- TĐX: Trưởng phòng kỹ thuật - PTV; Quản đốc XN may - PHT: Trưởng bộ phận kho XII – Các vấn đề về hành chính:
1 – Địa chỉ liên hệ: khu công nghiệp BắcGia Lai, Núi Thành, Quảng Nam.2 – Các ngân hàng: 2 – Các ngân hàng:
Ngân hàng kỹ thương Việt Nam Ngân hàng đầu tư phát triển Chu Lai 3 – Các hãng luật: Không có. 4 – Khác: Không có.
Trong phần này kiểm toán viên lập đầy đủ các giấy tờ làm việc còn lại như
A4011 - Hiểu biết về doanh nghiệp - Thông tin bổ sung (đã nêu trong mục chương 2.1)
Các mẫu giấy tờ làm việc A50-- (tham khảo phụ lục A.2.1 đến phụ lục A.2.7) Bảng câu hỏi hệ thống KSNB (tham khảo phụ lục số A.2.8 )
Trong giới hạn của luận văn người viết xin không trình bày tất cả các mẫu giấy tờ làm việc trong phần này tại công ty, các mẫu giấy tờ làm việc khác người đọc có thể tham khảo trong phần phụ lục như đã trích dẫn. Sau đây là giấy tờ làm việc “5033 - Hiểu biết về chu trình hàng tồn kho.”
Hiểu biết về chu trình Hàng tồn kho Chỉ số: A5033 - 47/68 Tên khách hàng: Công ty A Người lập: TTA Ngày: 16/02/2010
Người soát xét: NT Ngày: 18/02/2010 Kỳ: Năm 2009 Người soát xét: NVS Ngày: 20/02/2010 HƯỚNG DẪN CHUNG
Cần phải ghi chép đầy đủ các thông tin cho mỗi chu trình kinh doanh. Phần cuối mẫu này cần phải kết luận sơ bộ về độ tin cậy đối với quy trình kiểm soát của DN trong mỗi chu trình và chỉ ra các rủi ro có thể xảy ra.
Cần nêu rõ nguồn thông tin và các bằng chứng mà KTV thu thập được để từ đó KTV có được thông tin điền vào mẫu này.
Để trả lời các câu hỏi tổng quát, có thể dùng phương pháp phỏng vấn, quan sát hoặc phân tích.
Khi sử dụng các thông tin, tài liệu năm trước cần phải lưu ý rằng có thể đã có những sự thay đổi quan trọng trong năm làm ảnh hưởng đến chu trình.
TỔNG QUAN VỀ CHU TRÌNHTên chu trình: HÀNG TỒN KHO Tên chu trình: HÀNG TỒN KHO
Các tài khoản bị ảnh hưởng bởi chu trình này: Các tài khoản bị ảnh hưởng Hàng tồn kho
Giá vốn hàng bán
Lưu ý: Mỗi tài khoản chỉ nên gắn với 1 chu trình để tránh sự trùng lắp. Tùy theo mỗi doanh nghiệp, các tài khoản bị ảnh hưởng bởi chu trình này có thể nhiều hơn hoặc ít đi. Kiểm toán viên cần xem xét để bổ sung hoặc xóa bớt cho phù hợp tình hình thực tế.
Các hoạt động chính của chu trình Có hay không hoạt động này trong chu trình (Yes/No)? Quản lý hàng tồn kho (Managing inventory) Yes
Nhận và bảo quản nguyên vật liệu (Receiving & storing raw
materials) Yes
Xử lý nhu cầu hàng tồn kho (Requisitioning material) Yes Tính giá thành SP/Chi phí hàng tồn kho (Producing/Costing inventory)
Yes Bảo quản thành phẩm (Handling finished products) Yes Giao thành phẩm đi bán (shipping finished products) Yes Theo dõi danh mục (Maintaining inventory master file) Yes Nếu câu trả lời là “No” thì phải giải thích lý do tại sao.
MÔ TẢ CHI TIẾT VỀ CHU TRÌNH (FLOW OF TRANSACTIONS)
Đối với mỗi hoạt động của chu trình, cần mô tả chi tiết các nghiệp vụ diễn ra như thế nào, ai là người xử lý (thực thi, phê duyệt, quyết định …).
