Một là: Tăng cờng công tác kiểm tra hồ sơ, chứng từ chi của các đơn vị sử dụng ngân sách, cụ thể:
KBNN Quốc Oai phải có trách nhiệm kiểm tra hồ sơ, chứng từ chi và thanh toán kịp thời các khoản chi thờng xuyên khi đủ điều kiện thanh toán, tham gia phối hợp với cơ quan tài chính và cơ quan quản lý Nhà nớc có thẩm quyền trong việc kiểm tra tình hình sử dụng NSNN khi có yêu cầu, xác định số thực chi qua KBNN của các đơn vị sử dụng NSNN, từ chối các khoản chi không đúng đối tợng, không đủ điều kiện theo qui định, tạm ứng thanh toán chi trả theo yêu cầu của cơ quan tài chính cùng cấp.
Hai là: Cần nhận định rõ hơn chức năng, nhiệm vụ và trách nhiệm giữa KBNN với các cơ quan khác trong lĩnh vực kiểm soát chi:
Cơ quan tài chính chịu trách nhiệm kiểm soát chi trong suốt quá trình chi tiêu ở khâu xét duyệt dự toán, khâu theo dõi tiến độ chi tiêu để kịp thời đáp ứng cung cấp vốn, quyết toán chi, kiểm soát các khoản chi bằng lệnh chi tiền. Còn KBNN chủ yếu kiểm soát trong khi chi. Đây là khâu hết sức quan trọng nên Nhà nớc cần ban hành đồng bộ, đầy đủ chế độ, định mức chi cụ thể làm căn cứ đối chiếu để quyết định xuất quỹ hay không xuất quỹ. KBNN có trách nhiệm kiểm soát chi đối với những khoản chi bằng dự toán ngân sách. Tuy nhiên trong thực tế có những khoản chi cơ quan tài chính tham gia kiểm soát trong khi chi, đó là khoản chi bằng lệnh chi tiền nh chi sửa chữa thờng xuyên nâng cấp cho trờng học vừa gây khó khăn trong quá trình kiểm soát chi, vừa gây phiền phức cho đơn vị sử dụng NSNN, hơn nữa luật đã quy định mọi khoản chi từ NSNN đều phải qua KBNN kiểm soát.
Tuy các văn bản đã phân định nhiệm vụ, trách nhiệm kiểm soát chi cho từng cơ quan tham gia quá trình quản lý chi thờng xuyên NSNN nhng KBNN cần cùng cơ quan tài chính phối hợp, xác định cụ thể hơn nữa.
Ba là: Nâng cao ý thức trách nhiệm, ý thức chấp hành Luật NSNN và các văn bản pháp lý có liên quan khác (trong đó có quy chế chi tiêu nội bộ của các cơ quan nhà nớc và đơn vị sự nghiệp) trong quản lý chi NSNN cũng nh quản lý chi thờng xuyên của các đơn vị hành chính sự nghiệp:
Thực tế là có nhiều đơn vị ý thức chấp hành chế độ kém, trình độ chuyên môn của kế toán còn hạn chế, lại không chịu nghiên cứu tìm hiểu chính sách chế độ mới nên khi thực hiện giao dịch với KBNN đã làm sai và phải sửa nhiều lần gây không ít khó khăn cho KBNN trong quá trình cấp phát, thanh toán. Có những ngời không tránh khỏi nếp cũ, không nhạy bén dới áp lực công việc ngày càng nhiều, đơn vị không theo dõi số tồn dự toán nên tình trạng duyệt chi vợt số tồn dự toán thờng xảy ra, chờ khi giao dịch thanh toán với KBNN phát hiện mới có hớng điều chỉnh hoặc bổ sung. Công tác thanh toán gặp nhiều trở ngại, chậm trễ, ách tắc. Một số đơn vị, cá nhân lợi dụng việc quản lý chi lỏng lẻo đã tham ô, biển thủ không ít tài sản Nhà nớc.
Do đó để hỗ trợ cho công tác kiểm soát chi thờng xuyên NSNN qua KBNN thực sự có hiệu quả, phải tăng cờng kỷ luật trong nội bộ cơ quan cũng nh có biện pháp nghiêm khắc đối với các đơn vị cố tình chi sai chế độ Nhà n- ớc. Phải ban hành khoản phạt hành chính đối với các đơn vị rút vợt dự toán. Khoản phạt này bản thân kế toán phụ trách chịu trách nhiệm về vật chất, góp phần nâng cao ý thức trách nhiệm đối với công việc mình đảm trách, củng cố và tăng cờng kỷ luật trong thanh toán. Xóa hẳn tình trạng làm thay, làm hộ cho kế toán ngân sách xã, khiến kế toán ngân sách xã phải chủ động nắm bắt số liệu của đơn vị một cách chặt chẽ. Đồng thời kết hợp với việc tuyên truyền, giáo dục phổ biến các thông t, văn bản mới cho cán bộ trong KBNN và ở các đơn vị sử dụng NSNN để đảm bảo thực hiện đúng chế độ chính sách.
