LÝ LUẬN CHUNG VỀ TỔ CHỨC KẾ TOÁN TRONG CÁC ĐƠN VỊ HÀNH CHÍNH SỰ NGHIỆP
2.2.2. Tổ chức công tác kế toán
2.2.2.1. Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán
Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán là tổ chức việc ban hành, ghi chép chứng từ, kiểm tra, luân chuyển và lưu trữ tất cả các loại chứng từ kế toán sử dụng trong doanh nghiệp nhằm đảm bảo tính chính xác của thông tin, kiểm tra thông tin đó phục vụ cho ghi sổ kế toán và tổng hợp kế toán.
Tổ chức chứng từ kế toán có ý nghĩa rất quan trọng trong quản lý kế toán. Điều đó được thể hiên ở các mặt sau:
Về phương diện quản lý: Việc ghi chép kịp thời nghiệp vụ kinh tế có ý nghĩa quan trọng trong việc cung cấp thông tin cho lãnh đạo để đưa ra các quyết định quản lý phù hợp. Bởi vậy, tổ chức tốt chứng từ kế toán vùa cung cấp thông tin
Kế toán trưởng (hoặc phụ trách tài chính kế toán) Kế toán: - Thanh toán - Vật tư - Tài sản Kế toán: - Vốn bằng tiền - Nguồn KP - Các khoản thu Kế toán: - Chi HĐ. - Chi D.A. - Chi sxkd Kế toán tổng hợp Phụ trách kế toán đơn vị cấp dưới.
Phân chia các công việc theo nội dung công tác kế
nhanh chóng cho quản lý đồng thời rút ngắn thời gian luân chuyển chứng từ là tạo điều kiện tốt cho hoạt động hiệu quả của đơn vị.
Về phương diện kế toán: Chứng từ kế toán là căn cứ ghi sổ kế toán, mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh phải được chứng từ hợp lệ, hợp lý, hợp pháp chứng minh mới có giá trị ghi sổ, đồng thời tổ chức chứng từ kế toán tạo điều kiện cho việc mã hoá thông tin và áp dụng máy vi tính trong công tác kế toán. Lập chứng từ kế toán là khởi điểm của tổ chức công tác kế toán của đơn vị, không có chứng từ kế toán sẽ không thực hiện được các khâu tiếp theo của công tác kế toán.
Về phương diện pháp lý: Chứng từ kế toán ghi chép ngay nghiệp vụ kinh tế phát sinh gắn với trách nhiệm vật chất của các cá nhân và đơn vị trong việc xác minh nghiệp vụ đó, đồng thời là căn cứ để giải quyết các mối quan hệ kinh tế – pháp lý. Chứng từ kế toán là căn cứ pháp lý chứng minh cho số liệu kế toán; là căn cứ để kiểm tra việc thi hành mệnh lệnh của thủ trưởng đơn vị, phát hiện các vi phạm pháp luật, hành vi tham ô, lãng phí; là căn cứ để cơ quan tư pháp giải quyết các tranh tụng khiếu tố; là căn cứ để thực hiện và kiểm tra tình hình nộp thuế. Vì vậy tổ chức chứng từ kế toán sẽ nâng cao tính pháp lý và kiểm tra của thông tin kế toán ngay từ giai đoạn đầu của công tác kế toán.
Xuất phát từ tầm quan trong nêu trên, tổ chức chứng từ kế toán cần tuân thủ những nguyên tắc sau:
- Tổ chức chứng từ kế toán cần phải căn cứ vào quy mô hoạt động, trình độ tổ chức quản lý để xác định số lượng, chủng loại chứng từ thích hợp.
- Tổ chức chứng từ kế toán phải căn cứ vào yêu cầu quản lý tài sản và các thông tin về tình hình biến động tài sản để tổ chức sử dụng chứng từ thích hợp và luân chuyển giữa các bộ phận liên quan.
- Tổ chức chứng từ phải căn cứ vào nội dung và đặc điểm của từng loại chứng từ cũng như yêu cầu quản lý khác nhau mà có quy trình luân chuyển chứng từ khác nhau.
- Tổ chức chứng từ kế toán phải căn cứ vào chế độ do nhà nước ban hành được thống nhất áp dụng về hệ thống biểu mẫu chứng từ để tổ chức vận dụng chế
độ hợp lý, hợp pháp đảm bảo cho chứng từ là căn cứ pháp lý cho ghi sổ kế toán và thông tin cho nhà quản lý.
