- Công ty không có Bộ phận Marketing, nhiệm vụ marketing được giao thẳng cho Phòng Kế Hoạch – Kinh Doanh, trong khi nhiệm vụ chủ yếu của
3.2.2.Một số giải pháp quản lý chi phí và tiến tới giảm chi phí:
Như chúng ta đã biết, Doanh Thu đóng vai trò vô cùng quan trọng, DN nào
3.2.2.Một số giải pháp quản lý chi phí và tiến tới giảm chi phí:
giá bán sản phẩm giúp tăng sức cạnh tranh trên thị trường. Thông thường khi đã ký kết hợp đồng với các đối tác, giá bán sản phẩm của công ty đã được ấn định nhưng từ khi ký kết tới khi kết thúc hợp đồng thời gian có thể kéo dài tới hàng 2-3 tháng tùy vào lượng hàng cần sản xuất. Trong thời gian đó giá cả các yếu tố sản xuất có thể tăng lên ngoài dự đoán của DN . Chính vì vậy để đảm bảo thu được khoản lợi nhuận như ban đầu thì việc quản lý tốt chi phí để giảm giá thành là hết sức cần thiết. Thêm vào đó giảm được chi phí sản xuất trong khi giá bán không đổi sẽ giúp DN tiết kiệm tiền và tăng lợi nhuận. Để làm được điều đó, Công ty cổ phần Rượu-Bia-Nước giải khát Việt Nam ( Vinalico ) cần quán triệt các biện pháp sau:
Thứ nhất: Với các khoản chi phí trực tiếp : bao gồm bốn khoản mục chi phí: chi phí nguyên vật liệu, chi phí nhân công, chi phí nguyên liệu động lực và chi phí sản xuất chung. Công ty phải có các biện pháp quản lý các khoản
mục chi phí nói trên sao cho hợp lý và tiết kiệm nhất.
* Với chi phí vật liệu: đây là khoản mục chi phí chiếm tỷ trọng cao nhất trong
tổng giá thành sản phẩm nên việc hạ thấp khoản mục chi phí này cần phải được coi trọng. Nhưng tiết kiệm chi phí vật liệu không có nghĩa là cắt xén bớt nguyên vật liệu trong mỗi lần sản xuất hay sử dụng nguyên vật liệu kém phẩm chất. Mà việc hạ thấp chi phí này có nghĩa là giảm bớt các hao hụt trong công tác bảo quản, đưa vào sản xuất hay chi phí vận chuyển. Công ty cũng nên lập các phương án cải tiến, thay thế một số loại nguyên vật liệu nhằm giảm bớt chi phí mà không ảnh hưởng tới chất lượng Rượu như thay thế một tỷ lệ nhất định nào đó Gạo bằng Sắn chẳng hạn hoặc các loại men thông thường phải đi mua với giá cao DN có thể tính toán rồi tự chế biến nếu có thể để giảm giá thành mà con tự tạo hương vị riêng. Ngoài ra, DN cũng cần phải tính toán xem trong hai phương án là mua Gom hàng rẻ về bảo quản tránh tăng giá với nhập liên tục để giảm bớt chi phí bảo quản và lưa giữ tại kho của nguyên vật liệu, thì đâu mới là phương án đem lại hiệu quả cao nhất, tiết kiệm chi phí nhất để từ đó dưa ra quyết định sáng suốt. Nếu trong trường hợp xác định mua
Gom hàng thì DN cần phải tính toán kỹ lưỡng từng loại chi phí cấu thành lên giá vốn NVL như: chi phí lãi vay, bảo quản, vận chuyển…để từ đó tính lên giá thành thực tế và so sanh với tốc độ tăng giá để có quyết định sáng suốt. Còn trong trường hợp DN xác định nhập hàng liên tục để giảm chi phí bảo quản thì DN cần phải tìm cho mình một đối tác cung cấp nguyên vật liệu có uy tín, có khả năng cung cấp ở mọi nơi, mọi lúc. Nhưng có điều mà Công ty cần đặc biệt chú ý và đặt lên hàng đầu đó là chất lượng của mỗi sản phẩm khi cung cấp cho khách hàng.
