Tuyển thêm người được hiểu là đưa thêm người mới vào làm việc chính thức cho tổ chức nhằm bổ sung nhu cầu nhân sự cho tổ chức trong từng giai đoạn cụ thể, bảo đảm cho nguồn nhân lực của tổ chức đáp ứng đòi hỏi của sự phát triển. Quá trình tuyển dụng được chia thành hai giai đoạn: quá trình tuyển (hay còn gọi là thu hút người tham gia dự tuyển) và quá trình lựa chọn trong số những người tham gia dự tuyển những người đáp ứng tốt nhất các yêu cầu đặt ra đối với vị trí nhân sự mới.
Đối với tuyển dụng công chức, viên chức, có thể chia quá trình tuyển dụng thành ba nhóm hoạt động: Xác định yêu cầu đối với việc làm cần tuyển người; thu hút ứng viên cho các vị trí công việc cần tuyển và tuyển chọn. Tuyển chọn lại là một quá trình được chia thành nhiều bước.
a) Xác định nhu cầu, đòi hỏi đối với người mới cần tuyển: đây là khâu đầu tiên quan trọng của quá trình tuyển dụng. Nếu không xác định đúng nhu
20 cầu nhân lực cần tuyển dụng, khó có thể có nguồn nhân lực cần thiết đáp ứng nhu cầu nhân sự của cơ quan. Xác định nhu cầu nhân sự để thu hút và tuyển dụng đòi hỏi áp dụng nhiều phương pháp khác nhau. Trong các cơ quan nhà nước, xác định nhu cầu nhân sự là một trong những vấn đề phức tạp nhưng trong nhiều trường hợp, các bộ phận nhân sự thường ít giành thời gian và nguồn lực để tiến hành các hoạt động cần thiết cho quá trình đầu tiên này của quy trình tuyển dụng.
Xác định nhu cầu nhân sự cần bổ sung đòi hỏi phải đi từ các bộ phận nhỏ thuộc cơ quan nhà nước. Mỗi đơn vị cần mô tả lại công việc của tổ chức một cách chi tiết trên cơ sở nhiệm vụ được phân công, đồng thời xác định được những công việc sẽ phát sinh trong tương lai.
b) Thu hút người tham gia quá trình dự tuyển: để có thể thu hút nhiều người tham gia dự tuyển, có thể áp dụng nhiều biện pháp như đăng báo, đài, tivi; đăng trên cổng thông tin điện tử của cơ quan; tìm kiếm tại các trường đại học, các cơ quan, tổ chức khác.
Trong pháp luật về tuyển dụng công chức, viên chức vào làm cho các cơ quan nhà nước, đăng thông báo tuyển dụng trên các phương tiện thông tin đại chúng là một quy định bắt buộc hiện nay. Đây là một trong những xu hướng cải cách hành chính nhằm tạo cơ hội tiếp cận bình đẳng cho mọi công dân trong việc tuyển dụng vào làm tại các cơ quan nhà nước, đồng thời cũng là cách thức để Nhà nước có thể tuyển được những người giỏi, phù hợp với yêu cầu công việc.
c) Tuyển chọn
Chọn lựa những người xin dự tuyển là một quá trình để tổ chức có thể chọn trong số những người dự tuyển người đáp ứng tốt nhất đòi hỏi của tổ chức cho những vị trí cần tuyển trong điều kiện có thể của tổ chức. Mặc dù
21 nhấn mạnh đến khía cạnh hiệu quả (tức là chọn người đáp ứng nhất), tổ chức vẫn phải quan tâm đến việc tạo cơ hội để tiếp cận bình đẳng đến công việc cho tất cả mọi người dự tuyển. Điều đó cũng có nghĩa là khi chọn, vẫn còn phải quan tâm thêm một số tiêu chí khác. Quá trình tuyển chọn là khâu quan trọng nhằm giúp cho các cơ quan đưa ra được các quyết định tuyển dụng một cách đúng đắn nhất. Do nguồn gốc hình thành thị trường lao động cho việc tuyển dụng khác nhau và do nhu cầu việc làm trong các cơ quan nhà nước, nhóm người được tuyển chọn có thể phân chia thành:
- Nhóm người có điều kiện, yêu cầu riêng, hay nói cách khác là đã qua lựa chọn, xem xét sơ bộ bước đầu như: sinh viên tốt nghiệp loại giỏi, thủ khoa, những người có bằng thạc sỹ, tiến sỹ…
- Nhóm người tự do nộp đơn dự tuyển.