Nội dung tổ chức chứng từ kế toán bao gồm:
Một là xác định danh mục chứng từ. Đối với đơn vị HCSN phải dựa trên chế độ kế toán để xác định danh mục chứng từ cho phù hợp.
Để thuận tiện cho việc quản lý của đơn vị ngoài danh mục chứng từ ban hành theo chế độ tài chính hiện hành, các đơn vị HCSN còn xây dựng cho mình hệ thống chứng từ phục vụ cho nội bộ đơn vị. Với loại chứng từ này, đơn vị phải tự thiết kế mẫu, tuy nhiên khi xây dựng vẫn phải tuân theo cơ sở pháp lý cơ bản của chứng từ như chứng từ phải đầy đủ nội dung, chữn ký, phù hợp với kỳ hạch toán...
Nhằm đảm bảo phát huy được vai trò của chứng từ trong hệ thống kế toán, khi thực hiện tổ chức chứng từ, các đơn vị phải vận dụng theo đúng quy định của Nhà nước. Đồng thời, căn cứ vào điều kiện cụ thế, đặc điểm tổ chức hoạt động, đặc thù từng loại nghiệp vụ kinh tế để xác định số lượng. chủng loại chứng từ, chu trình luân chuyển chứng từ cụ thế phù hợp với đơn vị.
Hiên nay, hệ thống chứng từ kế toán áp dụng cho đơn vị sự nghiệp có thu được thực hiện theo Quyết định số 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/3/2006 của Bộ Tài chính và sửa đổi, bổ sung theo Thông tư số 185/2010/TT-BTC ngày 15/11/2010 của Bộ Tài chính (sửa đổi một số chứng từ và bổ sung 03 loại chứng từ mới) chia làm 4 chỉ tiêu chính: Chỉ tiêu lao động tiền lương; Chỉ tiêu vật tư ; Chỉ tiêu tiền tệ; Chỉ tiêu TSCĐ. Tổng cộng có khoảng 60 mẫu chứng từ bắt buộc và hướng dẫn.
Hai là quá trình luân chuyển chứng từ. Quá trình luân chuyển chứng từ là quá trình nhằm phát huy đầy đủ chức năng; thông tin và kiểm tra của chứng từ. Quá trình thường bao gồm các giai đoạn sau:
Sơ đồ 2.2. Quá trình luân chuyển chứng từ
Lập
Chứng từ Kiểm tra chứng từ
Sử dụng chứng từ
Bảo quản, lưu trữ và hủy
Bước 1: Lập chứng từ kế toán: Tuỳ thuộc theo nội đung kinh tế của nghiệp vụ mà sử dụng chứng từ thích hợp. Khi lập chứng từ phải đảm bảo tuân thủ các quy định sau:
Các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động của đơn vị kế toán đều phải lập chứng từ kê toán. Chứng từ kế toán chỉ được lập một lần cho mỗi nghiệp vụ kinh tế, tài chính.
Chứng từ kế toán phải được lập rõ ràng, dầy đủ. kịp thời, chính xác theo nội dung quy định trên mẫu. Trong trường hợp chứng từ kể toán chưa có quy định mẫu thì đơn vị kế toán được tự lập chứng từ kế toán nhưng phải có đầy đủ các nội dung theo quy định.
Nội dung nghiệp vụ kinh tế tài chính trên chứng từ kê toán không được viêt tắt. không được tẩy xóa, sửa chữa, khi viết phải dùng bút mực, số và chữ viết phải liên tục không ngắt quãng, chỗ trống phải gạch chéo; chứng từ bị tẩy xóa, sửa chữa đều không có giá trị thanh toán và ghi sô kế toán. Khi viết sai vào mẫu chứng từ kế toán thì phải huỷ bỏ bằng cách gạch chéo vào chứng từ viết sai.
Chứng từ kế toán phải được lập đủ số liên quy định. Trường họp phải lập nhiều liên chứng từ kế toán cho một nghiệp vụ kinh tế thì nội dung các liên phải giống nhau. Chứng từ kế toán do đơn vị kế toán lập để giao dịch với tổ chức, cá nhân bên ngoài đơn vị kế toán thì liên gửi cho bên ngoài phải có dấu của đơn vị kế toán.
Người lập, người ký duvệt và những người khác ký tên trên chứng từ kế toán phải chịu trách nhiệm về nội dung của chứng từ kế toán.
Chứng từ kế toán được lập dưới dạng chứng từ điện tử phải tuân theo quy định về chứng từ điện tử và phải được in ra giấy và lưu trữ theo quy định.