Doanh nghiệp có sử dụng dịch vụ bên ngoài để xử lý khâu nào đó trong chu trình hay không (Yes/No)? No MÔ TẢ CHI TIẾT HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT CỦA MỖI HOẠT ĐỘNG CHÍNH:
QUẢN LÝ HÀNG TỒN KHO (MANAGING INVENTORY)
Hàng tồn kho của công ty được cất giữ tại kho ở xưởng Chu sản xuất tại khu kinh tế mở Chu Lai-Núi Thành- Quảng Nam. Kho có hệ thống phòng cháy chữa cháy cũng như có người giữ kho 24/24.
Hiện tại công ty đã xây dựng bộ mã hàng tồn kho để tạo điều kiện thuận lợi cho kiểm soát và hạch toán kế toán hàng tồn kho. Khi hàng về kho, trước khi nhập kho được kiểm tra chất lượng, cân đong đếm kỹ. Hàng tồn kho bị hư hỏng được để tách biệt riêng ra một khu vực nhất định. Phiếu nhập kho được đánh số thứ tự trước được kế toán kho nhập thủ kho ký nhận sau đó trình lên cho trưởng kho kiểm tra lại và ký. Định kỳ hai tháng một lần, đơn vị sẽ tiến hành đối chiếu kiểm kê với sự tham gia của kế toán và bộ phận kho, một nhân viên phòng kỹ thuật, đối chiếu giữa thẻ kho, sổ kế toán và thực tế, nếu có chênh lệch tìm biện pháp xử lý kịp thời. Việc kiểm kê thể hiện bằng biên bản kiểm kê.
Tất cả các điều chỉnh về số lượng cũng như giá trị hàng tồn kho phát hiện được trong khi kiểm kê do Phó giám đốc phê duyệt.
NHẬN VÀ BẢO QUẢN NGUYÊN VẬT LIỆU (RECEIVING AND STORING RAW MATERIALS)
Dựa vào nhu cầu đặt hàng của phòng kế hoạch NPL, khi hàng về, thủ kho cùng phòng kỹ thuật, phòng kế hoạch kiểm tra chất lượng, cân đo đong đếm hàng để nhập kho, biên bản nhận hàng có đủ chữ ký của thủ kho, người giao hàng, nhân viên phòng kỹ thuật và phòng kế hoạch tham gia nhận hàng lập thẻ kho. Kế toán kho lập phiếu nhập kho.
Phiếu nhập kho kho được lập thành 4 liên với đầy đủ chữ ký của bộ phận liên quan, kế toán theo dõi công nợ giữ một liên, 1 liên lưu tại kho, kế toán kho lưu 1 liên và một liên gửi cho người giao hàng. Căn cứ vào phiếu nhập kho có đầy đủ chữ ký hợp lệ, kế toán công nợ kiểm tra số thứ tự của phiếu nhập kho để đảm bảo không bỏ sót nghiệp vụ trước khi ghi tăng hàng tồn kho và nợ phải trả nhà cung cấp.
XỬ LÝ NHU CẦU HÀNG TỒN KHO (REQUISTTIONING MATERIALS)
Căn cứ vào định mức NPL cho từng đơn hàng, phòng gia công làm giấy đề nghị xuất NPL chuyển cho trưởng phòng kỹ thuật và trưởng phòng kế hoạch NPL ký xác nhận. Kế toán kho căn cứ vào đề nghị làm phiếu xuất kho NPL chuyển cho thủ kho để xuất. Phiếu xuất kho được lập với đầy đủ chữ ký nhận của người nhận và thủ kho được lập thành 2 liên, 1 liên lưu tại kho và ghi sổ kho, 1 liên chuyển phòng kế toán và kế toán công nợ làm căn cứ ghi sổ kế toán tập hợp chi phí sản xuất.
NPL được bảo vệ kiểm tra lần cuối trước khi ra khỏi công ty. Phòng kỹ thuật, phòng kế hoạch NPL đều có ghi sổ theo dõi số lượng NPL theo định mức và số thực tế xuất.
Phòng kế toán không chỉ theo dõi số thực tế xuất cho mỗi đơn hàng để tính giá thành mà còn theo dõi số lượng NPL định mức cho các đơn hàng.
TÍNH GIÁ THÀNH SP/ CHI PHÍ HÀNG TỒN KHO (PRODUCING/COSTING INVENTORY)
Giá thành sản phẩm của Công ty được tính theo phương pháp tập hợp chi phí NPL trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp cho từng đơn đặt hàng, chi phí SX chung phân bổ cho từng đơn đặt hàng theo giá trị NPL dùng cho đơn hàng đó. Giá trị hàng xuất được tính theo pương pháp bình quân gia quyền.