Trờng hợp với cơ quan hành chính thực hiện chế độ tự chủ, tự chịu trách nhiệm về việc sử dụng biên chế và kinh phí quản lý thì cần kiểm soát chặt chẽ theo quy chế chi tiêu nội bộ và phơng án sử dụng kinh phí tiết kiệm đợc do thủ trởng cơ quan quyết định sau khi thống nhất ý kiến với tổ chức công đoàn cơ quan và theo quy định của Nhà nớc. Với các đơn vị sự nghiệp thực hiện chế độ tự chủ tài chính thì phải kiểm soát định mức tiêu chuẩn và chế độ chi tiêu nội bộ do đơn vị xây dựng trừ một số định mức tiêu chuẩn vẫn phải theo chế độ chung của Nhà nớc nh: Chi thực hiện nghiên cứu khoa học, đề tài cấp Nhà n- ớc, chơng trình môi trờng cấp quốc gia, chi thực hiện đơn đặt hàng của Nhà n- ớc.
Bốn là: Thực hiện nghiêm túc việc thanh toán tạm ứng đối với các đơn vị sử dụng NSNN.
KBNN cần nghiêm khắc yêu cầu đơn vị thực hiện ngay việc thanh toán tạm ứng đối với những khoản chi đủ điều kiện thanh toán tạm ứng chuyển sang cấp phát thanh toán để KBNN phản ánh đợc số thực chi NSNN vì nếu các đơn vị không thực hiện thanh toán tạm ứng sớm khi đã đủ điều kiện thì số tạm ứng của các đơn vị sẽ tăng lên quá cao KBNN khó kiểm soát đợc.
Đối với đơn vị đã đủ điều kiện chuyển số tạm ứng thành số thực chi mà vẫn cố tình chầy ì cần phải có biện pháp xử phạt cứng rắn không để tình trạng cán bộ KBNN chạy theo các đơn vị thôi thúc việc chuyển số tạm ứng.
Đồng thời KBNN phải kiên quyết không cấp phát tạm ứng tiếp cho đơn vị có số dự tạm ứng lớn mà chỉ tiếp tục tạm ứng cho các đơn vị đã thực hiện chuyển số tạm ứng trớc sang thực chi, đối với đơn vị có nhu cầu tạm ứng lớn phải xem xét kiểm soát chặt chẽ trớc khi tạm ứng. Có nh vậy mới đảm bảo công tác quản lý điều hành quỹ NSNN đạt hiệu quả cao.
Năm là: Tăng cờng việc cấp phát NSNN theo dự toán, thờng xuyên làm tốt công tác kiểm tra trong việc sử dụng NSNN.
Từ khi phơng thức cấp phát thanh toán theo dự toán thay thể phơng thức cấp phát theo hạn mức kinh phí thì đã bộc lộ những u điểm so với cấp phát bằng hạn mức. Chẳng hạn không còn tình trạng đơn vị sử dụng NSNN phải đi xin, phải chờ thông báo hạn mức kinh phí từ cơ quan tài chính mới đủ điều kiện rút tiền chi tiêu, còn KBNN cũng giảm đáng kể khối lợng công việc nh không phải nhập thông báo hạn mức từ cơ quan tài chính cấp cho đơn vị dự toán cấp 1, nhập và chuyển phân phối hạn mức kinh phí từ đơn vị dự toán cấp trên cho đơn vị dự toán cấp dới nh trớc.
Còn hiện nay trong hai hình thức cấp phát NSNN thì hình thức cấp phát bằng lệnh chi tiền đã bộc lộ những hạn chế nhất định, tiền đợc chuyển trực tiếp vào tài khoản tiền gửi của đơn vị thụ hởng ngân sách và khi đơn vị sử dụng số tiền này nh thế nào thì KBNN không thể kiểm soát đợc. Vì vậy phải tăng cờng hình thức cấp phát kinh phí NSNN bằng dự toán và hạn chế hình thức cấp phát theo lệnh chi tiền để có thể làm tốt công tác kiểm soát chi thờng xuyên NSNN qua KBNN. Khi tăng cờng hình thức cấp phát thanh toán theo dự toán thì KBNN phải quản lý điều kiện khoản chi có trong dự toán bằng cách căn cứ vào nội dung chi ngân sách của đơn vị trên chứng từ chi để định vị đúng mục lục NSNN nhằm hạch toán kế toán NSNN đúng quy định theo nguyên tắc quản lý dự toán không đợc vợt nhóm mục, không sử dụng nhóm mục này để chi cho nhóm mục kia (ngoại trừ nhóm mục chi khác ngoài việc sử dụng cho bản thân của mình còn đợc sử dụng để chi cho nhóm mục ngoài nó trong trờng hợp các nhóm mục đó không đủ dự toán để sử dụng và toàn bộ các khoản chi trong năm của đơn vị không đợc vợt dự toán đợc giao).
