6. Kết cấu của luận vă n
3.2.1. Giải pháp hoàn thiện chức năng thu hút, bố trí nguồn nhân lực
Phân tích công việc là một nhiệm vụ bắt buộc phải làm trong tiến trình ñổi mới và nâng cao chất lượng quản trị nguồn nhân lực. Mặc dù chưa có bảng phân tích công việc nhưng hoạt ñộng sản xuất kinh doanh ñã khá ổn ñịnh. Tuy nhiên CC1 phải xây dựng và công bố các tiêu chuẩn ñánh giá công việc một cách rõ ràng ñể
mọi người yên tâm phát huy sự sáng tạo mà không sợ bị tranh công hay trù dập. Phát huy ñược tính sáng tạo trong nhân viên sẽ giúp cho doanh nghiệp nâng cao
ñược khả năng cạnh tranh. Phải lập bảng mô tả công việc rõ ràng ứng với từng vị
trí. Trong bảng mô tả công việc cần phải quy ñịnh rõ theo thứ tựưu tiên các yêu cầu bắt buộc phải có, cần có và nên có ñối với ứng viên. Những yêu cầu này không chỉ
bao gồm năng lực chuyên môn mà quan trọng còn hơn là hành vi, thái ñộ sống, quan niệm, ñộng lực của ứng viên.
Làm ñược bước này, doanh nghiệp sẽ chọn lọc ñược nhân viên phù hợp ngay từ khâu tuyển dụng, thu hút ñúng người, tránh tình trạng nhân viên vào thử việc sau vài tháng lại thấy không phù hợp phải nhảy việc. Việc phân tích và thiết kế lại công việc là việc không khó khăn, nằm trong khả năng của CC1 mà không cần phải có sự
trợ giúp của các chuyên gia từ bên ngoài.
e. Hoàn thiện quy trình tuyển chọn nhân viên
Những kết luận ñược rút ra khi ñánh giá thực trạng quản trị nhân sự của CC1 cho thấy, công tác tuyển chọn lao ñộng ñóng vai trò quan trọng trong việc hình thành ñội ngũ lao ñộng thạo việc, tâm huyết với nghề, hăng say trong công việc. Vì vậy, ñể công tác này thể hiện ñược vai trò là khâu sàng lọc, cung ứng lao ñộng có chất lượng. Trong thời gian tới Công ty cần tập trung vào một số vấn ñề sau:
− Phải lập ñược kế hoạch dự báo tương ñối chuẩn xác về nhu cầu từng loại lao ñộng của CC1, dựa trên số liệu lao ñộng năm trước, ñịnh hướng hoạt ñộng của năm tới, bản mô tả công việc, tiêu chuẩn của công việc, dự tính lượng nhân viên thuyên chuyển công tác, lao ñộng nghỉ theo chế ñộ…Từ ñó xác ñịnh nhân sự cần tuyển, thời gian tuyển dụng, chi phí tuyển dụng, thị trường tuyển dụng, ñể tránh bị ñộng và tuyển chọn ñược lao ñộng phù hợp cả về số lượng và chất lượng.
− Xác ñịnh nguồn cung cấp nhân sự ñạt yêu cầu gồm: chuyên viên tuyển dụng của bên cần người hoặc thông qua cơ quan việc làm, công ty tuyển dụng, học sinh tốt nghiệp các chuyên ngành xây dựng…
− Trước khi thực hiện việc tuyển chọn nhân viên mới theo nhu cầu công việc, phải ưu tiên ñánh giá các giải pháp khác rồi mới tính ñến giải pháp tuyển thêm người. Các giải pháp khác gồm: bố trí lại lao ñộng, tăng giờ làm hiện tại của nhân viên, bê phụ, thuê mướn nhân viên của các ñơn vị cùng ngành, tuyển công nhân tạm thời… Phương pháp tuyển chọn này là một chính sách tốt nhằm ñộng viên và thúc
ñẩy nhân viên trong công ty có cơ hội thăng tiến nghề nghiệp, tạo ñược bầu không khí hăng hái trong công ty. Chỉ khi các giải pháp này vẫn không giải quyết vấn ñề
nhân lực thì công ty bắt ñầu thực hiện quá trình tuyển chọn nhân viên mới.
