- Thành viên:
SỢI RỒN GÁ CHÂU
3.1 Biện pháp hồn thiện cơng tác tuyển dụng:
Cơng ty cần thực hiện đầy đủ các bước trong qui trình tuyển dụng, trong từng bước tuyển dụng cĩ sự phân tích và xây dựng các cơng việc cần thực hiện. Cụ thể đối với từng bước ta cĩ thể thực hiện các cơng việc sau:
Hoạch định nhu cầu nguồn nhân lực:
•Trước tiên cần xác định tình hình nhân lực hiện tại của cơng ty cĩ đáp áp
được nhu cầu cơng việc hiện tại và những kế hoạch kinh doanh của cơng ty trong tương lai hay khơng?
• Xác định nhu cầu về số lượng cần tuyển dụng cho từng dự án là bao nhiêu người, thời gian hồn thành dự án là trong bao lâu?
• Cần xác định việc tuyển dụng nhằm mục đích cơng việc gì? Yêu cầu cơng
việc ra sao? Từ đĩ xác định yêu cầu về kinh nghiệm và năng lực của ứng viên.
Cơng tác hoạch định nguồn nhân lực cần được quan tâm đúng mực và nên cĩ thơng tin đa chiều giữa các nhà quản lý cấp cao, cấp trung và cấp cơ sở. Từ cơ sở các phân tích trên, ban giám đốc cơng ty tiến hành đưa ra các quyết định về nhân lực như:
+ Loại lao động: Lao động chính thức hay thời vụ.?
+ Số lượng lao động: Giám đốc quyết định về số lượng nhân lực cần tuyển dụng đáp ứng nhu cầu hoạt động kinh doanh và dự phịng
+ Trình độ lao động: Yêu cầu về bằng cấp, tay nghề hay kỹ năng của người lao động.
+ Kinh nghiệm làm việc: Tùy theo yêu cầu cơng việc nên chọn người cĩ kinh nghiệm nhiều hay ít hoặc chỉ chọn người khơng cần kinh nghiệm.
Chọn kênh thu hút ứng viên:
Cĩ rất nhiều kênh thu hút ứng viên như: Đăng tin tuyển dụng trên báo, internet, các trung tâm giới thiệu việc làm, gửi thơng báo đến các trường đại học hay cĩ thể thuê các cơng ty săn đầu người… Tùy thuộc loại hình lao động cần tuyển dụng mà cơng ty chọn kênh thu hút ứng viên phù hợp.
Thí dụ: Với đối tượng tuyển dụng là cơng nhân và với số lượng ít ta cĩ thể chọn kênh tuyển dụng thơng qua mối quan hệ nội bộ giới thiệu hay thơng qua các trung tâm giới thiệu việc làm tại địa phượng. Hay với đối tượng tuyển dụng là các kỹ sư hay nhân viên văn phịng cĩ yêu cầu về bằng cấp cao hơn nên chọn kênh tuyển dụng là đăng tin trên các báo đài hay trên mạng internet…
Đối với cơng tác tuyển dụng thơng qua thơng qua đăng báo hay internet, cơng ty cần xây dựng mẫu quảng cáo nổi bật cả về hình thức lẫn nội dung nhằm thu hút sự quan tâm hơn từ ứng viên.
o Về hình thức: Trình bày ấn tượng, gây sự chú ý cho người đọc. Cơng ty nên thuê nhà thiết kế mẫu quảng cáo, sau đĩ cho các nhân viên cơng ty xem xét và cho ý kiến đĩng gĩp.
- Tên cơng ty, địa chỉ.
- Lãnh vực hoạt động.
- Định hướng phát triển.
- Chính sách đãi ngộ như: mức lương, thưởng, chế độ nghỉ phép, nghỉ
mát, cơ hội đào tạo và phát triển,…
- Yêu cầu về ứng viên.
