1. Bộ phận quảnlý thông tin ( Bộ phận IT) 2 Bộ phận kế toán: Nhập Xuất cơ sở dữ liệu
4.1.2. Thực trạng về hoạt ựộng chu trình nghiệp vụ kế toán nguyên vật liệu tại công ty cổ phần Thép Bắc Việt.
công ty cổ phần Thép Bắc Việt.
4.1.2.1 Hoạt ựộng của các ựối tượng tham gia trong chu trình nghiệp vụ kế toán nguyên vật liệụ
Tham gia vào chu trình nghiệp vụ kế toán nguyên vật liệu tại công ty hiện có 6 bộ phận tham gia gồm bộ phận sản xuất, bộ phận mua vật tư, ban giám ựốc, bộ phận kế toán, bộ phận kho và thủ quỹ. Trong ựó mỗi bộ phận thực hiện một chức năng, nhiệm vụ cụ thể riêng, nhưng lại kết nối với nhau ựể tạo ra một chu trình nghiệp vụ diễn ra liên tục, hiệu quả. Trong ựó:
* Bộ phận sản xuất: Căn cứ vào kế hoạch sản xuất của công ty, hoặc ựơn ựặt hàng của khách hàng, bộ phận sản xuất ước tắnh nguyên vật liệu cần thiết ựể sản xuất, lập phiếu yêu cầu xuất nguyên vật liệu (nếu có nguyên vật liệu trong kho) hoặc phiếu yêu cầu mua nguyên vật liệu ựể xét duyệt, xin ý kiến bộ phận vật tư.
* Bộ phận mua vật tư: Nhận phiếu yêu cầu của bộ phận sản xuất, lập ựơn ựặt hàng gửi Ban giám ựốc ký duyệt, ựồng thời gửi cho nhà cung cấp ựể báo giá, xác nhận, sau khi ban giám ựốc ký duyệt ựồng ý, bộ phận mua vật tư tại công ty tiến hành làm ựơn ựặt hàng, chọn nhà cung cấp ựể mua hàng.
* Ban giám ựốc: Nhận phiếu yêu cầu mua vật tư, ựơn ựặt hàng ựể ký duyệt và ựồng ý chi tiền mua vật tư.
* Bộ phận kế toán: Nhận các chứng từ liên quan trong khâu mua vật tư của các bộ phận chuyển gồm ựơn ựặt hàng, hóa ựơn, phiếu nhập kho về ựể làm căn cứ thanh toán và hạch toán. Bộ phận kế toán sau khi ựã kiểm tra ựầy ựủ chứng từ, tiến hành lập phiếu chi hoặc ủy nhiệm chi ựể chuyển khoản thanh toán tiền cho nhà cung cấp.
* Bộ phận kho: Căn cứ vào ựơn ựặt hàng, kiểm nhận hàng, và tiến hành nhập kho, lập thẻ kho cụ thể cho từng loại vật tư ựể theo dõi tình hình nhập - xuất - tồn của từng loại vật tư, nguyên vật liệụ
* Bộ phận quỹ: Khi nhận ựược phiếu chi tiền hoặc giấy nộp tiền vào tài khoản của bộ phận kế toán ựã có ký duyệt của ban giám ựốc thì tiến hành chi tiền ựể thanh toán cho nhà cung cấp.
4.1.2.2 Thu nhận chứng từ và xây dựng lưu ựồ luân chuyển
Công ty cổ phần Thép Bắc Việt hoạt ựộng chủ yếu trong lĩnh vực gia công chế biến, sản xuất các mặt hàng liên quan ựến thép, xà gồ, thép hình, tôn,...Do vậy, nguyên vật liệu ựầu vào chủ yếu của công ty là phôi thép, thép, tôn nguyên bản như thép tấm, tôn cuộn, ...Các nguồn cung cấp cho công ty chủ yếu qua nhập khẩu và nội ựịa bởi một số công ty có tên tuổi trong ngành và cũng là nhà cung cấp thường xuyên của công ty như Công ty TNHH Mạnh Hưng Phát, Công ty cổ phần Kim khắ Hà Nội, Công ty TNHH MTV Thái Hưng, Công ty cổ phần Thái Hưng, Công ty cổ phần giang thép Thái Nguyên, Công ty TNHH thương mại đông đạt, Công ty TNHH thương mại Phú Nam, Công ty cổ phần thép Chương Dương,...với mức giá hợp lý và ổn ựịnh. Chất lượng ựảm bảo, phong phú chủng loạị
Khi cần loại mặt hàng như thế nào công ty sẽ làm báo giá gửi nhà cung cấp và yêu cấu nhà cung cấp cho biết giá của các mặt hàng cần cung cấp. Sau khi nhà cung cấp ựã xác ựịnh giá thì Fax trở lại công ty, nếu công ty ựồng ý mua với mức giá ựó thì 2 bên tiến hành soạn thảo hợp ựồng ( đối với các nhà cung cấp là bạn hàng thường xuyên thì có thể làm hợp ựồng nguyên tắc cho một năm hoặc có thể làm hợp ựồng cho từng lô hàng lấy). Nhà cung cấp thảo Hợp ựồng bán và fax ựến giám ựốc ựể xem xét, ký duyệt. Nếu chấp nhận mua công ty sẽ fax lại cho bên nhà cung cấp. Sau ựó nhà cung cấp chuyển hàng ựến doanh nghiệp, thủ kho và người giao hàng tiến hành kiểm nhận thực tế.
Phương pháp tắnh giá thực tế của NVL mua ngoài:
- đối với NVL mua trong nước:
Giá thực tế NVL
NK =
Giá mua ghi trên hóa ựơn +
Chi phắ
thu mua -
Các khoản ựược giảm trừ - đối với NVL mua nhập khẩu:
Giá thực tế
NVL NK =
Giá mua ghi
trên hóa ựơn + Thuế NK +
Chi phắ thu mua -
Các khoản ựược giảm trừ
Công ty áp dụng phương pháp tắnh thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ do vậy giá mua ghi trên hóa ựơn là giá chưa có thuế.
Chi phắ thu mua thực tế: là các khoản chi phắ phát sinh trong quá trình thu mua: chi phắ vận chuyển, bốc dỡ, chi phắ cho nhân viên thu muạ
Ớ Chứng từ và trình tự luân chuyển chứng từ:
- Chứng từ kế toán sử dụng: để hạch toán quá trình mua hàng kế toán sử dụng các chứng từ: + Báo giá + Hợp ựồng mua bán + Hoá ựơn GTGT + Biên bản giao nhận hàng + Phiếu nhập kho
+ Các chứng từ khác như: phiếu chi, giấy báo nợ...
ỚTrình tự luân chuyển chứng từ:
Kết quả kiểm nhận thực tế sẽ ựược dùng ựể lập biên bản giao nhận (biên bản giao nhận sẽ ựược sao làm 2 bản, 1 bản công ty giữ và 1 bản ựưa cho người giao hàng). Sau khi ựã nhận hàng, kế toán tập hợp toàn bộ các chứng từ như: Hợp ựồng, Hóa ựơn GTGT (liên 2), biên bản giao nhận tiến hành lập phiếu nhập khọ Phiếu nhập kho ựược lập thành 3 liên (Liên 1: Lưu; Liên 2: cho thủ kho nhập hàng vào ựể làm căn cứ ghi thẻ kho; Liên 3: Kế toán giữ ựể ghi sổ)
* Sổ kế toán và trình tự ghi sổ tại Công tỵ
* Sổ kế toán bao gồm: - Sổ nhật ký chung - Sổ cái TK 152
- Sổ chi tiết nguyên vật liệụ
ỚTrình tự ghi sổ:
Căn cứ vào biên bản giao nhận, hóa ựơn GTGT thủ kho tiến hành cho nhập kho nguyên vật liệu mua về, thủ kho lập phiếu nhập kho, sau ựó vào thẻ khọ Căn cứ vào các chứng từ gốc như phiếu nhập kho, hóa ựơn GTGT kế toán tiền hành ghi sổ nhật ký chung, vào sổ cái TK 152, sổ chi tiết nguyên vật liệu cho từng loạị
Quá trình thu nhận chứng từ ựối với trường hợp mua nguyên vật liệu ựược thể hiện qua lưu ựồ luân chuyển giữa các bộ phận như sau:
ạ Quy trình nhập - xuất nguyên vật liệụ
Quy trình nghiệp vụ kế toán nguyên vật liệu tại công ty cổ phần Thép Bắc Việt, liên quan ựế kế toán nguyên vật liệu bao gồm các cơ sở dữ liệu về quá trình nhập - xuất kho nguyên vật liệu diễn ra tại công ty, ựược mô tả như sau:
Quy trình chứng từ nhập kho nguyên vật liệụ
Sơ ựồ 4.1. Quy trình nhập kho nguyên vật liệu tại BVG
đơn ựặt hàng P. Kế hoạch P. Mua vật tư Nhà cung cấp BP. KCS BP. Kho P. Kế toán P. Kế toán Ban giám ựốc 1 2 3 4 6 5 8 7 Sổ chi tiết nguyên vật liệu PNK, Hóa ựơn GTGT Thẻ kho Sổ NKC Sổ cái TK 152
(1).Phòng kế hoạch căn cứ vào ựơn ựặt hàng của khách hàng, kế hoạch sản xuất ựể lập phiếu ựề nghị mua vật tư, phiếu này do trưởng phòng kế hoạch ký duyệt, sau ựó nhân viên phòng kế hoạch sẽ mang phiếu ựề nghị mua vật tư lên trình Ban giám ựốc ựể ký duyệt. Sau khi ban giám ựốc ựã ký duyệt, nhân viên phòng kế hoạch mang về phòng.
(2).Phiếu ựề nghị mua vật tư sau khi ựược ban giám ựốc ký duyệt, phòng kế hoạch tiến hành gửi phiếu ựề nghị xuống phòng mua hàng và giữ lại một bản.
(3).Phòng mua hàng sau khi nhận ựược giấy ựề nghị cấp vật tư của phòng kế hoạch sẽ tiến hành chọn nhà cung cấp phù hợp, tiến hành chuyển ựơn ựặt hàng, xác nhận và ký kết hợp ựồng. Biên bản ký kết hợp ựồng ựược ký làm 2 bản, một bản ựại diện nhà cung cấp giữ lại, một bản phòng mua hàng giữ lạị Sau ựó, căn cứ vào ựơn ựặt hàng, hợp ựồng ựã ký kết, nhà cung cấp chuẩn bị hàng và tiến hành giao hàng.
(4).Sau khi ký kết hợp ựồng, phòng mua hàng sao hợp ựồng làm 3 bản, bản gốc gửi phòng kế toán ựể nắm ựược tình hình thanh toán, một bản gửi phòng Kiểm ựịnh chất lượng sản phẩm hàng hóa (KCS) ựể làm căn cứ kiểm ựịnh chất lượng, một bản phòng mua hàng lưu lại ựể theo dõị
(5).Khi ựến thời gian quy ựịnh theo hợp ựồng, hàng về tới công ty, phòng mua hàng sẽ nhận hóa ựơn GTGT từ nhà cung cấp, sau ựó phòng mua hàng liên hệ với bộ phần KCS và bộ phận kho ựể tiến hành kiểm nhận về chất lượng cũng như số lượng.
(6). Sau khi kiểm tra xong, bộ phận KCS lập biên bản kiểm tra chất lượng vật tư, có ựầy ựủ chữ ký của người giao hàng, bộ phận KCS, bộ phận khọ
- Bộ phận kho sau khi ựã kiểm nhận ựúng, ựủ số lượng vật tư thì tiến hành ký nhận và nhập kho vật tư, lập thẻ kho ựể theo dõị
(7). Bộ phận kho thu thập ựủ chứng từ gồm biên bản kiểm ựịnh chất lượng, biên bản giao nhận vật tư, thẻ kho ựể chuyển lên cho phòng kế toán. đồng thời, phòng mua hàng cũng chuyển hóa ựơn GTGT gốc lên cho phòng kế toán làm căn cứ thanh toán cho nhà cung cấp.
(8). Phòng kế toán sau khi nhận ựược ựầy ựủ chứng từ liên quan ựến quá trình mua vật tư, căn cứ vào chứng từ nhận ựược bộ phận kế toán tiến hành hạch toán, vào sổ chi tiết, sổ tổng hợp và báo cáọ đồng thời, căn cứ vào chứng từ nhận ựược phòng kế toán tiến hành thanh toán cho nhà cung cấp ựúng theo hợp ựồng ký kết giữa hai bên.
* Kết thúc quy trình nhập kho nguyên vật liệu( vật tư), các chứng tư liên quan ựến từng bộ phận ựược lưu giữ như sau:
- Phòng kế hoạch: Lưu giữ phiếu ựề nghị mua vật tư.
- Phòng mua hàng: Lưu giữ phiếu ựề nghị mua vật tư, ựơn ựặt hàng, hợp ựồng mua hàng.
- Bộ phận KCS: Lưu giữ hợp ựồng mua hàng, biên bản kiểm nhận chất lượng sản phẩm vật tư, hàng hóạ
- Bộ phận kho: Lưu giữ biên bản kiểm nhận chất lượng sản phẩm vật tư, hàng hóa, Biên bản giao nhận vật tư hàng hóa, phiếu nhập kho, thẻ kho và bảng tổng hợp nguyên vật liệu
- Bộ phận kế toán: Lưu giữ chứng từ gồm hợp ựồng mua hàng, hóa ựơn GTGT, biên bản kiểm ựịnh chất lượng vật tư, hàng hóa, biên bản giao nhận vật tư, hàng hóa, thẻ kho, lập sổ chi tiết, sổ tổng hợp theo dõi tình hình nhập - xuất - tồn của vật tư.
Các bộ phận sử dụng cơ sở dữ liệu tiến hành luân chuyển chứng từ theo lưu ựồ chỉ dẫn như sau:
Lưu ựồ 4.1. Lưu ựồ chứng từ mua vật tư
Quá trình mua vật tư tại công ty ựang diễn ra qua 3 bộ phận tham gia trực tiếp và chịu trách nhiêm về quá trình mua vật tư, trong ựó bao gồm bộ phận mua vật tư, bộ phận kho và bộ phận bán hàng. Khi nhận ựược yêu cầu cung cấp vật tư của bộ phận sản xuất bộ phận mua vật tư lập ựơn ựặt hàng ựể xin ký duyệt, khi nhận ựược sự ựồng ý, bộ phận mua vật tư chọn nhà cung cấp phù hợp và tiến hành mua vật tư theo yêu cầụ Vật tư theo yêu cầu ựược chuyển ựến công ty, khi ựó bộ phận kho căn cứ vào phiếu yêu cầu, ựơn ựặt hàng, kiểm tra số lượng và chất lượng vật tư và tiến hành cho nhập khọ Sau khi mọi thủ tục hoàn thành các bộ phần chuyển chứng từ làm căn cứ thanh toán lên phòng kế toán như hóa ựơn, phiếu nhập kho, biên bản giao nhận vật tư Ờ hàng hóạ Tại bộ phận kế toán căn cứ vào các chứng từ nhận ựược ựể nhập dữ liệu, xử lý và hạch toán trên phần mềm kế toán, kết xuất báo cáo công nợ gửi ban giám ựốc.
Lưu ựồ 4.2. Lưu ựồ luân chuyển chứng từ nhập nguyên vật liệụ
Tham gia vào khâu nhận và luân chuyển chứng từ trong chu trình nghiệp vụ nhập nguyên vật liệu gồm có 6 ựối tượng bộ phận sản xuất, bộ phận mua hàng, ban giám ựốc, bộ phận kế toán, bộ phận kho và thu quỹ. Các chứng từ ựược luân chuyển qua các bộ phận. Khi có nhu cầu về vật tư bộ phận sản xuất lập phiếu yêu cầu gửi bộ phận mua vật tư ựể xem xét, ký duyệt. Tại bộ phận mua vật tư khi nhận ựược phiếu yêu cầu của bộ phận sản xuất lập ựơn hàng ựể ban giám ựốc ký, ựơn ựặt hàng ựược lập làm 3 liên, một liên bộ phận mua vật tư giữ, một liên chuyển cho nhà cung cấp, một liên gửi bộ phận kế toán. Bộ phận kế toán căn cứ vào ựơn hàng, hóa ựơn của nhà cung cấp lập phiếu chi hoặc ủy nhiệm chi ựể thanh toán cho nhà cung cấp, ựồng thời căn cứ vào các chứng từ kế toán nhập dữ liệu, lập báo cáo, và lưu dữ mọi chứng từ tại bộ phận kế toán. Bộ phận kho khi nhận ựược hàng từ nhà cung cấp, kiểm tra và lập phiếu nhập kho làm 2 liên, giữ lại 1 liên và gửi phòng kế toán một liên làm căn cứ hạch toán. Bộ phận quỹ là ựội tượng tham gia cuối cùng trong khâu mua nguyên vật liệu, khi nhận ựược phiếu chi ựã có ựầy ựủ chữ ký của các bộ phận phê duyệt, thủ quỹ căn cứ vào phiếu chi ựể chi tiền thanh toán cho nhà cung cấp.
Ớ Quy trình xuất kho vật liệụ
đơn ựặt hàng Bộ phận sản xuất Bộ phận kế hoạch Bộ phận kho Ban giám ựốc Bộ phận kế toán 1 2 4 3 5 6
(1). Căn cứ vào ựơn ựặt hàng của khách hàng bộ phận sản xuất lập phiếu ựề nghị cấp vật tư, phiếu ựề nghị này ựược trưởng bộ phận sản xuất xem xét và ký duyệt, sau ựó nhận viên của bộ phận sản xuất mang phiếu lên phòng kế hoạch ựể chờ ký duyệt.
(2). Khi nhận ựược phiếu ựề nghị cấp vật tư của bộ phận sản xuất, trưởng phòng kế hoạch xem xét và ký duyệt, sau ựó phòng kế hoạch gửi phiếu xuống bộ phận khọ
(3). Bộ phận kho nhận ựược phiếu ựề nghị cấp vật tư của phòng kế hoạch, tiến hành xuất kho cho bộ phận sản xuất ựúng, ựủ vật tư yêu cầụ Tại ựây, bộ phận kho lập phiếu giao nhận vật tư có chữ ký của bộ phận sản xuất và bộ phận khọ
(4). Sau khi giao nhận vật tư, bộ phận kho tập hợp ựầy ựủ chứng từ và chuyển về bộ phận kế toán làm căn cứ hạch toán gồm có: Phiếu ựề nghị cấp vật tư, phiếu giao nhận vật tư, thẻ kho, phiếu xuất khọ
(5). Bộ phận kế toán khi nhận ựược ựầy ựủ chứng từ về việc xuất kho vật tư ựể phục vụ sản xuất. Kế toán căn cứ vào các chứng từ ựó ựể hạch toán, mở sổ theo dõi chi tiết, sổ tổng hợp, lập báo cáo ựể chuyển ban giám ựốc.
* Kết thúc quá trình xuất vật tư:
- Bộ phận kho lập thẻ kho và bảng tổng hợp nguyên vật liệu
- Bộ phận kế toán lưu chứng từ, ghi sổ chi tiết vật tư, theo dõi nhập xuất tồn vật tư.
- định kỳ, bộ phận kho và phòng kế toán tiến hành kiểm kê, ựối chiếu tồn kho vật tư thực tế.
* Sau khi hoàn thành quy trình xuất kho vật tư phục vụ sản xuất, chứng từ lưu lại các bộ phận như sau:
- Bộ phận sản xuất: Phiếu ựề nghị cấp vật tư, phiếu giao nhận vật tư - Bộ phận kế hoạch: Phiếu ựề nghị cấp vật tư
- Bộ phận kho: Phiếu ựề nghị cấp vật tư, phiếu giao nhận vật tư, thẻ kho, phiếu xuất kho, bảng tổng hơn nguyên vật liệụ
- Bộ phận kế toán: Phiếu ựề nghị cấp vật tư, phiếu giao nhận vật tư, phiếu xuất kho, thẻ kho, sổ chi tiết nguyên vật liệu, báo cáo nhập xuất tồn.