• Bảng chấm cụng :
Bảng chấm cụng là chứng từ ban đầu quan trọng nhất để hạch toỏn thời gian lao động trong cụng ty.
Bảng chấm cụng dựng để ghi chộp thời gian làm việc trong thỏng thực tế và vắng mặt của cỏn bộ cụng nhõn viờn trong tổ, đội, phũng ban.
Bảng chấm cụng được lập riờng cho từng tổ, đội sản xuất, từng phũng ban và được dựng trong 1 thỏng. Danh sỏch người lao động ghi trong bảng chấm cụng phải khớp đỳng với danh sỏch ghi trong sổ danh sỏch lao động của từng bộ phận. Tổ trưởng sản xuất hoặc trưởng cỏc phũng ban là người trực tiếp ghi bảng chấm cụng căn cứ vào số lao động cú mặt trong ngày làm việc ở bộ phận mỡnh phụ trỏch. Trong bảng chấm cụng những ngày nghỉ theo quy định như ngày lễ, tết, chủ nhật đều phải được ghi rừ ràng.
Bảng chấm cụng được để tại một địa điểm cụng khai để người lao động giỏm sỏt thời gian lao động của mỡnh, cuối thỏng tổ trưởng. Trưởng phũng tập hợp tỡnh hỡnh sử dụng lao động cung cấp cho kế toỏn phụ trỏch, nhõn viờn kế toỏn kiểm tra và xỏc nhận hàng ngày trờn bảng chấm cụng, sau đú tiến hành tập hợp số liệu bỏo cỏo tổng hợp lờn phũng lao động tiền lương, cuối thỏng cỏc bảng chấm cụng được chuyển cho phũng kế toỏn để tiến hành tớnh lương.
• Giấy nghỉ ốm :
Khi người lao động ốm đau, thai sản, tai nạn lao động đến bệnh viện được bỏc sỹ chuyờn khoa khỏm và điều trị… thỡ phải cú phiếu xỏc nhận do bệnh viện, cơ sở y tế cấp để về nộp cho phũng tổ chỳc hành chớnh.
• Bảng thanh toỏn bảo hiểm xó hội :
Căn cứ vào giấy chứng nhận nghỉ ốm của người lao động, cỏn bộ tiền lương lập bảng thanh toỏn tiền bảo hiểm xó hội phải trả cho người lao động.
• Biờn bản ngừng việc, làm thờm giờ :
Đối với cỏc trường hợp làm thờm giờ hay ngừng việc xảy ra do bất cứ nguyờn nhõn gỡ đều phải được phản Ánh vào biờn bản ngừng việc hay biờn bản làm thờm giờ.
Những chứng từ đú được ghi vào bảng chấm cụng dưới những ký hiệu quy định. • Bảng tớnh lương :
Từ bảng chấm cụng cỏn bộ tiền lương kiểm tra và lập bảng tớnh cho từng bộ phận và ghi sổ theo dừi chi tiết tiền lương cho phũng kế toỏn chi trả tiền lương cho người lao động.
Bảng tớnh lương được lập thành 3 bản: - 01 bản lưu ở phũng tổ chức hành chớnh - 01 bản lưu ở phũng kế toỏn
• Phiếu chi
Từ cỏc chứng từ liờn quan đến việc chi trả tiền như bảng tớnh lương, làm thờm giờ, bảng thanh toỏn bảo hiểm xó hội… đó được ban giỏm đốc duyệt kế toỏn tiến hành viết phiếu chi để chi trả cho cỏc cỏn bộ, cụng nhõn viờn.
Phiếu chi được lập thành 2 liờn: - 01 liờn làm chứng từ gốc
- 01 liờn được kốm theo chứng từ để chuyển cho phũng kế toỏn tổng hợp lập bỏo cỏo tài chớnh
• Chứng từ ghi sổ
Cuối thỏng khi xỏc định và thanh toỏn xong cỏc khoản kế toỏn tổng hợp căn cứ vào cỏc chứng từ liờn quan để phản ỏnh ghi vào chứng từ ghi sổ.