6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
1.2.1. Nội dung chính của hoạt động bảo lãnh NHTM
Nội dung chính của hoạt động bảo lãnh của NHTM nằm trong sự rõ ràng về chính sách bảo lãnh của từng ngân hàng. Từ việc xây dựng một chính sách bảo lãnh rõ ràng sẽ giúp cho việc quản trị cũng như triển khai hoạt động bảo lãnh được dễ dàng hơn.
Hoạt động bảo lãnh ngân hàng thương mại nên được triển khai thông qua các bước như sau:
a. Hoạch định chính sách bảo lãnh
Mục tiêu chính của xây dựng chính sách bảo lãnh là thiết lập các hoạt động, chuẩn mực, quy trình để thực hiện hoạt động bảo lãnh một cách an toàn, hiệu quả, giúp các ngân hàng sử dụng hiệu quả công nghệ, nhân lực và các phương pháp triển khai, quản lý nhằm gia tăng thu nhập từ hoạt động bảo lãnh, tăng cường uy tín ngân hàng trên thị trường, nâng cao chất lượng dịch vụ và kiểm soát rủi ro, đảm bảo sự tăng trưởng an toàn và hiệu quả
Chính sách được hiểu như một kế hoạch tầm cỡ rộng lớn để đạt được mục tiêu. Chính sách bảo lãnh của ngân hàng là một kế hoạch quy mô lớn để
đạt được mục tiêu thiết lập, duy trì và mở rộng hoạt động bảo lãnh của ngân hàng nhằm tối ưu hóa lợi ích đem lại.
Chính vì vậy, ngân hàng cần phải xây dựng một chính sách bảo lãnh chung, làm “kim chỉ nam” hành động cho tất cả các bộ phận để hướng tới mục đích chung là thiết lập, duy trì và mở rộng hoạt động bảo lãnh ngày một an toàn, hiệu quả.
Một chính sách bảo lãnh rõ ràng phải bao gồm các nội dung cụ thể quy định đối với hoạt động bảo lãnh như sau:
* Phạm vi nghĩa vụ bảo lãnh:
Bên bảo lãnh có thể cam kết bảo lãnh một phần hoặc toàn bộ các nghĩa vụ sau đây của bên được bảo lãnh, cụ thể:
1. Nghĩa vụ trả nợ gốc, lãi vay và các chi phí khác có liên quan đến khoản vay.
2. Nghĩa vụ thanh toán tiền mua vật tư, hàng hóa, máy móc, thiết bị và các khoản chi phí thực hiện dự án hoặc phương án đầu tư, sản xuất, kinh doanh, hoặc dịch vụđời sống.
3. Nghĩa vụ thanh toán các khoản thuế, phí, các nghĩa vụ tài chính khác đối với Nhà nước.
4. Nghĩa vụ khi tham gia dự thầu.
5. Nghĩa vụ trong thực hiện hợp đồng, bảo đảm chất lượng sản phẩm, nhận và hoàn trả tiền ứng trước.
6. Các nghĩa vụ hợp pháp khác do các bên thỏa thuận.
* Điều kiện cấp bảo lãnh
1. Có đầy đủ năng lực pháp luật dân sự, năng lực hành vi dân sự theo quy định của pháp luật.
2. Nghĩa vụ bảo lãnh và giao dịch phát sinh nghĩa vụ bảo lãnh là hợp pháp.
3. Có khả năng thực hiện đúng và đầy đủ nghĩa vụ cam kết với các bên liên quan trong quan hệ bảo lãnh.
* Hồ sơ, thủ tục trong hoạt động bảo lãnh
Hồ sơđề nghị bảo lãnh bao gồm các loại tài liệu chủ yếu sau: + Văn bản đề nghị bảo lãnh: giấy đề nghị phát hành bảo lãnh
+ Tài liệu về bên được bảo lãnh: điều lệ doanh nghiệp, đăng ký kinh doanh, đăng ký mẫu dấu...
