nguyên vật liệu tại Việt Nam.
Trong tổng chi phắ giá thành của mỗi doanh nghiệp thì nguyên vật liệu luôn chiếm một tỷ lệ lớn và có tắnh chất quyết ựịnh ựối với chất lượng của sản phẩm. Nhận thấy vị trắ và vai trò trong công tác quản lý nguyên vật liệụ Hầu hết, các doanh nghiệp nước ta ựều tổ chức hệ thống thông tin kế toán ựể quản lý nguyên vật liệụ Tất cả các khâu trong quá trình quản lý từ lập kế hoạch, thực hiện kế hoạch, tổ chức thực hiện ghi chép ựều ựược giao cho từng bộ phận phụ trách. Mỗi một doanh nghiệp có những cách thức quản lý vật liệu khác nhaụ Và thông qua hệ thống thông tin kế toán nguyên vật liệu ựã giúp cho công tác quản lý trong các khâu của quá trình thu mua, dự trữ, sử dụng nguyên vật liệụ
Thực tế, trong thời kỳ kinh tế thị trường, các doanh nghiệp luôn cạnh tranh nhau và phát triển mạnh mẽ, việc các doanh nghiệp cần phải có một hệ thống thông tin phù hợp ựể tìm cơ hội kinh doanh và tăng khả năng cạnh tranh trên thị trường.
Tuy nhiên ở nước ta hiện nay, công tác quản lý nguyên vật liệu trong nhiều doanh nghiệp chưa ựáp ứng ựược yêu cầu thông tin cho người quản trị như: giá, phân loại, chất lượng,...đó là hạn chế gây khó khăn cho người quản trị ựưa ra các quyết ựịnh trong kinh doanh.
Do vậy ựể ựạt ựược ưu thế trên thị trường, các doanh nghiệp ựã không ngừng ựầu tư phát triển hệ thống thông tin và hệ thống thông tin kế toán nhằm nâng cao chất lượng quản lý, vận dụng các thành tựu khoa học kỹ thuật. Vấn ựề tin học hóa trong mọi lĩnh vực ựặc biệt trong việc xây dựng hệ thống thông tin kế toán góp phần cho nhà quản trị ựưa ra các quyết ựịnh ựúng, chắnh xác, kịp thờị
đầu tư vào hệ thống thông tin kế toán sẽ giúp quá trình điều hành của doanh nghiệp trở nên hiệu quả hơn. Thông qua ựó doanh nghiệp có khả năng cắt giảm chi phắ, tăng chất lượng sản phẩm và hoàn thiện quá trình phân phối sản phẩm và dịch vụ của mình.
Hiện nay, nhiều nhà máy sản xuất ở Việt Nam ựã sử dụng hệ thống thông tin kế toán và công nghệ sản xuất có hỗ trợ của máy tắnh ựể ựiều khiển quá trình sản xuất và kiểm tra chất lượng sản phẩm. Việc phân phối sản phẩm cũng như việc chi
trả của khách hàng hay về tình hình tài chắnh giữa các vùng khác nhau ựều sử dụng mạng viễn thông. Nhờ phương thức ựó doanh nghiệp ựã hoạt ựộng hiệu quả hơn rất nhiều và ựồng thời cũng giảm chi phắ ở mức lớn nhất có thể.
