Phân tích môi trƣờng nội bộ là nhu cầu cần thiết đối với mọi loại hình tổ chức trong nền kinh tế đây là cơ sở giúp doanh nghiệp biết rõ các điểm mạnh và các điểm yếu của mình so với các đối thủ cạnh tranh; đồng thời, giúp nhà quản trị biết đƣợc khả năng nắm bắt các cơ hội thị trƣờng trong từng kỳ.
25
1.3.4.1 Phân tích đánh giá các nguồn lực
Nguồn lực của một doanh nghiệp bao gồm: nguồn nhân lực, tài sản vật chất, các nguồn lực vô hình. Đây là nhóm yếu tố quyết định khả năng hoạt động của doanh nghiệp, quyết định sự thành bại trên thị trƣờng; trong đó nguồn lực quan trọng nhất là con ngƣời.
Nguồn nhân lực:
Con ngƣời là yếu tố cốt lõi trong mọi hoạt động của các loại hình doanh nghiệp, quyết định sự thành công hay không của các doanh nghiệp. Trong các doanh nghiệp yếu tố này cực kỳ quan trọng vì mọi quyết định liên quan đến quá trình quản trị chiến lƣợc đều do con ngƣời quyết định, khả năng cạnh tranh trên thị trƣờng mạnh hay yếu, văn hóa tổ chức tốt hay chƣa tốt v.v... đều xuất phát từ con ngƣời. Vì vậy nhân lực là yếu tố đầu tiên trong các nguồn lực mà các nhà quản trị của các doanh nghiệp có định hƣớng kinh doanh lâu dài cần xem xét, phân tích để quyết định nhiệm vụ, mục tiêu và những giải pháp cần thực hiện.
Việc đánh giá nguồn nhân lực thƣờng xuyên là cơ sở giúp các doanh nghiệp đƣa ra kịp thời các điểm mạnh và điểm .yếu của các thành viên trong tổ chức so với yêu cầu về tiêu chuẩn nhân sự trong từng khâu công việc và so với nguồn nhân lực của đối thủ cạnh tranh nhằm có kế hoạch bố trí sử dụng hợp lý nguồn nhân lực hiện có. Đồng thời việc đánh giá khách quan sẽ giúp doanh nghiệp chủ động thực hiện việc đào tạo và tái đào tạo cho các thành viên của doanh nghiệp.
Đối với các doanh nghiệp truyền thông, yếu tố con ngƣời có ý nghĩa hơn bao giờ hết. Dịch vụ do con ngƣời trực tiếp làm ra và phục vụ khách hàng. Do vâ ̣y, các sai sót, khó có thể đƣợc sửa chữa, khắc phu ̣c nếu có không có sƣ̣ chuẩn bị, tính toán chu đáo của con ngƣời. Dịch vụ đƣợc cung cấp trực tiếp đến khách hàng do đó, sƣ̣ hiểu biết linh hoa ̣t của ngƣời cung cấp là yếu tố quan tro ̣ng quyết đi ̣nh sƣ̣ thành ba ̣i của các di ̣ch vu ̣.
26
Nguồn lực vật chất:
Nguồn lực vật chất bao gồm những yếu tố nhƣ: vốn sản xuất, nhà xƣởng máy móc thiết bị, nguyên vật liệu dự trữ, thông tin môi trƣờng kinh doanh... Việc phân tích và đánh giá đúng mức các nguồn lực vật chất là cơ sở quan trọng giúp nhà quản trị các doanh nghiệp hiểu đƣợc các nguồn lực vật chất tiềm tàng, những hạn chế v.v... để có các quyết định quản trị thích nghi với thực tế nhƣ: khai thác tối đa các nguồn vốn bằng tiền và nguồn vốn cơ sở vật chất hiện có, lựa chọn và huy động các nguồn vốn bên ngoài khi thật sự có nhu cầu, chọn đối tƣợng cần hợp tác nhằm tăng qui mô nguồn lực vật chất, thực hiện dự trữ một tỉ lệ cần thiết để đảm bảo khả năng đƣơng đầu (phòng thủ hoặc tấn công) với các đối thủ cạnh tranh trên thị trƣờng trong và ngoài nƣớc v.v...