+ Tài liệu về nghĩa vụ được bảo lãnh: phương án sản xuất kinh doanh, hợp đồng thương mại, giấy phép xuất nhập khẩu, biên bản nghiệm thu…
+ Tài liệu về tài sản bảo đảm (nếu có): giấy tờ thế chấp, cầm cố tài sản, bảo lãnh của bên thứ ba…
* Thẩm quyền ký hợp đồng cấp bảo lãnh, cam kết bảo lãnh
Hợp đồng cấp bảo lãnh, cam kết bảo lãnh của bên bảo lãnh phải được ký bởi:
a) Người đại diện theo pháp luật;
b) Người quản lý rủi ro hoạt động bảo lãnh; c) Người thẩm định khoản bảo lãnh.
* Phí bảo lãnh
1. Bên bảo lãnh thỏa thuận mức thu phí bảo lãnh đối với bên được bảo lãnh. Phí bảo lãnh là chi phí mà người được bảo lãnh phải trả cho Ngân hàng do được hưởng dịch vụ này. Phí bảo lãnh đảm bảo bù đắp chi phí bỏ ra của Ngân hàng có tính đến các rủi ro mà Ngân hàng có thể phải gánh chịu.
2. Trong thời hạn bảo lãnh, các bên có thể thỏa thuận điều chỉnh mức phí.
* Thời hạn bảo lãnh
1. Thời hạn bảo lãnh được xác định từ ngày phát hành bảo lãnh hoặc khi bảo lãnh có hiệu lực theo thỏa thuận của bên bảo lãnh với các bên liên quan cho đến thời điểm hết hiệu lực của bảo lãnh được ghi trong cam kết bảo
lãnh. Trường hợp cam kết bảo lãnh không ghi cụ thể thời điểm hết hiệu lực của bảo lãnh thì thời điểm hết hiệu lực của bảo lãnh được xác định tại thời điểm nghĩa vụ bảo lãnh hết hiệu lực .
2. Trường hợp ngày hết hiệu lực bảo lãnh trùng vào ngày nghỉ, ngày lễ, tết thì ngày hết hiệu lực được chuyển sang ngày làm việc tiếp theo.
3. Việc gia hạn bảo lãnh do các bên thỏa thuận.
* Quy trình hoạt động bảo lãnh
Bước 1- Chuẩn bị và tiếp nhận hồ sơ yêu cầu bảo lãnh.
Ngân hàng sẽ tiếp xúc và lựa chọn khách hàng có nhu cầu bảo lãnh, hướng dẫn khách hàng lập hồ sơ sau đó tiếp nhận và hoàn chỉnh hồ sơ.
Bước 2- Thẩm định yêu cầu bảo lãnh và ra quyết định
Ngân hàng sẽ tiến hành thẩm định hồ sơ yêu cầu bảo lãnh của khách hàng ở góc độ tính hợp pháp, năng lực kinh doanh, uy tín khách hàng cũng như khả năng trả nợ.
Sau khi xem xét, Ngân hàng sẽ quyết định chấp nhận hay không chấp nhận bảo lãnh. Nếu từ chối, Ngân hàng cần giải thích lý do cho khách hàng hiểu, ngược lại nếu đồng ý cũng phải cân nhắc lựa chọn loại hình bảo lãnh thích hợp với yêu cầu của khách hàng.
Bước 3- Thực hiện và theo dõi tiến trình bảo lãnh.
Trong bước này, cán bộ Ngân hàng thoả thuận với khách hàng về việc thực hiện các biện pháp bảo đảm thích hợp. Tiếp đó, cán bộ Ngân hàng cùng với khách hàng lập hợp đồng dịch vụ, phát hành thư bảo lãnh và thu phí dịch vụ bảo lãnh.
Bước 4 - Xử lý các tình huống phát sinh.
Xử lý các tình huống phát sinh trong thời gian bảo lãnh như gia hạn bảo lãnh, thay đổi nội dung bảo lãnh theo yêu cầu của khách hàng, nhận nợ bắt buộc...
Bước 5 – Kết thúc giao dịch bảo lãnh.
