-Quản trị hệ thống (System Administrator)
-Lập trình viên (Programmer)
-Nhà thiết kế hệ thống (System designer) -Nhà phân tắch hệ thống (System Analyst) -Trưởng phòng CNTT
-Giám ựốc dự án
-Phòng PTG phụ trách CNTT (Chief Information Officer - CIO) -Bộ máy kế toán gồm các nhân lực cho bộ phận lập cơ sở dữ liệu
2.1.3. Vai trò của hệ thống thông tin kế toán nguyên vật liệu ựối với doanh nghiệp. nghiệp.
Ngày nay, hệ thống thông tin kế toán ựóng một vai trò chiến lược trong một tổ chức. Doanh nghiệp sử dụng thông tin kế toán làm công cụ quản lý ở mọi cấp quản lý của doanh nghiệp.
Một là hệ thống thông tin kế toán không chỉ ựóng vai trò là nguồn cung cấp các báo cáo chắnh xác cho doanh nghiệp, mà hơn thế nữa nó ựã thực sự trở thành một công cụ, một vũ khắ chiến lược ựể các doanh nghiệp nghiên cứu, ựánh giá, sử dụng thông tin ựể tạo ựược ưu thế cạnh tranh trên thị trường và duy trì những thế mạnh sẵn có.
Hai là hệ thống thông tin kế toán là cung cấp thông tin ựể khuyến khắch các hoạt ựộng sáng tạo trong doanh nghiệp. đó là quá trình phát triển sản phẩm mới, dịch vụ mới và các quá trình sản xuất, các hoạt ựộng mới trong doanh nghiệp. Việc này có thể tạo ra các cơ hội kinh doanh hoặc các thị trường mới cho doanh nghiệp.
Ba là doanh nghiệp ựầu tư vào hệ thống thông tin sẽ có khả năng tạo ra một số dạng hoạt ựộng mới trong doanh nghiệp như tổ chức ảo, tổ chức theo thỏa thuận, các tổ chức theo truyền thống với các bộ phận cấu thành ựiện tử, liên kết tổ chức.
Bốn là áp dụng hệ thống thông tin kế toán, ựặc biệt là hệ thống thông tin kế toán các yếu tố ựầu vào như nguyên vật liệu sẽ giúp nhà quản lý có thông tin phù hợp, chắnh xác, kịp thời từ khâu xây dựng ựịnh mức vật tư ựến quá trình mua sắm, quá trình sử dụng tạo thành chi phắ sản xuất....Từ ựó sẽ có thêm một công cụ, một
cơ hội, giúp nhà quản lý ựiều hành tốt hơn, nhanh chóng ra quyết ựịnh phù hợp trong việc thay ựổi chủng loại vật tư ựầu vào, làm tối ưu hóa việc sử dụng nguồn lực, góp phần tăng lợi nhuận, tạo sự hài lòng cho khách hàng và các ựối tác. [10]
Trong cơ chế thị trường có sự quản lý và ựiều tiết của nhà nước theo ựịnh hướng xã hội chủ nghĩa với sự cạnh tranh gay gắt của các ựơn vị, bên cạnh việc ựẩy mạnh phát triển sản xuất doanh nghiệp cần tìm mọi biện pháp sử dụng nguyên vật liệu hợp lý, tiết kiểm. Muốn vậy cần quản lý tốt vật liệụ Yêu cầu của công tác quản lý vật liệu là phải quản lý chặt chẽ ở mọi khâu, từ khâu thu mua, bảo quản, dự trữ và sử dụng. Cùng với sự phát triển của xã hội loài người, các hoạt ựộng sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp ngày càng mở rộng và phát triển không ngừng về quy mô, chất lượng trên cơ sở thỏa mãn vật chất, văn hóa của cộng ựồng xã hộị Theo ựó, phương pháp quản lý cơ chế quản lý và cách thức hạch toán vật liệu cũng hoàn thiện hơn. Trong ựiều kiện nền kinh tế hiện nay, việc sử dụng hợp lý và tiết kiểm vật liệu có hiệu quả càng ựược coi trọng, làm sao ựể cùng một khối lượng vật liệu có thể sản xuất ra nhiều sản phẩm nhất, giá thành hạ mà vẫn ựảm bảo chất lượng. Do vậy việc quản lý nguyên vật liệu phụ thuộc vào khả năng và sự nhiệt thành của các cán bộ quản lý.
