nguyên vật liệụ
2.1.5.1 Hoàn thiện hệ thống trang thiết bị phần cứng, phần mềm.
Hệ thống trang thiết bị trong một ựơn vị là vô cùng quan trọng, việc có và vận hành hệ thống trang thiết bị tốt, an toàn sẽ tạo ra hiệu quả công việc. Vì vậy, việc hoàn thiện hệ thống trang thiết bị ựòi hỏi phải hoàn thiện hệ thống trở thành một hệ thống trang thiết bị an toàn. Mặt khác, hệ thống trang thiết bị của một ựơn vị phải ựảm bảo ựược hoạt ựộng chung của ựơn vị, ựáp ứng nhu cầu cần thiết tối thiểu của ựơn vị. Hệ thống trang thiết bị cần phải ựáp ứng về mặt máy móc, trang thiết bị văn phòng, trang thiết bị phục vụ hoạt ựộng sản xuất kinh doanh, phục vụ công tác quản lý, cụ thể như về trang thiết bị phần cứng phải ựảm bảo ựủ máy móc như máy tắnh, máy in, máy photo, máy Fax, máy móc phục vụ sản xuất kinh doanh theo từng ựặc thù sản xuất kinh doanh cụ thể của từng ựơn vị,..., ựáp ứng nhu cầu công việc của cán bộ công nhân viên. Về trang thiết bị phần mềm ngoài nhưng phần mềm ựược cài ựặt trên máy tắnh phục vụ công tác ựiều hành, soạn thảo văn bản, chỉnh sửa thì cần phải có các phần mềm chuyên dụng phục vụ cho công tác quản lý, công tác hạch toán kế toán, công tác theo dõi cán bộ công nhân viên cụ thể.
2.1.5.2 Hoàn thiện việc xây dựng dữ liệu và cơ sở dữ liệu về kế toán nguyên vật liệụ
Các dữ liệu ựược hình thành từ việc lập ra và thu nhận các chứng từ từ các bộ phận có liên quan ựến mua, nhập xuất các loại nguyên vật liệu cho sản xuất. Nó không chỉ liên quan ở bộ phận kế toán mà cả phân xưởng sản xuất, bộ phận lập dự trù vật tư, bộ phận mua hàng,....Vì vậy, việc hoàn thiện xây dựng cơ sở dữ liệu về kế toán nguyên vật liệu thì phải hoàn thiện các nội dung ựầu tiền là hệ thống sổ, báo cáo liên quan ựễn kế toán nguyên vật liệu bằng cách thu nhận dữ liệu thông qua chứng từ và sổ kế toán chi tiết nguyên vật liệụ
để ựáp ứng yêu cầu của chu trình thông tin kế toán nguyên vật liệu thì sổ chi tiết phải ựược thực hiện theo từng kho, từng loại, từng thứ vật liệu và phải ựược tiến hành ựồng thời ở kho và phòng kế toán trên cùng một cơ sở kế toán chứng từ.
20/03/2006 có quy ựịnh các loại chứng từ kế toán về vật liệu cộng cụ dụng cụ gồm: - Phiếu nhập kho (Mẫu 01- VT)
- Phiếu xuất kho (Mẫu 02- VT)
- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (Mẫu 03- VT) - Phiếu xuất vận tải theo hạn mức (Mẫu 04 Ờ VT) - Biên bản kiểm nghiệm (Mẫu 05 Ờ VT)
- Thẻ kho (Mẫu 06 Ờ VT)
- Biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm hàng hóa (Mẫu 08 Ờ VT) - Hóa ựơn kiểm phiếu xuất kho (Mẫu 02 Ờ VT)
- Hóa ựơn cước vận chuyển (Mẫu 03- VT)
Ngoài các chứng từ bắt buộc sử dụng thống nhất theo quy ựịnh nhà nước trong các doanh nghiệp có thể sử dụng các chứng từ kê khai chung những chứng từ khác tùy thuộc tình hình ựặc ựiểm của từng doanh nghiệp thuộc các lĩnh vực hoạt ựộng, thành phần kinh tế, hình thức sở hữu khác nhaụ đối với các chứng từ kế toán thống nhất bắt buộc phải kịp thời ựầy ựủ theo ựúng quy ựịnh về mẫu, nội dung và phương pháp.