Thanh lý hợp đồng bảo lãnh Ngân hàng đã ký kết, giải toả các biện pháp đảm bảo tín dụng. Rút kinh nghiệm, phân loại và lưu hồ sơ.
b. Tổ chức, triển khai thực hiện chính sách bảo lãnh
Sau khi hoạch định chính sách bảo lãnh, ngân hàng tổ chức triển khai thực hiện hoạt động bảo lãnh theo chính sách đã xây dựng, đảm bảo thực hiện đúng quy trình, trong phạm vi cấp bảo lãnh và đảm bảo điều kiện bảo lãnh:
+ Xây dựng các sản phẩm bảo lãnh tương ứng với phạm vi, nghĩa vụ bảo lãnh: Bảo lãnh dự thầu, bảo lãnh thực hiện hợp đồng, bảo lãnh tạm ứng, bảo lãnh bảo hành...
+ Triển khai thực hiện hoạt động bảo lãnh theo quy trình đã xây dựng theo chính sách bảo lãnh.
+ Để thực hiện bảo lãnh, bên bảo lãnh, bên được bảo lãnh và các bên liên quan phải thỏa thuận ký kết hợp đồng cấp bảo lãnh theo thẩm quyền ký kết.
+ Căn cứ nội dung thỏa thuận của các bên tại Hợp đồng cấp bảo lãnh, bên bảo lãnh phát hành thư cam kết bảo lãnh cho bên nhận bảo lãnh. Thư bảo lãnh của khách hàng bao gồm những nội dung cơ bản sau:
* Tên của người được bảo lãnh, Ngân hàng phát hành, Ngân hàng chỉ thị, Ngân hàng thông báo (nếu có) và đặc biệt tên của người thụ hưởng bảo lãnh phải được ghi rõ để tránh rủi ro và tranh chấp.
* Mục đích của bảo lãnh: Trong văn bản bảo lãnh phải ghi rõ phần tham chiếu đến số hiệu hợp đồng gốc. Tên gọi của bảo lãnh cũng phải thống nhất với mục đích của bảo lãnh.
* Số tiền của bảo lãnh: được quy định theo mức tối đa và xác định dựa trên bản chất của giao dịch cũng như giá trị hợp đồng. Số tiền bảo lãnh thường được ghi chính xác theo giá trị tuyệt đối. Các khoản khấu trừ (nếu có)
cũng phải đưa vào văn bản bảo lãnh nhằm bảo vệ quyền lợi của Ngân hàng bảo lãnh, người được bảo lãnh và tránh sự lạm dụng của người thụ hưởng.
* Các điều kiện thanh toán: quy định rõ các chứng từ cần thiết phải xuất trình. Việc quy định các chứng từ này tuỳ thuộc và sự thoả thuận giữa người thụ hưởng và người được bảo lãnh cũng như vị thế của mỗi bên trong hợp đồng.
* Thời hạn hiệu lực của bảo lãnh: là khoảng thời gian mà bất cứ lúc nào điều kiện thanh toán được thoả mãn thì Ngân hàng phải thực hiện nghĩa vụ bảo lãnh như đã thoả thuận. Quá thời hạn này thì Ngân hàng được giải phóng khỏi nghĩa vụ bảo lãnh đã cam kết trước đó.
* Tham chiếu luật áp dụng: cần ghi rõ nội dung này để biết căn cứ phát hành bảo lãnh và có cơ sở giải quyết khi có tranh chấp xảy ra.
* Một số nội dung khác như trường hợp miễn trừ trách nhiệm của Ngân hàng, chữ ký của người có thẩm quyền…
+ Thẩm quyền ký hợp đồng cấp bảo lãnh, cam kết bảo lãnh: hợp đồng cấp bảo lãnh, cam kết bảo lãnh của bên bảo lãnh phải được ký bởi người đại diện theo pháp luật, người quản lý rủi ro hoạt động bảo lãnh và người thẩm định khoản bảo lãnh.
+ Phí bảo lãnh: Phí bảo lãnh là chi phí mà người được bảo lãnh phải trả cho Ngân hàng do được hưởng dịch vụ này. Phí bảo lãnh đảm bảo bù đắp chi phí bỏ ra của Ngân hàng có tính đến các rủi ro mà Ngân hàng có thể phải gánh chịu.