* Với chi phí nhân công: Hiện nay Công ty cổ phần Rượu-Bia-Nước giải khát
Việt Nam ( Vinalico ) có khoản 30 nhân viên, chi phí nhân công bao gồm lương chính và Bảo hiểm, tiền thưởng Công ty sẽ trích từ Quỹ lương thưởng hàng năm. Vào dịp cận Tết âm lịch, Công ty thường phải thuê thêm nhiều lao động ngoài làm ca vì sản lượng sản xuất tăng đột biến. Phần lớn đó là những lao động tự do và công việc thường tiếp xúc trực tiếp với các NVL chính, hay đóng gói sản phẩm nên việc quản lý theo dõi chắc chắn sẽ không được chặt chẽ, và có thể dẫn đến tình trạng không trung thực trong công việc hay cả việc chấm công và trả lương cho họ. Vì vậy, để quản lý tốt khoản chi phí này Công ty cần kiểm tra, giám sát chặt chẽ hơn nữa đội ngũ lao động này kết hợp với việc đẩy mạnh phong trào nâng cao năng suất lao động và ý thức trách nhiệm của người lao động trong toàn Công ty. Từ năm 2008, hầu hết quá trình sản xuất của DN đều đã được tự động hóa hoàn toàn nhưng như vậy chưa đủ vì máy móc có hiện đại mà Công Nhân không đủ tay nghề và trình độ để sử dụng thì cũng làm giảm năng suất. Chính vì vậy mà Công ty cần phải bồi dưỡng đào tạo nghiệp vụ chuyên môn cho các cán bộ quản lý, nâng cao tay nghề cho công nhân sản xuất, sắp xếp lao động hợp lý phù hợp với trình độ và công việc. Đồng thời cũng cần phải khuyến khích vật chất cho người lao động, hàng năm mở các cuộc thi tay nghề phát huy sáng kiến, có quy định thưởng phạt hợp lý cán bộ công nhân viên. Như vậy mới có thể tăng được
* Với chi phí nguyên liệu động lực: Công ty cần phải nâng cao ý thức trong
việc sử dụng những nguyên liệu này cho người lao động, ngoài các chi phí tiêu dùng trong quá trình sản xuất thì tiết kiệm điện, nước không cần thiết không những giúp giảm chi phí cho DN mà còn nâng cao tinh thần vì cộng đồng, vì tổ quốc của mỗi nhân viên trong công ty.
- Với chi phí sản xuất chung: để giảm bớt được khoản mục chi phí sản xuất
chung, Công ty nên loại bỏ các khoản chi phí không hợp lý ra khỏi giá thành sản phẩm. Cần phải kiểm tra chặt chẽ nguồn gốc của các khoản mục chi phí phát sinh, xem nó phát sinh có hợp lý hay không.
Đặc biệt là chi phí phát sinh trong qúa trình sản xuất dở dang cần phải tính toán thất hợp lý.
tính toán thất hợp lý.
Thứ hai : Với các khoản mục chi phí gián tiếp: bao gồm chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp và chi phí nghiên cứu phát triển sản phẩm… Đây là các khoản chi phí rất khó tính toán và kiểm soát nên ví dụ như chi phí bán hàng thì DN nên gắn lương của nhân viên phụ trách Marketing, bán hàng theo hiệu quả của công việc như số lượng các hợp đồng ký kết, số sản phẩm phân phối hay kết quả mở rộng thị trường… Đồng thời giám đốc công ty cũng cần phải giám sát, theo dõi các khoản chi phí này liên tục để tránh trường hợp khai tăng, gian lận gây thất thoát. Tuy nhiên cũng không nên khoán hay giảm nhẹ chi phí này vì bán hàng đóng một vai trò rất quan trọng trong quá trình tiêu thụ sản phẩm, gây dựng uy tín hay thương hiệu của DN. Chi phí quản lý doanh nghiệp của Công ty giảm mạnh trong năm 2010 và gần như không tăng lại trong năm 2011, trong khi năm 2011 sản lượng sản xuất và tiêu thụ tăng tới 20%. Nguyên nhân là do Công ty đã cắt giảm bớt nhân viên giám sát và quản lý. Và cũng có thể vì vậy mà trong năm 2011 công tác quản lý chi phí của DN kém hiệu quả, làm tăng GVHB tính trên mỗi sản phẩm. Trong năm 2012, DN cần phải rút ra bài học kinh nghiệm và tính toán hợp lý số nhân viên cần thiết, không nên quá tiết kiệm chi phí này vì nó