Nhiều Doanh nghiệp, công ty lớn ựã thiết lập hệ thống TTKT, do vậy ựã phần nào giúp cho mỗi doanh nghiệp nhận thức ựược tầm quan trọng của hệ thống TTKT trong DN. Do vậy một hệ thống TTKT vững mạnh sẽ mang lại cho Công ty nhiều lợi ắch ựắch thực hơn. Các tổng công ty lớn như tổng công ty ựiện lực, tổng công ty than, tổng công ty xây dựng, Ầựều có ứng dụng hệ thống thông tin kế toán và hệ thống thông tin kế toán nguyên vật liệụ Một số công ty lớn trong ngành thép như Công ty Thép Hòa Phát, Công ty cổ phần Thép Thái Hưng, Công ty cổ phần Kim khắ Hà Nội,...tại Việt Nam cũng ựều ựã sử dụng hệ thống thông tin kế toán, trong ựó có áp dụng hệ thống thông tin kế toán nguyên vật liệu, ựiều này:
Giúp Ban lãnh ựạo Công ty giảm bớt những rủi ro về việc quản lý nguyên vật liệu, về việc theo dõi tình hình biến ựộng nguyên vật liệu của công ty tại bất kỳ thời ựiểm nàọ
Giúp Ban lãnh ựạo Công ty giảm tải trọng những công việc, sự việc hàng ngày và ựể chỉ tập trung vào vấn ựề chiến lược;
-Giúp Ban lãnh ựạo Công ty chuyên nghiệp hoá công tác quản lý ựiều hành. Thông thường, khi các Công ty càng phát triển thì hệ thống TTKT càng có ựiều kiện phát huy hiệu quả và lợi ắch mang lại cho Công ty cũng trở nên to lớn hơn. đối với những Công ty lớn thì một hệ thống TTKT vững mạnh sẽ góp phần minh bạch hóa, nâng cao hiệu quả hoạt ựộng, qua ựó tạo dựng lòng tin của cổ ựông và khách hàng. bảo vệ tài sản một cách hợp lý, tránh mất mát hao hụt, gian lận, trộm cắp...đảm bảo tắnh chắnh xác của các số liệu kế toán và báo các tài chắnh. Các phần mềm chủ yếu ựang ựược sử dụng trong HTTTKT bao gồm các phân hệ chắnh của Oracle Financials là General Ledger, Account Receipables, Account Payables, Assets..
Ngoài ra có một số doanh nghiệp ứng dụng ERP (Enterprise Resource Planning), hệ thống quản lý nguồn lực doanh nghiệp dựa trên nền tảng công nghệ hàng ựầu thế giới Oraclẹ Kiến trúc Oracle cho phép mang lại hiệu suất, khả năng linh hoạt và phát triển mở rộng cho doanh nghiệp. Do vậy, ứng dụng ERP rất thắch
hợp cho các doanh nghiệp có cơ sở sản xuất kinh doanh phức tạp, phân bố nhiều nơi và yêu cầu cao về ựộ tin cậy dữ liệu và vận hành ứng dụng, cũng như ựòi hỏi tắnh bảo mật và giảm thiểu chi phắ quản trị. [2]
Hệ thống thông tin Quản lý Doanh nghiệp ERP gồm nhiều ứng dụng riêng biệt ựược tắch hợp tự ựộng trong quá trình xử lý giúp nâng cao năng suất lao ựộng, cung cấp cho lãnh ựạo thông tin nhằm ra quyết ựịnh tốt hơn, hiệu quả hơn. Với một giao diện người dùng Web 100% thân thiện và hệ thống bảo mật an toàn, người sử dụng có thể phát huy và thực hiện ựúng trách nhiệm của mình, giảm tối ựa công việc dư thừa, nâng cao hiệu quả công việc.
Hệ thống thông tin quản lý doanh nghiệp ERP trợ giúp các cán bộ nghiệp vụ tổ chức, thực hiện, quản lý và kiểm tra các hoạt ựộng nghiệp vụ về tài chắnh - kế toán, bán hàng, vật tư, dự án, nhân sự tiền lương và thông tin ựiều hành một cách chắnh xác, nhanh chóng, thuận tiện, giảm chi phắ và tăng hiệu quả công việc. Các phân hệ ứng dụng nghiệp vụ có mối liên hệ chặt chẽ với nhau trong một kho dữ liệu chung và nhất quán toàn doanh nghiệp. Chúng cũng góp phần ựưa các hoạt ựộng của doanh nghiệp ựi vào nề nếp.
