn vị HCSN thuộc Viện đều xây dựng Quy chế chi tiêu nội bộ nên một số khoản chi đã được các đơn vị thanh toán theo mức khoán được quy định trong Quy chế. Đối với các khoản chi này chỉ cần bảng kê mà không cần có chứng từ thực tế, vì vậy cần bổ sung thêm một số mẫu chứng từ thể hiện các chỉ tiêu giao khoán như:
- Bảng kê thanh toán tiền điện thoại (Phụ lục 4.1).
- Bảng kê thanh toán tiền nhiên liệu (Phụ lục 4.2).
Tất cả các đơn vị thuộc Viện Khoa học KTTV & MT cần bổ sung thêm chứng từ theo dõi nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ theo đúng chế độ kế toán hiện hành.
Thứ ba, cần xây dựng chương trình luân chuyển chúng từ khoa học cho từng loại chứng từ. Các đơn vị nên quy định cụ thể thời gian nộp chứng từ để đảm bảo tính hợp lệ của chứng từ. Chứng từ chi tiền mặt nhất thiết phải có chữ ký của Chủ tài khoản, chứng từ mua hàng hoá, vật tư phải có đầy đủ nội dung của hoá đơn do Bộ Tài chính phát hành và phải có chữ ký phê duyệt của Thủ trưởng đơn vị để đảm
bảo cả về nội dung và hình thức.
Một số quy trình luân chuyển chứng từ điển hình cần hướng dẫn các đơn vị thực hiện thống nhất theo các sơ đồ sau:
Sơ đồ 4.2. Sơ đồ luân chuyển chứng từ nghiệp vụ chi tiền mặt
Sơ đồ 4.3. Sơ đồ luân chuyển chứng từ nghiệp vụ thanh toán tiền lương
Các bộ phận Phòng KHTC Kế toán tiền lương KTT+ viện trưởng Kế toán nguồn kinh phí Ngân hàng Kế toán tổng hợp Lập bảng chấm côngvà xếp loại CBVC Kiểm tra và ký duyệt bảng chấm công Lập bảng thanh toán tiền lương Ký duyệt bảng thanh toán tiền lương Lập giấy rút dự toán ngân sách Uỷ nhiệm chỉ để chi trả lương qua TK Uỷ nhiệm chỉ để chi trả lương qua TK Bảo quản lưu trữ chứng từ Kiểm tra và ký duyệt bảng chấm công Người nhận tiền Kế toán trưởng+ Viện trưởng Kế toán thanh toán KTT + Viện trưởng Thủ quỹ Kế toán tổng hợp Giấy xin thanh toán+ chứng từ kèm theo Kiểm tra sơ bộ + Ký giấy xin thanh toán Kiểm tra+ lập phiếu chi Ký phiếu chi Chi tiền Nhập chứng từ vào máy để hạch toán và ghi sổ Bảo quản lưu trữ chứng từ
Thứ tư, tăng cường kiểm tra việc tuân thủ chế độ ghi chép chứng từ ban đầu. Khi phát hiện chứng từ có hành vi vi phạm chính sách, chế độ tài chính kế toán thì phải từ chối xuất quỹ, xuất kho, thanh toán. Đồng thời phải báo ngay cho thủ trưởng đơn vị biết để xử lý kịp thời theo đúng pháp luật hiện hành. Đối với những chứng từ kế toán lập không đúng nội dung, thủ tục và con số không rõ ràng thì người chịu trách nhiệm kiểm tra hoặc ghi sổ phải trả lại hoặc báo cho nơi lập chứng từ biết để hoàn thiện thêm thủ tục sau đó mới dùng làm căn cứ ghi sổ kế toán.
Thứ năm, chứng từ kế toán phải được lưu trữ, bảo quản một cách chặt chẽ. Nghiêm cấm các trường hợp tự ý mang tài liệu chứng từ kế toán ra ngoài đơn vị khi chưa được sự chấp thuận của người có thẩm quyền.