- Thời hạn nhận hồ sơ.
o Nên chọn phương tiện truyền tin được nhiều người quan tâm: Cụ thể khi đăng tin tuyển dụng trên báo hay internet nên chọn các trang được nhiều người quan tâm và đĩn đọc hay cĩ thể kết hợp sử nhiều nhiều kênh trong cùng một lúc. Thí dụ: Nếu đăng báo, tại Việt Nam cĩ thể chọn các tờ báo như: Tuổi trẻ, Thanh niên hay Người lao động…Nếu sử dụng internet cĩ thể đăng
ở trang Vietnamworks.com
o Đăng tin nên cĩ sự nhắc lại: Khi đăng tin tuyển dụng nên đăng ít nhất 3 lần trên cùng một phương tiện truyền tin, việc làm này sẽ giúp các ứng viên cĩ nhiều cơ hội tiếp nhận thơng tin tuyển dụng của cơng ty hơn.
Cơng ty cĩ thể tuyển dụng qua sự gởi gắm từ người quen nhưng phải đảm bảo quá trình phỏng vấn khách quan, tuyển được người cĩ đủ khả năng và phù hợp cơng việc, tránh tình trạng thiếu cơng bằng, gây mâu thuẫn nội bộ.
Ngồi ra, cơng ty cần phát triển kênh tuyển dụng trực tiếp từ các trường đại học, cao đẳng hay các trung tâm dạy nghề. Cơng ty nên xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với các cơ quan trên bằng cách như: tài trợ tổ chức các chương trình hướng nghiệp, cấp học bổng cho các sinh viên cĩ hồn cảnh khĩ khăn nhưng kết quả học tập khá giỏi với cam kết khi hồn thành khĩa học sẽ phục vụ cho cơng ty trong thời gian nhất định…Và khi cĩ nhu cầu về nhân lực cơng ty nên chủ động liên hệ đến các cơ quan này nhờ giới thiệu những ứng viên phù hợp. Việc chú trọng vào kênh tuyển dụng này sẽ giúp cơng ty tiếp cận nguồn nhân lực cĩ chất lượng, dồi dào và đã được tuyển chọn. Ngồi ra nĩ cịn giúp cơng ty tiết kiệm chi phí về quảng cáo.
Việc chọn kênh đăng tin phù hợp sẽ giúp cơng ty giảm bớt chi phí, thu hút nguồn nhân lực dồi dào hơn cho cơng tác tuyển dụng của cơng ty.
Cần sử dụng đa dạng các phương thức phỏng vấn nhằm xác định chính xác năng lực của ứng viên. Cĩ thể sử dụng các phương thức phỏng vấn như: Trắc nghiệm kiến thức, đặt tình huống cho ứng viên xử lý, đàm thoại trực tiếp…
Cần xây dựng chương trình phỏng vấn qui cũ thơng qua việc xây và hồn thiện các biểu mẫu sau:
Biểu mẫu về các câu hỏi cần phỏng vấn cho từng vị trí cơng việc. Thí dụ:
Để tìm hiểu thơng tin tổng quan về ứng viên, ta cĩ thể sử dụng các câu hỏi sau:
o Anh/ Chị hãy tự giới thiệu về bản thân?
o Điểm mạnh của Anh/ Chị là gì?
o Giới hạn của Anh/ Chị là gì?
o Anh/ Chị cĩ tham vọng gì trong tương lai?
o ….
Hay để kiểm tra về trình độ ngoại ngữ:
o Can you tell me about yourself ?
( Bạn cĩ thể cho biết về bản thân bạn? )
o Can you tell me about your strong points?
( Bạn cĩ thể cho biết về điểm mạnh của bạn? )
o Can you describe your weaknesses?
( Bạn cĩ thể mơ tả về điểm yếu của bạn? )
o What is your greatest achievement to this date?
( Cho đến ngày nay, thành cơng lớn nhất của bạn là gì? )
o How would you convince me that you are right for this job?
( Làm thế nào để bạn thuyết phục tơi rằng bạn thích hợp cho cơng việc này?)