Năm là hệ thống thông tin kế toán nguyên vật liệu giúp quản lý vật liệu và cung cấp thông tin trên các khắa cạnh sau:
- Quản lý khâu thu mua: Nguyên vật liệu là tài sản lưu ựộng của doanh nghiệp, nó thường xuyên biến ựộng trên thị trường. Do vậy các doanh nghiệp cần phải có kế hoạch sao cho cụ thể liên tục cung ứng ựầy ựủ nhằm ựáp ứng kịp thời cho sản xuất. Cho nên khi quản lý khối lượng, quy cách, chủng loại nguyên vật liệu phải theo ựúng yêu cầu, giá mua phải hợp lý ựể hạ thấp giá thành sản phẩm.
- Quản lý khâu bảo quản: Việc bảo quản vật liệu tại kho, bãi cần thực hiện theo ựúng chế ựô quy ựịnh cho từng loại vật liệu, phù hợp với tắnh chất hóa lý của mỗi loại, với quy mô tổ chức của doanh nghiệp, tránh tình trạng thất thoát, lãng phắ vật liệu, ựảm bảo an toàn là một trong các yêu cầu quản lý ựối với vật liệụ
- Quản lý khâu dự trữ: đòi hỏi doanh nghiệp phải xác ựịnh ựược mức dự trữ tối ựa, tối thiểu ựể ựảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh ựược bình thường, không dự trữ vật liệu quá nhiều gây ứ ựọng vốn và cũng không quá ắt làm ngưng trệ gián ựoạn cho quá trình sản xuất.
- Quản lý khâu sử dụng: Yêu cầu phải tiết kiểm hợp lý cơ sở xác ựịnh các ựịnh mức tiêu hao nguyên vật liệu và dự toán chi phắ, quán triệt theo nguyên tắc sử dụng ựúng ựịnh mức quy ựịnh, ựúng quy trình sản xuất, ựảm bảo tiết kiểm chi phắ về nguyên vật liệu trong tổng giá thành.
Như vậy, quản lý nguyên vật liệu là một trong những nội dung quan trọng và cần thiết của công tác quản lý nói chung và quản lý sản xuất, quản lý giá thành nói riêng. Muốn quản lý vật liệu ựược chặt chẽ, doanh nghiệp cần cải tiến và tăng cường công tác thu nhận thông tin từ hệ thống thông tin kế toán nguyên vật liệu ựể quản lý cho phù hợp với thực tế.
Quản lý chặt chẽ tình hình cung cấp, bảo quản, dự trữ và sử dụng nguyên vật liệu là một trong những nội dung quan trọng trong công tác quản lý hoạt ựộng sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. để góp phần nâng cao chất lượng và hiệu quả công tác quản lý nguyên vật liệu, hệ thống thông tin kế toán nguyên vật liệu cần thực hiện tốt các nhiệm vụ sau:
- Phản ánh chắnh xác kịp thời và kiểm tra chặt chẽ tình hình cung cấp nguyên vật liệu trên các mặt: Số lượng, chất lượng, chủng loại, giá trị và thời gian cung cấp. - Tắnh toán và phân bổ chắnh xác, kịp thời giá trị vật liệu xuất dùng cho các ựối tượng khác nhau, kiểm tra chặt chẽ việc thực hiện ựịnh mức tiêu hao, phát hiện và ngăn ngừa kịp việc sử dụng nguyên vật liệu lãng phắ hoặc sai mục ựắch.