Với điều kiện thực tế hiện nay, khi máy tính được sử dụng rộng rãi trong các đơn vị thì việc lập chứng từ kế toán trên máy vi tính cần được các đơn vị nghiên cứu và vận dụng để giảm bớt công việc kế toán. Các đơn vị cần phải xây dựng các mẫu chứng từ có sẵn trong máy cho từng loại nghiệp vụ trên cơ sở mã hoá từng loại nghiệp vụ kinh tế. Đồng thời với quá trình này, việc bảo vệ chương trình để chống vi rút, chống sửa chữa và lưu trữ chứng từ trên máy tính cũng được đặt ra để bảo đảm tính pháp lý của chứng từ.
4.3.2.2. Hoàn thiện hệ thống Tài khoản Kế toán
Một trong những nội dung quan trọng của tổ chức công tác kế toán là tổ chức vận dụng hệ thống TKKT. TKKT được sử dụng để hệ thống thông tin về toàn bộ hoạt động kinh tế. tài chính của đơn vị nhằm phục vụ cho việc quản lý. Hệ thống TKKT được sử dụng để phân loại các đối tượng kế toán, ghi chép, phản ánh và kiểm tra thường xuyên, liên tục có hệ thống tình hình hiện có và sự biến động của từng loại tài sản, nguồn vốn cụ thể, nhằm cung cấp thông tin có hệ thống về các hoạt động kinh tế. tài chính ở các đơn vị.
Như đã trình bày trong phần thực trạng vận dụng hệ thống tài khoản tại Viện Khoa học KTTV & MT vẫn còn một số tồn tại cần hoàn thiện cụ thể:
- Cần mở thêm tài khoản 152 - Nguyên liệu, vật liệu để theo dõi tất cả các nguyên liệu, vật liệu phát sinh tại các đơn vị thuộc Viện, không được để ngoài sổ
sách phần hành kế toán quan trọng này.
-Đối với một số khoản thu của Viện như thu dịch vụ trông xe, dịch vụ cho thuê hội trường..., đây là những hoạt động kinh doanh lấy lãi. Vì vậy đơn vị phải đưa vào hạch toán vào TK 531 “Thu hoạt dộng sản xuất kinh doanh" theo đúng chế độ kế toán quy định, không được để ngoài sổ sách nội dung kinh tế này.
-Khi phát sinh nghiệp vụ liên quan đến TSCĐ, CCDC của hoạt động thường xuyên cung như nhiệm vụ chuyên môn, đặc thù. Mặc dù Nhà nước đã ban hành Nghị định 32 quy định về quản lý tài sản và phân biệt giữa TSCĐ và CCDC nhưng khi HTKT vẫn có sự nhầm lẫn giữa hai loại tài sản này do đó các đơn vị vận dụng các TK 211, 153, là chưa đúng với chế độ. Các kế toán phần hành tài sản, dụng cụ, thiết bị thí nghiệm, nghiên cứu kỹ văn bản quy định để hạch toán tài sản, dụng cụ vào các tài khoản cho đúng chế độ kê toán.
Đối với tài khoản 531, 631 cần mở nhiều chi tiết khác nhau để theo dõi như theo dõi chi tiết theo khoản mục phí, theo hợp đồng, theo đối tượng thanh toán để đánh giá hiệu quả của từng hợp đồng, phân bổ chi phí hợp lý và cung cấp số liệu cho báo cáo quản trị.
Phòng Kế hoạch - tài chính của Viện cần đưa ra một hệ thống tài khoản thống nhất chung trong toàn Viện để từ đó các đơn vị có cơ sở vận dụng tài khoản kê toán, việc mở thêm các tài khoản chi tiết cấp 2, cấp 3 cũng được đồng nhất. Từ đó khi các Báo cáo tài chính được lập ra cũng được thống nhất ở các khoản, mục rất thuận tiện cho việc lập báo cáo tài chính tổng hợp của toàn Viện mà không mất nhiều thời gian và công sức.
4.3.2.3. Hoàn thiện hệ thống sổ sách kế toán
Từ thực tế tổ chức vận dụng hệ thống sổ kế toán đã nảy sinh một số vấn đề cần phải tiếp tục nghiên cứu hoàn thiện: Mở thiếu sổ kế toán, chưa quy định được trách nhiệm của người giữ sổ, có nhiều vi phạm chế độ kế toán về ghi sổ kế toán.
