1 Khi ứng dụng hệ thống mới, các dữ liệu sẵn có có được chuyển đổi hoàn toàn sang hệ thống mới một cách
chính xác và hợp lý ? 3 No
2 Hệ thống ứng dụng có được bảo trì và hỗ trợ kịp thời ? 2 Yes Việc bảo trì hệ thống do nhà cung cấp thực hiện 6 tháng một lần tháng một lần
Đối với tìm hiểu hoạt động kiểm soát chung thì chỉ cần làm chung cho tất cả chu trình, nhưng với kiểm soát ứng dụng thì phải làm chi tiết đến từng chu trình vì mỗi chu trình có 1 mục tiêu kiểm soát và hoạt động kiểm soát riêng. Vì vậy kiểm toán viên cần mô tả và tiến hành kiểm tra hoạt động kiểm soát ứng dụng đối với hệ thống kế toán xử lý bằng máy theo từng từng chu trình cụ thể.
Chúng ta đã nghiên cứu về lưu đồ là một phương pháp mô tả hệ thống KSNB một cách tổng quát, giúp KTV hình dung được hoạt động của bộ máy kiểm soát. Trong môi trường tin học, một thuận lợi cho kiểm toán viên là lưu đồ được xem như một tài liệu chuẩn tại bộ phận quản trị hệ thống thông tin của đơn vị. Ngoài ra tuỳ vào đặc thù của hệ thống ứng dụng khác nhau, kiểm toán viên có thể thiết kế các bảng câu hỏi để thu được sự hiểu biết về hoạt động kiểm soát ứng dụng trong từng chu trình.
Sau đây là minh họa phần tìm hiểu hoạt động kiểm soát ứng dụng trong chu trình doanh thu tại siêu thị bán lẻ XYZ. XYZ là siêu thị kinh doanh dưới hình thức bán lẻ mới thành lập và đi vào hoạt động vào tháng 10/2009 đi. Doanh thu của siêu thị tới thời điểm kiểm toán 100% là doanh thu bán lẻ.
Hiện tại XYZ áp dụng phần mềm quản lý siêu thị trong công việc kinh doanh của mình. Ngay từ đầu hệ thống được đánh giá là phức tạp vì thế kiểm toán viên đã quyết định sử dụng ý kiến chuyên gia để trong việc tìm hiểu và đánh giá hoạt động kiểm soát ứng dụng đối với các chu trình trong đó có chu trình doanh thu.
Kiểm toán viên đã thu thập lưu đồ dùng cho chu trình bán hàng và thu tiền mặt xử lý trong hệ thống máy tính của doanh nghiệp XYZ như hình 3.2 sau:
Hình 3.2
Hàng ngày, các nhân viên bán hàng đều ghi việc bán hàng ngay trên máy tính tiền. Những máy này in ra cả hai bản sao mỗi lần nhân viên nhập dữ liệu vào máy:
Một bản sao cho khách hàng làm biên lai, còn bản kia cuộn lại trong máy để sau này kiểm tra đối chiếu.
Khi bắt đầu mỗi ngày các nhân viên thao tác máy tính tiền được giao một số tiền lẻ để thối cho khách hàng. Mỗi lần bán hàng số tiền mặt thu về được ghi lại. Khi bán hàng, thông qua hệ thống máy quét, dữ liệu nhập ngay vào máy trạm đặt tại quầy tại thời điểm bán. Sau khi tính tiền xong thì nhân viên bán hàng (đồng thời cũng là thu ngân) nhấn nút để ghi lại nghiệp vụ bán vào máy trạm. Thông thường cuối ngày khi siêu thị đóng cửa, máy tính trung tâm sẽ kết chuyển tất cả các nghiệp vụ này vào tập tin chính của hệ thống. Trong ngày hôm đó bộ phận quản lý có nhiệm vụ tổng kết số liệu của các bộ phận bán lẻ và thu ngân chuyên đến, cân đối số lượng hàng hóa trên quầy và số lượng bán ra để tìm ra sai sót giữa hai khâu này nếu có và kịp thời điều chỉnh...
Những phần trên là sơ lược về hệ thống máy tính và kiểm soát sử dụng trong chu trình doanh thu tại siêu thị XYZ. Để tìm hiểu sâu hơn về hoạt động kiểm soát ứng dụng trong chu trình doanh thu, kiểm toán viên có thể thiết kế bảng câu hỏi với nội dung như sau:
STT Nội dung T Nội dung Hệ số (Yes No)/ N/A Comment/Ref.