1 3 2 9 4 5 9' 6 10 7 11 8 12 8' 13 14 15 16 Phỏng vấn lần 3 Hoạch ñịnh nhân lực Thẩm ñịnh Kế hoạch tuyển dụng Thông báo tuyển dụng Xác ñịnh nguồn cung cấp Trả hồ sơ Nhận và thẩm tra hồ sơ Trả hồ sơ Phỏng vấn lần 1 Trả hồ sơ Kiểm tra tay nghề Kế hoạch ñịnh nhân lực bộ phận Yêu cầu nhân lực cần tuyển Phỏng vấn lần 2 Trả hồ sơ Trả hồ sơ Trả hồ sơ Thẩm tra ñ/giá lựa chọn Thủ tục tiếp nhận Bàn giao huấn luyện Đ Đánh giá sau huấn luyện ñào tạo Bàn giao thử việc Đánh giá sau thử việc Quyết ñịnh tuyển dụng Chấm dứt hợp ñồng thử việc Chấm dứt hơp ñồng huấn luyện ñào tạo Sơñồ 3.1: Quy trình tuyển dụng ñề xuất
Theo quy trình tuyển dụng ñề xuất, các bước công việc phải thực hiện bao gồm:
Bước 1: Kế hoạch nhân lực bộ phận
15 ngày trước năm/quý mới, các bộ phận, phòng ban trong toàn CC1 có nhiệm vụ dự báo kế hoạch tuyển dụng nhân sự cho năm/quý tới. Dựa theo kế hoạch tuyển dụng mà các bộ phận cung cấp, bộ phận nhân sự có trách nhiệm xem xét, tư
vấn, ñánh giá lại nhu cầu Giám ñốc bộ phận sử dụng nhân lực cân ñối nhu cầu nhân lực bộ phận, lập bản phân tích công việc, bản tiêu chuẩn công việc, sau ñó lập số
lượng cần tuyển, thời gian cần sử dụng.
Bước 2:Phiếu yêu cầu tuyển dụng
Phòng ban khi có yêu cầu tuyển dụng sẽ ñến phòng nhân sự nhận mẫu ñơn,
ñiền vào phiếu yêu cầu tuyển dụng; hồ sơ tuyển dụng sau ñó gửi về phòng nhân sự.
Bước 3:Thẩm ñịnh
Giám ñốc nhân sự xem xét phiếu yêu cầu tuyển dụng, kiểm tra ñịnh biên, tiêu chuẩn, phản hồi thông tin cho bộ phận sử dụng nhân lực nếu thấy cần thiết phải tuyển thêm người sẽ ký duyệt và trình ban tổng giám ñốc duyệt. Nếu thấy không cần tuyển thì ghi rõ lý do và trả phiếu yêu cầu tuyển dụng.
Bước 4:Kế hoạch tuyển dụng
Phòng nhân sự trình ban Tổng giám ñốc ký duyệt phiếu yêu cầu tuyển dụng. Khi ban Tổng giám ñốc ñã ký duyệt, phiếu yêu cầu tuyển dụng ñược chuyển về bộ
phận tuyển dụng – phòng nhân sự sẽ lên kế hoạch tuyển dụng, triển khai và kiểm tra tiến trình thực hiện kế hoạch.
Bước 5,6:Xác ñịnh nguồn cung cấp & Thông báo tuyển dụng
Thu thập thông tin cung cầu về thị trường lao ñộng, xác ñịnh nguồn cung cấp. Tổng công ty nên ưu tiên, tạo cơ hội phát triển, thăng tiến cho nhân viên của Tổng công ty. Khi có nhu cầu tuyển dụng, phòng nhân sự ra thông báo tuyển dụng
nhân viên trên E-Mail nội bộ của công ty, các nguồn cung ứng lao ñộng bên ngoài và trên các phương tiện thông tin ñại chúng (báo, ñài...).
Bước 7: Nhận và thẩm ñịnh hồ sơ
Bộ phận tuyển dụng - phòng nhân sự nhận và kiểm tra hồ sơ, phân loại, thông tin cho các ứng cử viên bổ túc hồ sơ, chuyển trả hồ sơ không ñạt yêu cầu, lọc hồ sơ và lập danh sách mời phỏng vấn lần 1, tiêu chuẩn xét duyệt hồ sơ cụ thể như:
Về mặt hình thức
- Hồ sơ ứng viên phải thể hiện rõ vị trí dự tuyển, họ tên ứng viên và các dữ
liệu cụ thểñể Tổng công ty có thể liên hệ khi có nhu cầu.
- Các giấy tờ cần thiết phải ñược sắp xếp gọn gàng theo thứ tự như sau: + Đơn xin việc
+ Sơ yếu lí lịch (có chứng thực của ñịa phương)
- Bản sao các bằng cấp, chứng chỉ hoặc các giấy tờ thể hiện trình ñộ, khả
năng nghiệp vụ của ứng viên. Giấy khám sức khỏe - Bản sao hộ khẩu, Giấy ñăng ký tạm trú (nếu có) - Bản sao chứng minh nhân dân, tấm hình 3*4
Về mặt nội dung
- Hồ sơ phải thể hiện ñược trình ñộ chuyên môn cũng như các kiến thức theo yêu cầu tuyển dụng thông qua phần trình bày của ñơn xin việc và Sơ
yếu lí lịch, các bằng cấp, chứng chỉ chuyên môn.