Để tuyển dụng vào vị trí quản lý, ta cĩ thể sử dung các câu hỏi sau:
o Nếu tơi cĩ thể gặp các nhân viên của bạn trước đây, bạn nghĩ họ sẽ mơ
tả phong cách quản lý của bạn như thế nào?
o Bạn hãy miêu tả cách tổ chức cơng việc hoặc văn hĩa cơng sở mà bạn
đã áp dụng thành cơng đối với các nhân viên của mình trước đây – khi bạn đang là một nhà quản lý?
o Những nhân tố nào là quan trọng trong việc tổ chức quản lý và làm thế nào để cĩ thể quản lý cĩ hiệu quả nhất?
+ Xây dựng các bài kiểm tra trắc nghiệm mẫu với đầy đủ nội dung theo yêu cầu cơng việc.
+ Chuẩn bị các tình huống cho ứng viên giải quyết nhằm đánh giá khả năng xử lý vấn đề, mức độ nhạy bén của ứng viên.
+ Các mẫu về kiểm tra IQ.
Trong quá trình phỏng vấn cần tìm hiểu về ứng viên về các vấn đề sau: + Tìm hiểu về nhân thân, hồn cảnh gia đình.
+ Các cơng ty đã từng làm việc và lý do nghỉ việc.
+ Lý do xin việc vào cơng ty là gì? Ứng viên đã hiểu biết gì về cơng ty? + Nguyện vọng khi được tiếp nhận vào cơng ty là gì?
Cơng ty cần chuẩn bị hội đồng tuyển dụng, rõ ràng và cụ thể thành phần tham gia phỏng vấn, nhiệm vụ và cơng việc của từng cá nhân. Khi phỏng vấn: nên liên lạc với ứng viên về thời gian và địa điểm làm việc chính xác. Ngồi ra ban phỏng vấn cần chú ý đến các nguyên tắc sau:
+ Tạo bầu khơng khí phỏng vấn thoải mái, cởi mở.
+ Bày tỏ sự quan tâm đối với ứng viên, đánh giá cao sự cĩ mặt của họ. + Giải đáp đầy đủ các thắc mắc từ ứng viên.
+ Nêu rõ cơ hội phát triển nghề nghiệp, các chính sách đãi ngộ từ cơng ty. Các thành phần tham gia phỏng vấn cần ghi chép, tập hợp thơng tin và đưa ra nhận xét về ứng viên nhằm làm cơ sở cho giám đốc ra quyết định tuyển dụng
Giám đốc cần tập hợp thơng tin thu được từ hội đồng tuyển dụng và cuộc gặp gỡ trực tiếp với các ứng viên nhằm đưa ra quyết định sẽ chọn ứng viên nào? Phịng Nhân sự cĩ trách nhiệm lập thư mời nhân sự được tuyển dụng đến cơng ty để hướng dẫn thời gian làm việc, các quy định của cơng ty, các cơng việc cần thực hiện….Thư mời được lập theo biễu mẫu. Đối với các ứng viên khơng đạt yêu cầu, phịng nhân sự gửi thơng báo khơng đạt qua biểu mẫu, cĩ thể qua email, hay gọi điện thoại. Điều này cũng gĩp phần xây dựng hình ảnh đẹp và làm việc chuyên nghiệp của Cơng ty đến các ứng viên, là cách giúp doanh nghiệp cĩ thể cĩ được nguồn dự
trữ khi cơng việc tuyển dụng sau này cần tuyển gấp, chúng ta cĩ thể liên lạc với các ứng viên này.
Tiếp nhận và thử việc:
Sau khi cĩ quyết định tuyển dụng từ Giám đốc, chậm nhất trong thời gian 2 ngày thì bộ phận nhân sự phải gọi điện cho ứng viên để xác nhận thơng tin và mời ứng viên đến cơng ty để làm thủ tục ký hợp đồng thử việc, tránh tình trạng nhân viên chờ quá lâu sẽ cĩ sự chọn lựa khác.
Đối với các trường hợp ký hợp đồng chính thức ngay mà khơng qua thử việc thì phịng nhân sự tổ chức thực hiện hợp đồng chính thức ngay. Tuy nhiên trong trường hợp này vẫn cần các cơng việc: học nội quy, chuyên mơn, họp giới thiệu, giao việc, giao tài sản cơng cụ…theo quy trình đào tạo hội nhập.