Vì vậy, để thực hiện tốt việc mở sổ kế toán và ghi sổ kế toán có chất lượng, giải pháp hoàn thiện hệ thống sổ kế toán theo những nội dung sau:
Một là Phòng Kế hoạch - Tài chính của Viện cần hoàn thiện hệ thống sổ kế toán đầy đủ đáp ứng yêu cầu quản lý:
các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, quản lý chứng từ ghi sổ, kiểm tra đối chiếu số liệu với bảng cân đối phát sinh. (Phụ lục 4.4).
- Mở thêm sổ chi tiết các tài khoản 531. 631 theo từng đối tượng, từng hợp đồng, từng khoản mục thu, chi.
Hai là trong từng loại sổ kế toán, phải hướng dẫn cụ thể các công việc phải tiến hành hàng ngày, định kỳ, cuối tháng, cuối quý và cuối năm sao cho việc ghi chép, cung cấp thông tin được nhanh, kịp thời, chính xác và tiết kiệm.
Ba là cán bộ kế toán phải nắm vững các yếu tố trên từng sổ, cách ghi sổ, các phương pháp chữa sổ kế toán, các cách thức thu thập thông tin từ các sổ khác nhau. Nắm rõ vấn đề này sẽ tạo điều kiện cho việc ghi sổ chính xác, tiết kiệm được công sức của lao động kế toán đồng thời tiện lợi cho việc kiểm tra.
Bốn là thường xuyên hướng dẫn cách ghi sổ kế toán tổng hợp, sổ kế toán chi tiết cho từng nhân viên kế toán có liên quan đến việc ghi sổ. Kế toán trưởng phải thường xuyên kiểm tra tình hình chấp hành việc mở sổ và bảo quản sổ kê toán.
4.3.2.4. Hoàn thiện hệ thống báo cáo kế toán
Báo cáo tài chính cần tuân theo chế độ kế toán hiện hành, tất các các đơn vị phải lập và nộp báo cáo tài chính đủ về số lượng, đúng về mẫu biểu được quy định tại quyết định sổ 19/2006/QĐ-BTC của Bộ Tài chính (được bổ sung sửa đổi theo thông tư số 185/2010/TT-BTC) và quy chế quản lý tài chính trong các cơ quan hành chính, đơn vị sự nghiệp thuộc Bộ Tài nguyên và Môi trường ban hành theo quyết định 2398/QĐ-BTNMT.
Các nội dung, chỉ tiêu phản ánh trong các báo cáo tài chính phải phù hợp với nội dung sổ liệu ghi trên sổ kế toán và các chỉ liêu kế toán tương ứng. Đặc biệt các đơn vị cần chú trong đến nội dung trong thuyết minh của báo cáo tài chính, nội dung này thực tế chưa được chú trọng, thậm chí có đơn vị còn bỏ qua báo cáo này.
Viện cần thực hiện nộp báo cáo tài chính đúng thời hạn cho cơ quan cấp trên theo đúng quy định tránh để tình trạng như hiện nay là hầu hết các đơn vị đều nộp báo cáo tài chính thường rất muộn, vào tháng 4 năm sau. Mặt khác, Viện cũng cần
quy định rõ thời gian, chế tài thưởng phạt đối với việc nộp báo cáo tài chính. Hệ thống báo cáo của viện cần phải đáp ứng các yêu cầu:
+ Mẫu biểu được thiết kế phù hợp với tình hình hoạt động của Viện, các chỉ tiêu tính toán phải thống nhất về chỉ tiêu và phương pháp.
+ Kết cấu, số lượng các báo cáo cần phải được chuẩn hoá và bổ sung cho phù hợp với tình hình thực tế từng thời điểm. Quy định thời gian lập báo cáo. Một số báo cáo cần bổ sung như sau:
Báo cáo tiến độ giải ngân và thực hiện các nhiệm vụ (Phụ lục 4.5) Báo cáo phân tích tình hình sử dụng các quỹ trong năm
Báo cáo tình hình làm thêm giờ
Bên cạnh đó, Viện Khoa học KTTV & MT cần nghiêm chỉnh chấp hành chê độ công khai báo cáo tài chính theo đúng biểu mẫu. nội dung, hình thức và thời gian quy định của Bộ Tài chính.