- Thường xuyên kiểm tra và thực hiện ựịnh mức dự trữ nguyên vật liệu, phát hiện kịp thời các vật liệu ứ ựọng, kém chất lượng, chưa cần dùng và có biện pháp giải phóng ựể thu hồi vốn nhanh chóng, hạn chế các thiệt hạị
- Thực hiện kiểm kê vật liệu theo yêu cầu quản lý, lập các báo cáo về vật liệu, tham gia công tác phân tắch việc thực hiện kế hoạch thu mua, dự trữ sử dụng nguyên vật liệụ
Sáu là hệ thống thông tin kế toán nguyên vật liệu sẽ cung cấp thông tin ựầy ựủ về tình hình biến ựộng nguyên vật liệu tại công tỵ Tuy nhiên với mỗi doanh nghiệp sản xuất, việc cung cấp nguyên vật liệu và sử dụng nguyên vật liệu còn phải gắn liền với hiệu quả kinh tế. Việc cung cấp nguyên vật liệu có kịp thời, ựầy ựủ hay không sẽ ảnh hưởng rất lớn ựến kế hoạch sản xuất của doanh nghiệp. Nhưng khi có
nguyên vật liệu thì việc sản xuất có hiệu quả hay không? Sản phẩm làm ra có khả năng cạnh tranh ựược hay không? để ựạt ựược ựiều này thì lại phụ thuộc vào chất lượng của nguyên vật liệu ựó. Thông tin kế toán nguyên vật liệu sẽ chỉ rõ chất lượng của nguyên vật liệu ựối với sản xuất từng mặt hàng trong doanh nghiệp.
Bảy là hệ thống thông tin kế toán cung cấp thông tin về chi phắ cho quản lý chi phắ nguyên vật liệụ Chi phắ nguyên vật liệu có ảnh hưởng không nhỏ ựến sự biến ựộng của giá thành, chỉ cần chi phắ tăng hay giảm 1% cũng ựã làm cho giá thành biến ựộng. điều này làm ảnh hưởng ựến giá thành sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. [14]
Xét về mặt kinh doanh, trong cơ cấu giá thành nguyên vật liệu thường chiếm tỷ trọng lớn 60%- 70%. Về mặt vốn, nguyên vật liệu là thành phần quan trọng của vốn lưu ựộng. Việc nâng cao hiệu quả sử dụng vốn không thể tách rời việc dự trữ và sử dụng nguyên vật liệu một cách hợp lý và hiệu quả. Như vậy, trong một số trường hợp nhất ựịnh tiết kiểm tối ựa chi phắ nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất còn là cơ sở làm tăng thêm sản phẩm xã hội và hơn thế nữa sẽ tác ựộng ựến các chi tiêu quan trọng nhất như: Số lượng, chất lượng, giá thành, lợi nhuận,...
Chắnh vì vậy việc tổ chức tốt hệ thống thông tin kế toán nguyên vật liệu cả về vận hành và cung cấp thông tin là rất quan trọng nhằm ựảm bảo cho việc cung ứng ựầu vào của quá trình sản xuất diễn ra liên tục ựạt hiệu quả caọ
Trong tình hình ngày nay khi ựất nước ta ựang trong tiến trình chuyển ựổi nền kinh tế việc hiện ựại hóa cơ sở hạ tầng ựang diễn ra nhanh chóng ở khắp mọi nơi làm thay ựổi bộ mặt ựất nước hàng ngàỵ Vấn ựề ựặt ra cho các doanh nghiệp là làm thế nào ựể quản lý có hiệu quả, khắc phục tình trạng lãng phắ, thất thoát vốn trong các khâu của quá trình sản xuất. Mặt khác, như trình bày ở trên, nguyên vật liệu chiếm một tỷ lệ lớn trong tổng chi phắ của doanh nghiệp, vì vậy tổ chức tốt hệ thống thông tin kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất là một việc rất cần thiết.