Sơ đồ 2.1: Bộ máy tổ chức quản lý doanh nghiệp
Nhận xét về cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý
Nhìn chung bộ máy quản lý chuyên tinh, gọn nhẹ không cồng kềnh nhưng vẫn đảm bảo thực hiện đủ các chức năng và nhiệm vụ có hiệu quả. Do giai đoạn đầu chỉ hoạt động kinh doanh mua bán nguyên phụ liêu may mặc, hóa chất may mặc nên phòng ban rất đơn giản chỉ gồm các phòng tổ chức hành chính, kế toán tài vụ và phòng kinh doanh. Do mở rộng lĩnh vực kinh doanh nên thành lập thêm hai phòng ban phục vụ công việc sản xuất, gia công ngành may mặc là phòng chuẩn bị sản xuất và phòng quản lý xưởng.
Bước đầu cơ cấu bộ máy quản lý là đầy đủ thích ứng với từng nhiệm vụ cụ thể, ít bị chồng chéo hay bỏ sót nhiệm vụ. Tuy nhiên, cơ cấu quản lý vẫn còn yếu, thiếu chặt chẽ, chưa có sự liên kết giữa các phòng ban nhiều trong giai đoạn đầu đã phần nào ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty
Chức năng, nhiệm vụ của các phòng, ban
Giám đốc: Giám đốc là người đại diện cho công ty trước pháp luật và trước
cơ quan Nhà nước. Giám đốc công ty quyết định việc điều hành các hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty theo kế hoạch của Hội đồng thành viên, đồng thời chịu trách nhiệm trước Hội đồng thành viên.
Phó Giám đốc: Phó Giám đốc là người tham mưu cho Giám đốc các vấn đề cần thiết, điều hành công việc do Giám đốc phân công, đôn đốc và giám sát hoạt
Giám đốc Phó Giám đốc Phòng tổ chức hành chính Phòng kế toán tài vụ Phòng chuẩn bị sản xuất Phòng quản lý xưởng Phòng kinh doanh
động của các bộ phận trong công ty, chịu trách nhiệm trước Giám đốc về lĩnh vực phụ trách.
Phòng tổ chức hành chính: có nhiệm vụ quản lý nhân sự, sắp xếp nhân sự,
lo một số công việc hành chính như: tuyển dụng, tính lương, khen thưởng, kỷ luật,…
Phòng kế toán tài vụ: phòng kế toán tài vụ có trách nhiệm hạch toán, kế toán
toàn bộ mọi hoạt động của công ty, lập báo cáo quyết toán theo quy định, nộp thuế đúng hạn.
Lập kế hoạch tài vụ đảm bảo nguồn vốn kinh doanh theo yêu cầu của công ty, quản lý vốn, thu hồi nợ, trả nợ vay,…
Phát lương hàng tháng cho công nhân viên khi có bảng thanh toán lương từ phòng tổ chức hành chính chuyển sang.
- Kế toán trưởng
Tham mưu cho Giám đốc về tài chính kế toán, lập kế hoạch thu chi. Giám sát điều hành phòng kế toán, quan hệ với các cơ quan hữu quan về tài chính.
Chịu trách nhiệm về tài chính kế toán trước pháp luật với chế độ tài chính. Chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị về tính minh bạch của kế toán tài chính.
- Kế toán tổng hợp
Có trách nhiệm kê khai và làm báo cáo thuế, hàng tháng kiểm kê nguyên vật liệu, tiền mặt để giúp cho báo cáo thống kê thực hiện theo đúng chế độ kế toán trong công ty.
Tập hợp các số liệu chứng từ chi tiết để hạch toán tính giá thành sản phẩm, ghi sổ sách chứng từ, sổ cái, sổ chi tiết.
Phòng chuẩn bị sản xuất
- Bộ phận kế hoạch
Có trách nhiệm lập biểu đồ sản xuất, tiêu thụ sản phẩm, cung ứng vật tư. Xây dựng kế hoạch, soạn thảo các văn bản có liên quan đến sản xuất kinh doanh.
Xác định kế hoạch hàng hóa với khách hàng, thực hiện hợp đồng sản xuất gia công, thực hiện phân bổ sản xuất các mã hàng trong từng thời điểm sao cho phù hợp với thời hạn giao hàng.
Thực hiện việc xuất nhập khẩu nguyên phụ liệu, thành phẩm, kế hoạch tiêu thụ sản phẩm, nguyên phụ liệu tiết kiệm, thống kê tình hình sản xuất kinh doanh.
- Bộ phận cung tiêu
Thực hiện việc nhập nguyên phụ liệu và xuất khẩu thành phẩm hàng hóa, làm các thủ tục về xuất nhập khẩu. Trực tiếp quan hệ tiêu thụ các sản phẩm cần tiêu thụ nội địa.
Ngoài ra, bộ phận này còn có trách nhiệm nghiên cứu tìm hiểu thị trường và tìm kiếm khách hàng.
- Bộ phận kỹ thuật
Chịu trách nhiệm về kỹ thuật may, chuẩn bị sản xuất ở xưởng và quan hệ với khách hàng về mẫu mã, kỹ thuật, mỹ thuật của sản phẩm.
Quản lý toàn bộ máy móc thiết bị, lập kế hoạch bảo dưỡng, lắp đặt, sửa chữa máy móc thiết bị cho toàn bộ công ty.
Quản đốc xưởng: có trách nhiệm quản lý, giám sát và điều hành hoạt động
của phân xưởng sản xuất.