Nhng trong hình thức cấp phát thanh toán chi NSNN theo dự toán lại nảy sinh vấn đề: quyết định giao dự toán là một loại văn bản hành chính không phải là một chứng từ kế toán, không có đầy đủ các yếu tố của chứng từ kế toán, còn KBNN giao dịch với đơn vị nhận dự toán chỉ quản lý mẫu dấu, chữ ký của bản thân đơn vị này không quản lý, kiểm soát mẫu dấu, mẫu chữ ký
của đơn vị giao dự toán nên khi KBNN nhập dự toán vào sổ kế toán là việc làm thiếu kiểm soát. Do đó khi tăng cờng hình thức cấp phát thanh toán theo dự toán KBNN sớm thiết kế mẫu “Chứng từ dự toán đợc giao” cũng nh tổ chức quản lý dự toán và quy trình kiểm soát, luân chuyển chứng từ dự toán đợc giao từ KBNN đảm bảo chặt chẽ và thực hiện nhất quán trong toàn hệ thống.
Bộ tài chính cần quy định thống nhất về quản lý chi ngân sách xã, nên cấp kinh phí bằng dự toán ngân sách cho các xã để KBNN dễ kiểm tra vì hiện nay cấp bằng lệnh chi tiền vừa phiền phức cho các xã vừa khó kiểm soát. Mặt khác trình độ cán bộ của ngân sách cấp xã còn hạn chế nên Bộ tài chính và KBNN nghiên cứu cải tiến quy trình hỗ trợ kiểm soát chi bảo đảm sao cho đơn giản nhất về thủ tục hành chính, tạo điều kiện cho các đơn vị sử dụng NSNN. Đồng thời tăng cờng việc bồi dỡng kiến thức pháp luật, quản lý Nhà nớc với lãnh đạo các đơn vị, lãnh đạo các cấp chính quyền và đặc biệt bồi dỡng nghiệp vụ cho đội ngũ cán bộ tài chính kế toán cấp xã.
Tăng cờng công tác thanh tra, kiểm tra trong việc sử dụng vốn NSNN từ khâu lập dự toán, duyệt dự toán, phân bổ dự toán chấp hành các chế độ chi tiêu, chấp hành việc báo cáo thờng kỳ và việc thanh toán quyết toán của các đơn vị thụ hởng ngân sách.
Sáu là: Thực hiện nghiêm túc việc xét duyệt dự toán chi.
Triển khai sớm việc giao dự toán ngân sách cho các đơn vị thụ hởng ngân sách đặc biệt là ngân sách xã, thị trấn để các đơn vị chủ động thực hiện quản lý, điều hành ngân sách ngay từ đầu tháng. Phần lớn các dự toán chi NSNN năm trớc đợc cấp có thẩm quyền phê duyệt cho các đơn vị thụ hởng NSNN là không sát thực tế, chất lợng dự toán kém và hầu nh phải bổ sung, điều chỉnh nhiều lần. Nguyên nhân chính là do trình độ của kế toán ngân sách xã còn nhiều hạn chế, trong khâu lập dự toán còn cha sát thực với nguồn thu và nhu cầu chi
của đơn vị, hơn nữa định mức tiêu chuẩn chi tiêu của Nhà nớc còn nhiều điểm cha phù hợp, cha sát tình hình thực tế dẫn đến trong quá trình cấp phát, chi trả ngân sách đơn vị phải bổ sung, điều chỉnh nhiều lần cho phù hợp.
Về việc duyệt dự toán và phân bổ dự toán với các mục cụ thể, cơ quan có thẩm quyền nên căn cứ vào dự toán của đơn vị lập gửi lên và có sự kết hợp hài hòa giữa định mức tiêu chuẩn của Nhà nớc với thực tế địa phơng để xét duyệt dự toán đợc chính xác hơn, tránh tình trạng bổ sung điều chỉnh nhiều lần điều này làm ảnh hởng đến công tác quản lý điều hành ngân sách của các cấp chính quyền địa phơng.
