5. Kết cấu của luận văn
3.1.6 Tự chủ công cụ thực hiện quản lý tài chính
- Các văn bản quản lý tài chính
(1) Văn bản quản lý thu: Trên cơ sở các văn bản quy định của nhà nước, Trường đã ban hành các văn bản quy định mức thu và quản lý thu các bậc, hệ đào tạo đại học, cao đẳng, sau đại học đầy đủ và công khai cho người học, các văn bản
quản lý thu các hoạt động dịch vụ, ký túc xá SV….các văn bản được bổ sung, sửa đổi thường xuyên theo đúng quy định quản lý tài chính hiện hành.
(2) Văn bản quản lý chi: Các văn bản quản lý chi được tập trung chủ yếu trong quy chế chi tiêu nội bộ và các văn bản quản lý riêng cho các hoạt động chưa được quy chế hóa như hoạt động của khoa Đào tạo quốc tế, các trung tâm dịch vụ…Các văn bản được ban hành và thường xuyên chỉnh sửa bổ sung cho phù hợp, phục vụ công tác quản lý.
(3) Văn bản quy định về cơ chế tài chính cho các hoạt động như Tạp chí khoa học thương mại, hoạt động của các trung tâm,….đã đảm bảo cho các hoạt động tài chính của nhà trường được ổn định và nề nếp.
- Công tác kế hoạch
Công tác kế hoạch của trường ĐHTM được quản lý tại phòng Kế hoạch tài chính theo đúng quy trình quản lý kế hoạch. Từ kế hoạch hoạt động chuyển thành kế hoạch tài chính, các nguồn tài chính quản lý chặt chẽ thông qua kế hoạch hàng năm và giám sát tình hình thực hiện kế hoạch định kỳ. Quản lý sử dụng nguồn lực tài chính được xây dựng theo quý, năm đảm bảo quá trình hoạt động của nhà trường luôn có nguồn kinh phí đáp ứng. Các kế hoạch tài chính được xây dựng bao gồm kế hoạch tài chính năm của trường, kế hoạch tài chính cho các đơn vị trực thuộc và kế hoạch ngân sách năm tài chính tiếp theo để phục vụ cho việc giao ngân sách của cơ quan chính phủ. Sau 5 năm thực hiện công tác này đang là công cụ quản lý tài chính hữu hiệu của nhà trường.
- Quy chế chi tiêu nội bộ
Theo nghị định 10 và nghị định 43, các đơn vị được giao tự chủ một phần kinh phí chi thường xuyên phải xây dựng Quy chế chi tiêu nội bộ để phục vụ cho công tác kiểm soát chi, đây là cơ sở để xác định quyền tự chủ của đơn vị trong lĩnh vực tài chính. Quy chế được xây dựng trên cơ chế công khai, dân chủ và có sự tham gia của toàn thể CCVC nhà trường. Đảm bảo cho công tác quản lý tài tài chính của nhà trường được minh bạch theo đúng quy định của nhà nước.
Nội dung quy chế chi tiêu nội bộ bao gồm các quy định về chế độ, tiêu chuẩn, định mức, mức chi thống nhất trong đơn vị, đảm bảo hoàn thành nhiệm vụ được giao, phù hợp với hoạt động đặc thù của đơn vị, sử dụng kinh phí tiết kiệm có hiệu quả và tăng cường công tác quản lý.
Phạm vi xây dựng quy chế chi tiêu nội bộ (chi quản lý, chi nghiệp vụ thường xuyên) phải dựa trên chế độ tiêu chuẩn, định mức do cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định.
Đối với Trường đại học Thương mại là đơn vị tự bảo đảm một phần chi phí hoạt động, Hiệu trưởng nhà trường được quyết định mức chi không vượt quá mức chi do cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định đối với đơn vị sự nghiệp do ngân sách nhà nước bảo đảm toàn bộ chi phí hoạt động
Đối với những nội dung chi, mức chi cần thiết cho hoạt động của đơn vị, trong phạm vi xây dựng Quy chế chi tiêu nội bộ, nhưng cơ quan nhà nước có thẩm quyền chưa ban hành, thì trường chủ động xây dựng mức chi cho từng nhiệm vụ, nội dung công việc trong phạm vi nguồn tài chính của đơn vị.