còn ảnh hưởng rất nhiều tới hiệu quả sản xuất của DN. Bên cạnh đó những chi phí như chi phí tiếp khách, tổ chức liên hoan… cần phải được quản lý chặt chẽ để đảm bảo những khoản chi phí đó là cần thiết, không lãng phí và trong tương lai cần phải giảm thiếu tới mức thấp nhất có thể. Đối với điện thoại và dịch vụ internet, cần cử người giám sát tất cả các cuộc gọi và truy cập, vì hiện nay ở nước ta cước phí điện thoại và dịch vụ internet vẫn cao. Để giảm khoản chi phí này, trước hết lãnh đạo Công ty phải quán triệt ý thức tiết kiệm đến từng phòng ban, từng nhân viên và có biện pháp quản lý chi phí chặt chẽ, tránh tình trạng “của chùa”, tổ chức các buổi họp bàn để nâng cao ý thức tự giác, tiết kiệm của toàn thể nhân viên trong công ty và sự quản lý sát sao của các cán bộ làm công tác quản lý. Tóm lại, giá vốn hàng bán, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp…là các nhân tố có tác động nghịch chiều đến lợi nhuận. Nếu DN có thể tổ chức quản lý tốt sản xuất và tài chính thì đây sẽ là nhân tố tác động mạnh mẽ đến việc hạ giá thành sản phẩm, tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp. Trước hết, tổ chức quản lý sản xuất đạt trình độ cao có thể giúp doanh nghiệp xác định được mức sản xuất tối ưu, phương án sản xuất tối ưu làm cho giá thành sản phẩm hạ xuống. Bên cạnh đó thì các chính sách mua hàng cần phải quán triệt để đáp ứng đầy đủ kịp thời nhu cầu cho việc mua sắm Gạo và vật liệu khác tránh được những tổn thất cho sản xuất khi máy móc phải ngừng làm việc do thiếu vật tư và bỏ lỡ các hợp đồng với khách hàng. Đồng thời cần phải kiểm tra liên tục tình hình dự trữ vật tư, tồn kho sản phẩm, từ đó phát hiện ngăn ngừa kịp thời tình trạng ứ đọng, mất mát hao hụt vật tư, sản phẩm… Tất cả những sự tác động trên đều là tác động của nhân tố chủ quan trong công tác quản lý của doanh nghiệp. Nếu tổ chức tốt công tác này sẽ làm giảm bớt chi phí sản xuất góp phần tích cực hạ giá thành sản phẩm nâng cao lợi nhuận cho doanh nghiệp.
Thứ ba: Nâng cao hiệu quả sử dụng vốn của Công ty
không có bất kỳ hoạt động sản xuất kinh doanh nào được thực hiện. Sử dụng vốn hiệu quả đồng nghĩa với việc số lợi nhuận thu về trên một đồng vốn bỏ ra sản xuất kinh doanh ngày càng cao. Từ đó số vốn dư thừa sẽ lại được đưa vào sản xuất kinh doanh hay kế hoạch đầu tư khác để kiếm lời.
Đối với các khoản phải thu thì trong thời gian tới Công ty cần có biện pháp để tránh tình trạng bị tồn đọng vốn, bị chiếm dụng vốn. Để giải quyết vấn đề này Công ty cần phải phân công cán bộ tìm hiểu kỹ khách hàng mà công ty quyết định cấp tín dụng như tình hình tài chính, kinh doanh hay lịch sử tín dụng với các đối tác khác nếu có thể để có thể loại ngay việc cấp tín dụng với các khách hàng không đủ tiêu chuẩn. Công ty có thể sử dụng các biện pháp tài chính như chiết khấu thanh toán để khuyến khích khách hàng trả nợ và giảm số vốn bị chiếm dụng. Thêm vào đó công ty cũng cần quan tâm đến công tác thu nợ thông qua việc giao trách nhiệm cho bộ phận kế toán Công ty lập sổ theo dõi công nợ, theo dõi các khoản phải thu của khách hàng theo từng hợp đồng kinh tế. Khi hợp đồng kinh tế đến thời hạn thanh toán thì bộ phận kế toán có trách nhiệm báo ngay cho ban quản lý Công ty để họ bố trí người đi thu nợ. Nếu quá thời hạn thanh toán thì bộ phận kế toán phải đề xuất phương án giải quyết, thu nợ cho Công ty.
Đối với vốn cố dịnh thì Công ty cần quan tâm đến việc bảo dưỡng, sửa chữa và mua mới các tài sản cố định đã lỗi thời để duy trì khả năng sản xuất cũng như thời gian hoạt động của máy móc. Tuy vậy cũng cần phải tính toán kỹ lưỡng chi phí sửa chữa để sao cho sau khi sửa chữa thì lợi ích mà tài sản đó mang về phải lớn hơn chi phí đã bỏ ra. Công ty cần phân loại các tài sản sử dụng kém hiệu quả, những tài sản đã cũ hoặc lạc hậu để có kế hoạch kịp thời thanh lý, nhượng bán và mua máy móc thay thế . Máy móc thiết bị cần phải được kiểm tra định kỳ để được sử chữa thường xuyên, tránh tình trạng hỏng hóc mà không biết, gây hậu quả nghiêm trọng. Thêm vào đó cũng cần phải thường xuyên đánh giá lại tài sản cố định để nhà quản trị có cái nhìn chính xác về sự biến động của vốn cố định, các khoản khấu hao cũng như để tính
chính xác ra giá thành sản phẩm để từ đó có các quyết định chính xác và hợp lý.