Qua những tìm hiểu ban đầu về đặc điểm cơ cấu tổ chức, lĩnh vực hoạt động, quy mô của Công ty CPĐT&PT Thống Nhất, tác giả đã kiến nghị một quy trình đánh giá thực hiện công việc như sau:
Sơ đồ 4.1 Quy trình đánh giá thực hiện công việc đề xuất
Bước 1: Hoach định sẽ bao gồm việc thiết lập mục tiêu cụ thể cho từng chương trình đánh giá tại mỗi một thời điểm. Mục tiêu này cần phải rõ ràng cụ thể và bám sát tình hình kinh doanh thực tế. Tại bước này, nhà quản trị cũng cần phải lựa chọn chu kỳ, đối tượng đánh giá và được đánh giá. Từ những bước chuẩn bị này, công tác đánh giá thực hiện công việc mới có thể đi đúng hướng, đến đúng đối tượng và đạt được đúng mục đích.
Bước 2: Quan sát thu thập dữ liệu đánh giá: đây là bước chuẩn bị rất quan trọng, tại bước này nhà quản trị có thể rà soát lại ý kiến của cán bộ công nhân viên về các chỉ tiêu đánh giá, thu thập các thông tin đánh giá kỳ trước, hoặc các thông tin đánh giá liên tục từ phía khách hàng, nhà cung ứng … Nhà quản lý cũng có thể thực hiện công việc đào tạo đánh giá thực hiện công việc tại bước này nhằm chuẩn bị cho việc triển khai được thuận lợi.
Bước 3: Tiến hành đánh giá bắt đầu bằng việc truyền thông đánh giá thực hiện công việc, sẽ phải có một khoảng thời gian nhất định dành cho các nhân viên thực hiện tự đánh giá, hoặc nhà quản lý đánh giá dựa trên quan sát, chấm điểm, xếp hạng… Đây là công đoạn quan trọng nhất nên cần được thực hiện một cách khách quan, cẩn thận.
Bước 4: Phỏng vấn đánh giá là việc nhà quản trị trao đổi lại với nhân viên về kết quả đánh giá từ bước 3. Kết quả ở bước này quyết định đa số sự thành công của chương trình đánh giá nên cần được đầu tư, quan tâm sâu sắc hơn cả. Nhà quản trị cần tạo một không gian thoải mái mang tính xây dựng khi trao đổi với nhân viên về kết quả nhằm nhấn mạnh cho người được đánh giá hiểu về mục đích phát triển năng lực thực hiện công việc cho cán bộ công nhân viên.
Bước 5: Sử dụng kết quả đánh giá, tùy thuộc vào các chương trình đánh giá với các mục tiêu đã đề ra từ bước 1 mà kết quả đánh giá thực hiện công việc sẽ được sử dụng đúng cách, đúng hướng.
Bước 6: Hồ sơ đánh giá thực hiện công việc là một thủ tục hành chính phải hoàn thiện nhằm lưu trữ thông tin về các lần đánh giá, hiệu quả của chương trình đánh giá… Các thông tin được điền vào một mẫu đánh giá tổng hợp chi tiết. Đây là một bước quan trọng nhằm hỗ trợ việc hệ thống hóa chương trình đánh giá thực hiện công việc.