Do yêu cầu quản lý, ựiều hành các hoạt ựộng sản xuất, kinh doanh trong môi trường cạnh tranh, lãnh ựạo doanh nghiệp và cán bộ chuyên môn nghiệp vụ các phòng ban cần nhanh chóng nhận ựược dữ liệu cần thiết và xử lý thông tin, chủ ựộng ựáp ứng các thay ựổi của tình hình thực tế. đặc biệt, thông tin ựiều hành doanh nghiệp cho phép lãnh ựạo doanh nghiệp nắm bắt ựược thông tin trực tuyến cần thiết về hoạt ựộng hàng ngày ngay cả khi ựi công tác.
Hệ thống thông tin sản xuất tại một số công ty hàng ựầu thế giớị
Như chúng ta ựều biết, hệ thống thông tin là nền tảng của các quá trình hoạt ựộng sản xuất kinh doanh trong một doanh nghiệp vì suy cho cùng bản chất của quản lý là quá trình thu thập thông tin về một vấn ựề nào ựó, xử lý các thông tin ấy và ựưa ra các ựối sách tương ứng nhằm giải quyết tốt nhất vấn ựề ựặt rạ
Tổng thể các hệ thống thông tin trong doanh nghiệp, phân loại theo chức năng của chúng bao gồm: [14]
Hệ thống thông tin sản xuất
Hệ thống thông tin quản trị nhân lực.
Hệ thống thông tin lãnh ựạo và trợ giúp ra quyết ựịnh.
Trước hết chúng ta xem xét hệ thống thông tin sản xuất. Hệ thống thông tin sản xuất bao gồm toàn bộ các thông tin phản ánh các quá trình hoạt ựộng sản xuất, ựiều hành, quản lý sản xuất trong doanh nghiệp.
Thành phần của hệ thống thông tin sản xuất cũng bao gồm các tiềm năng như của một hệ thống thông tin quản lý nói chung. Tiềm năng về phần cứng của phân hệ là một mạng LAN. Tiềm năng về phần mềm quan trọng nhất là các CSDL về kho nguyên vật liệu cho sản xuất, về các kế hoạch sản xuất, về các quy trình công nghệ. Hệ thống thông tin sản xuất sử dụng các hệ quản trị CSDL thông dụng như FOXPRO, ACCESS, các bảng tắnh ựiện tử như LOTUS, EXCEL....Trong hệ thống thông tin sản xuất, người ta cũng sử dụng các mô hình toán tối ưu hóă quy hoạch tuyến tắnh, quy hoạch phi tuyến...) ựể xây dựng các phương án kế hoạch tối ưu, phương án phân bổ kế hoạch sản xuất, phương án tối ưu sử dụng nguyên vật liệụ
Phân hệ kế hoạch hóa chiến lược bao gồm các thông tin về quy mô sản xuất và kế hoạch ựầu tư cho sản xuất. đây là những thông tin quan trọng nhất của doanh nghiệp. Phân hệ lập kế hoạch chiến thuật và cơ ựộng bao gồm các thành phần sau ựây:
Kế hoạch sản phẩm Kế hoạch lao ựộng
Kế hoạch nhu cầu vật liệu Kế hoạch cung ứng dài hạn
Phân hệ báo cáo là phân hệ thông tin thực hiện bao gồm các thông tin về sản xuất, về tình hình tiêu thụ sản phẩm và về kết quả hoạt ựộng sản xuất của doanh nghiệp( lợi nhuận)
Phân hệ xử lý giao dịch gồm các thông tin về quá trình xử lý giao dịch kho hàng, xử lý ựơn ựặt hàng...
Một số vắ dụ về các hệ thống thông tin sản xuất của các nước trên thế giớị Hệ thống thông tin sản xuất của tập ựoàn sản phẩm hóa học Mỹ: đây là một tập ựoàn lớn của Mỹ sản xuất ra 32.000 loại sản phẩm hóa học mỗi năm. Mỗi tháng tập ựoàn nhận ựược 10.000 ựơn ựặt hàng của khách hàng từ khắp nơi trên thế giớị Hệ thống thông tin sản xuất của tập ựoàn gồm: [14]
Một máy tắnh lớn AS/400 hoạt ựộng 24/24 giờ trong ngày 600 Terminals ựược bố trắ tại vị trắ sản xuất
Hệ thống cung cấp mọi thông tin cần thiết cho quá trình sản xuất và quản lý sản xuất của tập ựoàn.