Chuẩn bị thử việc:
Căn cứ hợp đồng thử việc và chương trình thử việc, nhân viên nhân sự phối hợp với các bộ phận khác thực hiện như sau: chuẩn bị các cơng cụ phương tiện cho nhân viên mới, phối hợp với quản lý của nhân viên để chuẩn bị chương trình thử việc, đào tạo. Bộ phận quản lý nhân viên phải lập chương trình thử việc trước theo mẫu, chuẩn bị các nội dung huấn luyện nội quy, quy chế…
Giới thiệu nhân sự:
Phịng nhân sự phải tổ chức buổi họp giới thiệu nhân viên mới với các nhân viên trong cơng ty nhằm tạo mối quan hệ và hỗ trợ lẫn nhau trong cơng việc. Thành phần tham gia gồm cĩ: nhân viên mới, phịng nhân sự, các nhân viên liên quan, quản lý trực tiếp.
Phổ biến về nội quy cơng ty
Nhân viên mới phải trãi qua việc học về các nội quy cơng ty theo chương trình đào tạo và hội nhập.
Quá trình đào tạo gồm cĩ: nhân viên nhân sự hướng dẫn các loại quy chế, nhân viên tự đọc và tìm hiểu, sau đĩ nhân viên nhân sự giải thích các nội dung trong quy chế và tổ chức ký biên bản xác nhận đã được phổ biến về nội quy cơng ty.
Giao việc:
Sau khi học về nội quy, nhân viên nhân sự chuyển bảng mơ tả cơng việc cho nhân viên mới, nhân viên mới cĩ trách nhiệm chuyển cho quản lý trực tiếp.
Quản lý trực tiếp chịu trách nhiệm giải thích các nội dung trong bảng mơ tả cơng việc, sau đĩ ký nhận và chuyển trả lại nhân viên. Nhân viên cĩ trách nhiệm trả lại bảng mơ tả cho phịng nhân sự (cĩ đầy đủ chữ ký) chậm nhất 3 ngày làm việc tính từ ngày nhận.
Sau khi giải thích bản mơ tả cơng việc, quản lý trực tiếp gửi chương trình thử việc cho nhân viên và giải thích các nội dung trong bảng giao việc sau đĩ tiến hành ký nhận (Quản lý trực tiếp và nhân viên mỗi người giữ 01 bản). Biên bản giao việc thực hiện theo biểu mẫu.
Quản lý trực tiếp sẽ chịu trách nhiệm huấn luyện nghiệp vụ cho nhân viên theo kế hoạch đào tạo chuyên mơn dành cho chức danh đĩ
Đánh giá thử việc:
Tối đa trước khi hết thời hạn thử việc 5 ngày (đối với thời gian thử việc 1 tháng), 15 ngày (với thời gian thử việc 2 tháng), quản lý trực tiếp cĩ trách nhiệm nhận xét kết qủa thử việc theo mẫu đánh giá nhân viên mới. Đồng thời cũng cĩ bảng nhân viên thử việc tự đánh giá về cơng việc, nhằm giúp tìm hiểu một phần được tâm tư nguyện vọng và kiến thức mà nhân viên đã học được, giúp cho việc đánh giá, định hướng cơng việc đúng đắn ngay từ ban đầu, để tránh tình trạng thuyên chuyển nhiều lần, tốn kém thời gian và chi phí.
Cứ khoảng 03 tháng một lần, cơng ty nên cĩ bảng câu hỏi nhân viên nhận xét về cơng ty, về cơng việc hiện tại, … gởi trực tiếp đến Giám đốc. Vấn đề này sẽ được Giám đốc xem xét và giữ kín, nhằm hiểu được hơn nữa tâm tư nguyện vọng của nhân viên, cũng như đánh giá thêm được nhân viên đang cĩ những vấn đề như thế nào với Cơng ty. Từ đĩ cĩ hướng điều chỉnh kịp thời, nhằm giúp cho duy trì được nguồn nhân lực. Tránh tình trạng như hiện nay, số nhân viên cĩ năng lực ngày càng xu hướng rời bỏ cơng ty tìm mơi trường làm việc mới cĩ nhiều cơ hội hơn.