4.3.2.5. Hoàn thiện kiểm tra kế toán
Để nâng cao chất lượng công tác kiểm tra kế toán nội bộ Viện Khoa học KTTV & MT cần thực hiện tốt những vấn đề sau:
Một là, xây dựng kế hoạch kiểm tra: Hàng năm. đơn vị phải xây dựng kế hoạch kiểm tra kế toán nội bộ ngay từ đầu năm. Trong kế hoạch, phải xác định rõ những người chịu trách nhiệm kiểm tra từng khâu công việc, đối tượng kiểm tra nội dung và thời gian kiểm tra. Kế hoạch kiểm tra kế toán xây dựng phải phù hợp với điều kiện, đặc biệt tổ chức công tác kế toán của đơn vị, có tính khả thi cao.
Hai là, nội dung kiểm tra: bao gồm toàn bộ các khâu công việc liên quan đến công tác kế toán như: chứng từ việc chấp hành chế độ ghi chép ban đầu và ghi chép trên sổ kế toán, lập báo cáo kế toán thực hiên các định mức, các dự toán thu chi...Kiểm tra chứng từ kế toán phải kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của các chứng từ kế toán thông qua việc xem xét các yếu tổ chứng từ, đối chiếu với thực tế và các tài liệu có liên quan. Kiểm tra tình hình ghi chép kế toán bao gồm kiểm tra việc sử dụng các TKKT, việc tổ chức hệ thống sổ kế toán, nội dung ghi chép
từng chứng từ vào sổ kế toán. Kiểm tra tình hình lập báo cáo kế toán phải xem xét các loại báo cáo kế toán mà đơn vị cần lập để đáp ứng yêu cầu quản trị đơn vị. Xem xét việc tổng hợp số liệu, tài liệu từ các sổ kế toán vào báo cáo kế toán; kiểm tra tính thống nhất của các chỉ tiêu có liên quan với nhau trong các báo cáo kế toán khác nhau. Trong khi kiểm tra nếu phát hiên sai sót kế toán cần cần kịp thời uốn nắn, sửa chữa sai sót theo quy định. Ngoài việc cán bộ kiểm tra tiến hành kiểm tra công tác kế toán trong toàn đơn vị theo định kỳ thì hàng ngày và thường xuyên cán bộ, nhân viên kế toán phải tự kiểm tra công việc hạch toán do mình phụ trách, đề phòng có sai sót để điều chỉnh kịp thời.
Ba là, xây dựng quy chế kiêm soát nội bộ ở đơn vị: Công tác kiếm soát nội bộ có tính độc lập tương đối cao, để đánh giá việc thực hiện các quy chế nội bộ, kiểm tra tính hữu hiệu của công tác kế toán, tài chính của đơn vị thì khi xây dựng quy chế kiểm soát nội bộ phải cụ thể hoá các chính sách, chế độ của Nhà nước cũng như các quy định của ngành, nhằm đảm bảo cho hoạt động của đơn vị tuân thủ nghiêm các chính sách, chế độ Nhà nước. Quy chế kiểm soát nội bộ của đơn vị là cơ sở, chuẩn mực để hệ thống kiểm soát này hoạt động có hiệu lực. Trong quy chế, ngoài việc quy định các vấn đề chung, các vấn đề phân cấp quản lý kinh tế tài chính và hạch toán nội bộ cũng vẫn phải được quy định cụ thể. Trước hết cần nêu rõ vai trò, trách nhiệm của hệ thống kiểm soát nội bộ, của các phòng ban, và cá nhân đối với hoạt động kiểm soát nội bộ. Quy định cụ thể các vấn đề về thời gian làm việc, định mức lao động, quy chế quản lý tiền mặt, quy chế quản lý tài sản, vật tư, công cụ, dụng cụ, quy chế về quản lý tài sản cổ định, xe ô tô công, về công tác kế hoạch, cần tổ chức lập dự toán trong toàn đơn vị theo quy định, tô chức thực hiện các dự toán; quy chế phân cấp hạch toán, phạm vi hạch toán, chế độ luân chuyển chứng từ, ghi chép ban đầu.
Xuất phát từ nguyên tắc tự kiểm tra, kiểm soát của hệ thống thông tin kế toán cũng như việc tổ chức kiểm tra kế toán trong nội bộ các đơn vị có ý nghĩa vô cùng quan trọng và cần thiết, đảm bảo thông tin kế toán được cung cấp kịp thời, chính
xác, đúng với chính sách, chế độ quản lý kinh tế - tài chính nói chung và chê độ thể