Hệ thống sản xuất của hãng IBM
IBM là hãng sản xuất máy tắnh lớn nhất thế giới với doanh số hàng chục tỷ ựôla mỗi năm. Hãng ựã ựầu tư rất lớn cho công việc tự ựộng hóa trong sản xuất công nghiệp. Mỗi năm, hãng chi ra 1 tỷ ựôla cho công tác nghiên cứu và ứng dụng ựể sản xuất các vi mạch. Hệ thống thông tin sản xuất của hãng sử dụng một cơ sở dữ liệu thống nhất. Hệ thống duy trì thường xuyên mối liên hệ giữa lãnh ựạo của hãng, lãnh ựạo các bộ phận sản xuất và mỗi vị trắ làm việc của công nhân.
Hệ thống thông tin sản xuất của tập ựoàn Turner: đây là một tập ựoàn xây dựng siêu quốc gia ra ựời từ những năm 80, có 40 văn phòng ựại diện tại Mỹ và 30 văn phòng ở nước ngoàị Doanh số hàng năm của tập ựoàn là 6 tỷ ựôla Mỹ. Hệ thống thông tin sản xuất của tập ựoàn ựược thiết kế trên nguyên tắc phân tán gồm có: 25 máy tắnh IBM, một mạng LAN với 2000 IBM PC trang bị bộ vi xử lý Intel 80386.
Hệ thống ựược vận hành và thường xuyên bảo trì bởi 50 chuyên gia về phần cứng và phần mềm. Nhờ sử dụng hệ thống thông tin sản xuất, mỗi tháng tập ựoàn giảm chi phắ cho công tác ựiều hàng sản xuất ựược 50 triệu ựôlạ
Và cho ựến này thì hệ thống thông tin cũng ựã phát triển mạnh mẽ tại Việt Nam cụ thể ựi ựầu là tổng công ty cổ phần ựầu tư xây dựng và thương mại Việt Nam Ờ Constrexim Holdings
được thành lập theo quyết ựịnh số 630/BXD - TCCB ngày 23/4/1982, trải qua hơn 25 năm xây dựng và phát triển, ựến nay Tổng Công ty cổ phần đầu tư Xây dựng và Thương mại Việt Nam - Constrexim Holdings (Công ty xuất nhập khẩu vật liệu xây dựng trước ựây) ựã là một trong những doanh nghiệp lớn của ngành xây dựng Việt Nam, khẳng ựịnh ựược vị thế của mình với các ựối tác trong và ngoài nước trên mọi lĩnh vực và ngành nghề khác nhaụ
Công ty Constrexim ựã phát huy thế mạnh, xây dựng, phát triển theo mô hình một tập ựoàn có ựủ nguồn lực trắ tuệ, tài chắnh, có uy tắn, tăng trưởng về mọi
mặt: giá trị, sản lượng, doanh thu, phúc lợi xã hộị.. Nhằm khơi dậy mạnh mẽ hơn tiềm năng, sức mạnh của một tập thể ựoàn kết, năng ựộng, sáng tạo, nhiệt huyết, Constrexim ựã cổ phần hóa và hoạt ựộng theo mô hình cổ phần hóa toàn diện từ tháng 6 năm 2007.