Quy chế chi tiêu nội bộ của trường ĐHTM được ban hành lần đầu tiên theo quyết định 739/TM-TCHC ngày 26/9/2005, đến năm 2013 đã qua 6 lần sửa đổi, bổ sung theo yêu cầu và nhiệm vụ mới của trường. Tuy nhiên, các lần sửa đổi này vẫn giữ nguyên cơ chế quản lý sử dụng các nguồn lực tài chính, chủ yếu sửa đổi bổ sung nhằm vào các định mức chi tiêu đã lạc hậu, bổ sung những nội dung chi chưa được cơ chế hóa. Trong các Quy chế chi tiêu nội bộ trường đã ban hành đến năm 2011, ngoài các định mức chi thường xuyên đã xây dựng cụ thể và quản lý tập trung tại phòng Kế hoạch tài chính và một số định mức khoán chi về công tác phí, văn phòng phẩm thì trong nhóm mục chi hoạt động chuyên môn có một điều khoản quan trọng liên quan đến cơ chế tài chính cho điều hành hoạt động đào tạo và tài chính của đào tạo hệ vừa làm vừa học, sau đại học và hoàn chỉnh kiến thức. Nhưng đến Quy chế chi tiêu nội bộ trường ban hành năm 2013, khoản mục chi quản lý điều hành cho các đơn vị đặc thù đã được thay bằng khoán chi quản lý điều hành cho toàn bộ các đơn vị trong trường, căn cứ nhiệm vụ thực tế và tính chất công việc mà các đơn vị được hưởng hệ số phụ cấp tương ứng.
- Công tác kế toán
Công tác kế toán của trường ĐHTM áp dụng mô hình tổ chức công tác kế toán tập trung. Phòng Kế hoạch tài chính của trường với nhiệm vụ thực hiện toàn bộ công tác kế toán từ khâu lập, tiếp nhận chứng từ, mở sổ tổng hợp sổ chi tiết thực hiện hạch toán đến cuối kỳ lập báo cáo kế toán theo quy đinh và thực hiện xây dựng theo dõi, kiểm tra kế hoach tài chính của toàn trường. Tại phòng đã thực hiện phân công lao động kế toán theo từng phần hành kế toán và xác định rõ chức năng nhiệm vụ và mối quan hệ giữa các phần hành, việc phân công đã đảm bảo phù hợp với năng lực điều kiện của từng cán bộ kế toán. Hiện nay, nhân sự của phòng Kế hoạch tài chính nhà trường duy trì với 8 CCVC (trong đó 1 PGS.TS, 4 thạc sỹ, 3 cử nhân, 2 chuyên viên chính và kế toán viên chính) được phân công như sau: Kế toán thanh toán, kế toán kho bạc và ngân hàng, kế toán tài sản, kế toán tiền lương, kế toán tổng hợp.
Hoạt động kế toán của trường tuân thủ theo đúng các quy định của nhà nước. Trường đã sử dụng phần mềm kế toán chuyên dụng thiết kế theo hình thức kế toán được quy định trong chế độ kế toán hành chính sự nghiệp ban hành theo quyết định số 19/2006/QĐ- BTC ngày 30/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính. Đảm bảo công tác kế toán được kịp thời, hiệu quả.
- Công tác quản lý hoạt động thu chi tài chính
Với cơ chế quản lý hoạt động thu chi tài chính nhằm tăng cường tính tự chủ, tự chịu trách nhiệm của trường ĐHTM, để đảm bảo sử dụng các nguồn kinh phí đúng mục đích, tiết kiệm và có hiệu quả. Nhà trường căn cứ Thông tư số 81/ 2006/TT-BTC, ngày 06/09/2006 của Bộ trưởng Bộ tài chính « Hướng dẫn chế độ kiểm soát chi đối với các đơn vị sự nghiệp công lập thực hiện quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm về thực hiện nhiệm vụ, tổ chức bộ máy, biên chế và tài chính ».