Hiện nay tại KBNN Quốc Oai, việc thanh toán các khoản chi nghiệp vụ chuyên môn, chi khác thờng dồn vào những ngày cuối tháng, cuối quý, cuối năm nên rất vất vả cho cán bộ thanh toán cũng nh kiểm soát chi. Do vậy KBNN cần yêu cầu các đơn vị thờng xuyên có khoản chi đó lập chứng từ, phiếu xin thanh toán theo từng đợt công tác, từng đoàn công tác, từng chơng trình, hội nghị cụ thể tránh trờng hợp để dồn lại thanh toán vào cuối tháng, cuối quý, cuối năm nh hiện nay. Đồng thời dự toán phải gửi ngay từ đầu tháng, đầu năm giúp cho việc thu, chi ngân sách nhịp nhàng tránh dồn dập vào cuối tháng, cuối năm.
Bảy là: Đảm bảo phải thực hiện đầy đủ các khâu kiểm soát, cấp phát, thanh toán các khoản chi thờng xuyên của NSNN qua KBNN.
Trong công tác kiểm soát chi thờng xuyên NSNN đợc thực hiện trình tự theo 3 khâu là kiểm soát trớc, kiểm soát trong và kiểm soát sau khi cấp phát. Nhng thực tế KBNN hầu nh mới chỉ thực hiện đợc hai khâu đầu là kiểm tra tính đầy đủ, hợp pháp của chứng từ hồ sơ thanh toán và kiểm soát nội dung chi có đủ điều kiện cấp phát thanh toán không, còn khâu kiểm soát sau khi cấp phát cha thực hiện đợc. Mặc dù kiểm soát sau quan trọng không kém kiểm soát trớc và kiểm soát trong thanh toán, chỉ có kiểm soát sau mới biết chắc chắn đơn vị sử dụng NSNN có sử dụng kinh phí đúng mục đích, đúng đối tợng
không, có kiểm soát đợc nh vậy các khoản chi mới mang lại hiệu quả đích thực, mới tránh đợc tình trạng chi khống, chi sai mục đích, hợp lý hóa chứng từ và hạn chế các hiện tợng tiêu cực khác xảy ra làm thất thoát lãng phí NSNN.
Do đó để thực hiện tốt công tác kiểm soát sau, KBNN cần tích cực kết hợp với phòng tài chính và các ban ngành hữu quan tiến hành kiểm tra ở một số đơn vị sử dụng NSNN có số chi lớn hoặc cũng có thể thành lập bộ phận giám sát các khoản chi của đơn vị này hay giao cho kế toán KBNN quản lý tài khoản của đơn vị nào thì thực hiện luôn việc giám sát thực tế sử dụng ngân sách của đơn vị đó. Đồng thời ngoài việc ban hành các văn bản quy định trách nhiệm của từng đối tợng tham gia công tác kiểm soát sau, Nhà nớc cũng cần ban hành văn bản chế tài đối với đơn vị sử dụng không đúng luật NSNN, với ngời chuẩn chi để nâng cao trách nhiệm của đơn vị sử dụng NSNN. Hiện nay các văn bản nói về trách nhiệm của thủ trởng đơn vị sử dụng NSNN còn cha rõ trong việc kiểm soát chi, mặc dù việc sử dụng nguồn kinh phí của NSNN có hiệu quả hay không lại phụ thuộc chủ yếu vào quyết định của thủ trởng đơn vị (ngời quyết định chi).
Ngoài ra để kiểm soát việc sử dụng kinh phí NSNN một cách phù hợp, có hiệu quả hơn thì nên xây dựng một cơ chế kiểm soát chú ý đến chất lợng “đầu ra” thay cho cơ chế kiểm soát quá chú trọng đến các ràng buộc “đầu vào”. Trong cơ chế kiểm soát chất lợng “đầu ra”, các ràng buộc bằng định mức tiêu chuẩn “đầu vào” đợc thay bởi các tiêu chuẩn đánh giá hiệu quả chất lợng “đầu ra” cũng nh tác dụng của chúng đến việc thực hiện các mục tiêu kinh tế xã hội của Nhà nớc. Muốn vậy trớc hết phải quy định các tiêu chuẩn hiệu quả trong các đơn vị sử dụng NSNN. Những khoản chi thờng xuyên của NSNN không phải là những khoản chi gắn liền trực tiếp với những hoạt động sản xuất kinh doanh ở các đơn vị cơ sở mà là những khoản chi tiêu gắn liền với việc thực hiện các chức năng, nhiệm vụ của Nhà nớc, gắn liền với việc đáp ứng các nhu
cầu chung của xã hội. Vì thế hiệu quả của khoản chi thờng xuyên NSNN phải đợc xem xét dựa trên cơ sở các chỉ tiêu đánh giá mức độ hoàn thành các tiêu chuẩn đánh giá hiệu quả “đầu ra” trong từng đơn vị sử dụng NSNN.
Tám là: Đào tạo, bồi dỡng tập huấn nghiệp vụ, nâng cao trình độ cán