Các nguồn lực vô hình:
Ngoài các nguồn lực trên, mỗi doanh nghiệp hoặc tổ chức còn có các nguồn lực khác mà con ngƣời chỉ nhận diện đƣợc qua tri giác, đó là các nguồn lực vô hình. Nguồn lực này ảnh hƣởng đến các quá trình hoạt động. Nguồn lực vô hình thể hiện qua nhiều yếu tố và nhà quản trị các cấp cần có đầy đủ những kiến thức cơ bản mới có thể nhận thức rõ sự hiện diện và biết đƣợc tầm quan trọng của nguồn lực này.
Các nguồn lực của mỗi doanh nghiệp rất đa dạng. Tuỳ theo đặc điểm, hoạt động, quy mô, cơ cấu, đặc trƣng của các nguồn lực này trong các doanh nghiệp có sự khác nhau. Việc phân tích so sánh và đánh giá đúng mức các nguồn lực hiện tại và tiềm năng trong từng kỳ sẽ giúp nhà quản trị doanh nghiệp thấy rõ sự tiến bộ của mình trong quá trình phát triển. Đồng thời, nhận diện đƣợc mối tƣơng quan mạnh yếu về các nguồn lực với các đối thủ cạnh tranh nhằm có cơ sở đƣa ra các chiến lƣợc cạnh tranh hữu hiệu, quyết định nắm bắt các cơ hội hoặc ngăn chặn hạn chế các nguy cơ trong môi trƣờng kinh doanh kịp thời.
27
1.3.4.2 Phân tích hoạt động của các bộ phận chức năng trong tổ chức
Trong doanh nghiệp các bộ phận chức năng tiêu biểu nhƣ: Marketing, nhân sự, kế toán, nghiên cứu và phát triển, sản xuất... Hoạt động của các bộ phận này tạo ra các lợi ích vật chất, các nguồn lực vô hình cho doanh nghiệp.
Phân tích hoạt động của bộ phận marketing:
Marketing là hệ thống các hoạt động liên quan đến quá trình nghiên cứu, dự báo, xác định các nhu cầu và mong muốn của khách hàng mục tiêu và đáp ứng tốt các nhu cầu đó bằng hỗn hợp marketing (marketing mix) hơn hẳn các đối thủ cạnh tranh trong từng thời kỳ, tại mỗi khu vực thị trƣờng.
Hiểu rõ các hoạt động marketing, nhà quản trị sẽ xác định cụ thể các nhiệm vụ của chức năng này, những công việc cần thực hiện trong từng kỳ và quyết định phân chia chức năng marketing thành các bộ phận phù hợp với qui mô hoạt động nhằm quản lý các công việc có hiệu quả. Các nhà quản trị doanh nghiệp luôn phải đánh giá các hoạt động Marketing vì chúng gắn liền với các chiến lƣợc cạnh tranh trên thị trƣờng, quyết định sự tồn tại lâu dài hay không của mỗi doanh nghiệp.
Phân tích hoạt động của bộ phận nhân sự:
Quản trị nhân sự là các hoạt động liên quan đến việc tuyển mộ, huấn luyện, sử dụng, đãi ngộ, đánh giá và khuyến khích lòng trung thành của ngƣời lao động đối với tổ chức. Quản trị nhân sự hữu hiệu còn góp phần phát triển các giá trị văn hóa tổ chức tích cực, tạo ra động cơ thúc đẩy sự nhiệt tình sáng tạo của các thành viên trong tổ chức.
Phân tích hoạt động của bộ phận tài chính kế toán:
Chức năng tài chính kế toán liên quan đến những hoạt động huy động và sử dụng các nguồn lực vật chất của doanh nghiệp trong từng kỳ, thực hiện hạch toán kinh tế trong tất cả các khâu công việc trong quá trình hoạt động. Chức năng tài chính kế toán gắn liền với hoạt động của các bộ phận chức năng khác,
28
quyết định tính khả thi, tính hiệu quả của nhiều chiến lƣợc và chính sách khác của doanh nghiệp.