Hàng năm, căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ được Bộ GD&ĐT giao, nhiệm vụ của năm kế hoạch, căn cứ vào định mức, chế độ chi tiêu tài chính hiện hành, kết quả hoạt động sự nghiệp và tình hình thu chi tài chính của năm trước liền kề, trường lập dự toán gửi Bộ GD&ĐT. Căn cứ vào dự toán thực tế của Bộ GD&ĐT giao, trường ĐHTM xây dựng dự toán chi tiết để thực hiện chi tiêu trong năm. Đối với
các chi phí được TCTC trường xây dựng định mức chi tiêu trong Quy chế chi tiêu nội bộ, đảm bảo công khai, minh bạch. Đối với các chi phí chưa được tự chủ, trường tuân thủ đúng các định mức chi phí nhà nước quy định. Cuối năm ngân sách trường lập báo cáo quyết toán nộp Bộ GD&ĐT thẩm tra và xét duyệt đúng thời gian quy định. Trong quá trình quản lý, thanh toán, quyết toán chi NSNN trường chưa thực hiện chi sai bất kì khoản chi nào.
Trường đã mở tài khoản tại kho bạc nhà nước Từ Liêm để thực hiện thu chi qua kho bạc Nhà nước đối với các khoản kinh phí thuộc ngân sách nhà nước theo quy định của luật ngân sách nhà nước như: kinh phí ngân sách nhà nước cấp,các khoản thu chi theo quy định đối với nguồn thu từ phí và lệ phí thuộc ngân sách nhà nước ...và chịu sự kiểm soát của kho bạc trong quá trình thu và sử dụng .Ngay cả với các khoản thu, chi dịch vụ, liên doanh, liên kết Trường cũng đã mở tài khoản tại kho bạc nhà nước và ngân hàng BIDV để giao dịch thanh toán. Trong công tác quản lý thu chi tài chính của trường ĐHTM đã tuân thủ các nguyên tắc quản lý, cấp phát, thanh toán các khoản chi NSNN qua kho bạc Nhà nước.
Tất cả các khoản chi NSNN của trường được kiểm tra kiểm soát trong quá trình chi trả, thanh toán. Các khoản chi phải có trong dự toán NSNN đã được phê duyệt , đúng chế độ, tiêu chuẩn, định mức.
- Mọi khoản chi NSNN được trường hạch toán bằng đồng Việt nam theo niên độ ngân sách, cấp ngân sách, và mục lục ngân sách nhà nước. Các khoản chi NSNN bằng ngoại tệ, hiện vật được quy đổi và hạch toán chi bằng đồng Việt nam theo tỷ giá hạch toán ngoại tệ, giá hiện vật do nhà nước quy định.
- Công tác thanh tra, kiểm toán nội bộ
Công tác thanh tra, kiểm toán nội bộ được duy trì thường xuyên, trường thành lập 1 tổ kiểm toán nội bộ độc lập, nhân sự của tổ này là các giảng viên chuyên ngành kế toán, kiểm toán của trường không thuộc biên chế của phòng Kế hoạch tài chính. Tổ kiểm toán nội bộ cùng với ban thanh tra nhân dân của trường thực hiện việc kiểm tra độc lập định kỳ hàng quý và đột xuất đối các hoạt động thu chi tài chính của trường, đảm bảo mọi hoạt động thu chi đúng với các quy định của nhà
nước mà vẫn thực hiện được quyền tự chủ của trường. Hàng năm báo cáo kiểm toán ngân sách của nhà trường trước khi nộp Bộ chủ quản đều có thực hiện kiểm toán nội bộ. Qua các cuộc kiểm toán của nhà nước, hoạt động tài chính của trường ĐHTM nhiều năm liên tục được đánh giá tốt, không có vi phạm trong quản lý tài chính kế toán.