BẢO QUẢN THÀNH PHẨM (HANDLING FINISHED PRODUCTS)
Đối với những đơn đặt hàng chuyển đi gia công: khi hoàn thành đơn vị gia công sẽ giao hàng tại địa điểm ghi trong hợp đồng. Bộ phận kế hoạch sẽ nhận và ký hàng. Nếu mặt hàng đó cần tiếp tục được sản xuất thì sẽ được chuyển tới nơi sản xuất mà không qua kho, còn không sẽ xuất bán theo kế hoạch.
Đối với những đơn đặt hàng, tất cả các khâu đều do đơn vị sản xuất: khi hoàn thành sẽ nhập kho và phòng kỹ thuật sẽ kiểm tra chất lượng cũng như số lượng của sản phẩm trước khi chuyển tới khách hàng.
Thông thường là hàng về theo kế hoạch.
GIAO THÀNH PHẨM ĐI BÁN (SHIPPING FINISHED PRODUCTS)
Theo kế hoạch xuất hàng, phòng kế hoạch gia công sẽ giao hàng đúng chất lượng và số lượng cho phòng xuất khẩu, phòng xuất khẩu sẽ thuê container cà làm thủ tục hàng xuất. Công hàng ra khỏi công ty đều được giám sát của phòng bảo vệ.
10 ngày một lần phòng xuất khẩu sẽ lập bảng tổng hợp hàng xuất trong 10 ngày gởi phòng kế toán, kế toán theo dõi doanh thu đối chiếu với kế hoạch, đơn đặt hàng lập viết hóa đơn, sau đó ghi sổ doanh thu và công nợ phải dõi doanh thu đối chiếu với kế hoạch, đơn đặt hàng lập viết hóa đơn, sau đó ghi sổ doanh thu và công nợ phải thu.
THEO DÕI DANH MỤC (MAINTAINING INVENTORY MASTER FILE)
Những bảng tính toán liên quan đến định mức sản phẩm lập thành 4 bản do phòng kỹ thuật giữ một bản, kế toán kho hàng giữ một bản, phòng kế toán và phòng kế hoạch NPL mỗi phòng giữ một bản. Bảng tính giá thành thành phẩm nhập kho được lưu tại kế toán kho hàng và kế toán trưởng (kiểm tra), nếu có sự thay đổi như sản xuất sản phẩm mới thì phòng kỹ thuật xây dựng định mức, chuyển cho Giám đốc ký vào và chuyển cho kế toán một bản để tính lương và tính giá thành cho sản phẩm mới.
MÔ TẢ CÁC CHÍNH SÁCH HOẶC THỦ TỤC ĐÃ ĐƯỢC THIẾT LẬP ĐỂ TRÁNH RỦI RO DO KIÊM NHIỆM: KIÊM NHIỆM:
Pls noted above
MÔ TẢ CÁC RỦI RO ĐÃ XẢY RA TRONG CÁC NIÊN ĐỘ (KỲ) TRƯỚC VÀ GIẢI THÍCH NGUYÊN NHÂN. NGUYÊN NHÂN.
N/A
HỆ THỐNG MÁY TÍNH VÀ PHẦN MỀM SỬ DỤNG TRONG CHU TRÌNH:
Softech Accounting
XÁC ĐỊNH RỦI RO
Từ các phân tích ở trên, có hay không rủi ro được xác định trong chu trình này (Yes/No):. Nếu câu trả lời là “Yes” thì phải mô tả trong bảng dưới đây:
Mô tả chi tiết rủi ro Tài khoản bị ảnh hưởng Một số mặt hàng TK không được đánh mã Nhóm 15x
KẾT LUẬN SƠ BỘ VỀ ĐỘ TIN CẬY CỦA VIỆC XỬ LÝ THÔNG TIN TÀI CHÍNH LIÊN QUAN ĐẾN CHU TRÌNH NÀY (Tin cậy/không tin cậy): Tin cậy. ĐẾN CHU TRÌNH NÀY (Tin cậy/không tin cậy): Tin cậy.
Sau khi khảo tìm hiểu xong các chu tình kinh doanh kiểm toán viên tổng kết kết quả tìm hiểu trong giấy tờ làm việc A5010 như sau:
Tổng quan về xử lý kế toán trong các chu trình kinh doanh Chỉ số: A5010 - 50/1 Tên khách hàng: Công ty liên doanh A Người lập: TTA Ngày: 16/02/2010
Người soát xét: NT Ngày:18/02/2010
Kỳ: Năm 2009 Người soát xét: NVS Ngày: 20/2/2010