- Người từ các cơ quan nhà nước: là người đã làm việc trong các cơ quan nhà nước nhưng do nhiều lý do muốn chuyển sang cơ quan khác. Trong trường hợp này là hình thức điều động.
- Nhóm người bên trong cơ quan tham gia vào quá trình tuyển chọn: đó có thể là bố trí, sắp xếp lại nhân sự trong cơ quan (chuyển từ vị trí này sang vị trí khác, từ nơi thừa sang nơi thiếu) hoặc những người đã làm việc tại cơ quan theo chế độ hợp đồng sẽ nộp đơn dự tuyển.
Quá trình tuyển chọn là một quy trình gồm nhiều bước, mỗi bước được xem như một hàng rào chắn để sàng lọc loại bỏ những ứng viên không đủ các
điều kiện đi tiếp vào bước sau. Số lượng các bước không cố định mà nó tùy
thuộc vào mức độ phức tạp của công việc, tính chất của loại lao động cần tuyển. Quy trình tuyển chọn có thể được khái quát thành các bước sau:
22
Bước 1: Hoàn thiện danh sách những người nộp đơn dự tuyển, thực hiện các quy trình, thủ tục trước khi tổ chức tuyển
Bước 2: Tổ chức thi tuyển, xét tuyển
Một số cơ quan nhà nước có thể thực hiện thêm bước sơ tuyển bằng hình thức sơ tuyển trên hồ sơ giấy tờ hoặc phỏng vấn nhanh. Trong nhiều cơ quan, việc sơ tuyển cần được quan tâm bởi khía cạnh chính trị của những người làm việc trong cơ quan đó. Một số vị trí đòi hỏi phải được xác định cụ thể về vấn đề chính trị và lý lịch. Phỏng vấn nhanh cũng là một cách thức để loại bớt những người không đáp ứng đủ yêu cầu. Trong đợt phỏng vấn nhanh, cũng có thể không quan tâm để loại trừ mà có thêm thông tin để bổ sung. Thông thường các loại thông tin tập trung để biết kinh nghiệm, năng lực của người dự tuyển, những kỳ vọng của họ khi được vào làm việc.
Bước 3: Thông báo kết quả tuyển dụng
Tương tự như quy định bắt buộc thông báo tuyển dụng trên các phương tiện thông tin đại chúng, sau khi có kết quả thi tuyển hoặc xét tuyển, cơ quan tuyển dụng phải thông báo kết quả rộng rãi, công khai để các thí sinh biết, đảm bảo quyền được phúc khảo bài thi, quyền khiếu nại tố cáo của các thí sinh.
Bước 4: Ra quyết định và chuyển nhân sự cho đơn vị sử dụng
Việc ra quyết định chọn người trúng tuyển trong các cơ quan nhà nước thuộc quyền của hội đồng tuyển dụng. Sau khi có quyết định của hội đồng tuyển dụng, thủ trưởng cơ quan sẽ quyết định tuyển nhân viên mới vào làm việc.
Đối với công chức, người có thẩm quyền sẽ ký quyết định theo mẫu quy định chung và dựa trên kết quả thi tuyển, xét tuyển. Đối với viên chức, người có thẩm quyền sẽ ký hợp đồng làm việc xác định thời hạn từ 12 tháng đến 36 tháng.
23 Khác với quy trình tuyển dụng chặt chẽ, có kế hoạch đối với công chức, viên chức, đối với người làm việc theo chế độ HĐLĐ, quá trình tuyển dụng
cũng chia thành các khâu: Xác định yêu cầu đối với việc làm cần tuyển người;
thông báo, đi tìm ứng viên cho các vị trí công việc cần tuyển và tuyển chọn. Các khâu trong quy trình tuyển lao động đơn giản hơn do yêu cầu về trình độ, năng lực người lao động không khắt khe như công chức, viên chức, nhóm đối tượng để thu hút, tuyển chọn cũng hẹp hơn. Tuy nhiên vì không đòi hỏi khắt khe nên tuyển đối tượng này dễ dàng hơn tuyển công chức và viên chức. Quy trình tuyển chọn cũng không phải trải qua việc thi tuyển hoặc xét tuyển, mà chỉ thực hiện xem xét hồ sơ, phỏng vấn, và cuối cùng cũng không ra quyết định tuyển dụng mà ký kết HĐLĐ xác định thời hạn.