Bước hai, kiểm tra chứng từ. Đây là khâu quan trọng trong quá trình luân chuyển chứng từ nhằm mục đích kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ kế toán trước khi ghi sổ. Thông qua việc kiểm tra để phát hiện mẫu chứng từ, các thông tin, số hiệu ghi trên chứng từ, chữ ký... có chính xác, đầy đủ hay không. Nếu chưa đầy đủ thì yêu cầu các đối tượng liên quan bổ sung, còn nếu phát hiện có hành vi sai phạm thì kế toán có thể trả lại hoặc từ chối thực hiện, đồng thời báo cáo lãnh đạo để xử lý kịp thời.
Bước ba, sử dụng chứng từ. Trước khi ghi sổ kế toán, phải phân loại chứng từ theo nội dung kinh tế của nghiệp vụ phù hợp với việc quản lý tài sản của đơn vị, theo tính chất các khoản chi, theo đối tượng hay theo địa điểm phát sinh của nghiệp vụ kinh tế. Dựa vào việc phân loại này để xác định việc ghi sổ kế toán phù hơp bao gồm cả sổ tổng hợp và sổ chi tiết. Trong kỳ hạch toán chứng từ sau khi dùng để ghi sổ kế toán phải được bảo quản và có thể sử dụng lí để kiểm tra đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán tổng họp và sổ kế toán chi tiết.
Bước bốn, bảo quản, lưu trữ và hủy chứng từ khi cần thiết. Chứng từ kế toán là cơ sở pháp lý của mọi số liệu kế toán, là tài liệu lịch sử hoạt động của đơn vị. Khi bảo quản, lưu trữ phải chọn địa điểm an toàn, thuận tiện cho việc kiểm tra, đối chiếu số liệu khi cần thiết. Mặt khác cần xác định trách nhiệm vật chất của các đối tượng liên quan đến quá trình bảo quản và lưu trữ chứng từ. Khi hết thời hạn lưu trữ, nếu không có chỉ định nào khác của cơ quan có thẩm quyền, chứng từ được phép tiêu hủy theo quyết định của đơn vị.
Tổ chức chứng từ kế toán là khâu đầu tiên của tổ chức công tác kế toán, thực hiện tốt khâu này sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho việc xử lý số liệu trên sổ kế toán và đảm bảo tính hợp pháp, hợp lệ của số liệu kế toán, nâng cao tính pháp lý trong việc kiểm tra kế toán ngay từ giai đoạn đầu của công tác kế toán.
2.2.2.2. Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán
Quá trình hoạt động của đơn vị phát sinh nhiều nghiệp vụ kinh tế, tài chính tại các bộ phận khác nhau, mỗi nghiệp vụ chỉ liên quan đến một vài khoản mục. Vì vậy, cần thiết phải sử dụng hệ thống tài khoản kế toán để phản ánh thường xuyên, liên tục tình hình và sự biến động của từng đối tượng kế toán. Mặt khác, chứng từ không phản ánh được mối quan hệ giữa các đối tượng kế toán một cách thường xuyên, có hệ thống và mối quan hệ giữa các đối tượng kế toán khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh thì phải xây dựng một phương pháp cụ thể, biểu hiện của phương pháp đó là hệ thống TKKT.
Tổ chức TKKT là tổ chức vận dụng phương pháp tài khoản để xây dựng hệ thống tài khoản trên góc độ ban hành chế độ và vận dụng chế độ cho đơn vị hạch
toán. Tổ chức TKKT thực chất là xây dựng hệ thống các tài khoản ghi đơn, ghi kép để hệ thống hoá các chứng từ kế toán theo thời gian và theo từng đối tượng cụ thể nhằm mục đích kiểm soát, quản lý các đôi tượng của HTKT.
Toàn bộ các TKKT sử dụng trong đơn vị kế toán hình thành hệ thống tài khoản kế toán. Hệ thống tài khoản thống nhất là một bộ phận cấu thành quan trọng của kế toán bao gồm những quy định thống nhất về loại tài khoản, số lượng tài khoản, ký hiệu và nội dung ghi chép của từng tài khoản nhằm mục đích:
+ Đáp ứng đầy đủ các yêu cầu quản lý và kiểm soát chi quỹ ngân sách nhà nước, vốn, quỹ công, đồng thời thỏa mãn yêu cầu quản lý và sử dụng kinh phí của từng đơn vị HCSN.