- Ứng viên phải ñược xác nhận có ñủ sức khỏe thông qua giấy khám sức khỏe ñã ñược xác nhận của cơ quan y tế có thẩm quyền.
Các tiêu chuẩn khác
- Việc xét tuyển sẽñược ưu tiên ñối với hồ sơ các ứng viên nội bộ. - Hồ sơứng tuyển của ñợt tuyển dụng trước sẽñược ưu tiên xem xét lại.
- Hồ sơ ứng viên ñược ưu tiên theo thứ tự: Kinh nghiệm chuyên ngành, kinh nghiệm làm việc, không có kinh nghiệm nhưng có tố chất, năng lực có thể phát triển ñược.
Bước 8&8’: Kiểm tra-sơ vấn
Các ứng viên ñều làm bài kiểm tra/sơ vấn (trừ công nhân sản xuất), khi ứng viên ñã hoàn thành bài kiểm tra, bộ phận nhân sự sẽ thông báo cho phòng ban liên quan ñến nhận hồ sơ, ñề thi và bài kiểm tra của ứng viên, (nếu bài kiểm tra của ứng viên ñược thực hiện trên máy vi tính thì bộ phận tuyển dụng sẽ gửi E-mail trực tiếp
ñến người có trách nhiệm chấm bài). Chấm ñiểm xong, bộ phận quản lý trực tiếp gửi bài kiểm tra, ñiểm, kết quả ñánh giá cho bộ phận tuyển dụng, nếu ñạt, phòng nhân sự phối hợp cùng trưởng bộ phận sắp xếp cho ứng viên phỏng vấn chuyên môn còn nếu không ñạt sẽ thông báo loại.
Bước 9&9’: Phỏng vấn chuyên môn
- Nếu tuyển các chức danh nhân viên, thành viên tham gia phỏng vấn gồm: Bộ phận Tuyển dụng, bộ phận có nhu cầu tuyển dụng hoặc Ban Tổng giám ñốc (nếu cần thiết) sẽ tham dự.
- Nếu tuyển các chức danh Quản lý cấp trung và cấp cao, thành viên tham gia phỏng vấn gồm: Ban Tổng giám ñốc, Giám ñốc nhân sự, Giám ñốc bộ phận, Chuyên viên cao cấp hoặc người ñược Tổng giám ñốc ñề cử tham gia phỏng vấn.
Trong quá trình phỏng vấn, mỗi phỏng vấn viên phải ñưa ra kết quảñánh giá riêng và sau ñó trao ñổi thống nhất, nếu không thống nhất ñược ý kiến, Ban Tổng giám ñốc là người quyết ñịnh cuối cùng.
Bước 10: Thẩm tra ñánh giá lựa chọn
Thẩm tra lý lịch và quá trình làm việc, thông tin kết quả sau cùng và hẹn người trúng tuyển, thông tin ngày giờ tiếp nhận ứng cử viên, gởi trả hồ sơ ứng cử
viên không ñạt sau thẩm tra.
Dựa vào kết quả phỏng vấn phòng nhân sự sẽ mời các ứng viên ñạt yêu cầu qua vòng phỏng vấn chuyên môn nhận việc bằng ñiện thoại. Phòng nhân sự phối hợp cùng các trưởng bộ phận hướng dẫn nhân viên-công nhân mới làm các thủ tục nhận việc, phổ biến nội qui, chính sách,…của công ty qua buổi ñào tạo hội nhập.
Bước 12: Bàn giao huyấn luyện ñào tạo
Bộ phận quản lý trực tiếp có trách nhiệm phân công, hướng dẫn công việc, trình bày rõ trách nhiệm và quyền hạn cho nhân viên mới, ñưa ra chương trình huấn luyện,ñào tạo mà nhân viên mới, thời gian áp dụng theo qui ñịnh của Tổng công ty, kết thúc thời gian huấn luyện nhân viên ñược ñánh giá lại.
Bước 13:Đánh giá sau huấn luyện/ñào tạo
Tổ chức ñánh giá, tổ chức thi, tổng hợp kết quả và báo cáo sau giai ñoạn huấn luyện và ñào tạo, lập thủ tục chấm dứt hợp ñồng huấn luyện ñối với ứng cử
viên không ñạt, lập thủ tục ứng cử viên không ñạt sang giai ñoạn thử việc.
Bước 14:Bàn giao thử việc
Phòng nhân sự có trách nhiệm theo dõi và cung cấp danh sách nhân viên sắp hết thời hạn thử việc cho trưởng bộ phận hoặc người trực tiếp quản lý nhân viên mới trước 2 tuần. Căn cứ vào yêu cầu công việc và khả năng hoàn thành công việc của nhân viên mới, trưởng bộ phận/người quản lý trực tiếp xác nhận, ñánh giá kết quả sau thời gian thử việc và gửi về phòng nhân sự.
