5. Kết cấu đề tài: gồm 3 chƣơng
3.1.2 Nhận xét về công tác kế toán tại công Ty
3.1.2.1 Ƣu điểm
Nguồn nhân lực và tổ chức bộ máy kế toán
Hiện nay cùng với xu thế hội nhập với thế giới hiện đại hóa trang thiết bị máy móc, công ty cũng đã trang bị hệ thống kế toán tin học hiện đại sử dụng phần mềm kế toán MISA 2012 nhằm giảm bới áp lực công việc cho cán bộ nhân viên, rút ngắn thời gian xử lý các nghiệp vụ kế toán, cho kết quả với độ chính xác cao.
Nhân viên kế toán trong công ty chịu sự chỉ đạo, quản lý trực tiếp của Kế Toán Trƣởng. Giữa họ có mối quan hệ chặt chẽ về việc cung cấp và đối chiếu thông tin dƣới sự hỗ trợ của mạng máy tính nội bộ, đảm bảo công tác kế toán tại công ty luôn thống nhất và đúng theo quy định của luật kinh tế.
Các chuẩn mực, chế độ kế toán mà Công Ty áp dụng đều phù hợp với quy định, chuẩn mực kế toán Việt Nam hiện hành. Trong quá trình áp dụng chế độ kế toán tuy còn gặp nhiều khó khăn do phải tiếp cận những văn bản, chuẩn mực kế toán mới nhƣng bộ phận kế toán đã vận dụng một cách linh hoạt, sáng tạo và có hiệu quả vào điều kiện cụ thể của công ty.
Hình thức kế toán và chứng từ sử dụng
Công Ty áp dụng hình thức kế toán Nhật Ký Chung với sự hỗ trợ đắc lực của hệ thống mạng máy tính giúp cho công việc ghi chép, phản ánh số liệu kế toán nhẹ nhàng và đơn giản hơn. Chứng từ kế toán đƣợc theo dõi, quản lý riêng theo từng loại, chứng từ phát sinh ngày nào thì đƣợc kiểm tra, đóng tập theo ngày đó rất dễ cho việc kiểm tra sau này ( khi cần thiết). Công Ty sử dụng sổ tài khoản kế toán chi tiết để tập hợp các tài khoản kế toán, phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đã đƣợc lập chứng từ hợp lý một cách có hệ thống theo thứ tự thời gian và nội dung kinh tế, tất cả đều đƣợc quản lý trên hệ thống máy tính, cuối tháng tập hợp về Sổ tổng hợp tài khoản tƣơng ứng, sau đó in ra đóng thành tập để lƣu trữ. Hệ thống sổ sách sử dụng của Công Ty đơn giản nhƣng luôn đạt đƣợc hiệu quả trong việc phản ánh nghiệp vụ cũng nhƣ việc quản lý sổ sách.
định của nhà nƣớc đảm bảo công việc kế toán tiến hành thƣờng xuyên, liên tục. Công ty tiến hành lập các báo cáo kế toán đầy đủ đúng thời gian quy định đáp ứng kịp thời yêu cầu quản trị của Ban lãnh đạo Công Ty. Các công việc kế toán đƣợc chuyên môn hoá, kế toán trƣởng phụ trách chung về tài chính, còn các công việc cụ thể đƣợc giao cho từng nhân viên kế toán. Do đƣợc phân chia rõ ràng nhƣ vậy nên công tác kế toán đƣợc thực hiện rất chi tiết và cụ thể.
Kế toán tiêu thụ và xác định kết quả kinh doanh
Do đặc thù là Công Ty xây dựng nên giá vốn đƣợc xác định theo phƣơng pháp giản đơn để thuận tiện cho việc hạch toán xác định kết quả kinh doanh. Chi phí phát sinh trong quá trình xây nhƣ TK 621,622,627 hạch toán riêng cho từng công trình cụ thể thuận lợi cho việc xác định giá vốn một cách chính xác phản ánh rõ giá trị thực của công trình.
Khi hạch toán các chi phí phát sinh trong quá trình thi công nhân viên kế toán chỉ hạch toán khi có đầy đủ hóa đơn chứng từ có chữ ký xác nhận của các bên liên quan theo đúng quy định luật kế toán và luật Thuế.
3.1.2.2 Nhƣợc điểm
Nguồn nhân lực và tổ chức bộ máy kế toán
Đội ngũ kế toán còn hạn chế về mặt trình độ chuyên môn nghiệp vụ. Công ty chƣa quan tâm nhiều đến vấn đề đào tạo một đội ngũ nhân viên rất mạnh.
Doanh nghiệp sau khi tuyển dụng nhân sự chỉ sử dụng nhân sự, chƣa có những khóa học nâng cao kỹ năng chuyên môn nghiệp vụ trong quá trình sử dụng lao động.
Do hạn chế về số lƣợng nhân viên kế toán nên một nhân viên kế toán phải đảm nhận nhiều vai trò khác nhau cụ thể:
- Kế toán trƣởng ngoài việc chỉ đạo công tác kế toán, kểm tra quản lý tình hình tài chính của công ty còn kiêm nhiệm thêm chức vụ kế toán báo cáo tài chính, chuyên lập báo cáo tài chính vào cuối kỳ kế toán, gây khó khăn trong việc phát hiện sai sót trong báo cáo đƣợc lập vì ngƣời lập và ngƣời kiểm tra là 1 ngƣời.
- Kế toán công nợ và kế toán kho là 1 ngƣời không vi phạm nguyên tắc bất kiêm nhiệm nhƣng khối lƣợng công việc lớn dễ xảy ra sai sót trong công việc. Hơn nữa kho của Công Ty là hình thức kho lƣu động kế toán kho chỉ ở văn phòng Công Ty gây khó
- Kế toán lƣơng và kế toán tổng hợp là 1 ngƣời: Hằng ngày vừa theo dõi lƣơng vừa tổng hợp các hoạt động phát sinh trong ngày khối lƣợng công việc nhiều dễ dẫn đến nhầm lẫn sai sót hay gian lận trong việc theo dõi chấm công.
- Kho của công ty chủ yếu là kho lƣu động hàng hóa đƣợc mua về chuyển chở thẳng ra công trƣờng thi công nhằm tiết kiệm chi phí nhƣng việc này cũng có khuyết điểm: Một số mặt hàng khan hiếm nếu không đƣợc dự trữ từ đầu sẽ gây thiếu hụt trong khi thi công mà không có nguyên vật liệu bổ sung hay giá vật liệu lên xuống thất thƣờng khi có công trình Công Ty mới tiến hành mua nguyên vật liệu nên không quản lý chặt giá bán là phát sinh các gian lận giữa nhân viên Công Ty và ngƣời bán.
Hình thức kế toán và luân chuyển chứng từ
Công Ty sử dụng phƣơng pháp khấu hao theo đƣờng thẳng tuy đơn giản, dễ tính nhƣng không phản ánh đúng thực tế giá trị của TSCĐ đã hao mòn trong kỳ.
Công ty chƣa trích lập các khoản dự phòng phải thu, phải trả, TK 641 không phát sinh nghiệp vụ kinh tế.
Do tính chất là Công Ty xây dựng nên chứng từ luân không chỉ luân chuyển trong nội bộ mà còn di chuyển từ Công Ty ra công trƣờng hoặc ngƣợc lại nên đôi khi xảy ra mất mát, chậm trễ do yếu tố khách quan gây khó khăn trong việc hạch toán kịp thời để xác định doanh thu hay giá vốn.
3.2 Kiến nghị
Trong thời gian thực tập tại Công Ty TNHH TM-DV Xây Dựng Phƣơng Nghi, đƣợc sự giúp đỡ nhiệt tình của các anh chị trong công ty em đã rút ra cho mình rất nhiều bài học quý báu cho bản thân. Trên cơ sở những kiến thức đƣợc học cùng với những kinh nghiệm trong thời gian thực tập đã đƣa một số nhận xét về tình hình hoạt động của công ty từ đó rút ra một số kiến nghị trong hoạt động kế toán của công ty nhƣ sau:
3.2.1 Kiến nghị về công tác kế toán 3.2.1.1 Nhân sự kế toán
Nhân viên Công Ty Phƣơng Nghi và hầu hết các Công Ty khác sau khi tuyển dụng đƣợc nhân sự thì chỉ sử dụng nhân sự chứ không chú trọng việc đào tạo nhân sự căn bản và nâng cao chất lƣợng nhân sự trong tƣơng lai. Vì vậy để xây dựng đƣợc nguồn nhân lực có chất lƣợng thì:
Công Ty phải có nhận thức đúng đắn về chất lƣợng nhân sự, khi chất lƣợng nhân sự đƣợc đầu tƣ thỏa đáng thì họ sẽ có cơ hợi phát triển những khả năng tiềm ẩn của cá nhân, yên tâm gắn bó và đóng góp vào thành công của doanh nghiệp.
Quá trình tuyển dụng có ý nghĩa rất quan trọng đối với chiến lƣợc kinh doanh và cả doanh nghiệp, bởi vì quá trình tuyển dụng tốt sẽ giúp cho doanh nghiệp tìm kiếm đƣợc những nhân viên giỏi thành thạo công việc chuyên môn nghiệp vụ, giảm đƣợc chi phí tuyển dụng lại hoặc đào tạo lại, tránh đƣợc rủi ro sai sót trong quá trình làm việc. Nhân viên đƣợc tuyển dụng cần phải có trình độ bằng cấp nhất định từ Trung cấp trở lên và phải bắt buộc có thêm bằng ngoại ngữ, tin học đi kèm… Công việc kế toán cần những ngƣời cẩn thận, tỉ mỉ, thật thà trung thực để hoàn thành tốt công việc đƣợc giao.
Doanh nghiệp luôn luôn chú trọng tổ chức định kỳ các khóa đào tạo nâng cao tay nghề của đội ngũ kế toán, cập nhật thông tin, chính sách quy định mới một cách rõ ràng cụ thể, kế toán trƣởng phải có trách nhiệm giải đáp một cách chi tiết cụ thể mọi thắc mắc của nhân viên về các thông tƣ hƣớng dẫn mới tránh tình trạng mỗi ngƣời tự đọc tự hiểu theo một cách suy luận riêng.
Do quy mô công ty hoạt động còn nhỏ nên tình trạng một ngƣời kiêm nhiệm nhiều chức vụ xảy ra tăng thêm áp lực công việc cho mỗi nhân viên dẫn đến kết quả công việc không cao mà dễ dẫn đến sai sót nhầm lẫm trong khi hạch toán tính toán .
Kho của công ty là kho lƣu động, hàng hóa trong kho chủ yếu là vật liệu xây dựng nhƣng kế toán kho của công ty lại là nhân viên nữ gây khó khăn trong việc kiểm kê kho hàng cũng nhƣ hiểu biết về vật tƣ có sự hạn chế. Vì vậy nên chọn một nhân viên kế nam phù hợp hơn trong việc di chuyển đến công trƣờng kiểm tra kho bãi cũng nhƣ quản lý vật tƣ.
3.2.1.2 Phƣơng pháp hạch toán a. Tài sản cố định
Công ty nên sử dụng phƣơng pháp khấu hao giảm dần có hiệu chỉnh sẽ phù hợp hơn với đặc thù hoạt động của công ty. Mức trích khấu hao tài sản cố định theo phƣơng pháp số dƣ giảm dần có điều chỉnh đƣợc xác định nhƣ sau:
Mức trích khấu hao hàng
= Giá trị còn lại
Trong đó:
Tỷ lệ khấu hao xác định theo công thức sau:
Tỷ lệ khấu hao tài sản cố định (%)
=
1
Thời gian sử dụng của tài sản cố định
X 100
Hệ số điều chỉnh xác định theo thời gian sử dụng của tài sản cố định quy định tại bảng dƣới đây:
Thời gian sử dụng của tài sản cố định Hệ số điều chỉnh Đến 4 năm ( ≤ 4 năm) 1,5
Trên 4 đến 6 năm (4 năm < 6 năm) 2,0 Trên 6 năm ( > 6 năm) 2,5
Những năm cuối, khi mức khấu hao năm xác định theo phƣơng pháp số dƣ giảm dần nói trên bằng (hoặc thấp hơn) mức khấu hao tính bình quân giữa giá trị còn lại và số năm sử dụng còn lại của tài sản cố định, thì kể từ năm đó mức khấu hao đƣợc tính bằng giá trị còn lại của tài sản cố định chia cho số năm sử dụng còn lại của tài sản cố định.
Thƣờng xuyên đáng giá lại giá trị thực tế của tài sản để tránh hao mòn vô hình đối với tài sản cố định. Cần kiểm tra định kỳ, điều chỉnh thích hợp với số tiền khấu hao nhằm khắc phục tình trạng mất giá đồng tiền, mặt khác phản ánh chính xác tình hình kinh doanh của công ty để có kế hoạch đầu tƣ thích hợp.
b. Chứng từ sổ sách
Hiện tại công ty không có kho bảo quả sổ sách chứng từ riêng mà bảo quản tại phòng giám đốc. Vì vậy Công Ty nên sắp xếp kho chuyên dụng để bảo quản các chứng từ sổ sách riêng tránh mất mát hƣ hỏng cũng nhƣ thuận lợi cho nhân viên tìm kiếm sử dụng nếu cần.
Các chứng từ của Công Ty buộc phải di chuyển nhiều lần dễ mất mát thất lạc do các yếu tố khách quan. Công Ty nên tổ chức một hệ thống dữ liệu nội bộ kết nối hệ thống máy tính với nhau giữa văn phòng và tại công trƣờng giúp giảm bớt chi phí đi lại và hạn chế mất mát hóa đơn chứng từ.
c. Tài khoản sử dụng
Lập dự phòng khoản phải thu: Công Ty chƣa có các khoản trích lập dự phòng phải thu cũng nhƣ phải trả. Trong tình hình kinh tế hiện nay rất nhiều Doanh nghiệp gặp khó khăn trong quá trình xây dựng dẫn đến phá sản gây ảnh hƣởng nghiêm trọng đến hoạt động của Công Ty khác. Vì vậy để đảm bảo hoạt động của Công Ty cũng nhƣ chấp hành quy định của luật thuế công ty nên thực hiện bút toán trích lập dự phòng phải thu khách hàng nhƣ sau:
Nguyên tắc trích lập dự phòng
- Đối với nợ phải thu quá hạn thanh toán, mức trích lập dự phòng nhƣ sau:
+ 30% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ trên 6 tháng đến dƣới 1 năm. + 50% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 1 năm đến dƣới 2 năm. + 70% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 2 năm đến dƣới 3 năm. + 100% giá trị đối với khoản nợ phải thu từ 3 năm trở lên.
- Đối với nợ phải thu chƣa đến hạn thanh toán nhƣng Doanh nghiệp đã lâm vào tình trạng phá sản hoặc đang làm thủ tục giải thể; ngƣời nợ mất tích, bỏ trốn, đang bị các cơ quan pháp luật truy tố, giam giữ, xét xử hoặc đang thi hành án hoặc đã chết… thì doanh nghiệp dự kiến mức tổn thất không thu hồi đƣợc để trích lập dự phòng.
- Sau khi lập dự phòng cho từng khoản nợ phải thu khó đòi, doanh nghiệp tổng hợp toàn bộ khoản dự phòng các khoản nợ vào bảng kê chi tiết để làm căn cứ hạch toán vào chi phí quản lý của doanh nghiệp.
Kế toán hạch toán:
Nợ TK 642: Chi phí quản lý doanh nghiệp
Có TK 139: Dự phòng các khoản phải thu khó đòi Xử lý khoản dự phòng
- Nếu số dự phòng phải trích lập cao hơn số dƣ dự phòng nợ phải thu khó đòi, thì doanh nghiệp phải trích thêm vào chi phí quản lý doanh nghiệp phần chênh lệch, kế toán hạch toán:
Nợ TK 642: Chi phí quản lý doanh nghiệp
Có TK 139: Dự phòng các khoản phải thu khó đòi
Nợ TK 139: Dự phòng các khoản phải thu khó đòi Có TK 642: Chi phí quản lý doanh nghiệp
Các khoản nợ phải thu sau khi đã có quyết định xử lý, doanh nghiệp vẫn phải theo dõi riêng trên sổ kế toán và đƣợc phản ánh ở ngoài bảng cân đối kế toán trong thời hạn tối thiểu là 10 năm, tối đa là 15 năm kể từ ngày thực hiện xử lý và tiếp tục có các biện pháp để thu hồi nợ. Nếu thu hồi đƣợc nợ thì số tiền thu hồi sau khi trừ các chi phí có liên quan đến việc thu hồi nợ, doanh nghiệp hạch toán vào thu nhập khác. Kế toán hạch toán
Nợ TK 111,112: Số tiền nợ đƣợc thu hồi
Có TK 811: Chi phí liên quan đến thu hồi nợ
Có TK 711: Thu nhập khác (chênh lệch giữa nợ thu hồi và các chi phí liên quan )
Lập dự phòng các khoản phải trả
Dự phòng phải trả khi kí kết hợp đồng: Nếu doanh nghiệp ký hợp đồng có rủi ro lớn mà trong đó những chi phí bắt buộc phải trả cho các nghĩa vụ liên quan đến hợp đồng vƣợt quá những lợi ích kinh tế dự tính thu đƣợc từ hợp đồng đó. Các chi phí bắt buộc phải trả theo các điều khoản của hợp đồng nhƣ khoản bồi thƣờng hoặc đền bù do việc không thực hiện đƣợc hợp đồng, ghi:
Nợ TK 642 : Chi phí quản lý doanh nghiệp (6426) Có TK 352 : Dự phòng phải trả.
Bảo hành, sửa chữa công trình
-Các công trình sau khi hoàn thành trong thời hạn thỏa thuận doanh nghiệp phải có trách sủa chữa, bảo hành công trình cho khách hàng theo hợp đồng đã ký. Khi xác định số dự phòng phải trả cần lập về chi phí sửa chữa, bảo hành công trình hoàn thành, ghi:
Nợ TK 641: Chi phí bán hàng
Có TK 352: Dự phòng phải trả.
-Khi phát sinh các khoản chi phí liên quan đến việc bảo hành sản phẩm, hàng hoá, công trình xây lắp, ghi:
Nợ các TK 621, 622, 627,. . .
Nợ TK 133: Thuế GTGT đƣợc khấu trừ (nếu có) Có TK 111, 112, 152, 214, 331, 334, 338,. . .
Nợ TK 154: Chi phí SXKD dở dang