Nhà quản trị sẽ phân tích và đánh giá các điểm mạnh, điểm yếu về các hoạt động tài chính kế toán của doanh nghiệp so với các công ty cạnh tranh theo khu vực thị trƣờng, dự báo các xu hƣớng đề ra các quyết định về chiến lƣợc và chính sách tài chính doanh. nghiệp, các chƣơng trình huy động và phân bổ các nguồn vốn có hiệu quả, thích nghi với môi trƣờng hoạt động.
Phân tích hoạt động của bộ phận nghiên cứu và phát triển:
Nghiên cứu và phát triển (Research and Development-R&D) đóng vai trò quan trọng trong việc phát hiện và ứng dụng những công nghệ mới kịp thời để tạo lợi thế cạnh tranh trên thị trƣờng nhƣ: phát triển sản phẩm mới trƣớc đối thủ cạnh tranh, nâng cao chất lƣợng sản phẩm, cải tiến qui trình sản xuất để giảm chi phí,... Hoạt động này có sự khác nhau giữa các doanh nghiệp, giữa các ngành đồng thời phụ thuộc vào nhiêu yếu tố nhƣ: đặc trƣng sản phẩm, nguồn nhân lực, nguồn vốn tự có, sự trợ giúp của chính phủ .
Phân tích hoạt động sản xuất tác nghiệp:
Sản xuất và tác nghiệp bao gồm tất cả các hoạt động biến đổi các yếu tố đầu vào thành các yếu tố đầu ra ở từng công đoạn trong các quá trình hoạt động của doanh nghiệp. Chức năng này gắn liền với công việc của ngƣời thừa hành ở tất cả các bộ phận trong doanh nghiệp, từ bộ phận sản xuất đến các khâu công việc ở bộ phận hành chính và các bộ phận chức năng chuyên môn. Những hoạt động này tạo ra các sản phẩm hay dịch vụ cung cấp cho khách hàng bên trong và bên ngoài doanh nghiệp. Số lƣợng và chất lƣợng sản phẩm hay dịch vụ, mức độ hài lòng của khách hàng, chi phí hoạt động v.v... là những yếu tố đánh giá hiệu quả của hoạt động sản xuất tác nghiệp.
Phần lớn chi phí đầu tƣ của doanh nghiệp chủ yếu để tạo ra sản phẩm, dịch vụ nằm trong quá trình sản xuất hay cung ứng dịch vụ, vì vậy hoạt động
29
sản xuất, cung ứng dịch vụ có giá trị lớn và quyết định khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp trên thƣơng trƣờng
Phân tích hoạt động của hệ thống thông tin trong doanh nghiệp:
Thông tin môi trƣờng kinh doanh là cơ sơ quan trọng đề ra các quyết định quán trị. Cơ cấu dữ liệu về thông tin môi trƣờng mà doanh nghiệp thu thập và tích lũy đƣợc xem là một loại tài sản, một nguồn lực có giá trị và so sánh đƣợc với các đối thủ cạnh tranh. Đây là nguồn lực có khả năng giúp công ty nâng cao chất lƣợng các quyết định quản trị và ảnh hƣởng đến khả năng cạnh tranh trên thị trƣờng.
Các bộ phận giới thiệu trên là thành phần của chuỗi giá trị nội bộ của doanh nghiệp theo đề xuất của Michael E. Porter.
Hệ thống thông tin có nhiệm vụ thu thập, phân loại, phân tích, đánh giá, cung cấp kịp thời các các dữ liệu có giá trị về các yếu tố bên trong và bên ngoài cho các nhà quản trị cấp cao, nhà quản trị các bộ phận liên quan và tích luỹ chúng theo thời gian. Các đữ liệu của hệ thống thông tin thể hiện các điểm mạnh và các điểm yếu của công ty so với các đối thủ cạnh tranh chủ yếu trên thị trƣờng. Đồng thời thể hiện các cơ hội có thể nắm bắt theo thứ tự và những nguy cơ cần phái ngăn chặn hoặc hạn chế trong quá trình hoạt động của mình.