Bước 15:Đánh giá sau thử việc
Trưởng bộ phận sử dụng nhân lực ñánh giá sau thử việc, thủ tục chấm dứt hợp ñồng thử việc ñối với ứng cử viên không ñạt, thủ tục các ứng cử viên ñạt sang chính thức.
Bước 16: Quyết ñịnh tuyển dụng
Nhân viên- công nhân mới sau khi ñã qua thời gian thử việc và ñược trưởng bộ phận ñánh giá ñạt yêu cầu (ñối với nhân viên trở lên), phòng nhân sự sẽ ra quyết
ñịnh nhận việc chính thức, nhân viên- công nhân ñược ký kết hợp ñồng lao ñộng và hưởng ñầy ñủ các chính sách, chếñộ phúc lợi theo quy chế của Tổng Công ty.
f. Hoàn thiện việc bố trí sử dụng nhân viên
Giai ñoạn thử việc, không những giúp cho công ty lựa chọn ñược những lao
ñộng có chất lượng mà còn giúp cho việc bố trí phân công lao ñộng phù hợp với khả
năng, năng lực sở trường, làm tiền ñề cho người lao ñộng có môi trường phù hợp ñể
phát huy khả năng của mình, nâng cao hiệu quả công việc, năng xuất lao ñộng, là cơ
sở cho việc nâng cao tiền lương. Đối với CC1, việc bố trí ñúng năng lực sở trường sẽ góp phần nâng cao chất lượng công trình, ñồng thời tiết kiệm ñược lao ñộng.
Như phân tích ở phần thực trạng cho thấy, việc bố trí lao ñộng ở công ty thời gian qua vẫn còn nhiều bất hợp lý. Do vậy, Tổng Công ty nên có các biện pháp ñiều chỉnh lại ñể có một cơ cấu nhân sự hợp lý hơn, cụ thể là:
+ Cần tập trung cơ cấu lại lao ñộng của các bộ phận. Cơ sở của việc cơ cấu lại, là kết quả của việc ñánh giá lại chất lượng lao ñộng trong toàn công ty, căn cứ
vào bảng mô tả công việc ñã xây dựng. Tất nhiên trong quá trình cơ cấu lại lao ñộng do tính chất của việc cơ cấu không phải là thực hiện từñầu, nên không thể thực hiện một cách cứng nhắc, mà phải căn cứ vào từng trường hợp cụ thể, ñể có cách xử lý thoảñáng, nhằm ñảm bảo duy trì ñược tính ổn ñịnh và tâm lý cũng như môi trường làm việc không quá nặng nề. Cách xử lý cho từng trường hợp có thể là: cho ñào tạo lại (tại chỗ hoặc ñào tạo ngắn hạn), bố trí công việc khác phù hợp với năng lực và phẩm chất của người lao ñộng, hình thức cho thôi cũng không loại trừ nếu không thể áp dụng các hình thức ñã ñưa ra. Tuy nhiên, khi áp dụng hình thức này Công ty nên hổ trợ thoả ñáng cho người lao ñộng kinh phí ñể chuyển ñổi việc làm, nhằm giảm bớt một phần khó khăn cho người lao ñộng và gia ñình họ.
+ Việc bố trí lại lao ñộng phải nhất thiết trên cơ sở yêu cầu công việc, ñồng thời tính ñến yếu tố ñịnh hướng phát triển của TCT. Việc bố trí lại lao ñộng cũng giúp cho TCT bố trí lao ñộng phù hợp với chuyên môn, sở trường hơn, qua ñó năng
xuất lao ñộng ñược nâng cao, hiệu quả kinh doanh cải thiện, ñồng thời người lao
ñộng cũng có ñiều kiện phát huy năng lực và thu nhập cao.
Qua phân tích việc bố trí nhân sự của CC1 ở phần trên cho thấy, mặc dù ñã có nhiều cố gắng trong việc bố trí hợp lý nhân sự nhưng vẫn còn nhiều vấn ñề cần khắc phục ñể sử dụng lao ñộng có hiệu quả hơn, vấn ñề phải quan tâm là giảm sức ép công việc ñối với một số bộ phận, ñồng thời tăng lượng công việc phải ñảm nhiệm ở một số bộ phận khác.
Một trong những yếu tố quan trọng trong phân công bố trí lao ñộng là dựa vào bản mô tả công việc, từ ñó xây dựng giờ làm việc. Để xây dựng hệ thống giờ
làm việc phù hợp phải dựa trên các yếu tố sau: