2.1.4.1 Tắnh tất yếu phải hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán nguyên vật liệụ
Các tiêu chuẩn của một hệ thống thông tin kế toán hoàn hảo là phải cung cấp thông tin chắnh xác, kịp thời, ựáng tin cậy; thời gian phát triển hợp lý; thỏa mãn nhu
cầu thông tin của doanh nghiệp; người dùng phải hài lòng kể cả nhân viên kế toán. Vì vậy, nhu cầu tất yếu phải hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán nhằm phát triển hệ thống ựạt ựược hệ thống thông tin kế toán hoàn hảo, với chi phắ bỏ ra phải tương xứng với hiệu quả mang lạị
Trong các doanh nghiệp có kế hoạch chiến lược, sự phân tắch hệ thống thông tin kế toán ựược ấn ựịnh trong kế hoạch chiến lược nàỵ Vì thế, ựến thời ựiểm qui ựịnh, người ta tiến hành phân tắch hệ thống mặc dù hoạt ựộng của hệ thống vẫn tỏ ra rất hiệu quả. Tuy nhiên, tại các doanh nghiệp không có kế hoạch chiến lược hoặc ngay cả các doanh nghiệp có kế hoạch chiến lược, giai ựoạn phân tắch hệ thống có thể ựược bắt ựầu bởi các nguyên nhân chắnh sau ựây:
Lãnh ựạo doanh nghiệp cảm nhận rằng hệ thống thông tin kế toán nguyên vật liệu hiện tại của doanh nghiệp không ựạt ựược mục tiêu, không hoàn tất nhiệm vụ bởi vì thông tin mà hệ thống cung cấp không chắnh xác, không kịp thời và không ựáng tin cậỵ Vắ dụ một hệ thống thông tin kế toán nguyên vật liệu luôn luôn cung cấp những thông tin về giá thành sai lệch so với giá trị thực làm giảm sức cạnh tranh với các doanh nghiệp khác; luôn hạch toán những khoản lương phải tra công nhân viên theo cách khiến cho công nhân luôn nhận thấy sai sót luôn luôn sai lệch số liệu giữa sổ kế toán với thực tế kiểm kê hàng tồn kho, tài sản cố ựịnh... ựều làm cho lãnh ựạo doanh nghiệp quyết ựịnh cần phải có một sự phân tắch hệ thống thông tin kế toán.
Các yêu cầu mới từ bên ngoài ựòi hỏi doanh nghiệp phải ựáp ứng cùng là một trong những nguyên nhân phổ biến trong bối cảnh môi trường hoạt ựộng kinh doanh luôn biến ựộng, luôn tăng trưởng. Vắ dụ doanh nghiệp cần phải lập những báo cáo cho cơ quan quản lý tài chắnh, cho các nhà ựầu tư mới, cho ủy ban chứng khoán...mà những báo cáo này có những chỉ tiêu không có sẵn trong hệ thống thông tin kế toán kế toán nguyên vật liệu hiện tạị
Với sự phát triển của khoa học công nghệ thông tin, sự tiến bộ của các công nghệ trong mỗi ngành kinh doanh, sản xuất và xu hướng toàn cầu hóa, việc ứng dụng các công nghệ mới ựể nâng cao hiệu quả hoạt ựộng của hệ thống thông tin kế toán nói chung và hệ thống thông tin kế toán nguyên vật liệu nói riêng cũng là một nguyên nhân thường thấy
cho giai ựoạn phân tắch hệ thống. Vắ dụ việc ứng dụng bar code, giao dịch qua mạng, các nghiệp vụ xử lý vô tuyến, các hệ thống kiểm soát sản xuất bằng máy tắnh. [14]
2.1.4.2 Nguyên tắc hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán nguyên vật liệụ
để hoàn thiện hệ thống thông tin ựược thực hiện qua một trong các nguyên tắc sau:
Xác ựịnh bản chất thực sự của vấn ựề ựang biểu hiện nhờ ựó nhà lãnh ựạo sẽ quyết ựịnh các phương pháp giải quyết gốc rễ của vấn ựề thay vì xử lý các hiện tượng.
ạ Phải phân tắch hệ thống thông tin kế toán ựể xác ựịnh mục tiêu của hệ thống xử lý cần ựạt ựược là những mục tiêu nào, phục vụ cho yêu cầu nàọ Mục tiêu của hệ thống con có thỏa mãn mục tiêu chung của hệ thống thông tin kế toán hay không. đối với các hệ thống mớ, phân tắch hệ thống là một yêu cầu bắt buộc.
b.Xác ựịnh các khả năng tiềm tàng trong hệ thống thông tin kế toán cũng là một mục tiêu thường thấy trong các cuộc phân tắch hệ thống ở các doanh nghiệp. Thông thường, phân tắch hệ thống thường mong ựợi kết quả là không có rủi ro nào tiềm ẩn có thể bùng phát làm ảnh hưởng sai lệch ựến thông tin ựược cung cấp từ hệ thống thông tin kế toán.
c. Thu thập ựầy ựủ các yêu cầu của thông tin ựầu ra nguyên vật liệu mà hệ thống cần cung cấp cho người sử dụng. Các yêu cầu từ cấp quản lý cao ựến cấp quảnlý bên ngoàị Yêu cầu của người sử dụng bên trong và bên ngoài doanh nghiệp có liên quan ựến hệ thống. Yêu cầu của thông tin ựầu ra cần thu thập bao gồm nội dung cần thông tin, hình thức và phương thức trình bày và công bố thông tin, ựối tượng nhận thông tin, yêu cầu về kiểm soát thông tin.
d.Thu thập chắnh xác dữ liệu ựầu vào: nhằm chuẩn bị ựầy ựủ các dữ liệu cung cấp cho việc xử lý ựể có ựược các thông tin ựầu rạ
ẹ Thu thập các yêu cầu ựối với quá trình xử lý dữ liệu là một nhiệm vụ quan trọng của ựội phát triển hệ thống thông tin kế toán. Cụ thể là yêu cầu về hạch toán kế toán, các phương pháp phân bổ, kết chuyển, phương pháp lập các báo cáo tài chắnh, báo cáo kế toán từ những dữ liệu ựầu vàọ Yêu cầu về dữ liệu ựược xử lý theo lô hay xử lý theo phương pháp trực tuyến thời gian thực. [5]