5. Kết cấu đề tài
2.3.Quy trình giao dịch huy động tiền gửi tại VAB – CN Sài Gòn –PGD Bà
Chiểu
Hiện nay, VAB – CN Sài Gòn – PGD Bà Chiểu đang áp dụng quy trình giao dịch truyền thống, sử dụng phần mềm Smartbank cho việc hoạch toán, tính lãi, quản lý và giám sát tài khoản hoạt động kinh doanh của mình.
Sơ đồ 2.1: Quy trình giao dịch huy động tiền gửi tại VAB – CN Sài Gòn – PGD Bà
Chiểu
Khách hàng Thu (chi) tiền khách
hàng Chứng từ gửi, rút, chuyển tiền GDV Kiểm tra chứng từ Đúng KSV Kiểm tra chứng từ Sai Sai Đúng Ngân quỹ
GDV hoạch toán, lưu chứng từ 6a 6 b 1 2 5a 3 4b 5b 6a 5 6b 6c c 4a
Dưới đây là các bước của quy trình giao dịch: Bước (1): Khách hàng yêu cầu giao dịch
Bước (2): Khách hàng thực hiện lập chứng từ theo hướng dẫn của giao dịch viên, sau đó đưa lại cho giao dịch viên.
Bước (3): Giao dịch viên kiểm tra chứng từ Bước (4): Xử lý bộ chứng từ
o Bước (4a): Nếu thấy có sai sót (hoặc thiếu) trên chứng từ thì giao dịch viên trả lại cho khách hàng để sữa chữa (hoặc bổ sung thêm). Giao dịch viên giúp khách hàng chỉnh sửa lại cho đúng.
o Bước (4b): Nếu thấy chứng từ hợp lệ chuyển cho kiểm soát viên kiểm tra.
Bước (5): Kiểm soát viên kiểm tra chứng từ
o Bước (5a): Chứng từ sai sót trả lại cho giao dịch viên điều chỉnh hoặc đưa vào giao dịch chờ xử lý.
o Bước (5b): Chứng từ đúng đưa qua ngân quỹ thu (chi) tiền. Bước (6): Ngân quỹ thực hiện giao dịch với khách hàng.
o Bước (6a): Ngân quỹ trả tiền, kèm chứng từ cho khách hàng. o Bước (6b): Ngân quỹ thu tiền và trả chứng từ cho khách hàng.
o Bước (6c): Sau khi thu (chi) tiền xong, ngân quỹ trả chứng từ gốc cho giao dịch viên để giao dịch viên hoạch toán, lưu trữ chứng từ.
Theo mô hình này, bộ phận kế toán chỉ làm nhiệm vụ kiểm soát chứng từ và hoạch toán vào sổ sách kế toán theo quy định, cuối mỗi ngày giao dịch ngân quỹ kiểm kê quỹ thực tế với giá trị trên sổ sách. Tất cả các giao dịch liên quan đến tiền mặt, khách hàng phải nộp (nhận) từ ngân quỹ của ngân hàng, điều đó tránh được sự gian lận và sai sót về thu và chi tiền. Bên cạnh đó, khách hàng hầu như không tham gia vào khâu luân chuyển chứng từ nên tránh được rủi ro khách hàng sửa chữa chứng từ.
Quy trình giao dịch này còn nhiều mặt hạn chế. PGD Bà Chiểu có quy mô vừa và nhỏ, có 2 GDV, 2 ngân quỹ và 1 KSV. Mỗi ngày, PGD Bà Chiểu tiếp nhận trung bình 20 - 25 lượt khách hàng/ngày, lượng khách hàng đến giao dịch có thể tăng lên 35- 40 lượt/ngày vào những ngày cuối tuần, cuối tháng và thời gian giao dịch trung bình của mỗi khách mất từ 15 - 20 phút. Vì vậy, quy trình này chỉ thích
hợp với khối lượng giao dịch ít, nếu khối lượng giao dịch một ngày tương đối nhiều thì việc áp dụng mô hình này không hiệu quả vì không giải quyết kịp thời nhu cầu của khách hàng, gây ảnh hưởng đến thời gian của khách.
Bên cạnh đó, để thực hiện giao dịch khách hàng phải qua nhiều khâu mới hoàn thành, thủ tục giao dịch rườm rà, tốn kém thời gian của khách hàng. Cụ thể là ở bước 2 của quy trình giao dịch: khách hàng tự lập chứng từ theo hướng dẫn của GDV, sau đó ở bước 3 GDV phải kiểm tra lại chứng từ do khách hàng lập, nếu có sai sót GDV lại phải nhắc nhở khách hàng sửa chữa hoặc lập lại bản mới. Nhận thấy rằng, việc để khách hàng tự lập chứng từ có thể không cần thiết, tỷ lệ khách hàng lần đầu đến giao dịch và mắc sai sót trong việc tự lập chứng từ là khá lớn, việc sửa chữa hoặc lập lại chứng từ mới khá mất thời gian. Vì vậy, cần có giải pháp thay thế để đơn giản hóa quy trình giao dịch, tránh những sai sót gây mất thời gian trong quá trình giao dịch.
Trong quá trình thực hiện giao dịch, đôi khi một số vấn đề xảy ra lại càng gây kéo dài thời gian giao dịch như : tình trạng hình ảnh, chữ số bị nhòe trên CMND gây khó khăn cho GDV, nhiều mẫu sổ tiết kiệm sẽ khiến cho GDV chưa thạo việc sẽ thêm thời gian tìm kiếm, thời gian trả số lâu cho khách vì thời gian dành cho gài ni-long và xén thẻ lưu, kiểm đếm tiền tốn nhiều thời gian do kỹ năng kiểm đếm tiền của nhân viên chưa tốt, KSV duyệt chứng từ không nhanh chóng do bận nhiều việc… Bên cạnh đó, một số vấn đề thuộc về cơ sở vật chất hạ tầng cũng gây ảnh hưởng lớn đến quá trình giao dịch: đường truyền chậm, máy tính bị treo, máy photo, máy in bị hỏng hoặc làm việc quá tải do nhiều GDV phải sử dụng chung dẫn tới máy mau hết mực, hay bị kẹt giấy, nhòe, thiết kế PGD chưa hợp lí, vị trí ngồi của KSV và GDV chưa thuận lợi.
2.4. Phân tích thực trạng hoạt động huy động tiền gửi tại Ngân hàng TMCP Việt Á – PGD Bà Chiểu