Tổng công ty luôn kiên ựịnh Mục tiêu phấn ựấu xây dựng Constrexim Holdings trở thành một tập ựoàn kinh tế vững mạnh, phát triển mở rộng thị trường hoạt ựộng kinh doanh trong nước và trên thế giới; dựa trên nguyên tắc không ngừng sáng tạo, năng ựộng, làm việc hiệu quả và kỷ cương; với phương châm: coi nhu cầu của khách hàng là nguồn công việc vô tận, ựáp ứng tốt nhu cầu của khách hàng là ựiều quan trọng nhất trong ựiều hành sản xuất kinh doanh; ựảm bảo chất lượng, ựúng hẹn và thỏa mãn yêu cầu của khách hàng là mục tiêu số 1. [2]
Constrexim Holdings luôn tự tin, chủ ựộng, sáng tạo trong công việc với gần 40 Công ty thành viên, hơn 9000 cán bộ công nhân viên trong ựó có hàng nghìn cán bộ trình ựộ Tiến sỹ, Thạc sỹ, kỹ sư, cử nhân và công nhân. Tổng công ty chủ ựộng quan hệ rộng rãi với các ựối tác về tất cả các lĩnh vực, liên tục phát triển nguồn nhân lực và không ngừng ứng dụng, phát triển công nghệ mới trong ựiều hành sản xuất, kinh doanh, trong ựó việc xây dựng HTTTKT ựược coi trọng hàng ựầụ
Tổng công ty ựã xác ựịnh cho mình hướng ựi ựa doanh, ựa ngành nghề, ựa sở hữụ Với quy mô hoạt ựộng lớn, các nhà máy và công trình xây dựng phân bố ở nhiều vị trắ khác nhau, cùng với nó là rất nhiều các hạng mục, ựối tác, khách hàng và nhân công, các ựơn vị thành viên. Vì vậy, Tổng công ty Cổ phần đầu tư Xây dựng Việt Nam (Constrexim Holdings) rất quan tâm xây dựng, duy trì thực hiện và liên tục cải tiến hệ thống TTKT và quản lý. Ban lãnh ựạo Tổng công ty nhận thấy sự cấp bách cần phải có một hệ thống thông tin tác nghiệp với ựầy ựủ chức năng, sẵn sàng cung cấp thông tin kịp thời chắnh xác qua các báo cáo, phân tắch, phục vụ các cấp quản lý khác nhaụ Và các yếu tố này chỉ có thể ựược thỏa mãn bởi một hệ thống thông tin kế toán kết hợp với hệ thống TT chức năng khác nhằm tăng cường quản lý một cách hiện ựại hơn trong SX-KD.
các quyết ựịnh ựầu tư các dự án bất ựộng sản phải nhanh chóng, kịp thời, thời gian thu hồi vốn dài, ựầy rủi rọ Chắnh vì vậy, hệ thống thông tin kế toán của Tổng công ty ựược chọn thực hiện, sau khi thành công mới phát triển lên các phân hệ quản lý chức năng khác.
Phát triển và xây dựng hệ thống các chương trình ứng dụng tin học trong công tác quản lý NVL của doanh nghiệp là một trong các nhiệm vụ trọng tâm ựược ựặt ra trong quá trình hình thành và phát triển ứng dụng công nghệ thông tin trong của Tổng công tỵ
Yêu cầu ựặt ra là hệ thống thông tin kế toán và quản lý của Tổng công ty cung cấp toàn bộ bức tranh về tình hình tài chắnh của mình và cho phép kiểm soát toàn bộ các giao dịch nghiệp vụ, giúp tăng tốc ựộ khai thác thông tin và tắnh minh bạch trong các báo cáo tài chắnh từ ựó tăng hiệu quả hoạt ựộng của doanh nghiệp. đồng thời hệ thống thông tin kế toán ựược thiết kế xây dựng nhằm ựảm bảo sử dụng hiệu quả nguồn lực tài chắnh, tránh thất thoát, gian lận, tăng cường ựược uy tắn của doanh nghiệp.
Với sự hỗ trợ tắch cực của hệ thống trang thiết bị phần cứng, hệ thống phần mềm và ựặc biệt là ựội ngũ cán bộ công nhân viên phòng tài chắnh kế toán, công nghệ thông tin, hệ thống thông tin kế toán của Tổng công ty ựã ựịnh hướng cho giải pháp ựồng bộ các nhiệm vụ kế toán, kiểm soát và lập kế hoạch, bước ựầu Tổng