Phí bảo lãnh được tính cho mỗi khoản bảo lãnh theo công thức sau: Phí bảo lãnh = ( số dư bảo lãnh ) *( mức phí bảo lãnh /360 ) * thời gian bảo lãnh
+ Thời hạn bảo lãnh: Thời hạn bảo lãnh được xác định từ ngày phát hành bảo lãnh hoặc khi bảo lãnh có hiệu lực theo thỏa thuận của bên bảo lãnh
với các bên liên quan cho đến thời điểm hết hiệu lực của bảo lãnh được ghi trong cam kết bảo lãnh.
+ Các nội dung khác...
c. Kiểm tra, đánh giá chính sách bảo lãnh
Việc đánh giá được thực hiện với các các hoạt động bên trong ngân hàng và các hoạt động có liên quan tới khách hàng. Một số tiêu chí đánh giá thường được sử dụng như sau:
- Đánh giá bên trong: Giá trị đạt được từ khách hàng; Tỷ lệ hoàn thành mục tiêu đề ra; Khoảng thời gian từ thu nhận, xử lý thông tin đến khi ra cam kết bảo lãnh; tỷ lệ trao đổi, sử dụng thông tin đối với các bộ phận có liên quan; tỷ lệ thu nhận khách hàng; tỷ lệ bán hàng, khả năng tiếp nhận thông tin khách hàng.
- Đánh giá bên ngoài: Mức độ tin cậy của khách hàng: thương hiệu, sản phẩm, dịch vụ; Tỷ lệ thay đổi các thành phần của sản phẩm theo yêu cầu khách hàng; Tỷ lệ không hài lòng của khách hàng đã sử dụng sản phẩm (theo tổng sản phẩm).
Song song với quá trình đánh giá ngân hàng phải tiến hành kiểm tra hoạt động bảo lãnh.
1) Kiểm tra: Là một trong các cơ chế kiểm tra nội bộ nhằm quản lý và điều hành hoạt động bảo lãnh của ngân hàng. Mục đích của kiểm tra nhằm:
- Quản lý hoạt động bảo lãnh của ngân hàng một cách hiệu quả.
- Đảm bảo chắc chắn các quy định, quy trình được thực hiện đúng thể thức và giám sát mức độ hiệu quả cũng như tính hợp lý của các quy định đó.
- Phát hiện kịp thời những vướng mắc trong hoạt động bảo lãnh để hoạch định và thực hiện các biện pháp đối phó.
- Ngăn chặn, phát hiện các sai phạm trong hoạt động bảo lãnh của ngân hàng.
- Thông qua việc kiểm tra cung cấp thông tin cho các cấp quản lý ra quyết định và có tác dụng điều chỉnh hoạt động bảo lãnh của ngân hàng.
- Kiểm tra hoạt động bảo lãnh: việc kiểm tra các hoạt động bảo lãnh của ngân hàng được tiến hành bởi các nhân viên độc lập với người thực hiện hoạt động bảo lãnh. Hoạt động này diễn ra thường xuyên và là hoạt động quan trọng trong cơ chế kiểm tra nội bộ của ngân hàng.
Việc xây dựng và thực hiện được một cơ chế kiểm tra phù hợp sẽ cho phép các ngân hàng thương mại xây dựng được một hoạt động bảo lãnh hiệu quả.
2) Các tiêu chí kiểm tra:
+ Số lượng nhân viên nhìn nhận đúng về chiến lược và mục tiêu của hoạt động bảo lãnh
+ Số lượng sai sót trong việc thực hiện quy trình cấp bảo lãnh + Tính chính xác các số liệu
+ Mức độ hài lòng của khách hàng trong việc sử dụng các sản phẩm dịch vụ.
+ Mức độ hài lòng của khách hàng đối với thái độ phong cách của nhân viên phục vụ và mức độ nhanh chóng chính xác khi sử dụng công nghệ của ngân hàng.