Tùy thuộc vào phương pháp, kế toán chi tiết áp dụng trong doanh nghiệp mà sử dụng các sổ chi tiết sau:
- Sổ (Thẻ kho)
- Sổ ( Thẻ, kế toán chi tiết nguyên vật liệu) - Sổ ựối chiếu vận chuyển
- Sổ (Thẻ) kho (Mẫu 06 Ờ VT) ựược sử dụng ựể theo dõi số lượng nhập, xuất, tồn từng thứ vật liệu theo từng khọ Thẻ kho do phòng kế toán lập và ghi các chỉ tiêu: Tên nhiên liệu, quy cách, ựơn vị tắnh,...Sau ựó gửi cho thủ kho ựể hạch toán nghiệp vụ ở kho, không phân biệt kế toán chi tiết theo phương pháp nàọ
Các sổ thẻ kế toán chi tiết vật liệu, sổ ựối chiếu luân chuyển, sổ dư vật liệu ựược sử dụng ựể phản ánh nghiệp vụ nhập, xuất, tồn kho vật liệu về mặt giá trị tùy thuộc vào phương pháp kế toán chi tiết trong doanh nghiệp. Ngoài các sổ kế toán chi tiết còn có thêm các bảng kê nhập, bảng kê xuất, bảng kê lũy kế, tổng hợp nhập Ờ xuất Ờ tồn kho vật liệu, phục vụ cho việc ghi sổ kế toán ựược ựơn giản, nhanh chóng và kịp thờị
Tiếp theo, là hoàn thiện các ựối tượng tham gia vào chu trình nghiệp vụ ựối với kế toán nguyên vật liệu, từ ựó hoàn thiện chu trình nghiệp vụ kế toán nguyên vật liệu, ựể hình thành các lưu ựồ nghiệp vụ, hình thành sơ ựồ dòng dữ liệu về thông tin nguyên vật liệu, từ ựó tổng hợp và kết xuất cung cấp thông tin về hệ thông thông tin kế toán nguyên vật liệu tại ựơn vị cho các bộ phận, ựối tượng cần.
Nội dung hoạt ựộng này nhằm khâu nối hoạt ựộng của toàn bộ hệ thống và in ấn tài liệu ựể cung cấp thông tin. Các báo cáo sẽ ựược in ấn ựể gửi ựến các nhà ựiều hành, các nhà quản lý. đối với hệ thống thông tin kế toán nguyên vật liệu thì báo cáo là các bảng phân bổ, bảng kiểm kê, báo cáo kho, các thuyết minh về chắnh sách kế toán trong hạch toán nguyên vật liệụ
Sau khi xây dựng và hoàn thiện về dữ liệu, thì nơi lưu giữ thông tin chắnh là cơ sở dữ liệụ Vì vậy, cần hoàn thiện, ựảm bảo cơ sở dữ liệu cần giải quyết ựược các nội dụng: Tắnh chủ quyền của dữ liệu; Tắnh bảo mật và quyền khai thác thông tin của người sử dụng; Tranh chấp dữ liệu và ựảm bảo an toàn dữ liệu khi có sự cố. [7]
2.1.5.3 Hoàn thiện hệ thống truyền thông tin.
để cung cấp thông tin thì hệ thống truyền thông tin là thành phần không thế thiếu trong hệ thống thông tin, hệ thống truyền thông tin này nhằm liên kết các thành phần của hệ thống thông tin kế toán ựể tạo ra dòng thông tin thông suốt từ ghi nhận, tạo lập các yếu tố ựầu vào ựến cung cấp thông tin về nguyên vật liệu và chi phắ nguyên vật liệu cho các bộ phận trong doanh nghiệp nói riêng và toàn hệ thống trong tổng công ty nói chung. Chắnh vì vậy việc hoàn thiện hệ thống truyền thông tin là vô cùng quan trọng, việc hoàn thiện này ựược hoàn thiện trên các chỉ tiêu cụ thể như chọn nhà mạng, chọn gói cước, chọn dung lượng, chọn ựường dẫn,...
2.1.5.4 Hoàn thiện về nguồn nhân lực cho hệ thống thông tin kế toán nguyên vật liệụ
Hoàn thiện nguồn nhân lực trong hệ thông thông tin kế toán nói chung và hệ thống thông tin kế toán nguyên vật liệu nói riêng là việc ựi hoàn thiện về yếu tố con người tại ựơn vị, hoàn thiện về nguồn nhân lực trong bộ máy vận hành hệ thống thông tin, hoàn thiện nguồn nhận lực cán bộ quản lý, cán bộ công nhân viên trong ựơn vị theo chất lượng, trình ựộ chuyên môn, theo số lượng ựáp ứng nhu cầu của từng bộ phận ựể ựảm bảo hiệu quả công việc.