+ Phản ánh đầy đủ các hoạt động kinh tế, tài chính phát sinh của các đơn vị HCSN thuộc mọi loại hình, mọi lĩnh vực, phù hợp với mô hình tổ chức và tính chất hoạt động của đơn vị HCSN;
+ Đáp ứng yêu cầu xử lý thông tin bằng các phương tiện tính toán thủ công (hoặc bằng máy vi tính...) và thỏa mãn đầy đủ nhu cầu của đơn vị và của cơ quan quản lý nhà nước.
Để đạt được mục tiêu trên, việc tạo ra hệ thống tài khoản áp dung trong đơn vị cần tôn trọng một số yêu cầu sau:
Một là, mỗi đơn vị cần có hệ thống TKKT thống nhất tức là thống nhất về loại hình tài khoản, số lượng tài khoản sử dụng, ký hiệu và nội dung ghi chép của từng loại tài khoản. Danh mục tài khoản áp dụng phải phù hợp với những quy định thống nhất của Nhà nước và các văn bản hướng dẫn thực hiện của Bộ chủ quản, cơ quan quản lý cấp trên. Ngoài ra còn phù hợp với đặc điểm hoạt động, trình độ phân cấp quản lý kinh tế, tài chính trong đơn vị. Qua hệ thống tài khoản sẽ phản ánh và kiểm soát thường xuyên tinh hình vận động tài sản và sử dụng tài sản ở các đơn vị.
Hai là, thông qua hệ thống tài khoản phải cung cấp được thông tin một chu kỳ kế toán của đơn vị, thoả mãn thông tin cho các đối tượng sử dụng khác nhau, cụ thể:
-Mở số kể toán: sau khi mở sổ, toàn bộ số dư về tài sản và nguồn vốn từ bảng cân đối kê toán đầu kỳ được chuyển vào các tài khoản tương ứng trong sổ.
-Phát sinh trong kỳ: khi có nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh, phải tiến hành định khoản và phản ánh vào các tài khoản tương ứng.
-Khoá sô kế toán: được thực hiện vào cuối kỳ kế toán. Nhân viên kế toán sẽ tính tổng số phát sinh bên Nợ, bên Có, từ đó tính số dư cuối kỳ của các tài khoản để làm căn cứ lập báo cáo tài chính của đơn vị.
Ba là, các đơn vị không được tự ý mở thêm các tài khoản cấp 1, ngoài hệ thống tài khoản theo quy định hiện hành nói chung. Việc mở thêm tài khoản cấp 1 nhất thiết phải cỏ ý kiến chấp thuận của Bộ rài chính bằng văn bản. Các tài khoản cấp 2, cấp 3 và cấp 4 có thê quy định thêm tuỳ thuộc vào cơ chế quản lý, tính chất riêng biệt đối với từng loại hình đơn vị.
Xuất phát từ những yêu cầu đó, nội dung của tổ chức TKKT gồm: Xây dựng hệ thống tài khoản tổng hợp, tài khoản chi tiết; Xây dựng chính sách kế toán gắn với nội dung, kết cấu cho từng loại tài khoản; Xây dựng chế độ ghi chép trên tài khoản và phản ánh mối quan hệ giữa các tài khoản; Xây dựng điều kiện vận dụng hệ thống TKKT vào đơn vị cơ sở.
Các cơ quan, tổ chức HCSN sử dụng hệ thống TKKT quy định trong chế độ kế toán HCSN chung. Hệ thống TKKT theo Quyết định số 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/03/2006 gồm 6 loại với 42 tài khoản cấp I (3 chữ số), 75 tài khoản cấp II (4 chữ số) trong bảng cân đối TKKT và 09 tài khoản ngoài bảng cân đối kê toán. Hệ thống TKKT được sửa đổi, bổ sung theo Theo theo Thông tư số 185/2010/TT-BTC ngày 15/11/2010 của Bộ Tài chính. Có thể khái quát TKKT trong đơn vị HCSN gồm:
- Các tài khoản trong Bảng Cân đối tài khoản (từ tài khoản loại 1 đến tài khoản loại 6) phản ánh toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh theo các đôi tượng kế toán gồm tài sản, nguồn hình thành tài sản và quá trình sử dụng tài sản tại đơn vị sự nghiệp có thu. Nguyên tắc ghi sổ các tài khoản trong Bảng Cân đối tài khoản được thực hiện theo phương pháp "ghi kép" nghĩa là khi ghi vào bên Nợ của một tài khoản thì đồng thời phải ghi vào bên Có của một hoặc nhiều tài khoản khác hoặc ngược lại.
- Các tài khoản ngoài Bảng Cân đối tài khoản (tài khoản loại 0) phản ánh những tài sản hiện có ở đơn vị nhưng không thuộc quyền sở hữu của đơn vị (như tài