Hiện nay, trong các doanh nghiệp, công tác kế toán nói chung và công tác kế toán bán hàng nói riêng đã giúp cho doanh nghiệp và các cơ quan Nhà nước đánh giá mức độ hoàn thành kế hoạch về giá vốn hàng hóa, chi phí và lợi nhuận, từ đó khắc phục được những thiếu sót và những hạn chế trong quá trình công tác quản lý. Để đáp ứng được yêu cầu quản lý về thành hàng hóa, bán hàng xác định kết quả và phân phối kết quả của các hoạt động, kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng phải thực hiện tốt các nhiệm vụ sau đây:
- Phản ánh và ghi chép đầy đủ, kịp thời, chính xác tình hình hiện có và sự biến động của từng loại hàng hóa theo chỉ tiêu số lượng, chất lượng, chủng loại, giá trị.
- Phản ánh và ghi chép đầy đủ, kịp thời, chính xác các khoản doanh thu, giảm trừ doanh thu và chi phí của từng hoạt động trong doanh nghiệp, đồng thời theo dõi và đôn đốc các khoản phải thu của khách hàng.
- Phản ánh và tính toán chính xác kết quả của từng hoạt động, giám sát tình hình thực hiện nghĩa vụ với Nhà nước và tình hình phân phối kết quả các hoạt động.
- Cung cấp các thông tin kế toán phục vụ cho việc lập Báo cáo tài chính và định kỳ phân tích hoạt động kinh tế liên quan đến quá trình bán hàng, xác định và phân phối kết quả.
1.2.2. Chứng từ kế toán sử dụng
Theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC khi tiêu thụ hàng hóa doanh nghiệp phải sử dụng các chứng từ sau:
- Hóa đơn GTGT: Là chứng từ để đơn vị ghi nhận doanh thu. Hóa đơn GTGT dùng cho các doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Khi tiêu thụ hàng hóa, ghi đầy đủ các yếu tố quy định trên hóa đơn như: giá bán chưa có thuế GTGT, các khoản phụ thu và tính thuế ngoài giá bán (nếu có), thuế GTGT và tổng giá thanh toán.
- Hóa đơn bán hàng: Là chứng từ ghi nhận doanh thu của các doanh nghiệp. Hóa đơn bán hàng dùng trong các doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp hoặc những mặt hàng không thuộc diện chịu thuế GTGT. Trên hóa đơn phải ghi đầy đủ các yếu tố như: giá bán, các khoản phụ thu và tổng giá thanh toán (đã có thuế GTGT).
Ngoài ra còn sử dụng những chứng từ khác liên quan:
- Bảng kê hóa đơn bán lẻ
- Phiếu thu, phiếu chi, giấy báo Có của Ngân hàng
- Phiếu xuất kho…
Tất cả các chứng từ trên đều phải có đầy đủ tên, chữ ký hợp lệ theo quy định.
1.2.3. Tài khoản kế toán sử dụng